Vedr utkast til revisjonsrapport nr 81 Helhetlig gjennomgang av resultatenhet

Dato: 23. september 2010 Byrådssak 1371/10 Byrådet Vedr utkast til revisjonsrapport nr 81 Helhetlig gjennomgang av resultatenhet SVKA SARK-120-200802895-110 Hva saken gjelder: Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap har mottatt utkast til revisjonsrapport om forvaltningsrevisjonsprosjektet nr 81 Helhetlig gjennomgang av resultatenhet for uttalelse. Byrådsavdelingen blir i oversendelsen bedt om at gjennomgangen har særlig oppmerksomhet rettet mot faktabeskrivelsen slik at evt feil, mangler og misforståelser kan rettes opp. I forskrift om revisjon 8 2.ledd fremgår følgende om forvaltningsrevisjonsprosjekter Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten. Administrasjonssjefens eller kommune-/fylkesrådets kommentarer skal fremgå av rapporten. I kommuneloven 78 nr 5 fremgår følgende Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. I kommuneloven 77 nr 6 fremgår følgende Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. Byrådets kommentarer til rapporten bør derfor fremkomme i tilbakemeldingen. Det synes klart at dette strekker seg lenger enn kommentarer til faktabeskrivelsen. I saken har Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap enkelte kommentarer til faktabeskrivelsen og noen av konklusjonene i rapporten. I påvente av en endelig rapport fra kommunerevisjonen er rapportutkastet og behandlingen av denne unntatt offentlighet etter Off.l. 5 om uttsett innsyn. 1

Vedtakskompetanse: Byrådets fullmakter Del 2 2 og 6 Byrådets kompetanse følger av byrådets funksjon som øverste leder av kommunens administrasjon og byrådets fullmakter gitt av bystyret, jfr kommuneloven 20. Det vises her til forskrift om revisjon 8 2.ledd gitt i medhold av kommuneloven 78. Byråden for finans, konkurranse og omstilling innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: 1 - Byrådet tar rapportutkastet til foreløpig orientering i påvente av ferdigstillelsen fra kommunerevisjonen 2 - Byrådet ber kommunerevisjonen om å innarbeide i rapporten tilbakemeldingene fra byrådsavdelingene og byrådets kommentarer til konklusjonene som fremgår av saksutredningen 3 - Byrådet ber byrådsavdelingene følge opp delrapportene med de berørte resultatenhetene. De øvrige resultatenhetene må gjøres kjent med anbefalingene og byrådsavdelingen må vurdere om det skal gjennomføres tilsvarende oppfølging vedr flere resultatenheter. 4 - Anbefalingene skal følges opp i det pågående arbeidet med økonomihåndboken og implementering av nytt bokføringsregelverk for kommunene fra 1.1.2011. Anbefalingene på lønnsområdet må følges opp ifm innføring av nytt lønnssystem. Liv Røssland byråd for finans, konkurranse og omstilling Trykte vedlegg: 1 - Utkast til revisjonsrapport nr 81 Helhetlig gjennomgang av resultatenhet 2

Saksutredning: Byrådsavdeling for finans, konkurranse og eierskap har mottatt utkast til revisjonsrapport om forvaltningsrevisjonsprosjektet nr 81 Helhetlig gjennomgang av resultatenhet for uttalelse. Byrådsavdelingen blir i oversendelsen bedt om at gjennomgangen har særlig oppmerksomhet rettet mot faktabeskrivelsen slik at evt feil, mangler og misforståelser kan rettes opp. I forskrift om revisjon 8 2.ledd fremgår følgende om forvaltningsrevisjonsprosjekter Administrasjonssjefen eller kommune-/fylkesrådet skal gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som fremgår av rapporten. Administrasjonssjefens eller kommune-/fylkesrådets kommentarer skal fremgå av rapporten. I kommuneloven 78 nr 5 fremgår følgende Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. I kommuneloven 77 nr 6 fremgår følgende Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret eller fylkestinget. Før en sak rapporteres til kommunestyret eller fylkestinget skal den ha vært forelagt administrasjonssjefen til uttalelse. Byrådets kommentarer til rapporten bør derfor fremkomme i tilbakemeldingen. Det synes klart at dette strekker seg lenger enn kommentarer til faktabeskrivelsen. Bakgrunn Forvaltningsrevisjonsprosjektet er gjennomført etter vedtak i kontrollutvalget. Formålet med prosjektet er å: Gi et inntrykk av hvordan kommuneledelsen håndterer ett kontrollspenn på ca 300 resultatenheter, herunder belyse om ledelsen har ordnet den økonomiske intern kontrollen i resultatenhetene på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Videre om ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordenlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover, forskifter. Revisjonsrapporten bygger på gjennomgang av 6 utvalgte resultatenheter innenfor: BBS (Blokkhaugen skole og Haukedalen skole) BKKI (Kulturskolen og Idrettsseksjonen) BHI (Bergen Legevakt) BBKM (Grønn etat). Gjennomgangen av resultatenhetene ble gjennomført i 2009 og rapportene var ferdigstilt vinteren 2010. I den forbindelse var rapportene til uttalelse hos de berørte resultatenhetene. 3

