Generalforsamling Vår 2014, Dato: 07.03.2013 Sted: BI Stavanger Tid: 14.30 1
Forord Da var det tid for vårens generalforsamling for eiendomsmeglingsstudenter ved BI Stavanger. Generalforsamlingen er BIS sitt høyeste organ som tar opp saker av strategisk karakter for studentsamfunnet, både fremmet av BIS styret, undergrupper, komiteer og alle andre studenter som er medlem av organisasjonen BIS. Generalforsamlingen tar opp saker som er kommet inn innen angitt tidsfrist i forhold til BIS sine vedtekter. Denne våren var fristen satt til onsdag 26. mars. Sakene som gjennomgås er gitt av vedtektene, samt saker styret fremlegger for Generalforsamlingen. Behandlingssaker vil behandles i forhold til endringsforslag som enten står i sakspapirene eller blir meldt inn til ordstyrer på Generalforsamlingen. Endringsforslag som meldes inn på Generalforsamling må meldes inn før saken tas opp, noe som ordstyrer vil oppfordre til i forkant av hver sak. Dette krever at deltakerne setter seg inn i sakspapirene. Styret ved BIS Stavanger ønsker at alle deltar på Generalforsamling for å sikre at arbeidet styret gjør blir gjort i forhold til Generalforsamlingens bestemmelser og retningslinjer. Her ønskes det innspill og synspunkter fra studentene. Dette er arenaen hvor studentene avgjør BIS sitt arbeid fremover og godkjenner det tidligere arbeidet. Generalforsamlingen er alle BIS medlemmer sitt forum. Vedtak som fattes på Generalforsamling skal følges. Da vil EMG-gruppen v/bis Stavanger ønske alle hjertelig velkommen! Med vennlig hilsen EMG-gruppen Leder: Rune Rusdal Nestleder: Inger Wiborg Markedsansvarlig: Thea Lærdal Kommunikasjonsansvarlig: Martin Slåttholm Sønsteli Sosialt ansvarlig: Tine Olen Bauge Økonomiansvarlig: Melissa Agirman Johnsen 2
Innhold Forord...2 Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Stavanger...4 Stillingsinstrukser...5 Valgprosedyrer...8 Saker...9 Sak 1 Behandling/ Godkjenning av innkallelse, dagsorden og forretningsorden...9 Sak 2 Behandling/ Valg av ordstyrer, referent, bisitter og tellekorps...9 Sak 3 Behandling/godkjenning av referat fra forrige generalforsamling...9 Sak 4 Saker til eventuelt...10 Sak 5 Orientering/resultat/Styrets beretning...10 Sak 6 Behandling av Budsjett/Økonomi...10 Sak 7 Behandling av nytt EMG styret...10 Sak 8 Behandling/Godkjennelse av fullmakt til EMG styret for å konstituere eventuelle manglende verv...10 Sak 9 Saker til eventuelt...10 Vedlegg 1 10 Vedlegg 2 13 3
Forretningsorden for Generalforsamling BI Studentsamfunn avdeling Stavanger 1. Adgang til generalforsamling har alle medlemmer av BIS Stavanger, personer som styret innbyr og revisor. 2. Talerett har alle personer nevnt i pkt.1. Forslagsrett og stemmerett har alle tilstedeværende medlemmer av BIS Stavanger 3. Generalforsamlingen skal velge ordstyrer, bisitter, referent og tellekorps. 4. Mistillit til forsamlingens ordstyrer kan fremsettes på ethvert tidspunkt. I så tilfelle overtar leder BIS Stavanger som ordstyrer inntil ny forhandlingsledelse er oppnådd. 5. Man tegner seg til innlegg ved å strekke arm og pekefinger i luften. Replikk tegnes kun til innlegg, og da ved å strekke peke- og langfinger i luften. 6. Innlegg har en begrenset taletid oppad til tre -3- minutter. Redegjørelser og saksfremleggelse kan imidlertid bli tilegnet utvidet tid, med Generalforsamlingens godkjennelse. 7. Det gis to -2- replikker til hvert innlegg, á to -2- minutter, samt en -1- svarreplikk. 8. Når ordstyrer i samråd med generalforsamlingen finner at alle argumenter er fremlagt, settes strek. Alle forslag skal være skriftlig fremlagt i undertegnet stand før strek, for å bli referert fra dirigentbordet. Opphevelse av strek kan vedtas med absolutt flertall fra den stemmeberettigede del av forsamlingen. 