Konkurransegrunnlag Open anbodskonkurranse Rammeavtale fasttelefoni, mobiltelefoni inkl. mobildatatrafikk og sentralbord/ callsenter

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Open anbodskonkurranse Rammeavtale fasttelefoni, mobiltelefoni inkl. mobildatatrafikk og sentralbord/ callsenter Side 1 av 13

2 KONKURRANSEGRUNNLAG Open anbodskonkurranse etter forskrifta del I og III for anskaffing av Rammeavtale Fasttelefoni, mobiltelefoni inkl. mobiltrafikk og sentralbord/callsenter Saksnr. 14/00698 Tilbodsfrist: kl. 12 Side 2 av 13

3 Innhold 1 INNLEIING Oppdragsgjevar Formålet med anskaffinga Økonomisk verdi Alternative tilbod Kontrakt Kontraktsperiode og omfang Kontraktsvilkår Forbod mot sosial dumping Elektronisk faktura Kunngjøring Viktige datoar REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD Anskaffingsprosedyre Teieplikt Atterhald og avvik Vedståingsfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysningar Opplysningsplikt KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører TILDELINGSKRITERIER Tildelingskriteria val av tilbod til rammeavtalen INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING Innlevering av tilbod Tilbodsfrist Format og tal kopiar av tilbodet Utforming av tilbodet Tildeling av kontrakt, grunngjeving og klage Kontraktvilkår Avtaleperiode Pris Prisjustering i avtaleperioden Reklamasjon Endring av levering/tilleggsordre Betalingsvilkår og fakturering Garanti Forbod mot sosial dumping Oppseiing Side 3 av 13

4 6.9 Konflikt VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: HMS-eigenerklæring Side 4 av 13

5 1 INNLEIING 1.1 Oppdragsgjevar Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) skal bidra til å utvikle og fornye offentleg sektor, styrke samordning og tilby fellesløysningar. Difi sine mål er at offentleg sektor skal ta i bruk Difi sin kunnskap, verkemiddel og verktøy, noko som kan bli oppnådd ved samhandling og dialog med andre. Difi har eit spesielt ansvar for fornying og utvikling av offentleg sektor på områda IKT, anskaffingar, kommunikasjon, organisering, leiing og verkemiddelbruk. Difi er underlagt Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) og har om lag 240 tilsette, fordelt på kontor i Oslo og Leikanger. For meir informasjon om oppdragsgjevar, sjå Kontaktperson for oppdragsgjevar er: Nanm: E-post: Siri R. Heggenes srh@difi.no Eventuelle spørsmål kan rettast til kontaktpersonen pr. e-post. Det skal ikkje vera kontakt/kommunikasjon med andre personar hjå oppdragsgjevar i forhold til anbodskonkurransen enn kontaktpersonen som er oppgitt. 1.2 Formålet med anskaffinga Formålet for utlysinga er å inngå rammeavtale for kjøp av fasttelefoni, mobiltelefoni inkl. mobiltrafikk og sentralbord/callsenter til oppdragsgjevar. 1.3 Økonomisk verdi Innkjøpet har ein årleg verdi på om lag kr ,-. Dette er eit estimat og Difi tek atterhald om at behovet kan vere både større og mindre enn oppgitt i kontraktsperioden. 1.4 Alternative tilbod Det er ikkje høve til å gje alternative tilbod. 1.5 Kontrakt Kontraktsperiode og omfang Rammeavtalen gjelder frå kontraktssignering og i ein periode på 2 år, med opsjon på 1+1 (totalt 4 år) forlenging. Side 5 av 13

6 Difi har opsjon på å forlenge rammeavtalen på dei same vilkår Kontraktsvilkår Avtaleforholdet vil bli regulert av kontraktsvilkåra som går fram av punkt 6 nedanfor Forbod mot sosial dumping Det vert i kontrakten stilt krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008 nr Elektronisk faktura Det stilles i kontrakten krav til elektronisk faktura. 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og TED-databasen sjå Viktige datoar Oppdragsgjevar har lagt opp til følgjande tentative tidsrammer for prosessen: Planlagt tidsrom Aktivitet Kunngjering av konkurranse Siste frist for spørsmål eller tilleggsopplysningar kl. 12 Frist for å levere tilbod kl Tilbodsopning Veke Veke 44 Veke Veke 45 Evaluering av tilbod Val av leverandør og utsending av tildelingsbrev Karensperiode (min 10 dagar frå val av leverandør) Kontraktsinngåing Oppstart av kontrakt 3 månader etter tilbodsfrist Vedståingsfrist Det vert gjort merksam om at tidspunkta etter tilbodsopinga er rettleiande og ikkje bindande for oppdragsgjevar. Side 6 av 13

