Øygarden kommune KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 Øygarden kommune KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbodskonkurranse etter FOA del I og III for innkjøp av Rammeavtale planarbeid

2 Innhald 1 Om oppdragsgjevaren Øygarden kommune Kontaktperson hjå oppdragsgjevaren Konkurransegrunnlaget sine dokument Om innkjøpet Føremål og innhald Kontrakttype og omfang Konkurransegjennomføring Kunngjøring Regelverk og innkjøpsprosedyre Framdriftsplan Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse Språk Kommunikasjon Tilbydaren sine deltakingskostnadar Spørsmål til konkurransegrunnlaget Rettingar, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Alternative tilbod Deltilbod Atterhald og avvik Tilbakekalling av tilbod Retur av tilbod Særlege kontraktsvilkår Konfidensialitet og innsyn Konfidensialitet Innsyn Krav til tilbodet Tilbodsfrist Leveringsmåte og leveringsadresse Formkrav og struktur Generelt Formkrav Innhald og struktur Kvalifikasjonskrav Om kvalifikasjonskrava Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar Obligatoriske krav Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav til økonomisk og finansiell stilling Side 2 av 18

3 8.6 Krav til tekniske og faglege kvalifikasjonar Tildelingskriterium Opning, evaluering og avslutning av konkurransen Opning av tilbod Evaluering Avvising av tilbod Avlysing av konkurranse Melding om val av leverandør(ar) Klage Side 3 av 18

4 1 Om oppdragsgjevaren 1.1 Øygarden kommune Øygarden kommune ligg nordvest for Bergen, med Nordsjøen i vest og Hjeltefjorden mot aust. Frå kommunesenteret på Rong til Bergen sentrum er det 40 km. Folketalet er på vel 4500 og aukar. Øygarden er ein øykommune samanbunden med bruer. Kommunen er landfast. Det er god vegstandard. Til Hernar og dei andre nordlegaste øyane må ein nytta båt. Det er gode offentlege kommunikasjonar. Kommunen er vertskommune for store olje- og gassanlegg. I Naturgassparken har m.a. Gasnor foredlingsanlegg for gass. Næringsstrukturen er elles bygg og anlegg, service og handel samt oppdrett av laks. Mange har arbeidsstad utanfor kommunen. Rong er kommunesenter i Øygarden med rådhus, andre offentlege bygg og kjøpesenter. 1.2 Kontaktperson hjå oppdragsgjevaren Oppdragsgjevaren sin kontaktperson for denne innkjøpsprosessen: Namn: Stilling: E-post: Torstein Fjeldet Lunde Ekstern rådgjevar, Odin Prosjekt AS torstein@odinprosjekt.no Side 4 av 18

5 2 Konkurransegrunnlaget sine dokument Konkurransegrunnlaget er delt i to delar. Del I inneheld dokument knytt til gjennomføring av konkurransen. Del II inneheld kontrakt med vedlegg. Del I: Vedlegg Innhald Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Mal tilbodsbrev Mal eigenerklæring HMS Mal eigenerklæring vandel Mal eigenerklæring løns- og arbeidsvilkår Mal attest Mal eigenerklæring teieplikt offentleglova Mal tilbydar sine atterhald og avvik Mal forpliktingserklæring Del II: Vedlegg Innhald Rammeavtale Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Oppdragsgjevar sine krav til leveransar Leverandøren si skildring Tildelingsavtalar Tildelingsskjema Administrative føresegner Prist og prisføresegner Side 5 av 18

6 3 Om innkjøpet 3.1 Føremål og innhald Føremålet med innkjøpet er å etablera rammeavtale som skal dekka oppdragsgjevaren sitt behov for eksterne plantenester etter plan- og bygningslovens kapittel 11 og 12 i rammeavtaleperioden. Dette omfattar hovudsakleg arbeid knytt til kommunedelplanar, områdeplanar, og/eller detaljreguleringar for bygningsmasse og anlegg, sentrumsføremål, samferdsleanlegg og teknisk infrastruktur, grønstruktur, landbruks-, natur- og friluftsføremål (LNF). For meir informasjon om innhaldet vert det vist til del 2 bilag Kontrakttype og omfang Det skal etablerast parallelle rammeavtalar med 3-4 leverandørar. Tildeling av kontraktar med anslått verdi på kr ,- ekskl. mva vil skje på bakgrunn av rangering av leverandørane inn i rammeavtalen der best rangerte leverandør vil få tildelt kontrakten. Tildeling av kontraktar med anslått verdi over kr ,- ekskl. mva vil skje etter gjenopning av konkurransen. Rammeavalen skal ha varigheit på 2 år med opsjon på forlenging i inntil ytterlegare 2 år. Alle oppdrag vil til ei kvar tid vera avhengig av administrativ og politisk godkjenning. Årleg omfang vil vera variabelt. Omfang vil og variere etter gjeldande løyvingar og etter kor mange pågåande prosjekt oppdragsgjevaren har. Avtalen medfører inga bestillingsplikt. Side 6 av 18

