Konkurransegrunnlag for open anbodskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved. anskaffing av:

Transkript

1 for open anbodskonkurranse over EØS-terskelverdi (FOA del I og III) ved anskaffing av: HFK Konsulenttenester til utforming av Næringsbarometer for Hordaland og Sogn og Fjordane

2 Innhald 1 Innleiing Om oppdragsgjevaren Formålet med og omfanget av anskaffinga Formålet med anskaffinga Verdi, omfang og tidslengd Kunngjering av anskaffinga Administrative føresegner Prosedyre for anskaffinga Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kontaktperson Språk Framdriftsplan Tilbodskonferanse Retting, supplering og / eller endring av konkurransegrunnlaget Spørsmål til konkurransegrunnlaget Kostnader for deltaking i konkurransen Returnering av tilbod Lønns- og arbeidsvilkår Konfidensialitet og offentleggjering Teieplikt Offentleggjering Krav til tilbodet Strukturering av tilbodet Tilbodet sin form Innbinding, pakking og merking Tal på kopiar Frist tilbodet står ved lag til Kontrakt Atterhald og endringar Tilbakekalling av tilbod Avvising av tilbod Levering av tilbod Frist for levering av tilbod Leveringsadresse Registrering og opning av tilbod Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskrava Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav til tekniske og faglege kvalifikasjonar Tildelingskriterium og evaluering Tildelingskriterium Side 2 av15

3 8.2 Evaluering Avslutting av konkurransen Avlysing av konkurransen og totalforkasting Meddeling om val av leverandør og karensperiode Side 3 av15

4 1 Innleiing 1.1 Om oppdragsgjevaren Oppdragsgjevar er Hordaland fylkeskommune, Sogn og Fjordane fylkeskommune, NHO, NAV og Innovasjon Norge sine avdelingar i begge fylker. Hordaland fylkeskommune har på vegne av oppdrasgjevar fått vertskapsrolla og ansvar for anbodsprosessen. Dei nemnde verksemdene samarbeider om publiseringa, Næringsbarometeret. Næringsbarometeret er ei analyse av næringsliv og offentleg verksemd i Hordaland og Sogn og Fjordane og vert publisert to gonger årleg i januar og mai som ei nettutgåve / nettavis på naringsbarometeret.no og næringsbarometeret.no. Samarbeidet mellom partane er organisert med eit felles styre beståande av fire representantar. Frå 2012 skal Næringsbarometeret for Hordaland og Sogn og Fjordane utgjevast to gonger årleg som fylkesvise rapportar. Det skal likevel nyttast felles profil og layout for begge rapportane. Rapportane skal utformast med eit felles hovudinnhald (grunnpakke), men det vil vere opent for utvikling og belysning av spesialtema og aktuelle bransjar etter dei fylkesvise behov, fremja av arbeidsgruppa. Kvart fylke har ei arbeidsgruppe som fungerer som redaksjon for dei einskilde rapportane saman med konsulent. For meir informasjon om oppdragsgjevar, sjå Formålet med og omfanget av anskaffinga Formålet med anskaffinga Oppdragsgjevar ønskjer å inngå avtale med eit konsulentfirma om levering av konsulenttenester til utforming av Næringsbarometeret for Hordaland og Sogn og Fjordane. Konsulentfirmaet vil få ansvar for for prosjektleiinga og årleg utforminga av Næringsbarometeret Verdi, omfang og tidslengd Konsulenttenestene er anslått å utgjere om lag kr ,- årleg. Omfanget av tenestene kan bli utvida til å omfatte tilleggstenester på analyse, bransjefokus, spesialtema i dei fylkesvise rapportane. For ytterlegare informasjon om omfang og innhald i anskaffinga viser vi til spesifikasjonen, sjå bilag 1. Oppdragsgjevar sin intensjon er å tildele ein rammeavtale for avrop innanfor konkurransens totale omfang til ein leverandør med ein avtaleperiode på 2 år. Oppdragsgjevar skal ha opsjon på forlenging av rammeavtalen i inntil ytterlegare år, totalt maksimalt 4 år. Side 4 av15

