Forhandlingsmøte kommunereform Arendal gamle rådhus 9. mars 2016, kl 9-13. 1. Velkommen v/robert C. Nordli, ordfører i Arendal kommune 2. Presentasjon av deltakerne Hver kommune deltar med ordfører, varaordfører og opposisjonsleder (med unntak av Vegårshei kommune, som har med ytterligere to representanter), rådmann og hovedtillitsvalgt. Arendal kommunes representanter Ordfører Robert Nordli Varaordfører Terje Eiken Opposisjonsleder Anders Kylland Rådmann Harald Danielsen Hovedtillitsvalgt Sølvi Christensen Vegårshei kommunes representanter Ordfører Kirsten Helen Myren Varaordfører John Geir Smeland Kjetil Torp Stian Mo Færsnes Rådmann Ole Petter Skjævestad Hovedtillitsvalgt Kine Lorentzen Gjerstad kommunes representanter Ordfører Inger Løite Varaordfører Knut Erik Ulltveit Opposisjonsleder Rune Hagestrand Rådmann Torill Neset Hovedtillitsvalgt Jeanette Bråten Risør kommunes representanter Ordfører Per Lunden Varaordfører Elen Lauvhjell Opposisjonsleder Mona Stray Rambo Rådmann Trond Aslaksen Hovedtillitsvalgt Bente Trulsvik Tvedestrand kommunes representanter Ordfører Jan Dukene Varaordfører June Marcussen Opposisjonsleder May-Britt Lunde Fung. Rådmann Øyvind Johannesen Hovedtillitsvalgt Anita lunde I tillegg deltok Sigrid Hellerdal Garthe (Risør kommune) som referent og prosessveileder Harald Stokkeland (Stokkeland Consulting AS).
3. Valg av leder Per Kr. Lunden (ordfører i Risør, Ap) ble valgt som leder 4. Økonomi og kommunereformarbeid Presentasjon ved Harald Danielsen, Rådmann i Arendal. Tar utgangspunkt i KS beregninger av de økonomiske rammene for reformen. Presentasjonen er vedlagt. 5. Prosess fram mot beslutning i juni Hensikten med prosessen er å få et godt grunnlag for beslutning om etablering av ny kommune. Det er mye som er åpent ennå, og formålet er å utarbeide en best mulig intensjonsavtale. Vegårshei kommune stiller med fem representanter. Det er ingen protester på dette i møtet. Åpenhet i prosessen er viktig. Spesielt må felles formannskapsmøter og kommunestyremøter være åpent for alle. En viktig bieffekt av kommunereformprosessen er at kommunene blir bedre til å samarbeide. Prosessplan vår 2016 Bearbeidet etter innspill i møtet: Forhandlingsmøte 1: I dag, 9.mars, i Arendal gamle rådhus. Forhandlingsmøte 2: 16. 17. mars: fra kl 10 på onsdag til lunsj på torsdag, inkludert overnatting. Kommunestyrene i mars: Politisk behandling i den den enkelte kommune av foreløpig utkast til intensjonsavtale. Felles formannskapsmøte: 30. mars i Arendal gamle rådhus, kl 17 20. Forhandlingsmøte 3: 6. april (fra lunsj kl 12-17) og 7. april (dagsmøte), eventuelt også 8.april (fram til lunsj). Lyngørporten. Forhandlinger med utgangspunkt i foreløpig utkast til intensjonsavtale. Forhandlingsmøte 4 (Mulighet for nytt forhandlingsmøte, eventuelle justeringer av avtalen): Eventuelt 9. mai kl 15-22? Felles møte for alle kommunestyrene: 23. mai 2016, Risørhuset, kl 18 21. Kommunestyrene i juni: Endelig vedtak. Det legges inn flere tidspunkt for forhandling, både 6. og 8. april, slik at møtet 7. april forlenges.