9. Saksopplysninger fra dagsorden, forretningsorden eller voteringsorden gis øyeblikkelig, om enn uten avbrytelse av pågående fremstilling. 10. Forslag til øyeblikkelig avbrytelse kan fremmes med, og vedtas av 2/3 flertall. 11. Realitetsforslag kan ikke fremmes etter at strek er satt. 12. Benkeforslag kan fremmes med 2/3 oppslutning blant de stemmeberettigede. 13. Vedtak kan ikke fremmes etter at strek er satt. 14. Ved votering skal dørene være lukket 15. Votering foregår ved håndsopprekning dersom ikke annet er ønsket fra salen. Personvalg skal foregå skriftlig. 16. Alle avgjørelser treffes ved absolutt flertall dersom ikke annet er spesifisert i vedtekter eller forretningsorden. 17. Beregningsgrunnlaget for vedtak er alle til enhver tid stemmeberettigede oppmøte. Blanke stemmer inkluderes i beregningsgrunnlaget. Ved møters begynnelse vil det gjennom loddtrekning bestemmes en delegat som får ekstra stemme. Denne skal brukes ved stemmelikhet, men kan ikke benyttes ved valg av personer til tillitsverv. Grunnleggende stemmedefinisjoner er: a) Med absolutt flertall menes minimum halvparten av de stemmeberettigedes gunst og stemmemessige overvekt. b) Med simpelt flertall menes oppnådd minimum en -1- stemmes overvekt. 18. Personlige angrep, usømmelig ordbruk og berusede personer tiltales av ordstyrer. Ved gjentatte forsømmelser kan ordstyrer kreve bortvisning. 4
Stillingsinstrukser for Linjeforeningen for Eiendomsmeglerstudenter ved BI Stavanger Stillingsinstruks for Leder 1. Ansvars- og myndighetsområde Leder er ansvarlig for at linjeforeningen arbeider i henhold til vedtekter og vedtak gitt av Styret. Leder skal trekke opp retningslinjer for styrets arbeid samt være ansvarlig for oppfølging av arbeid. Leder har ansvar for planlegging og gjennomføring av valg av ledelse. Leder har ansvar for oppfølging av økonomiansvarlig sine arbeidsoppgaver. 2. Samarbeid Leder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i EMG, Styret i BIS LA, øvrige tillitsvalgte i BIS LA og ledere for andre linjeforeninger. Leder skal rapportere til Fagansvarlig BIS LA ved behov. Stillingsinstruks for Nestleder 1. Ansvars- og myndighetsområde Nestleder er ansvarlig for de arbeidsoppgaver som ikke blir utført av leder eller delegert bort fra leder. Nestleder har ansvar for oppfølging av kommunikasjonsansvarlig sine oppgaver. 2. Samarbeid Nestleder plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i EMG Nestleder skal rapportere til Leder for EMG ved behov. Stillingsinstruks for Kommunikasjonsansvarlig 1. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Se til at kommunikasjonen internt i styret skjer på en hensiktsmessig måte. Se til at markedsføringen av EMG sine aktiviteter og tilbud skjer på en hensiktsmessig måte. 5
Se til at alle arrangementer annonseres på bis.no som er BIS LA sin hoved kommunikasjonsplattform. Dette gjøres i samarbeid med KA i Styret til BIS LA. Lage arrangement- og grafisk materiell i samarbeid med Sosialt ansvarlig. Har hovedansvaret for mailen og å holde Facebook-siden til EMG oppdatert. Være en støttespiller for styret i alle oppgaver som omhandler intern-og ekstern informasjon. 2. Samarbeid For ivaretakelse av sin funksjon skal kommunikasjonsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig samarbeid med de andre styremedlemmene i EMG. Kommunikasjonsansvarlig skal, dersom de vil bruke BIS LA sine kommunikasjonskanaler, samarbeide om dette med Kommunikasjonsansvarlig i BIS LA. Stillingsinstruks for Økonomiansvarlig 1. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Økonomiansvarlig skal drive oppfølging av budsjett, følge med på likviditeten og sørge for at alle regnskap blir ført i henhold til god regnskapsskikk. Økonomiansvarlig skal levere og presentere budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret BIS LA Økonomiansvarlig i linjeforeningen plikter å gi månedlig rapport til Økonomiansvarlig i BIS LA om linjeforeningens økonomiske tilstand. 2. Samarbeid Økonomiansvarlig plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i EMG. Stillingsinstruks for Sosialt ansvarlig 1. Ansvars- og myndighetsområde Sosialt ansvarlig er ansvarlig ovenfor styret for alt som vedrører sosiale arrangementer og prosjekter, samt at gjennomføring skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. 6
