HFK Kontor- og skulerekvisita til Hordaland fylkeskommune og samarbeidande kommunar

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for open anbodskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffing av: HFK Kontor- og skulerekvisita til Hordaland fylkeskommune og samarbeidande kommunar

2 Innhald 1 Innleiing Om Hordaland fylkeskommune Innkjøpssamarbeid Formålet med anskaffinga Verdi og tidlengd Deling av kontrakten Alternative tilbod Kunngjering av anskaffinga Administrative føresegner Prosedyre for anskaffinga Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Framdriftsplan Tilbodskonferanse Retting, supplering og / eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Kostnader for deltaking i konkurransen Returnering av tilbod Lønns- og arbeidsvilkår Konfidensialitet og offentleggjering Teieplikt Offentleggjering Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskrava Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til faglege kvalifikasjonar Tildelingskriterium og evaluering Tildelingskriterium Pris Evaluering Krav til tilbodet Strukturering av tilbodet Tilbodet sin form Innbinding, pakking og merking Tal på kopiar Frist tilbodet står ved lag til Kontrakt Atterhald og endringar...13 Side 2 av14

3 7.6 Tilbakekalling av tilbod Avvising av tilbod Levering av tilbod Frist for levering av tilbod Leveringsadresse Registrering og opning av tilbod Avslutting av konkurransen Avlysing av konkurransen og totalforkasting Meddeling om val av leverandør og karensperiode...14 Side 3 av14

4 1 Innleiing 1.1 Om Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune, HFK, har ansvar for å utvikle hordalandssamfunnet. HFK gir vidaregåande opplæring, tannhelsetenester og kollektivtransport til innbyggjarane i fylket. HFK har ansvar for vegsamband og legg til rette for verdiskaping, næringsutvikling, fritidsopplevingar og kultur. Som del av eit nasjonalt og globalt samfunn har vi ansvar for å ta vare på fortida, notida og framtida i Hordaland. Fylkestinget er øvste politiske organ i fylkeskommunen. Hordaland fylkeskommune er ein av fylket sine største arbeidsgjevarar med tilsette og eit årleg driftsbudsjett på om lag milllionar kroner (2012). For meir informasjon om oppdragsgjevar sjå Innkjøpssamarbeid HFK gjer denne konkurransen i samarbeid med kommunar i fylket. HFK samarbeider med Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum, Samarbeidsrådet for Sunnhordaland, Hardanger innkjøpssamarbeid og Voss kommune i denne konkurransen. Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum består av alle kommunane i Sunnhordland: Bømlo, Fitjar, Kvinnherad, Stord og Tysnes. Hardanger innkjøpssamarbeid består av kommunene: Odda, Ullensvang, Ulvik, Eidfjord og Jondal. Kommunane driv mellom anna barnehagar, grunnskular og sjukeheimar. Dei har og ansvar for idrettshallar der dette finst. Alle HFK sine einingar, medregna Skyss, Bybanen AS, Bybanen Drift, samt alle dei samarbeidende kommunane sine einigar, skal fritt til kunne nytte avtalen. For ein nærere oversikt over einingane sjå vedlegg E. 1.3 Formålet med anskaffinga HFK ønskjer tilbod på rammeavtale for kontor- og skulerekvisita. Med kontor- og skulerekvisita meiner vi varer innan varegruppane: Kontorrekvesita, fritt skulemateriell, kopipapir og datarekvesita. For nærare informasjon om anskaffinga sitt omfang viser vi til kravspesifikasjonen og prisskjema, sjå vedlegg A og B. Side 4 av14