7 2 REGLAR FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBOD 2.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga vert gjennomført i samsvar med lov om offentlege anskaffingar av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffingar (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 del I og del III. Kontraktstildeling vil bli gjort etter prosedyre open anbodskonkurranse, jf. FOA Berre dei tilbydarane som oppfyller kvalifikasjonskrav vil få sine tilbod evaluert. I denne konkurransen er det ikkje høve til å forhandle. Det er såleis ikkje høve til å endre tilbodet etter tilbodsfristen er gått ut. Vidare vert det gjort merksam om at tilbod som inneheld avvik, atterhald, feil mv. kan avvisast etter reglane i FOA. Leverandøren vert oppmoda på det sterkaste å følgje dei krav som vert gitt i konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheiter per e-post til kontaktperson. 2.2 Teieplikt Oppdragsgjevar og tilsette hjå denne, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller driftsog forretningsforhold det vil vera av konkurransemessig betydning å halde hemmeleg, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Atterhald og avvik Dersom leverandøren tek atterhald mot konkurransegrunnlaget/kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette gå klart fram av tilbodet. Atterhalda skal spesifiserast med kva konsekvensar dette har for ytinga, pris eller andre forhold. Det er ikkje høve til å ta vesentlege atterhald mot konkurransegrunnlaget. Tilbod som inneheld slike vesentlege atterhald vil bli avvist. Det same gjeld for avvik. Atterhald og avvik skal være presise og eintydige og skal takast inn i tilbodsbrevet slik at det går tydlege fram kvar i tilbodet det er (sidetall og punktnummer). Dette for at oppdragsgjevar kan vurdere dei utan å kontakte leverandør, jf. FOA Vesentlige atterhald og atterhald eller avvik som kan medføre tvil om korleis tilbodet skal vurderast i forhold til dei øvrige tilboda, vil føre til at tilbodet vert avvist, jf. FOA (1). Dersom leverandøren viset til standardiserte leveringsvilkår eller liknande vil dette bli sett på som atterhald, dersom di avviker frå konkurransegrunnlaget eller kontraktsvilkåra. Side 7 av 13

8 2.4 Vedståingsfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbodet til det tidspunktet som er oppgitt i pkt. 1.7 ovanfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettingar, suppleringar eller endringar av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidla til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffinga på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysningar Dersom leverandøren finn at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkeleg rettleiing, kan han skriftleg be om tilleggsopplysningar hjå oppdragsgjevar sin kontaktperson. Dersom det vert oppdaga feil i konkurransegrunnlaget, ber oppdragsgjevar om at dette vert formidla skriftleg til oppdragsgjevar sin kontaktperson. Spørsmål og/eller behov for tilleggsopplysningar kan sendast oppdragsgjevar sin kontaktperson per e-post. E-posten skal merkast med: «Anbod telefoni- og mobiltrafikk» 2.7 Opplysningsplikt Difi vil gje skriftleg melding med ei kort grunngjeving dersom leverandør eller tilbod vert avvist, samtlege tilbod vert forkast eller konkurransen vert avlyst, jf. FOA Side 8 av 13

9 3 KVALIFIKASJONSKRAV For å vere kvalifisert for deltaking i konkurransen må leverandøren oppfylle kvalifikasjonskrava som er oppgitt nedanfor. Dokumentasjon på kvalifikasjonskrava skal leverast saman med tilbodet og skal vere hjå oppdragsgjevar seinast ved tilbodsfrist. 3.1 Obligatoriske krav Krav Tilbydar skal ha ordna forhold m.o.t. innbetaling av skatt, arbeidsgjevaravgift og meirverdiavgift. Dokumentasjonskrav Skatteattestar ikkje eldre enn 6 månader rekna frå tilbodsfrist. Med skatteattest meinast: For norske leverandørar: Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for meirverdiavgift utstedt av skattefut. Skjema frå skattedirektoratet (RF-1244) for skatt utstedt av Skatteoppkrevjarkontoret. Tilbydar skal ha eit fungerande HMSsystem. For utanlandske leverandørar: Utanlandske leverandørar må framleggje tilsvarande attestar frå sine land som viser at dei har ordna skatte- og avgiftsforhold. HMS-eigenerklæring, vedlegg Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Tilbydar skal vera eit lovleg etablert føretak og tilfredsstilla krav om registrering Dokumentasjonskrav Norske leverandørar: Firmaattest Utanlandske leverandørar: Stadfesting på at leverandøren er registrert i bransjeregister eller føretaksregister etter lovgjevinga i det land kor leverandøren er etablert. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating, ikkje eldre enn eitt år, minimum tilsvarande ratingkode AA frå Dun og Bradstreeet Credit Control. Rating skal vere utført av offentleg godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Side 9 av 13