Det legges også inn et ytterligere tidspunkt 9. mai, slik at det kan drøftes eventuelle endringer i avtalen som følge av kommunestyrebehandling. Bør det legges inn tidspunkt for felles informasjonsmøte? Vil avklares senere. Flere uttrykker at det er positivt at punktet om «signering av avtale» er tatt bort. Det viktigste er å bli enige om et dokument som alle kan slutte seg til, og som kan fremmes for kommunestyrebehandling. Innbyggerinvolvering, medvirkning og prosess Hver kommune har ansvar for gjennomføring av medvirkningsopplegg. Det bør i prosessen utarbeides noe materiell for innbyggerinvolvering/medvirkning, inkludert opplegg for folkemøter og infomateriell. Innbyggerundersøkelse: Flere av kommunene har ikke vedtatt hvordan innbyggerinvolvering skal foregå. Risør kommune har vedtatt at det skal avholdes folkeavstemming. I prosessen må det diskuteres forslag til hva kommunene kan spørre om i en innbyggerundersøkelse, eventuelt også folkeavstemming. Folkemøter: Det utarbeides forslag til opplegg for folkemøter, inkludert forslag til program. Det sendes ut forslag i forkant av møtene 16. og 17.mars. Det etterspørres spesielt forslag til hvordan ungdommen kan involveres. Informasjonsmateriell: Det utarbeides felles infomateriell for alle kommunene, både med presise formuleringer og grafisk utforming. Det bør også lages felles brosjyrer som sendes til alle innbyggerne, både om 1) Hvorfor kommunesammenslåing? 2) Hva ligger i intensjonsavtalen? Kostnadsdeling etter innbyggertall. Alle kommunene oppfordres til å ha oppdaterte heimesider. Prosessressurser: Jarle Bjørn Hanken (fylkesmannens prosessveileder) kan muligens benyttes for prosessbistand og til utarbeidelse av skriftlig materiale. Lars Dalen (KS) kan også muligens benyttes til dette. Sekretærhjelp, skrivehjelp og prosesshjelp må også diskuteres, fordi erfaringer fra andre kommuner viser at dette er nødvendig. Dette må muligens være ekstern bistand. Medvirkningsopplegg og prosessbistand må drøftes nærmere i møtene 16./17. mars. 6. Drøfting av elementer/rammer i en intensjonsavtale (Per Kr. Lunden) En intensjonsavtale i kommunereformprosessen er noe helt annet enn en intensjonsavtale i det private næringsliv. I denne prosessen skal intensjonsavtalen være et beslutningsunderlag for politikerne. Det skal stå noe om hvem som skal samarbeide, hvordan det skal foregå, hvordan strukturen skal være og hva som er mål med utviklingen. Hensikt med reformen:
1. Identitet: et sted å høre hjemme 2. Tjenestekvalitet 3. Forvaltning 4. Lokaldemokrati 5. Samfunnsutvikling 6. Økonomi Viktige tema i prosessen (ikke uttømmende liste): Tilhørighet Arbeidsliv Befolkning Lokalisering/struktur, lokalt tjenestetilbud Korte avstander, lokalkunnskap Demokratiske modeller og nærdemokrati (bydelsutvalg, grendeutvalg) Samfunnsutvikling større kommuner kan ha mer påvirkningskraft og en tydeligere stemme Interkommunale samarbeid Økonomi muligheter for effektivisering/rasjonalisering, men mye usikkerhet ennå. Neste møte er 16- og 17. mars, på Fevik Strand Hotel. Alle oppfordres til å tenke på følgende: Hva er viktig for vår kommune? Hva er positive og negative konsekvenser ved etablering av en ny storkommune? Hva er konsekvensene ved sammenslåing (forutsette og utforutsette)? Hva kan være tiltak? (se tabell) Følger av sammenslåing Positive Negative Forutsatte Tiltak TIltak Uforutsette Tiltak Tiltak
PROSESSPLAN FRAM MOT VEDTAK I JUNI OM Å SI JA ELLER NEI TIL Å BYGGE NY KOMMUNE (5K) Korrigert versjon, 09.03.16 Forhandlingsmøte 1 9. mars 0900 1400, Arendal gamle rådhus - Valg av leder - Orientering om rammene for sammenslåing, økonomi m.v. - Drøfte og vedta prosessplan, jfr utsendt skisse - Oppstart drøfting av intensjonsavtale, jfr utsendt skisse Forhandlingsmøte 2: 16. mars kl. 1000 til lunsj 17. mars, overnatting Strand hotell, Fevik Avslutter arbeidet med foreløpig utkast til intensjonsavtale Folkemøter i mars for de som velger det. Ultimo mars: Politisk behandling i den enkelte kommune av foreløpig utkast til intensjonsavtale Felles formannskapsmøte 30. mars kl. 1700 2000 i Arendal gamle rådhus. Forhandlingsmøte 3: 7. april kl. 09.00. Heimat, Brokelandsheia Forhandlinger med utgangspunkt i foreløpig utkast til intensjonsavtale og med de signalene kommunene har med seg tilbake fra behandlingen i den enkelte kommune Evt. med undertegning av forslag til intensjonsavtale ( med forbehold om kommunestyrets godkjenning ) Ulike former for innbyggerinvolvering april mai. Gjennomføres i regi av den enkelte kommune. Både åpne møter, møter med organisasjoner m.v. Kommunestyrebehandling av forslag til intensjonsavtalene ultimo april Felles møte for alle kommunestyrene Risørhuset 23. mai kl. 1800 2100 ( kommuneproposisjonen legges fram 11. mai ). Endelig vedtak i kommunestyrene i juni.