Sosialt ansvarlig har ansvar for at det blir levert og presentert budsjett, regnskap, handlingsplan samt rapporter vedrørende større arrangementer til Styret i BIS LA. 2. Samarbeid Sosialt ansvarlig plikter for ivaretakelse av sine funksjoner å etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i EMG. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon Sosialt ansvarlig skal opprettholde og kontrollere det sosiale arbeidet ved linjeforeningen. Stillingsinstruks for Markedsansvarlig 1. Ansvars- og myndighetsområde Markedsansvarlig er ansvarlig ovenfor styret at all aktivitet rundt markedsføringen av EMG skjer i henhold til budsjett og handlingsplan. Alle ønskede samarbeidsavtaler skal presenteres for Markedsansvarlig i BIS LA til godkjenning for å sikre kvaliteten av avtalene. Være representert i Næringslivsutvalget, (NU). (Gjelder kun dersom det er valgt at BIS LA skal ha NU). 2. Samarbeid For ivaretakelse av sine funksjoner skal Markedsansvarlig etablere og opprettholde et hensiktsmessig og tillitsfullt samarbeid med de andre styremedlemmene i EMG og Markedsansvarlig i BIS LA. 3. Arbeidsoppgaver - Hovedfunksjon - Sponoravtaler/generere inntekter til EMG. - Fremforhandle gode sponsor- og samarbeidsavtaler. - Ekstern markedsføring av eiendomsmeglerstudenter - Bedriftsbesøk 7
Valgprosedyrer Generelle valgprosedyrer: Det skal gjennomføres skriftlig hemmelig valg på alle valgbare tillitsverv i EMG-gruppen. Valgprosedyrer ved valg der flere enn en skal velges: 1: Den er valgt som oppnår minimum halvparten av stemmene. Blank stemme regnes som avgitt stemme. 2: Dersom ingen kandidat i første valgomgang oppnår flere enn halvparten av de avgitte stemmer, foretas omvalg. Er det flere enn to kandidater, faller kandidaten med færrest stemmer ut i hver valgomgang, inntil en av kandidatene oppnår flere enn halvparten av stemmene. 3: Dersom to eller flere kandidater oppnår samme antall færreste stemmer i samme valgomgang, foretas loddtrekning om hvem som faller ut. 4: Dersom det etter omvalg fortsatt er stemmelikhet, avgjøres rangeringen ved loddtrekning. 5: Dersom den siste gjenværende kandidat til et verv ikke oppnår flertall blant de avgitte stemmer, det vil si et flertall av blanke stemmer, skal det foretas omvalg med bare denne ene kandidaten, som så skal anses for å være valgt bare gjennom absolutt flertall. Valgprosedyrer ved valg der kun en skal velges: 1 Den av kandidatene som har fått flest stemmer blir valgt, -det kreves absolutt flertall. 2. Ved stemmelikhet mellom to eller flere kandidater, foretas omvalg mellom disse. 3. Ved fortsatt stemmelikhet foretas loddtrekning. Det kan føres opp like mange navn som det antall kandidater som skal velges. 8