10 Dersom leverandøren av gyldige grunnar ikkje kan leggje fram den dokumentasjon oppdragsgjevar har bedt om, kan han godtgjere si økonomiske og finansielle stilling med eit kvart anna dokument som oppdragsgjevar kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Det vert kravd solid erfaring frå tilsvarande oppdrag. Dokumentasjonskrav Oversikt over leverandøren sin mest relevante leveransar i løpet av de siste 3 åra. 3.5 Underleverandører Bruk av underleverandør må gå fram av tilbodet, samt kva underleverandører hovudleverandøren vil nytte og til kva. Underleverandører vert her definert som leverandører som trer inn i kontrakten for hovudleverandør. Netteigar vert i denne samanheng ikkje definert som underleverandør. Difi vil berre forholda seg til hovudleverandør. Underleverandøren må oppfylle dei same krav som vert stilt til hovudleverandør. Bruk av underleverandør fritek ikkje hovudleverandøren for ansvar i forhold til kontrakten. 4 TILDELINGSKRITERIER 4.1 Tildelingskriteria val av tilbod til rammeavtalen Tildelinga skjer på basis av kva tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgjande kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Vurderingselement Pris 50 % Prisskjema vedlegg 2 skal Prisnivået, dei ulike fyllast ut pakkane vert vurdert. Funksjoner, løysingar, service og tenestekvalitet Dekning/kapasitet på mobilnettet 25 % Kravsspesifikasjon, vedlegg 1 skal fyllast ut 25 % Kravsspesifikasjon, vedlegg 1 skal fyllast ut Svar frå tilbydar Svar frå tilbydar Side 10 av 13

11 5 INNLEVERING AV TILBOD OG TILBODSUTFORMING 5.1 Innlevering av tilbod Tilbodet skal leverast/sendast til: Namn: Direktoratet for forvaltning og IKT Adresse: Skrivarvegen Leikanger Tilbodet skal vera datert og underteikna av ansvarleg representant for leverandør, leggjast i nøytral, lukka konvolutt og tydeleg merkerast med: "Tilbod - telefoni, saksnr. (2014/00698)» Tilbod som ikkje er merka som oppgitt kan bli avvist. 5.2 Tilbodsfrist Siste frist for innlevering av tilbod er kl. 12. Tilbodet skal vere levert Difi på innleveringsstaden før utløp av tilbodsfristen. Leverandøren har risikoen for at postsendinga kjem til Difi innan utløpet av tilbodsfristen. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. 5.3 Format og tal kopiar av tilbodet Tilbodet og tilhøyrande dokument og kommunikasjon skal vere utforma på norsk. Leveransen skal innehalde følgjande: 1 original fullstendig versjon av tilbodet på papir sett inn i ringperm med skiljeark 1 komplett elektronisk versjon der alle dokument skal leverast på eigna digitalt lagringsformat (USB minnepenn) i både PDF og MS Office format. Ved avvik mellom eksemplara vil original i papirversjon gjelde Samt 1 sladda versjon av tilbodet på digitalt lagringsformat tilsvarande krav som over. Dette for eventuelle innsynskrav etter offentlegloven 23, 3. ledd 5.4 Utforming av tilbodet Tilbodet skal utformast i samsvar med disposisjonen som følgjer av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er sjølv ansvarleg for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter vert svart på/skildra og dokumentert i tilbodet. Tilbodet skal utformast etter denne disposisjonen: Tilbodsbrev signert av ansvarleg representant for leverandøren. Tilbodsbrevet må innehalde følgjande: o Ein aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle atterhald må kome fram her og vera oppgitt i samsvar med dei reglane som er gitt om atterhald og Side 11 av 13