7 4 Konkurransegjennomføring 4.1 Kunngjøring Konkurransen er sendt for kunngjering i DOFFIN-databasen ( og i TED-databasen (ted.euopa.eu) på dato oppgitt under pkt Regelverk og innkjøpsprosedyre Innkjøpet vert gjort i samsvar med gjeldande lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift 7. april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) del I og III. Innkjøpet vert gjennomført som ein open anbodskonkurranse, jf. FOA 14-1 (1). Denne prosedyren gjev alle interesserte tilbydarar høve til å levera tilbod. 4.3 Framdriftsplan Oppdragsgjevaren har lagt opp til følgjande tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering sendt for publisering i Doffin og TED Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget kl. 12:00 Tilbodsfrist kl. 14:00 Tilbodsevaluering Veke Melding om tildeling Karensperiode utløp kl. 12:00 Signering kontrakt Veke 24 Vedståingsfrist kl. 16:00 Det vert gjort merksam på at framdrift etter tilbodsfristen er tentativ og endringar kan gjerast. 4.4 Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse Det vil ikkje bli halde tilbodssynfaring/tilbodskonferanse. Side 7 av 18

8 4.5 Språk Alle dokument og all kommunikasjon som omhandlar denne konkurransen skal vera/gå føre seg på norsk. Det vert gjort merksam på at det same kravet også vil gjelda i gjennomføringa av rammeavtalen. 4.6 Kommunikasjon Kommunikasjon skal gå føre seg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson som oppgitt i pkt. Feil! Fann ikkje referansekjelda. på språk i samsvar til språkkrava i pkt Ingen andre personer enn oppdragsgjevar sin kontaktperson har myndigheit til å svara på vegne av oppdragsgjevaren i samband med denne konkurransen. 4.7 Tilbydaren sine deltakingskostnadar Kostnadar som tilbydaren pådreg seg i samband med utarbeiding, levering, og oppfølging vil ikkje bli refundert. Deltaking vil ikkje på nokon måte forplikta oppdragsgjevaren til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgjevaren i økonomiske forpliktingar. 4.8 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Eventuelle spørsmål tilbydarane måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremjast innan fristen oppgitt i pkt Spørsmål skal sendast skriftleg pr. e-post til oppdragsgjevaren sin kontaktperson, jf. pkt. Feil! Fann ikkje referansekjelda.. Alle spørsmål vil bli svart på i anonymisert form og gjort tilgjengeleg for alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin i god tid før utløpet av tilbodsfristen. 4.9 Rettingar, endring og/eller supplering av konkurransegrunnlaget Innan utløpet av tilbodsfristen har oppdragsgjevaren rett til å gjera rettingar, suppleringar og/eller endringar i konkurransegrunnlaget som ikkje er vesentlege. Rettingar, suppleringar eller endringar vil bli gjort tilgjengeleg for alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin. Dersom oppdragsgjevaren vurderer at det er naudsynt med utvida tilbodsfrist grunna rettingar, endringar og/eller suppleringar vil dette bli kommunisert til alle som har registrert interesse for konkurransen i Doffin Alternative tilbod Det vil ikkje opnast for levering av alternative tilbod i konkurransen Deltilbod Tilbydarar kan ikkje levera tilbod som berre omfattar delar av omfanget av kontrakten. Side 8 av 18

9 4.12 Atterhald og avvik Tilbod som inneheld vesentlege atterhald til eller avvik frå konkurransegrunnlag og/eller kontrakt vil bli avvist. Atterhald og avvik skal opplysast presist og eintydig slik at oppdragsgjevaren kan evaluera tilbodet utan å ta kontakt med tilbydaren. Atterhald og avvik skal på ein klår og presis måte referera til relevant vedlegg og punkt i konkurransegrunnlaget og/eller kontrakt. Mal for opplysningar om atterhald og avvik er tatt inn i del I vedlegg Tilbakekalling av tilbod Tilbod kan tilbakekallast eller endrast inntil utløpet av tilbodsfristen. Tilbakekalling skal skje skriftleg. Endring av tilbodet er å rekna som eit nytt tilbod Retur av tilbod Oppdragsgjevaren vil ikkje returnera innsendte tilbod. Side 9 av 18