5 1.4 Verdi og tidlengd Estimert total årleg omsetning for kontor- og skulerekvista er om lag 8 millioner kroner eksklusiv mva. Dette talet er basert på estimat frå statistikk og historiske data. Det vert difor tatt atterhald om endringer i volum, m.a. med bakgrunn i HFK, samt samarbeidende kommunar sin budsjettsituasjon. Rammeavtalen si lengd vil vera 2 år med oppstart fra 1. september HFK skal ha opsjon på forlenging av rammeavtalen i ytterlegare år, slik at avtalen si samla lengd kan bli 4 år. For informasjon om anskaffinga sitt omfang viser vi til kravspesifikasjonen og prisskjema, sjå vedlegg A og B. 1.5 Deling av kontrakten Det er høve til å gje tilbod på delar av oppdraget. Det er høve til å gje tilbod på kontorrekvesita, fritt skulemateriell, kopipapir og/eller datarekvesita. (Dette vil si at vi åpner opp for eventuelt to ulike leverandørar). 1.6 Alternative tilbod Det er ikkje høve til å gje alternative tilbod. 1.7 Kunngjering av anskaffinga Kunngjeringa blei sendt til Doffin og Tender Eletronic Daily ( på dato sett i pkt Administrative føresegner 2.1 Prosedyre for anskaffinga Denne anskaffinga vil gjennomføres i samsvar med lov 16. juli 1999 nr 69 om offentlege anskaffingar (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr 402 om offentlege anskaffingar (FOA) med seinare endringar. Anskaffinga vil gjennomføres som ein open anbodskonkurranse i samsvar med FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandørar høve til å levere tilbod. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget har to delar: Del 1 (dette dokumentet) inneheld prosedyrar og rammer for korleis prosessen vil gjennomførast inntil tildeling av kontrakt. Del 2 er eit kontraktutkast for anskaffinga. Del 2 kontraktutkast har følgjande vedlegg: - Vedlegg A: Kravspesifikasjon Side 5 av14

6 - Vedlegg B: Prisskjema - Vedlegg C: Leverandør sitt løysningsforslag - Vedlegg D: Administrative føresegner - Vedlegg E: Oversikt over HFK og samarbeidende kommunar sine einingar - Vedlegg F: Samhandlingsavtale for EHP 2.3 Kontaktperson All kontakt knytta til denne anskaffinga skal skje skriftleg på e-post til følgjande kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Marte Bertelsen Rådgjevar Marte.Bertelsen@hfk.no 2.4 Språk All skriftleg og munnleg kommunikasjon i samband med denne konkurransen skal gå føre seg på norsk. Språkkravet gjeld også sjølve tilbodet. 2.5 Framdriftsplan Anskaffinga er planlagd gjennomført i samsvar med følgjande framdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjering i Doffin Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for levering av tilbod kl Opning av tilbod Veke 23 Evaluering av tilboda Veke Tildeling av kontrakt Veke 25 Signering av kontrakt Veke 26 Frist tilbodet står ved lag til kl Det blir gjort merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. 2.6 Tilbodskonferanse Det vil ikkje bli avholdt tilbodskonferanse. 2.7 Retting, supplering og / eller endring av konkurransegrunnlaget Innan fristen for levering tilbod går ut har oppdragsgjevaren rett til å foreta rettingar, suppleringar og endringar av konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege. Rettingar, suppleringar og / eller endringar i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin seinast 6 dagar før fristen for levering av tilbod går ut. Side 6 av14

7 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremjast innan fristen oppgitt i pkt 2.5. Spørsmål skal sendast skriftleg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli svart på i anonymisert form og gjort tilgjengeleg for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før fristen for levering tilbod går ut. 2.9 Kostnader for deltaking i konkurransen Kostnader som leverandøren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering og oppfølging av tilbod, blir ikkje refunderte. Deltaking vil ikkje på nokon måte forplikte oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med leverandøren eller påføre oppdragsgjevaren økonomiske plikter Returnering av tilbod Oppdragsgjevaren vil ikkje returnere leverandøren sitt tilbod. 3 Lønns- og arbeidsvilkår Kontrakten med leverandør vil innehalde krav om løns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjonar i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr 112 om løns- og arbeidsvilkår i offentlege kontraktar. 4 Konfidensialitet og offentleggjering 4.1 Teieplikt Informasjon som partane blir kjent med i samband med konkurransen og gjennomføringa av kontrakten skal handsamast konfidensielt, og ikkje gjerast tilgjengeleg for utanforståande utan samtykke frå den andre parten. Teieplikta er likevel ikkje meir omfattande enn det som følgjer av forvaltningslova av 10. februar 1967 nr. 54 eller tilsvarande sektorspesifikk regulering, samt offentleglova, sjå pkt 4.2 nedanfor. 4.2 Offentleggjering Inntil val av leverandør er føreteke kan tilbod og anskaffingsprotokoll bli unnateke offentleggjering, jf. offentleglova av 19. mai 2006 nr Leverandørane skal på førespurnad levere ei elektronisk utgåve av tilbodet der det som blir sett som forretningsløyndomar er sladda, eller levere ein oversikt over kva delar ein ser som unnateke offentleggjering. Ved krav om innsyn, skal oppdragsgjevaren uavhengig av dette vurdere om opplysningane er av ein slik art at oppdragsgjevar pliktar å unnta dei frå offentleggjering, jf. Offentleglova 29. Oppdragsgjevar er pålagt å følgje prinsippet om meirinnsyn, jf. Offentleglova 11. Side 7 av14

