Konkurransegrunnlag for open anbodskonkurranse over EØS terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffing av: HFK 12 058 Reinhaldstenester til Slåtthaug vidaregåande skule
Innhald 1 Innleiing...4 1.1 Formålet med anskaffinga... 4 1.2 Tidslengd, verdi, omfang og synfaring... 4 1.3 Deling av kontrakten... 4 1.4 Alternative tilbod... 4 1.5 Kunngjering av anskaffinga... 4 2 Administrative føresegner...4 2.1 Prosedyre for anskaffinga... 4 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 5 2.3 Kontaktperson... 5 2.4 Språk... 5 2.5 Framdriftsplan... 5 2.6 Tilbodskonferanse... 6 2.7 Retting, supplering og / eller endring av konkurransegrunnlaget... 6 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget... 6 2.9 Kostnader for deltaking i konkurransen... 6 2.10 Returnering av tilbod... 6 3 Lønns og arbeidsvilkår...6 4 Konfidensialitet og offentleggjering...7 4.1 Teieplikt... 7 4.2 Offentleggjering... 7 5 Kvalifikasjonskrav...7 5.1 Om kvalifikasjonskrava... 7 5.2 Obligatoriske krav... 7 5.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling... 8 5.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling... 8 5.5 Krav til faglege kvalifikasjonar... 8 6 Tildelingskriterium og evaluering...9 6.1 Tildelingskriterium... 9 6.2 Pris... 9 6.3 Evaluering... 10 7 Krav til tilbodet...11 7.1 Strukturering av tilbodet... 11 7.2 Tilbodet sin form... 11 7.2.1 Innbinding, pakking og merking... 11 7.2.2 Tal på kopiar... 12 7.3 Frist tilbodet står ved lag til... 12 7.4 Kontrakt... 12 7.5 Atterhald og endringar... 12 7.6 Tilbakekalling av tilbod... 12 7.7 Avvising av tilbod... 12 8 Levering av tilbod...12 8.1 Frist for levering av tilbod... 12 Side 2 av14
8.2 Leveringsadresse... 13 8.3 Registrering og opning av tilbod... 13 9 Avslutting av konkurransen...13 9.1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting... 13 9.2 Meddeling om val av leverandør og karensperiode... 13 Vedlegg: HMT eigenerklæring...16 Side 3 av14
1 Innleiing 1.1 Formålet med anskaffinga Hordaland fylkeskommune, HFK, ønskjer tilbod på avtale for levering av reinhaldstenester til Slåtthaug vidaregåande skule, Slåtthaug vgs. Slåtthaug vgs har 90 tilsette og 450 elevar. Skulen har følgjande programområde: Helse og sosialfag, design og handverk, elektrofag, teknikk og industriell produksjon og byggfag. 1.2 Tidslengd, verdi, omfang og synfaring Oppstart for levering av reinhaldstenester til Slåtthaug vgs. vil vera 1. november 2012. Avtalen si lengd vil vera 2 år. HFK skal ha opsjon på forlenging av rammeavtalen i ytterlegare 1 + 1 år, slik at avtalen si samla lengd kan bli 4 år. Estimert total verdi for kontrakten (2 +1+1 år) vil vera over EØS terskelverdi. Slåtthaug vgs. består av 3 bygningar der det kun skal leverast tilbod på vask av hovudbygning, A Bygg. A Bygg har eit areal på om lag 3480 kvm. For vidare informasjon om anskaffinga sitt omfang viser vi til kravspesifikasjonen, tekningar og prisskjema, vedlegg A, B og C. Det vil bli gjennomført ei synfaring av arealet ved Slåtthaug vgs. 28. juni 2012 kl. 12.00. 1.3 Deling av kontrakten Det er ikkje høve til å gje tilbod på delar av oppdraget. 1.4 Alternative tilbod Det er ikkje høve til å gje alternative tilbod. 1.5 Kunngjering av anskaffinga Kunngjeringa blei sendt til Doffin og Tender Eletronic Daily (www.ted.europa.eu) på dato sett i pkt. 2.5. 2 Administrative føresegner 2.1 Prosedyre for anskaffinga Denne anskaffinga vil gjennomføres i samsvar med lov 16. juli 1999 nr 69 om offentlege anskaffingar (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr 402 om offentlege anskaffingar (FOA). Anskaffinga vil gjennomføres som ein open anbodskonkurranse i samsvar med FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandørar høve til å levere tilbod. Side 4 av14