Saker til generalforsamling 05. mars 2014 Sak 1: Behandling/Godkjenning av innkalling, dagsorden og forretningsorden Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK orienterer om de ulike delene Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner innkallelse, dagsorden og forretningsorden. Sak 2: Behandling/Valg av ordstyrer, referent, bisitter, tellekorps og utdeling av dobbeltstemme Forslagsstiller: KVK Bakgrunn: KVK har ansvar for denne saken. Forslag til vedtak: Inger Wiborg (NL EMG) er ordstyrer Thea Lærdal (Marked EMG) er referent Melissa Johnsen (Sosialt EMG) er bisitter og Erik Nilsen (KVK) er tellekorps Dobbeltstemme avgjøres ved loddtrekning Sak 3: Saker til eventuelt Saker til eventuelt noteres og tas opp til slutt. Saker til eventuelt er saker som ikke er meldt inn innen angitt tidsfrist. Sakene vil bli behandlet under sak. Kontroll- og vedtektskomiteen gjør oppmerksom på at saker som meldes inn under eventuelt ikke kan behandles/godkjennes av Generalforsamlingen. Sak 4: Orientering/Styrets beretning Bakgrunn: Leder presenterer sin beretning i korthet. Vedlegg 1 Sak 5: Behandling/Godkjenning av budsjett for linjeforening Forslagsstiller: Økonomiansvarlig for linjeforeningen. Bakgrunn: Økonomiansvarlig presenterer budsjett for våren 2013, samt regnskap frem til nå fra 2013/14 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner budsjett for våren 2013, samt regnskap frem til nå fra 2013/14. Se vedlegg 2 9
Sak 6: Behandling/Valg av nytt styre og ledelse for EMG-gruppen v/bis Stavanger Forslagsstiller: BIS Stavanger Styret Bakgrunn: Følgende verv i EMG-gruppen i BIS Stavanger skal velges: Leder Nestleder Markedsansvarlig Sosialt ansvarlig Økonomi ansvarlig Kommunikasjonsansvarlig Forslag til vedtak: Generalforsamlingen følger Valgkomiteens innstilling/anbefaling. Sak 7: Behandling/Godkjennelse av fullmakt til det sittende styret for å konstituere eventuelle manglende verv Forslagsstiller: EMG-gruppen Bakgrunn: Styret ønsker godkjennelse til å konstituere eventuelle manglende verv Forslag til vedtak: Generalforsamlingen gir styret fullmakt til å konstituere eventuelle manglende verv. Sak 8: Saker til eventuelt Saker til eventuelt tas opp STYRETS REDEGJØRELSE 2013-2014. Redegjørelse Leder v/rune Rusdal Jeg vil gjerne benytte anledningen til å takke for tilliten jeg ble gitt på forrige generalforsamling. Som EMG leder har jeg fått mange nye erfaringer. Jeg vil gjerne trekke fram erfaringer som å lede, og samarbeide med andre mennesker. Min hovedfunksjon har vært å drive frem og motivere alle i EMG styret, samt fornye det som er blitt gjort tidligere og bygget videre på tidligere arrangementer. Gjennomføring av styremøter, søknad om LNU midler, samt avholde generalforsamling. Som leder må man kunne delegere oppgaver, samtidig følge opp at dette blir gjennomført. Jeg har lært masse gjennom rollen som leder for eiendomsmeglergruppen. Ikke minst har jeg og resten av gruppen jobbet mye med næringslivet som gitt oss et tettere bånd uttatt. Det å lede en frivillig 10
gruppe byr på utfordringer, det handler om å ta upopulære avgjørelser, samt delegere arbeidsoppgaver som ikke alltid er populære. Men det er med glede at jeg ser vi har fått til bedre arrangementer og mer faglig innhold på bordet enn tidligere. Dette håper jeg det nye styret også ønsker å jobbe videre med. Jeg vil til slutt benytte sjansen til å takke EMG styret, dere har gjort en utrolig god jobb, ikke minst med en fantastisk linje fest som er rett rundt hjørnet. Mvh Rune Rusdal Redegjørelse Leder v/inger Wiborg Jeg ble valgt inn som nestleder i styret etter intervju våren 2013. Siden jeg fikk dette vervet har jeg fått være med på et spennende år hvor jeg har fått være med å planlegge arrangementer og linjefest. Jeg har også fått vært med på planleggingen av praksisuke for 3 klasse eiendomsmeglere. Som nestleder har jeg som hovedoppgave og bistå styrelederen Rune Rusdal. Jeg er den personen som skal kunne hjelpe lederen med hva han måtte ønske og trenge hjelp til. Mine arbeidsoppgaver har vert varierte siden jeg ikke tilhører et bestemt område. Jeg er den som blir plassert der det trengs hjelp. Fremover håper jeg vi får til flere spennende opplegg for studentene, både faglig og sosialt, noe jeg tror vil styrke studentmiljøet. Mvh Inger