10 5 Særlege kontraktsvilkår Dersom konkurransen omfattar tenester eller bygge- og anleggsarbeid vil kontrakten innehalda krav om løns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjonar i samsvar med forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Side 10 av 18

11 6 Konfidensialitet og innsyn 6.1 Konfidensialitet Informasjon som partane blir kjent med i samband med konkurransen og gjennomføringa av kontrakten skal behandlast konfidensielt, og ikkje gjerast tilgjengeleg for utanforståande utan etter samtykke frå den andre parten. Teieplikta er likevel ikkje meir omfattande enn det som følgjer av forvaltningsloven, jf. lov 10. februar 1967 eller tilsvarande sektorspesifikk regulering, samt etter offentleglova, sjå pkt. Feil! Fann ikkje referansekjelda. nedanfor. 6.2 Innsyn Inntil val av leverandør er gjort kan det nektast innsyn i tilbod og innkjøpsprotokoll, jf. lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23. Etter at val av leverandør er gjort er tilbod og protokollar som utgangspunkt opne for innsyn. Det er likevel gjort nokre unntak frå innsynsretten i offentleglova. Av desse unntaka er unntaket for innsyn i opplysningar som er underlagt teieplikt i lov eller i medhald av lov, jf. offentleglova 13, jf. forvaltningsloven 13. Tilbydarane skal levera ei oversikt over kva opplysningar dei meiner er unntatt innsyn, samt signera eigenerklæring på at oppdragsgjevaren er fritatt frå teieplikt i forhold til opplysningar som ikkje er særskilt identifisert som teiepliktige i tilbydaren si opplisting. Mal for dette er vedlagt i del I vedlegg 6. Ved krav om innsyn skal oppdragsgjevaren gjera ei konkret og sjølvstendig vurdering av kor vidt opplysningane tilbydaren har lista opp er av en slik art at oppdragsgjevaren pliktar å nekta innsyn, jf. offentleglova 29. Oppdragsgjevaren er pålagt å følgja prinsippet om meirinnsyn, jf. offentleglova 11. Side 11 av 18

12 7 Krav til tilbodet 7.1 Tilbodsfrist Tilbodet skal vera oppdragsgjevaren i hende på adresse oppgitt under pkt. 7.2 seinast innan utløpet av tilbodsfristen. Tilbodsfristen går fram av tabellen under pkt Tilbodsfristen er absolutt. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. Tilbydarane ber all risiko for feil eller forseinkingar i sendinga. 7.2 Leveringsmåte og leveringsadresse Tilbodet kan leverast anten pr. post eller ved hjelp av bod eller ved personlig oppmøte til adressa under. Øygarden kommune, teknisk plan og forvaltning v/raamund Skjold Ternholmvegen Rong 7.3 Formkrav og struktur Generelt Tilbodet vil vera eit uttømande grunnlag for evaluering basert på tildelingskriteria. Tilbydaren er sjølv ansvarleg for at alle kvalifikasjonskrav, tildelingskriterium og andre krav i konkurransen vert svart på og dokumentert Formkrav Tilbodet skal leverast skriftleg. E-post er ikkje gyldig leveringsmåte. Tilbodet skal leverast i nøytral, lukka konvolutt som er tydeleg merka med følgjande tekst: Øygarden kommune, tilbod rammeavtale planarbeid v/raamund Skjold Skal berre opnast av adressat Tilbodet skal leverast i følgjande format: Ein original papirversjon innsett i perm. Elektronisk kopi av tilbodet levert på en CD, DVD eller minnepinne. Elektronisk versjon skal leverast i Microsoft Office-kompatibelt format, evt. i PDF-A1-format. Ved avvik vil papirversjonen leggjast til grunn Innhald og struktur Tilbodet skal bestå av dei elementa som er oppført i tabellen under, og skal organiserast bak nummererte skiljekort, i angitt rekkefølgje: Side 12 av 18