2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget har to delar: Del 1 (dette dokumentet) inneheld prosedyrar og rammer for korleis prosessen vil gjennomførast inntil tildeling av kontrakt. Del 1 har følgjande vedlegg: HMT eigenerklæring Del 2 er eit kontraktutkast for anskaffinga. Del 2 kontraktutkast har følgjande vedlegg: - Vedlegg A: Kravspesifikasjon - Vedlegg B: Teikningar, samt oversikt over romfrekvens ved Slåtthaug vgs. - Vedlegg C: Prisskjema - Vedlegg D: Administrative føresegner - Vedlegg E: Leverandør sitt løysningsforslag - Vedlegg F: Implementeringsguide Elektronisk Faktura ved HFK 2.3 Kontaktperson All kontakt knytta til denne anskaffinga, samt påmelding til synfaringa, skal skje skriftleg på e post til følgjande kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E post: Marte Bertelsen Rådgjevar Marte.Bertelsen@hfk.no 2.4 Språk All skriftleg og munnleg kommunikasjon i samband med denne konkurransen skal gå føre seg på norsk. Språkkravet gjeld også sjølve tilbodet. 2.5 Framdriftsplan Anskaffinga er planlagd gjennomført i samsvar med følgjande framdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjering i Doffin 18.06.2012 Synfaring Slåtthaug vgs. 28.06.2012 kl. 12.00 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 20.08.2012 Frist for levering av tilbod 31.08.2012 kl. 12.00 Opning av tilbod Veke 36 Evaluering av tilboda Veke 36 38 Side 5 av14
Tildeling av kontrakt Veke 38 Signering av kontrakt Veke 40 Frist tilbodet står ved lag til 30.11.2012 kl. 12.00 Det blir gjort merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. 2.6 Tilbodskonferanse Det vil ikkje bli avholdt tilbodskonferanse. 2.7 Retting, supplering og / eller endring av konkurransegrunnlaget Innan fristen for levering tilbod går ut har oppdragsgjevaren rett til å foreta rettingar, suppleringar og endringar av konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege. Rettingar, suppleringar og / eller endringar i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin seinast 6 dagar før fristen for levering av tilbod går ut. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremjast innan fristen oppgitt i pkt 2.5. Spørsmål skal sendast skriftleg pr. e post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson, jf. pkt. 2.3. Alle spørsmål vil bli svart på i anonymisert form og gjort tilgjengeleg for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før fristen for levering tilbod går ut. 2.9 Kostnader for deltaking i konkurransen Kostnader som leverandøren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering og oppfølging av tilbod, blir ikkje refunderte. Deltaking vil ikkje på nokon måte forplikte oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med leverandøren eller påføre oppdragsgjevaren økonomiske plikter. 2.10 Returnering av tilbod Oppdragsgjevaren vil ikkje returnere leverandøren sitt tilbod. 3 Lønns og arbeidsvilkår Kontrakten med leverandør vil innehalde krav om løns og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjonar i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr 112 om løns og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar. Kontrakten med leverandør vil innehalde krav om at leverandør innan første kontraktperiode oppfyller krav sett i forskrift nr 408 om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester som trer i kraft 1. september 2012. Side 6 av14
4 Konfidensialitet og offentleggjering 4.1 Teieplikt Informasjon som partane blir kjent med i samband med konkurransen og gjennomføringa av kontrakten skal handsamast konfidensielt, og ikkje gjerast tilgjengeleg for utanforståande utan samtykke frå den andre parten. Teieplikta er likevel ikkje meir omfattande enn det som følgjer av forvaltningslova av 10. februar 1967 nr. 54 eller tilsvarande sektorspesifikk regulering, samt offentleglova, sjå pkt 4.2 nedanfor. 4.2 Offentleggjering Inntil val av leverandør er føreteke kan tilbod og anskaffingsprotokoll bli unnateke offentleggjering, jf. offentleglova av 19. mai 2006 nr. 16 23. Leverandørane skal på førespurnad levere ei elektronisk utgåve av tilbodet der det som blir sett som forretningsløyndomar er sladda, eller levere ein oversikt over kva delar ein ser som unnateke offentleggjering. Ved krav om innsyn, skal oppdragsgjevaren uavhengig av dette vurdere om opplysningane er av ein slik art at oppdragsgjevar pliktar å unnta dei frå offentleggjering, jf. Offentleglova 29. Oppdragsgjevar er pålagt å følgje prinsippet om meirinnsyn, jf. Offentleglova 11. 