8 5 Kvalifikasjonskrav 5.1 Om kvalifikasjonskrava Leverandøren skal oppfylle kvalifikasjonskrava for å bli kvalifisert for deltaking i konkurransen. Leverandørane er ansvarlege for å levere all dokumentasjon som blir etterspurt nedanfor som dokumentasjon for dei krav som er stilt. Manglande dokumentasjon eller mangelfulle opplysningar kan føre til at tilbodet blir avvist, jfr. FOA Obligatoriske krav KRAV DOKUMENTASJON Leverandøren skal ha ordna forhold med omsyn til betaling av skatt og meirverdiavgift. Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå fristen for levering av tilbod. Med skatteattest er det meint: For norske leverandørar: 5.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for meirverdiavgift utferda av skattefuten/ fylkesskattekontoret skatt utstedt av kemnaren/kommunekasserar. For utanlandske leverandørar: Utanlandske leverandørar skal leggje fram attestar frå tilsvarande styresmakter som dei norske. DOKUMENTASJON Leverandøren skal vere eit lovleg etablert føretak. Norske leverandørar: Firmaattest. Utanlandske leverandørar: Godtgjering på at verksemda er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrive i lovgjevinga i det landet der leverandøren er etablert. 5.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJON Leverandøren skal ha økonomisk Leverandøren sine to siste avslutta årsrekneskap inkludert Side 8 av14

9 kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. noter og styre- og revisjonsmelding frå dei siste to åra. Oppdragsgjevar tek atterhald om å sjølv foreta ei kredittvurdering frå offentleg godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 5.5 Krav til faglege kvalifikasjonar KRAV DOKUMENTASJON Leverandøren skal ha tilstrekkeleg evne til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandøren skal ha røynsle frå tilsvarande oppdrag i løpet av dei 3 siste åra. Informer om korleis leverandøren er organisert for gjennomføringa av denne kontrakten. Skildring av dei 3 mest relevante oppdraga frå leverandøren i løpet av dei siste 3 åra. Skildringa må inkludere informasjon om verdien av oppdraget, tidspunkt og mottakar (namn, telefon og e-post.) Referansar vil kunne bli kontakta ved behov for klargjering av relevansen av oppdraget. Det er likevel slik at det er leverandøren sitt ansvar å dokumentere relevans gjennom skildringa. Det krevst eit godt og velfungerande kvalitetssikringssystem for ytingane som skal leverast. Gjer greie for leverandøren sitt kvalitetssikringssystem/ -styringsystem eller kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. For å sikre at miljørelevante krav i kontrakten blir etterlevde, er det krav til at leverandøren har tilstrekkeleg miljøkompetanse og rutinar for kvalitetssikring av dei tenestene som er omfatta m.o.t. miljøforhold. Leverandør skal vere medlem i Grønt punkt eller tilsvarande. Gjere greie for leverandøren sin miljøkompetanse og rutinar som dokumenterer at kravet er dekt m.o.t. miljøforhold. Dersom dette er skildra i verksemda sitt kvalitets- eller miljøleiingssystem i samsvar med ISO 14001, EMAS eller tilsvarande 3.partsverifiserte system, er det nok å leggje fram eit gyldig sertifikat. Eventuelt lisens for Svanemerket for rengjeringstenester eller andre tilsvarende ordningar. Leggje fram dokumentasjon på medlemskap. Side 9 av14