5 For ytterlegare informasjon om anskaffinga sitt omfang viser vi til spesifikasjonen, sjå bilag Kunngjering av anskaffinga Kunngjeringa blei sendt til Doffin og Tender Eletronic Daily ( på dato sett i pkt Administrative føresegner 2.1 Prosedyre for anskaffinga Denne anskaffinga gjennomførast i samsvar med lov 16. juli 1999 n. 69 om offentlege anskaffingar (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr 402 om offentlege anskaffingar (FOA). Anskaffinga gjennomførast som ein open anbodskonkurranse i samsvar med FOA del I og III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandørar høve til å levere tilbod. 2.2 Oppbygging av konkurransegrunnlaget et har to delar: Del 1 (dette dokumentet) inneheld prosedyrar og rammer for korleis prosessen vil gjennomførast inntil tildeling av kontrakt. Del 1 har følgjande bilag: Bilag A: HMT-eigenerklæring Del 2 er avtalen: Statens standardavtale om utrednings- og utviklingsoppdrag fra Konsulent Oppdragsavtalen, med bilag nemnd i bilagslista i kontrakten. Leverandøren skal basere tilbodet på dei krav og føresetnadar som kjem fram i desse dokumenta. 2.3 Kontaktperson All kontakt knytta til denne anskaffinga skal skje skriftleg på e-post til følgjande kontaktperson: Kontaktperson: Stilling: E-post: Marit Høisæter seniorrådgjevar Marit.Hoiseter@post.hfk.no 2.4 Språk All skriftleg og munnleg kommunikasjon i samband med denne konkurransen skal gå føre seg på norsk. Språkkravet gjeld også sjølve tilbodet. Side 5 av15

6 2.5 Framdriftsplan Anskaffinga er planlagd gjennomført i samsvar med følgjande framdriftsplan. Aktivitet Dato Kunngjord i Doffin/TED Frist for spørsmål og svar til konkurransegrunnlaget kl. 12:00 Tilbodsfrist kl. 12:00 Tilbodsopning Tilbodsevaluering Veke 48 Kontraktstildeling Karensperiode Minimum 10 dager Kontraktsignering Det blir gjort merksam på at tidspunkta etter opning av tilboda er rettleiande. 2.6 Tilbodskonferanse Det vil ikkje bli haldt tilbodskonferanse. 2.7 Retting, supplering og / eller endring av konkurransegrunnlaget Innan fristen for levering tilbod går ut har oppdragsgjevaren rett til å foreta rettingar, suppleringar og endringar av konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege. Rettingar, suppleringar og / eller endringar i konkurransegrunnlaget vil bli kunngjort på Doffin seinast 6 dagar før fristen for levering av tilbod går ut. 2.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål til konkurransegrunnlaget må fremjast innan fristen oppgitt i pkt 2.5. Spørsmål skal sendast skriftleg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson, jf. pkt Alle spørsmål vil bli svart på i anonymisert form og gjort tilgjengeleg for alle som har registrert seg for mottak av konkurransegrunnlaget på Doffin i god tid før fristen for levering tilbod går ut. 2.9 Kostnader for deltaking i konkurransen Kostnader som leverandøren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering og oppfølging av tilbod, blir ikkje refunderte. Deltaking vil ikkje på nokon måte forplikte oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med leverandøren eller påføre oppdragsgjevaren økonomiske plikter Returnering av tilbod Oppdragsgjevaren vil ikkje returnere leverandøren sitt tilbod. Side 6 av15

7 3 Lønns- og arbeidsvilkår Dersom denne konkurransen omfattar tenester eller bygge- og anleggsarbeid i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlege kontrakten, gjeld eigne krav og rettar knytt til dette. 4 Konfidensialitet og offentleggjering 4.1 Teieplikt Informasjon som partane blir kjent med i samband med konkurransen og gjennomføringa av kontrakten skal handsamast konfidensielt, og ikkje gjerast tilgjengeleg for utanforståande utan samtykke frå den andre parten. Teieplikta er likevel ikkje meir omfattande enn det som følgjer av forvaltningslova av 10. februar 1967 nr. 54 eller tilsvarande sektorspesifikk regulering, samt offentleglova, sjå pkt 4.2 nedanfor. 4.2 Offentleggjering Inntil val av leverandør er føreteke kan tilbod og anskaffingsprotokoll bli unnateke offentleggjering, jf. offentleglova av 19. mai 2006 nr Leverandørane skal på førespurnad levere ein elektronisk utgåve av tilbodet der det som blir sett som forretningsløyndomar er sladda, eller levere ein oversikt over kva delar man ser som unnateke offentleggjering. Ved krav om innsyn, skal oppdragsgjevaren uavhengig av dette vurdere om opplysningane er av ein slik art at oppdragsgjevar pliktar å unnta dei frå offentleggjering, jf. Offentleglova 29. Oppdragsgjevar er pålagt å følgje prinsippet om meirinnsyn, jf. Offentleglova Krav til tilbodet 5.1 Strukturering av tilbodet Tilbodet skal innehalde følgjande dokumentasjon som skal strukturerast i samsvar med følgjande inndeling: Dokumentasjon 1. Tilbodsbrevet skal innehalde følgjande: 1.1.Referanse til konkurransegrunnlaget sitt nummer og namn. 1.2.Leverandøren sin adresse, telefon- og faksnummer, organisasjonsnummer. 1.3.Leverandøren sin kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse. 1.4.Stadfesting på at tilbodet står ved lag i samsvar med fristen gitt i pkt Eventuelle atterhald eller endringar til konkurransegrunnlaget eller kontraktutkastet, jf. pkt Forpliktande underskrift frå ein person med fullmakt til å signere på vegne av leverandøren. Side 7 av15