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Om kvalifikasjonskrava Leverandøren skal oppfylle kvalifikasjonskrava for å bli kvalifisert for deltaking i konkurransen. Leverandørane er ansvarlege for å levere all dokumentasjon som blir etterspurt nedanfor som dokumentasjon for dei krav som er stilt. Manglande dokumentasjon eller mangelfulle opplysningar kan føre til at tilbodet blir avvist, jfr. FOA 20 12. 5.2 Obligatoriske krav KRAV DOKUMENTASJON Leverandøren skal ha ordna forhold med omsyn til betaling av skatt og meirverdiavgift. Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå fristen for levering av tilbod. Med skatteattest er det meint: For norske leverandørar: Skjema frå skattedirektoratet (RF 1244) for meirverdiavgift utferda av skattefuten/ fylkesskattekontoret skatt utstedt av kemnaren/kommunekasserar. For utanlandske leverandørar: Side 7 av14
Utanlandske leverandørar skal leggje fram attestar frå tilsvarande styresmakter som dei norske. For arbeid som skal utførast i Noreg skal leverandøren oppfylle norske HMT krav. Utfylt og signert HMT eigenerklæring, i samsvar med FOA vedlegg 2. Fyll ut vedlagt HMT eigenerklæring. 5.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJON Leverandøren skal vere eit lovleg etablert føretak. Norske leverandørar: Firmaattest. 5.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV Utanlandske leverandørar: Godtgjering på at verksemda er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrive i lovgjevinga i det landet der leverandøren er etablert. DOKUMENTASJON Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandøren sine to siste avslutta årsrekneskap inkludert noter og styre og revisjonsmelding frå dei siste to åra. Oppdragsgjevar tek atterhald om å sjølv foreta ei kredittvurdering frå offentleg godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 5.5 Krav til faglege kvalifikasjonar KRAV DOKUMENTASJON Leverandøren skal ha tilstrekkeleg evne til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandøren skal ha røynsle frå minimum 3 tilsvarande oppdrag i løpet av dei 3 siste åra. Informer om korleis leverandøren er organisert for gjennomføringa av denne kontrakten. Skildring av dei 3 mest relevante oppdraga frå leverandøren i løpet av dei siste 3 åra. Skildringa må inkludere informasjon om verdien av oppdraget, tidspunkt og mottakar (namn, telefon og e post.) Referansar vil kunne bli kontakta ved behov for klargjering av relevansen av oppdraget. Det er likevel slik at det er leverandøren sitt ansvar å dokumentere relevans gjennom skildringa. Side 8 av14
Det krevst eit godt og velfungerande kvalitetssikringssystem for ytingane som skal leverast. Gjer greie for leverandøren sitt kvalitetssikringssystem/ styringsystem eller kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevde, er det krav til at leverandøren har tilstrekkeleg miljøkompetanse og rutinar for kvalitetssikring av dei tenestene som er omfatta m.o.t. miljøforhold. Gjere greie for leverandøren sin miljøkompetanse og rutinar som dokumenterer at kravet er dekt m.o.t. miljøforhold. Dersom dette er skildra i verksemda sitt kvalitets eller miljøleiingssystem i samsvar med ISO 14001, EMAS eller tilsvarande 3.partsverifiserte system, er det nok å leggje fram eit gyldig sertifikat. Eventuelt lisens for Svanemerket for rengjeringstenester eller andre tilsvarende ordningar. 6 Tildelingskriterium og evaluering 6.1 Tildelingskriterium Kontrakten blir tildelt til den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbodet basert på kriteria nedanfor. Tildelingskriterium Dokumentasjon Vekt/PK 1. Pris Ferdig utfylt prisskjema vedlegg C 1 2. Kvalitet og service Svar på spørsmål i vedlegg E: Leverandøren sitt løysingsforslag 0,7 Tilbodet skal gje grunnlag for å vurdera om kriteria er oppfylt og vera basis for samanlikning med konkurrerande tilbod. Det bør difor leggjast stor vekt på å beskrive korleis tilbodet oppfyller desse kriteria. 6.2 Pris Ved evaluering av pris vil HFK leggje til grunn dei utfylte prisane i prisskjemaet, vedlegg C. Dei tilbydte prisane omfattar alle ytingar og kostnadar som er naudsynt for ein fullstendig, komplett og fagmessig utføring av det arbeidet som inngår i oppdraget. Prisane skal oppgis i norske kroner eksklusive merverdiavgift, mva. Side 9 av14