10 6 Tildelingskriterium og evaluering 6.1 Tildelingskriterium Kontrakten blir tildelt til den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbodet basert på kriteria nedanfor. Tildelingskriterium Dokumentasjon Vekt/PK 1. Pris Ferdig utfylt prisskjema vedlegg B 1 2. Produktvalitet og Service Svar på spørsmål i vedlegg C: Leverandør sitt løysingsforslag 0,7 4. Levering og leveringstid Svar på spørsmål i vedlegg C: Leverandør sitt løysingsforslag 0,7 Tilbodet skal gje grunnlag for å vurdera om kriteria er oppfylt og vera basis for samanlikning med konkurrerande tilbod. Det bør difor leggjast stor vekt på å beskrive korleis tilbodet oppfyller desse kriteria. 6.2 Pris Ved evaluering av pris vil HFK leggje til grunn dei utfylte prisane for dei spesifiserte produkta i prisskjemaet. Sjå vedlegg B: Prisskjema. 6.3 Evaluering Alle godkjente tilbod vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteria, der 10 er høgst og 1 er lågast. Tilbod med poeng 0 på tildelingskriteria utanom prisen vil bli avvist, jf. FOA Evalueringsmodellen som vil bli nytta byggjer på prising av avvik/manglar i forhold til høgaste oppnåelege poengsum i tildelingskriteria utanom prisen (K1). Poeng under 10 på desse tildelingskriteria gir uttrykk for kor stor avviket/mangelen er. Mangelen/avviket vil bli prisa inn i tilbodet med eit påslag på tilboden pris. Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet er det tilbodet som kjem ut med lågast prisa kvalitet (PK). Sjå formel og døme nedanfor. Avvik frå best oppnåeleg poeng vert berekna slik: «maksimalt oppnåelig poeng (10) minus gitt poeng for kriteriet delt på maksimal oppnåelig poeng (10)». Side 10 av14

11 Matematisk modell for det økonomisk mest fordelaktige tilbod PK PK = Pris kvalitet (total poengsum) P = Total pris (summen av prisane) i tilbodet K1 = vekt av tildelingskriterium 1 - pris (skal alltid være 1) K2 = vekt av tildelingskriterium 2 K3 = vekt av tildelingskriterium 3 Sm= maks oppnåelige poeng på vurderingskalaen = 10 s2 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 2 s3 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 3 Formel: PK = P* K1 + K2*(Sm s2)/sm + K3*(Sm - s3)/sm DØME Vekt tildelingskriterium: Kriterium 1 Pris = 1, kriterium 2 = 0,6 og kriterium 3 = 0,3 Tilbydar 1: totalpris: , 8 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 Tilbydar 2: totalpris: , 6 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 PK tilbydar 1: * [1+ 0,60*(10-8)/10 + 0,30*(10-10)/10]= PK tilbydar 2: * [1 + 0,60*(10-6)/10 + 0,30*(10-10)/10] = I dette dømet vinn tilbydar 1 konkurransen. 7 Krav til tilbodet 7.1 Strukturering av tilbodet Tilbodet skal innehalde følgjande dokumentasjon som skal strukturerast i samsvar med følgjande inndeling: Dokumentasjon 1. Tilbodsbrevet skal innehalde følgjande: 1.1. Referanse til konkurransegrunnlaget sitt nummer og namn Leverandøren sin adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer. Side 11 av14