8 2. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav: 2.1.Skatteattestar jf. pkt HMT-eigenerklæring, jf. pkt Dokumentasjon av leverandøren sin organisatoriske og juridiske stilling, jf. pkt Dokumentasjon av leverandøren sin økonomiske og finansielle stilling, jf. pkt Dokumentasjon av tekniske og faglege kvalifikasjoner, jf. pkt Dokumentasjon av tildelingskriteria jf. pkt Eventuell teielagd informasjon, jf. pkt Annan relevant informasjon 5.2 Tilbodet sin form Innbinding, pakking og merking Tilbodet skal bindast inn, pakkast og merkast på følgjande måte: Tilbodet med all tilhøyrande dokumentasjon skal leverast i hard ringperm Permen skal ha disposisjon og innhald i samsvar med strukturen i pkt 5.1. Det skal vere skiljeark for kvart punkt Arka skal ikkje vere stifta Tilbodet skal pakkast i lukka og nøytral konvolutt / innpakking. Tilbodet sin konvolutt / innpakking skal merkast med følgjande informasjon: o Tilbod HFK Næringsbarometer for Hordaland og Sogn og Fjordane, o Adresse som nemnd i pkt. 6.2, og namn på kontaktperson, jf.pkt Tal på kopiar Tilbodet skal leverast i: - 2 eksemplar på papir, 1 orginal og 1 kopi - 1 elektronisk versjon av det fullstendige tilbodet på CD/minnepinne/anna elektronisk medium. Prisskjema skal leverast som elektronisk rekneark. Papirversjonen har rang føre den elektroniske versjonen i tilfelle avvik og / eller motstrid. 5.3 Frist tilbodet står ved lag til Leverandøren må stå ved tilbodet til Kontrakt Leverandøren skal basere tilbodet sitt på kontrakten i Del Atterhald og endringar Eventuelle atterhald må spesifiserast presist og eintydig i tilbodsbrevet, og vere slik at oppdragsgjevar kan vurdere avviket (prissetje) utan kontakt med tilbydar. På generelt grunnlag vil Oppdragsgjevar minne om at i anbodskonkurransar der det ikkje kan forhandlast med tilbydarane, bør dei vere varsame med å ta atterhald. Regelverket krev avvising av tilbod med atterhald om Oppdragsgjevar ikkje kan evaluere kva atterhalda vil innebere for leveransen. Side 8 av15

9 5.6 Tilbakekalling av tilbod Eit tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil fristen for levering av tilbod går ut. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å sjå som eit nytt tilbod. 5.7 Avvising av tilbod Reglane om avvising i FOA til vil vere aktuelle. Vi oppmodar leverandørane til å gjere seg kjende med desse. 6 Levering av tilbod 6.1 Frist for levering av tilbod Tilbodet skal vere oppdragsgjevar i hende seinast innan fristen for levering av tilbod oppgitt i pkt Fristen for levering av tilbod er absolutt. For seint innleverte tilbod vil bli avvist. Leverandøren har risikoen for feil eller forseinkingar i sendinga av tilbodet. 6.2 Leveringsadresse Tilbodet skal leverast til: Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Agnes Mowinckelsgate 5 Bergen eller sendast til: Hordaland fylkeskommune Sentralarkivet Postboks Bergen 6.3 Registrering og opning av tilbod Tilboda blir registrerte og påført tidspunktet dei blir mottekne av oppdragsgjevaren. To representantar frå oppdragsgjevaren vil opne tilboda i fellesskap. Det vil ikkje vere offentleg tilbodsopning. 7 Kvalifikasjonskrav 7.1 Om kvalifikasjonskrava Leverandøren skal oppfylle kvalifikasjonskrava for å bli kvalifisert for deltaking i konkurransen. Side 9 av15