Tilbydar vert beden om å gi pris på detaljspesifikasjonen som framgår av kravspesifikasjonen, vedlegg A. Det skal gis pris på reinhald per år. I tillegg skal tilbydar gi pris på reinhald per time for eventuelt ekstraarbeid, samt gi pris per kvm. for ein eventuell grundig oppskuring med boning, jf. vedlegg A punkt 3.3. 6.3 Evaluering Alle godkjente tilbod vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteria, der 10 er høgast og 1 er lågast. Tilbod med poeng 0 på tildelingskriteria utanom prisen vil bli avvist, jf. FOA 20 13. Evalueringsmodellen som vil bli nytta byggjer på prising av avvik/manglar i forhold til høgaste oppnåelege poengsum i tildelingskriteria utanom prisen (K1). Poeng under 10 på desse tildelingskriteria gir uttrykk for kor stor avviket/mangelen er. Mangelen/avviket vil bli prisa inn i tilbodet med eit påslag på tilboden pris. Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet er det tilbodet som kjem ut med lågast prisa kvalitet (PK). Sjå formel og døme nedanfor. Avvik frå best oppnåeleg poeng vert berekna slik: «maksimalt oppnåelig poeng (10) minus gitt poeng for kriteriet delt på maksimal oppnåelig poeng (10)». Matematisk modell for det økonomisk mest fordelaktige tilbod PK PK = Pris kvalitet (total poengsum) P = Total pris (summen av prisane) i tilbodet K1 = vekt av tildelingskriterium 1 pris (skal alltid være 1) K2 = vekt av tildelingskriterium 2 K3 = vekt av tildelingskriterium 3 Sm= maks oppnåelige poeng på vurderingskalaen = 10 s2 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 2 s3 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 3 Formel: PK = P* K1 + K2*(Sm s2)/sm + K3*(Sm - s3)/sm DØME Vekt tildelingskriterium: Kriterium 1 Pris = 1, kriterium 2 = 0,6 og kriterium 3 = 0,3 Tilbyder 1: totalpris: 2 000 000, 8 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 Tilbyder 2: totalpris: 1 920 000, 6 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 Side 10 av14
PK tilbyder 1: 2 000 000 * [1+ 0,60*(10 8)/10 + 0,30*(10 10)/10]= 2 240 000 PK tilbyder 2: 1 920 000 * [1 + 0,60*(10 6)/10 + 0,30*(10 10)/10] = 2 380 800 I dette dømet vinn tilbyder 1 konkurransen. 7 Krav til tilbodet 7.1 Strukturering av tilbodet Tilbodet skal innehalde følgjande dokumentasjon som skal strukturerast i samsvar med følgjande inndeling: Dokumentasjon 1. Tilbodsbrevet skal innehalde følgjande: 1.1. Referanse til konkurransegrunnlaget sitt nummer og namn. 1.2. Leverandøren sin adresse, telefon og faksnummer, organisasjonsnummer. 1.3. Leverandøren sin kontaktperson med telefonnummer og e post adresse. 1.4. Stadfesting på at tilbodet står ved lag i samsvar med fristen gitt i pkt. 2.5 1.5. Eventuelle atterhald eller endringar til konkurransegrunnlaget eller kontraktutkastet. 1.6. Forpliktande underskrift frå ein person med fullmakt til å signere på vegne av leverandøren. 2. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattestar 2.2. HMT eigenerklæring 2.3. Dokumentasjon av leverandøren sin organisatoriske og juridiske stilling 2.4. Dokumentasjon av leverandøren sin økonomiske og finansielle stilling 2.5. Dokumentasjon av faglege kvalifikasjoner 3. Dokumentasjon av tildelingskriteria 4. Eventuell teielagd informasjon 5. Annan relevant informasjon 7.2 Tilbodet sin form 7.2.1 Innbinding, pakking og merking Tilbodet skal bindast inn, pakkast og merkast på følgjande måte: Tilbodet med all tilhøyrande dokumentasjon skal leverast i hard ringperm Permen skal ha disposisjon og innhald i samsvar med strukturen i pkt 7.1. Side 11 av14