12 Leverandøren sin kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse Stadfesting på at tilbodet står ved lag i samsvar med fristen gitt i pkt Eventuelle atterhald eller endringar til konkurransegrunnlaget eller kontraktutkastet Forpliktande underskrift frå ein person med fullmakt til å signere på vegne av leverandøren. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1. Skatteattestar 2.2. Dokumentasjon av leverandøren sin organisatoriske og juridiske stilling 2.3. Dokumentasjon av leverandøren sin økonomiske og finansielle stilling 2.4. Dokumentasjon av faglege kvalifikasjoner 3. Dokumentasjon av tildelingskriteria 4. Eventuell teielagd informasjon 5. Annan relevant informasjon 7.2 Tilbodet sin form Innbinding, pakking og merking Tilbodet skal bindast inn, pakkast og merkast på følgjande måte: Tilbodet med all tilhøyrande dokumentasjon skal leverast i hard ringperm Permen skal ha disposisjon og innhald i samsvar med strukturen i pkt 7.1. Det skal vere skiljeark for kvart punkt Arka skal ikkje vere stifta Tilbodet skal pakkast i lukka og nøytral konvolutt / innpakking. Tilbodet sin konvolutt / innpakking skal merkast med følgjande informasjon: HFK Kontor- og skulerekvisita til Hordaland fylkeskommune og samarbeidande kommunar Adresse som nemnd i pkt. 8.2, og namn på kontaktperson, jf.pkt Tal på kopiar Tilbodet skal leverast i: - 2 eksemplar på papir, 1 orginal og 1 kopi - 1 komplett elektronisk versjon av det fullstendige tilbodet på CD/minnepinne/anna elektronisk medium. Prisskjema skal leverast som elektronisk rekneark. Papirversjonen har rang føre den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og / eller motstrid. 7.3 Frist tilbodet står ved lag til Leverandøren må stå ved tilbodet frem til dato oppgitt i pkt Kontrakt Leverandøren skal basere tilbodet sitt på kontrakten i Del 2. Side 12 av14

13 7.5 Atterhald og endringar Eventuelle atterhald må spesifiserast presist og eintydig i tilbodsbrevet, og vere slik at oppdragsgjevar kan vurdere avviket (prissetje) utan kontakt med tilbydar. På generelt grunnlag vil Oppdragsgjevar minne om at i anbodskonkurransar der det ikkje kan forhandlast med tilbydarane, bør dei vera varsame med å ta atterhald. Regelverket krev avvising av tilbod med atterhald om Oppdragsgjevar ikkje kan evaluere kva atterhalda vil innebere for leveransen. 7.6 Tilbakekalling av tilbod Eit tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil fristen for levering av tilbod går ut. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å sjå som eit nytt tilbod. 7.7 Avvising av tilbod Reglane om avvising i FOA til vil vere aktuelle. Vi oppmodar leverandørane til å gjere seg kjende med desse. 8 Levering av tilbod 8.1 Frist for levering av tilbod Tilbodet skal vere oppdragsgjevar i hende seinast innan fristen for levering av tilbod oppgitt i pkt Fristen for levering av tilbod er absolutt. For seint innleverte tilbod vil bli avvist. Leverandøren har risikoen for feil eller forseinkingar i sendinga av tilbodet. 8.2 Leveringsadresse Tilbodet skal leverast til: Eller sendast til: Hordaland fylkeskommune Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Sentralarkivet Agnes Mowinckelsgate 5 Postboks Bergen 5020 Bergen 8.3 Registrering og opning av tilbod Tilboda blir registrerte og påført tidspunktet dei blir mottekne av oppdragsgjevaren. To representantar frå oppdragsgjevaren vil opne tilboda i fellesskap. Det vil ikkje vere offentleg tilbodsopning. Side 13 av14

14 9 Avslutting av konkurransen 9.1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgjevar tek atterhald om å ha retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbod, dersom det ligg føre sakleg grunn, jf FOA Meddeling om val av leverandør og karensperiode Oppdragsgjevar informerer alle leverandørar skriftleg og samstundes om kven oppdragsgjevaren skal tildele kontrakt til så snart val av leverandør er gjort. Meddelinga vil innehalde ei grunngjeving for valet og informere om karensperioden frå tildelinga blir gjort kjend til konktraktsignering er planlagd gjennomført (kontraktinngåinga). Dersom oppdragsgjevaren finn at tildelingsavgjerda ikkje er i samsvar med kriteria for val av leverandør kan avgjerda annullerast fram til kontrakt er signert. Side 14 av14