Forslag til nytt inntektssystemkonsekvenser for de økonomiske betingelsene for sammenslåing Gjerstad, Risør, Tvedestrand, Vegårshei og Arendal 1 Om tallene Alle beregningene er gjort av KS sine gode tallknusere Tallene er beheftet med mange usikkerhetsmomenter/ uavklarte forhold/forbehold og basert på isolert analyse av de fem kommunene, resten av kommunestrukturen er uendret Det er derfor ikke mulig for KS, KMD eller andre å gjøre eksakte beregninger på det nåværende tidspunkt Tallene = Indikatorer (og ikke mer enn det) Fylkesmannen har stått for å lage et sammendrag i forenklet form av KS sine tall
Begrepsavklaringer Inndelingstilskudd: Kompensasjon i en overgangsperiode for reduserte rammeoverføringer når flere kommuner blir til en (Inndelingslova 15) Engangstilskudd: Kompensasjon for ekstra kostnader ved fusjonsarbeidet (Inndelingslova 15) Reformstøtte: Ekstra kompensasjon ut over engangstilskudd ved sammenslåinger i denne reformperioden («gulrot») Strukturkriterium: Gir et mål på avstander og spredtbygdhet ved å vise den gjennomsnittlige reiseavstand hver innbygger i kommunen har for å nå 5 000 innbyggere Tall for «Ny kommune» Basert på strukturkriterium 25,4 km Inndelingstilskudd i mill. kr. pr år Sammenslåing i reformperioden enslåing etter reformperioden 73 383 44 205 Engangstilskudd og reformstøtte i mill. kr. Sammenslåing i reformperioden nslåing etter reformperioden ngangstilskudd eformstøtte
Tall for «Ny kommune» Strukturkriterium 25,4 km og vedtak gjort i reformperioden Inndelingstilskudd og endring i rammetilskudd for ny kommune (i mill. kroner) ndelingstilskudd pr. år i 15 år for å kompensere dring: 383 edgang i rammetilskudd pr. år pga. at en ikke nger er fem, men en kommune: 302 mlet effekt pr. år i 15 år pga. at en er ny mmune: 081 mlet positiv effekt i hele overgangsperioden 5 + nedtrapping 5 år) 774 ig beløp som fra år 20 må dekkes inn ved ektiviseringer 302 Tall for «Ny kommune» Strukturkriterium 25,4 km og vedtak ETTER reformperioden Inndelingstilskudd og endring i rammetilskudd for ny kommune (i mill. kroner) ndelingstilskudd pr. år i 15 år (nedtrappes over m år) for å kompensere endring: 205 edgang i rammetilskudd pr. år pga. at en ikke nger er fem, men en kommune: 302 mlet effekt pr. år i 15 år pga. at en er ny mmune: - 97 mlet negativ effekt i hele overgangsperioden 5 + nedtrapping 5 år) 253 ig beløp som fra år 20 må dekkes inn ved ektiviseringer 302
Tall for «Ny kommune» Basert på strukturkriterium 25,4 km Samlet effekt i 20 år ved sammenslåing Vedtak i reformperioden nndelingstilskudd og endret rammetilskudd 405 744 Engangstilskudd 60 000 Reformstøtte 30 000 ak etter reformperioden stilskudd og endret rammetilskudd - 90 253 Engangstilskudd n trolig lavere enn i reformperioden Reformstøtte 0 Totalt 495 744 Totalt? - 90 253