12 avvik i dette konkurransegrunnlaget. Vidare må brevet innehalde namn og kontaktinformasjon til kontaktpersonen til leverandøren. Dokumentasjon for kvalifikasjonskrav sjå punkt 3 Svar på kravspesifikasjon/tilbodsmal, jf. vedlegg 1 Ferdig utfylt prisskjema, vedlegg 2 Manglande innlevering av dokumentasjon kan medføre avvising. 5.5 Tildeling av kontrakt, grunngjeving og klage Tildeling av kontrakt vert gjort skriftleg pr. e-post, og skjer truleg i slutten av veke xx. Leverandørene skal få tilbakemelding om kven Difi vil inngå kontrakt med og grunngjeving for valet, samt 10 dagars karenstid før kontrakten blir inngått. 6 Kontraktvilkår Kontraktvilkåra skal saman med konkurransegrunnlag/kravspesifikasjon danne grunnlag for endeleg kontrakt med atterhald om mindre praktiske justeringar/tilpassingar. Følgjande kontraktvilkår vert lagt til grunn for avtalen: 6.1 Avtaleperiode Avtaleperioden vert i samsvar med konkurransegrunnlaget punkt Pris Prisane skal i utgangspunktet vere faste i avtaleperioden og innehalde alle krav, vilkår, dokumentasjonar og opplæring som er nedfelt i dette konkurransegrunnlag. Prisane vert i samsvar med prisskjema vedlegg 2. Dersom endring i skatteavgiftsvedtak påverkar avtalt pris/påslag, vil desse som prinsipp bli endra tilsvarande. Prisjustering i avtaleperioden Etter eitt år vil prisane kunne endrast om den opphavlege prisen vert endra i forhold til marknadsprisen. Dersom prisane i marknaden går ned er leverandøren pliktig til å endre prisen på vara fortløpande utan å bli minna om dette frå kjøparen. Oppdragsgjevar ved kontraktsansvarleg skal alltid godkjenne eventuelle prisendringar før dei trer i kraft. Varsel om dette skal skje ein månad før endringa trer i kraft. Det skal i avtaleperioden gjennomførast årlege samarbeids- og prisforhandlingsmøte. 6.3 Reklamasjon Kjøpslova sine reglar om reklamasjon gjeld. 6.4 Endring av levering/tilleggsordre Oppdragsgjevar kan endre kjøpa i perioden, samt kjøpe tilleggstenester. Endringar og tilleggskjøp følgjer same struktur som tidlegare kjøp. Side 12 av 13

13 6.5 Betalingsvilkår og fakturering Krav til betalingsvilkår og faktura følgjer av Vedlegg 1 Kravspesifikasjon punkt Garanti Garanti skal minimum vere i samsvar med kjøpslova. 6.7 Forbod mot sosial dumping Tilsette hjå leverandøren og hjå underleverandøren som direkte medverkar til å oppfylle avtalen, skal ha løns- og arbeidsvilkår som ikkje er dårligare enn det som følgjer av gjeldande landsomfattande tariffavtale, eller det som elles er normalt for vedkommande stad og yrke. Dette kravet gjeld også for arbeid som skal utførast i utlandet. På oppdragsgjevar sin førespurnad skal leverandøren dokumentere løns- og arbeidsvilkår til tisatte som medverkar til å oppfylle avtalen. 6.8 Oppseiing Dersom vilkåra i avtalen ikkje vert overhalde av partane kan avtalen omgåande seiast opp av den lidande part. Oppseiinga skal skje skriftleg. Difi kan heve avtalen med omgåande verknad dersom: Leverandør kjem i insolvenssituasjon Leverandør gjer seg skuldig i straffbare forhold Det føreligg vesentleg misleghald Prisane i avtalen endrar seg svært ugunstig i høve til andre leverandørar i marknaden 6.9 Konflikt Partane sine rettar og plikter etter avtalen vert bestemt i sin heilskap av norsk rett. Usemje om verknad, innhald eller gjennomføring av denne avtalen skal prøvast løyst ved forhandlingar. Fører ikkje forhandlingane fram, kan kvar av partane krevje saken avgjort med endeleg verknad ved norske domstolar. Partane vedtek Sogn Tingrett som verneting. 7 VEDLEGG 7.1 Vedlegg 1: Kravspesifikasjon 7.2 Vedlegg 2: Prisskjema 7.3 Vedlegg 3: HMS-eigenerklæring Side 13 av 13