Wiborg Redegjørelse Leder v/thea Lærdal Jeg ble valgt inn som markedsansvarlig i Emg-styret våren 2013. Jeg har etter det vært med på mye interessante blant annet vært med å arrangert sosiale kvelder for studentene, praksis uke og nå salgstrening. Som markedsansvarlig har hovedoppgaven vært marked, altså kontakt med de ulike foretakene. Dette er noe som har vært svært gøy og ikke minst lærerikt. En erfaring jeg sjeldent ville vært foruten. Mine arbeidsoppgaver har vært å eks. ved praksisuken, kontakte de ulike foretakene å få dem med i uken. Kan også nevnes at jeg er svært fornøyd med samarbeidet vi har hatt innad i Emg- styret. Vi er et bra team som samarbeider godt sammen. Videre håper jeg at våre to siste arrangement salgstreningen og linjefesten blir en stor suksess for både oss og studentene. Mvh Thea Lærdal Redegjørelse Leder v/martin Sønsteli 11
Som kommunikasjonsansvarlig har du ansvar for all kommunikasjon innad i eiendomsmeglergruppen, samt kommunikasjonen mellom gruppen og studenter, administrasjonen, meglerforetak etc. I grove trekk omhandler vervet å promotere sosiale- og faglige arrangementer, meglerrelatert informasjon og lignende. Dette gjøres i hovedsak gjennom sosiale medier (Eiendomsmeglergruppens egen facebook- og instagramprofil), stands på skolen, plakater og muntlig informasjon gitt i klassene. I tillegg til vervets hovedansvar, får man mulighet til å bistå de andre i gruppen, hvorav jeg har fått gleden av å være med på planlegging og gjennomføring av sosiale og faglige kvelder. Et verv i eiendomsmeglergruppen gir deg muligheter for å begynne å bygge deg et navn, samt bygge opp ditt nettverk som er en viktig del av meglerhverdagen. Jeg har selv vært heldig som har fått knyttet kontakter med sentrale personer ute i arbeidslivet. Mvh. Martin S. Sønsteli Redegjørelse Leder v/tine Bauge Jeg ble stemt inn som Sosialt Ansvarlig i styret etter Geneneralforsamling i 2013. Min oppgave har i bunn og grunn gått ut på å nå ut til de andre studentene på skolen. Jeg har vært med på møter, planlegging og utførelse av forskjellige arrangament, der linjefesten 2014 står på toppen. Min stilling i styret har vært spennende og lærerik, og jeg har fått muligheten til å bli kjent med mange nye mennesker! Samarbeidet i gruppen har vært bra, noe som jeg håper gjenspeiles! Mvh Tine Bauge Redegjørelse Leder v/melissa Johnsen Jeg ble valgt inn som økonomiansvarlig i EMG våren 2014. Jeg har siden da deltatt på flere møter og vært med på å arrangere en stor linjefest for eiendomsmegler studentene ved skolen. Som økonomiansvarlig har jeg ansvar for alt av regnskap, alt av penger som kommer inn og går ut. Selv om man har sine egne oppgaver vil jeg si at jeg har deltatt og vært med på å gjøre andre arbeidsoppgaver enn det min stilling er. Vi hjelper hverandre når det trengs og prøver å gjøre hverandres jobber enklere for hverandre. Mvh Melissa Johnsen Vedlegg 2 12
Regnskap høst 2013 INNTEKTER UTGIFTER Støtte fra BIS kr 5 000.00 Arrangement EFF kr 7 111.00 Støtte fra LNU kr 15 000.00 Arrangement Fadderuken kr 3 510.00 Sponsors inntekter kr 18 000.00 Sum Inntekter kr 38 000.00 Sum utgifter kr 10 621.00 Resultat for perioden kr 27 379.00 Regnskap vår 2014 Inntekter Kostander Arrangment Linjefest Sum inntekter 0 Sum kostnader 0 Foreløpig resultat fra pr 2013/2014 kr 27 379.00 Budsjett høst 2013 INNTEKTER KOSTNADER Støtte fra bis 2500 Arrangement 10000 LNU Midler 7500 Bekledning Em1 Sponsor 9000 DNB Sponsor 0 Sum inntekter 19000 Sum kostnader 10000 Resultat for perioden 9000 Budsjett vår 2014 INNTEKTER UTGIFTER Støtte fra Bis 2500 Linjefest 34000 LNU midler 7500 Em1 sponsor DNB sponsor 8000 Sum inntekter 18000 Sum kostander 34000 Resultat for perioden - 16000 Budsj. Resultat fra år 2013/2014-7000 13
14