13 Dokumentrekkefølgje: Kommentarar: 1. Tilbodsbrev Brevet skal være datert og signert av person med myndighet til å forplikta tilbydaren og skal elles innehalda: Fullt juridisk namn på tilbydaren. Organisasjonsnummer. Tilbydaren si adresse. Tilbydaren sin kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse. Stadfesting på tilbodet sin vedståingsfrist, jf. konkurransegrunnlaget pkt Innhaldsliste 3. Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 3.1. Dokumentasjon av obligatoriske krav 3.2. Dokumentasjon av organisatorisk og juridisk stilling 3.3. Dokumentasjon av økonomisk og finansiell stilling 3.4. Dokumentasjon av tekniske og faglege kvalifikasjonar 3.5. Dokumentasjon ved bruk av underleverandører/samarbeidspartn arar 4. Dokumentasjon knytt til tildelingskriteriet pris 5. Dokumentasjon knytt til tildelingskriteriet kompetanse utførande personell Sjå konkurransegrunnlaget pkt Sjå konkurransegrunnlaget pkt Sjå konkurransegrunnlaget pkt Sjå konkurransegrunnlaget pkt Sjå konkurransegrunnlaget pkt Sjå konkurransegrunnlaget pkt. 9. Sjå konkurransegrunnlaget pkt Tilbydaren sine atterhald og avvik Jf. del I vedlegg Eigenerklæring teieplikt Jf. del I vedlegg Annan relevant informasjon Side 13 av 18

14 8 Kvalifikasjonskrav 8.1 Om kvalifikasjonskrava Kvalifikasjonskrava er absolutte krav. Manglande oppfylling av kvalifikasjonskrav vil medføra avvising frå konkurransen, jf. FOA Bruk av underleverandørar/samarbeidspartnarar Dersom tilbydaren planlegg å nytta underleverandørar eller samarbeidspartnarar i samband med gjennomføring av kontrakten skal desse identifiserast i kvalifikasjonssøknaden med opplysningar om kva tenester eller kva fagområde disse skal bidra innan. For underleverandørar/samarbeidspartnarar skal følgjande dokumentasjon leverast: Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for meirverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgjevaravgift utstedt av skatteoppkrevjarkontoret. Eigenerklæring HMS Firmaattest Dersom tilbydaren ynskjer å støtta seg på underleverandørar eller samarbeidspartnarar for oppfylling av kvalifikasjonskrav relatert til økonomisk og finansiell stilling, jf. pkt. 8.5, og/eller krav til tekniske og faglige kvalifikasjonar, jf. pkt. 8.6, skal kvalifikasjonssøknaden innehalda naudsynt dokumentasjon knytt til underleverandør eller samarbeidspartnar. I slike tilfelle skal kvalifikasjonssøknaden også innehalda ei signert forpliktingserklæring, samarbeidsavtale eller liknande som stadfestar at tilbydaren vil ha rådigheit over de naudsynte ressursane, jf. FOA 17-8 (2) og 17-9 (2). Mal for forpliktingserklæring er vedlagt i del I vedlegg Obligatoriske krav Krav Tilbydaren skal ha ordna forhold med omsyn til betaling av skatt, arbeidsgjevaravgift og meirverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfristen. Med skatteattester vert meint: For norske tilbydarar: Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for meirverdiavgift utstedt av skattekontoret. Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for skatt og arbeidsgjevaravgift utstedt av skatteoppkrevjarkontoret. For utanlandske tilbydarar: Utanlandske tilbydarar må leggja fram tilsvarande attestar frå sine land som viser at dei har ordna skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndigheitene i det aktuelle landet ikkje utstedar slike attestar, skal tilbydaren leggja fram ei erklæring som stadfestar at alle skatter og avgifter Side 14 av 18

15 er blitt betalt. Erklæringa skal vera godkjent og signert av tilbydaren sin økonomidirektør/økonomiansvarlege. Tilbydaren skal oppfylla norske HMS-krav ved utføring av arbeid i Norge. Utfylt og signert HMS-eigenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2. Nytt gjerne vedlagte mal, sjå del I vedlegg Krav til organisatorisk og juridisk stilling Krav Tilbydaren skal vera eit lovleg etablert føretak. Tilbydaren skal ha god vandel. Tilbydaren skal for gjennomføring av kontrakten oppfylla vilkåra i forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønnsog arbeidsvilkår. Dokumentasjonskrav Norske tilbydarar: Firmaattest. Utanlandske tilbydarar: Stadfesting på at tilbydaren er registrert i bransjeregister eller føretaksregister i samsvar med lovgjevinga i det landet kor tilbydaren er etablert. Tilbydaren skal ved eigenerklæring stadfesta at krava i del I vedlegg 3 er oppfylt. Dokumentasjon: Signert eigenerklæring, jf. mal i del I vedlegg Krav til økonomisk og finansiell stilling Krav Tilbydaren skal ha tilfredsstillande økonomisk og finansiell stilling. Med «tilfredsstillande» vert meint vurderinga «tilfredsstillende» eller betre for likviditet og soliditet i kredittratinga til Lindorff. Dokumentasjonskrav Oppdragsgjevaren vil sjølv henta inn kredittrating frå Lindorff. Dersom tilbydaren har grunn til å tru at han ikkje oppnår vurderinga «tilfredsstillende» i kredittratinga frå Lindorff kan han dokumentera økonomisk og finansiell stilling gjennom levering av dokumentasjon av bankgaranti og ansvarsforsikring som dekker oppdragsgjevaren sin potensielle økonomiske risiko ved evt. tildeling av kontrakt. I tilfelle vil oppdragsgjevaren gjera ei sjølvstendig vurdering av om dokumentasjonen er tilstrekkeleg. 8.6 Krav til tekniske og faglege kvalifikasjonar Krav Tilbydaren skal ha eit velfungerande kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav Dokumentasjon av at tilbydaren har eit velfungerande kvalitetssikringssystem som er relevant for den aktuelle typen oppdrag. Side 15 av 18