Det skal vere skiljeark for kvart punkt Arka skal ikkje vere stifta Tilbodet skal pakkast i lukka og nøytral konvolutt / innpakking. Tilbodet sin konvolutt / innpakking skal merkast med følgjande informasjon: HFK 12 058 Reinhaldstenester til Slåtthaug vidaregåande skule Adresse som nemnd i pkt. 8.2, og namn på kontaktperson, jf.pkt. 2.3. 7.2.2 Tal på kopiar Tilbodet skal leverast i: 2 eksemplar på papir, 1 orginal og 1 kopi 1 komplett elektronisk versjon av det fullstendige tilbodet på CD/minnepinne/anna elektronisk medium. Prisskjema skal leverast som elektronisk rekneark. Papirversjonen har rang føre den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og / eller motstrid. 7.3 Frist tilbodet står ved lag til Leverandøren må stå ved tilbodet frem til dato oppgitt i pkt. 2.5 7.4 Kontrakt Leverandøren skal basere tilbodet sitt på kontrakten i Del 2. 7.5 Atterhald og endringar Eventuelle atterhald må spesifiserast presist og eintydig i tilbodsbrevet, og vere slik at oppdragsgjevar kan vurdere avviket (prissetje) utan kontakt med tilbydar. På generelt grunnlag vil Oppdragsgjevar minne om at i anbodskonkurransar der det ikkje kan forhandlast med tilbydarane, bør dei vera varsame med å ta atterhald. Regelverket krev avvising av tilbod med atterhald om Oppdragsgjevar ikkje kan evaluere kva atterhalda vil innebere for leveransen. 7.6 Tilbakekalling av tilbod Eit tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil fristen for levering av tilbod går ut. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å sjå som eit nytt tilbod. 7.7 Avvising av tilbod Reglane om avvising i FOA 20 12 til 20 14 vil vere aktuelle. Vi oppmodar leverandørane til å gjere seg kjende med desse. 8 Levering av tilbod 8.1 Frist for levering av tilbod Tilbodet skal vere oppdragsgjevar i hende seinast innan fristen for levering av tilbod oppgitt i pkt. 2.5. Fristen for levering av tilbod er absolutt. For seint innleverte tilbod vil bli avvist. Side 12 av14
Leverandøren har risikoen for feil eller forseinkingar i sendinga av tilbodet. 8.2 Leveringsadresse Tilbodet skal leverast til: eller sendast til: Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Sentralarkivet Agnes Mowinckelsgate 5 Postboks 7900 5020 Bergen 5020 Bergen 8.3 Registrering og opning av tilbod Tilboda blir registrerte og påført tidspunktet dei blir mottekne av oppdragsgjevaren. To representantar frå oppdragsgjevaren vil opne tilboda i fellesskap. Det vil ikkje vere offentleg tilbodsopning. 9 Avslutting av konkurransen 9.1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgjevar tek atterhald om å ha retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbod, dersom det ligg føre sakleg grunn, jf FOA 22 1. 9.2 Meddeling om val av leverandør og karensperiode Oppdragsgjevar informerer alle leverandørar skriftleg og samstundes om kven oppdragsgjevaren skal tildele kontrakt til så snart val av leverandør er gjort. Meddelinga vil innehalde ei grunngjeving for valet og informere om karensperioden frå tildelinga blir gjort kjend til konktraktsignering er planlagd gjennomført (kontraktinngåinga). Dersom oppdragsgjevaren finn at tildelingsavgjerda ikkje er i samsvar med kriteria for val av leverandør kan avgjerda annullerast fram til kontrakt er signert. Side 13 av14
HMT eigenerklæring Denne stadfestinga gjeld: Firma Adresse Postnr./ stad Land* Vi stadfester med dette at vår verksemd arbeider systematisk for å oppfylle krava i helse, miljø og tryggleikslovgjeving og med det oppfyller krava i forskrift om systematisk helse, miljø og tryggleiksarbeid i verksemda (internkontrollforskrifta) fastsett ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhald av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Vi stadfester at verksemda er lovleg organisert i samsvar med gjeldande skatte og arbeidsmiljøregelverk når det gjeld dei faglege og sosiale rettane til dei tilsette. Vi aksepterer at oppdragsgjevaren etter oppmoding vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere verksemda sitt system for ivaretaking av helse, miljø og tryggleik. Dagleg leiar (sign.) Dato: Vi stadfester med dette at det er sett i verk systematiske tiltak for å oppfylle dei ovannemnde krava i helse, miljø og tryggleikslovgjeving. Representant for dei tilsette (sign.) Dato: Side 14 av14