10 Leverandørane er ansvarlege for å levere all dokumentasjon som blir etterspurt nedanfor som dokumentasjon for dei krav som er stilt. Manglande dokumentasjon eller mangelfulle opplysningar kan føre til at tilbodet blir avvist, jfr. FOA Obligatoriske krav KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha ordna forhold med omsyn til betaling av skatt og meirverdiavgift. Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå fristen for levering av tilbod. Med skatteattest er det meint: For norske leverandørar: Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for meirverdiavgift utferda av skattefuten/ fylkesskattekontoret skatt utstedt av kemnaren/kommunekasserar. For utanlandske leverandørar: Utanlandske leverandørar skal leggje fram attestar frå tilsvarande styresmakter som dei norske. For arbeid som skal utførast i Noreg skal leverandøren oppfylle norske HMT-krav. Utfylt og signert HMT-eigenerklæring, i samsvar med FOA bilag 2. Fyll ut bilag A HMT- eigenerklæring- 7.3 Krav til organisatorisk og juridisk stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal vere eit lovleg etablert føretak. Norske leverandørar: Firmaattest. Utanlandske leverandørar: Godtgjering på at verksemda er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som føreskrive i lovgjevinga i det landet der leverandøren er etablert. 7.4 Krav til økonomisk og finansiell stilling KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Leverandøren sine to siste avslutta årsrekneskap inkludert noter og styre- og revisjonsmelding frå dei siste to åra. Oppdragsgjevar tek atterhald om å sjølv foreta ei kredittvurdering frå offentleg godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Side 10 av15

11 7.5 Krav til tekniske og faglege kvalifikasjonar KRAV DOKUMENTASJONSKRAV Leverandøren skal ha tilstrekkeleg evne til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Det krevst eit godt og velfungerande kvalitetssikringssystem for ytingane som skal leverast. Informer om korleis leverandøren er organisert for gjennomføringa av denne kontrakten. Gjer greie for leverandøren sitt kvalitetssikringssystem/ -styringsystem eller kopi av systemsertifikat utferda av akkrediterte sertifiseringsorgan eller tilsvarande dokumentasjon. Leverandøren skal ha røynsle frå minimum 3 tilsvarande oppdrag i løpet av dei 3 siste åra. Skildring av dei 3 mest relevante oppdraga frå leverandøren i løpet av dei siste 3 åra. Skildringa må inkludere informasjon om verdien av oppdraget, tidspunkt og mottakar (namn, telefon og e-post.) Referansar vil kunne bli kontakta ved behov for klargjering av relevansen av oppdraget. Det er likevel slik at det er leverandøren sitt ansvar å dokumentere relevans gjennom skildringa. Side 11 av15

12 8 Tildelingskriterium og evaluering 8.1 Tildelingskriterium Kontrakten blir tildelt til den leverandøren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbodet basert på kriteria nedanfor. TILDELINGSKRITERIUM DOKUMENTASJON VEKT/ PØ 1 Pris Pris vil bli evaluert ut frå følgjande underkriteria: Kostnadar for årleg prosjektleiing og utforming av Næringsbarometeret, her under spesifisert kostnader knytt til utforming av januar-utgåva og maiutgåva 80 % Prisgrunnlag for utforming av tilleggstenester og spesialtema til dei fylkesvise rapportar 20 % Leverandøren skal fylle ut prismatrisa bilag 4, og oppgjer timespris som prisgrunnlag for utforming av tilleggstenester og spesialtema. Alle priser skal bli gitt i NOK eks. mva. 1 2 Kvalitet Korleis leverandør tenkjer å løyse oppdraget sett opp i mot dei krava oppdragsgjevar har stilt i kravspesifikasjonen i bilag 1 70 % Korleis leverandør vil gjennomføre årleg innsamling av datagrunnlag for januar-utgåva, inkl. estimert timetal, sjå bilag 1 30 % Leverandøren skal levere følgjande: Samla skildring av korleis konsulent tenkjer å løyse oppdraget, sjå bilag 2. Skildring av korleis konsulent har tenkt årleg innsamling av datagrunnlag for januar-utgåva, inkl. estimert timetal, sjå bilag 2. 1,5 3 Framdriftsplan Framdriftsplan med oversyn på korleis tid og ressursar vert årleg disponert til arbeid med prosjektleiing og utforming av Næringsbarometeret. Leverandøren skal utarbeide ein framdriftsplan som skildrar årlege oppgåver, møter, organisering av ressursane, kvalitetssikring av arbeid i bilag 3. 1 Side 12 av15