16 Dersom tilbydaren er sertifisert etter ISO 9001:2008 eller tilsvarande tredjepartsertifisering kan sertifikat leggjast fram som dokumentasjon. Tilbydaren skal ha god erfaring frå tilsvarande oppdrag Liste over tilbydaren sine relevante oppdrag dei seinaste 3 åra. Side 16 av 18

17 9 Tildelingskriterium Kontrakten vert tildelt den tilbydaren som har det økonomisk mest fordelaktige tilbodet basert på kriteria nedanfor: Tildelingskriterium Dokumentasjon Vekt Pris Timeprisar for oppgitte kategoriar. I evalueringa vil priskategoriane vektast i samsvar med antatt reelt uttak. I minikonkurransar kan ein også verta beden om å oppgje fastpris pr. oppdrag. Det vert presisert at tilbydde prisar er maksprisar. Ved gjenopning av konkurransen vil tilbydarane kunne tilby lågare prisar. Utfylt prisbilag, jf. del II bilag % Kompetanse utførande personell Me vil vurdera maksimalt 3 ressursar innan følgjande priskategoriar: - Ekspert - Senior - Rådgjevar Sjå utfyllande om priskategoriar i del II bilag 6. I evaluering vil kategoriane vektast i samsvar med antatt reelt uttak. Følgjande dokumentasjon skal leverast: Namn på aktuelle ressursar Klassifisering av ressurs etter priskategori, jf. del II bilag 6. Kort skildring av aktuelle ressursar sin kompetanse og erfaring. CV for alle ressursar. Aktuelle referansar/attestar for alle ressursane. Maksimalt 3 referansar/attester pr. ressurs. Attestmalen i del I vedlegg 5 kan nyttast. Uansett skal referansar/attestar innehalda informasjon i samsvar med innhaldet i attestmalen. Dersom det vert levert referansar og ikkje signerte attestar skal kontaktperson for referansegjevaren inkl. e-post og telefon inkluderast slik at oppdragsgjevaren kan ta kontakt med kontaktperson for referansen for å få stadfesta innhaldet. 60 % Side 17 av 18

18 10 Opning, evaluering og avslutning av konkurransen 10.1 Opning av tilbod Det vil ikkje bli arrangert offentleg opning. Opning vert gjort av to eller fleire representantar for oppdragsgjevaren i fellesskap og det vert ført eigen opningsprotokoll Evaluering Evaluering vil skje på grunnlag av innlevert skriftleg dokumentasjon. Evalueringa vil skje slik at det beste tilbodet under kvart tildelingskriterium vil få beste score. Andre tilbod vil tildelast score etter relative avvik frå beste tilbod Avvising av tilbod Avvisingsreglane i FOA kommer til bruk. Tilbydarane vert oppmoda om å gjera seg kjent med desse Avlysing av konkurranse Oppdragsgjevaren kan avlysa konkurransen ved sakleg grunn, jf. FOA 22-1 (1). Som sakleg grunn vert rekna blant anna bortfall av planlagt finansiering, manglande godkjenning frå politisk hald og manglande konkurranse Melding om val av leverandør(ar) Etter at val av leverandør(ar) er gjort vil alle tilbydarane informerast skriftleg om dette. Meldinga vil innehalda namn på kven som er tildelt kontrakt samt ei grunngjeving for valet, jf. FOA Meldinga vil også angje tidspunkt for utløp av karensperioden Klage Tilbydarar kan klaga på val av leverandør. Dersom oppdragsgjevaren finn at tildelingsavgjerda ikkje er i samsvar med tildelingskriteria kan tildelingsavgjerda annullerast fram til kontrakt er signert. Side 18 av 18