13 8.2 Evaluering Alle godkjente tilbod vil bli evaluerte med poeng på tildelingskriteria, der 10 er høgast og 1 er lågast. Tilbod med poeng 0 på tildelingskriteria utanom prisen vil bli avvist, jf. FOA Evalueringsmodellen som vil bli nytta byggjer på prising av avvik/manglar i forhold til høgaste oppnåelege poengsum i tildelingskriteria utanom prisen (K1). Poeng under 10 på desse tildelingskriteria gir uttrykk for kor stor avviket/mangelen er. Mangelen/avviket vil bli prisa inn i tilbodet med eit påslag på tilboden pris. Det økonomisk mest fordelaktige tilbodet er det tilbodet som kjem ut med lågast prisa kvalitet (PK). Sjå formel og døme nedanfor. Avvik frå best oppnåeleg poeng vert berekna slik: «maksimalt oppnåelig poeng (10) minus gitt poeng for kriteriet delt på maksimal oppnåelig poeng (10)». Matematisk modell for det økonomisk mest fordelaktige tilbod PK PK = Pris kvalitet (total poengsum) P = Total pris (summen av prisane) i tilbod gitt i tabell i bilag 4 Samla pris og betalingsvilkår. K1 = vekt av tildelingskriterium 1 - pris K2 = vekt av tildelingskriterium 2 K3 = vekt av tildelingskriterium 3 Sm= maks oppnåelige poeng på vurderingskalaen = 10 s2 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 2 s3 = Poeng gitt på tildelingskriterium nr 3 Formel: PK = P*[K1 + K2*(Sm s2)/sm + K3*(Sm - s3)/sm] DØME Vekt tildelingskriterium: Kriterium 1 Pris = 1, kriterium 2 = 0,6 og kriterium 3 = 0,3 Tilbyder 1: totalpris: , 8 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 Tilbyder 2: totalpris: , 6 poeng på kriterium 2 og 10 poeng på kriterium 3 PK tilbyder 1: * [1+ 0,60*(10-8)/10 + 0,30*(10-10)/10]= PK tilbyder 2: * [1 + 0,60*(10-6)/10 + 0,30*(10-10)/10] = I dette dømet vinn tilbyder 1 konkurransen. Side 13 av15

14 9 Avslutting av konkurransen 9.1 Avlysing av konkurransen og totalforkasting Oppdragsgjevar tek atterhald om å ha retten til å avlyse konkurransen eller forkaste alle tilbod, dersom det ligg føre sakleg grunn, jf FOA Meddeling om val av leverandør og karensperiode Oppdragsgjevar informerer alle leverandørar skriftleg og samstundes om kven oppdragsgjevaren skal tildele kontrakt til så snart val av leverandør er gjort. Meddelinga vil innehalde ei grunngjeving for valet og informere om karensperioden frå tildelinga blir gjort kjend til konktraktsignering er planlagd gjennomført (kontraktinngåinga). Dersom oppdragsgjevaren finn at tildelingsavgjerda ikkje er i samsvar med kriteria for val av leverandør kan avgjerda annullerast fram til kontrakt er signert. Side 14 av15

15 HMT-eigenerklæring Denne stadfestinga gjeld: Firma Adresse Postnr./-stad Land* Vi stadfestar med dette at verksemda arbeider systematisk for å oppfylle krava i helse-, miljø- og tryggleiksgjevinga og ved det oppfylle krava i forskrift om systematisk helse-, miljø- og tryggleiksarbeid i verksemda (internkontrollforskrifta) fastsett ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhald av lov 17. juni 2005 nr. 62 om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Vi stadfestar at verksemda er lovleg organisert i samsvar med gjeldande skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjeld dei faglege og sosiale rettane til dei tilsette. Vi aksepterer at oppdragsgjevaren etter oppmoding vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere verksemda sitt system for varetaking av helse, miljø og tryggleik. Dagleg leiar (sign.) Dato: Vi stadfestar med dette at det er sett i verk systematiske tiltak for å oppfylle dei ovannemnde krava i helse-, miljø- og tryggleikslovgjevinga. Representant for dei tilsette (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager (Signature) Date: Side 15 av15