Sluttrapportene ble ikke oversendt til de berørte byrådsavdelingene eller BFKE før dette ble tatt opp i vårt tilsvar av 7. mai 2010 til revisjonsrapport nr 79 Bergen kommunes årsregnskap 2009. Økonomiseksjonen v/regnskap konsern mottok den 10. mai 2010 de seks rapportene, og disse ble da distribuert til byrådsavdelingene. Byrådet anbefaler at de berørte byrådsavdelingene for fremtiden blir varslet om oppstart av forvaltningsrevisjonsprosjekter og at det oversendes kopi av disse rapportene til de berørte byrådsavdelinger. Dette gjelder både utkast og endelig rapport. Kopi av endelig rapport sendes BFKE v/regnskap konsern som skal ivareta en samlet oppbevaring av rapportene. Tilbakemelding fra Byrådsavdelingene BFKE har i forbindelse med utarbeidelse av denne saken tatt opp med de berørte byrådsavdelinger om det foreligger feil i faktagrunnlaget og om de ønsker å komme med kommentarer til de forhold som er beskrevet i rapportene. Byrådsavdelingene tar i all hovedsak faktagrunnlaget til etterretning eller velger å legge til grunn at de berørte enhetene tidligere har gjennomført en tilstrekkelig gjennomgang og tilbakemelding. BKKI melder følgende om fakta som er lagt til grunn i rapport 76 Kulturskolen. Det er på side 12 i rapporten opplyst at økonomikonsulent anviser inngående faktura mellom kr 5.000-30.000. Dette samsvarer ikke med fullmaktsstrukturen som p.t. ligger i Agresso. Forholdet ser ikke ut til å berøre konklusjoner og anbefalinger i samlerapporten (nr 81) og pr. i dag har økonomikonsulenten ikke anvisningsfullmakt utover kr. 5.000. BHI melder følgende om fakta i rapport nr 81 Kommentaren i 1. avsnitt under pkt. 4.5.2 Faktabeskrivelse synes å gjelde kun BHI's ene resultatenhet som var med i gjennomgangen. BFKE deler BHI sitt synspunkt og ber kommunerevisjonen endre faktabeskrivelsen i første avsnitt under pkt 4.5.1. Utover dette er det ikke mottatt merknader og "delrapportene" blir tatt til etterretning. BKKI melder i den forbindelse at de sammen med de berørte avdelingene vil gjennomgå anbefalingene som er gitt i rapportene. For idrettsservice foreligger allerede en statusmelding knyttet til en slik gjennomgang. 4

Konklusjonene i rapporten Formålet er brutt ned i seks konkrete problemstillinger som behandles hver for seg mht konklusjoner og anbefalinger. Spørsmålene med konklusjoner fra gjennomgangen er som følger: 1. I hvilken grad tilfredsstiller regnskapsføring og dokumentasjon av regnskapsopplysninger lover, forskrifter og standarder for god kommunal regnskapsskikk (1) Generelt synes resultatenhetene langt på vei å tilfredsstille forventede krav til regnskapsføring og dokumentasjon av regnskapsopplysninger iht lover, forskrifter og standarder for god kommunal regnskapskikk. Kommunerevisjonen trekker frem noen gjennomgående unntak fra denne konklusjonen herunder: oppbevaring av sekundært regnskapsmateriell (pakksedler) manglende dokumentasjon på utførte kontroller på lønnsområdet delvis manglende dokumentasjon og rutiner på inntektsområdet I tillegg kommer noen enhetsspesifikke unntak: feil periodisering ved inntektsføring av egenbetaling manglende system for kontroll av gyldighet for overføring til organisasjon manglende formell dokumentasjon av lønn ifm helgearrangementer overskridelse av arbeidsmiljøloven 10 ifm overtid (1) Konklusjonen er på dette punktet omstrukturert noe for bedre å synliggjøre unntakene fra hovedkonklusjonen. 2. I hvilken grad er fullmakter, myndighet og ansvar klart definert Resultatenheten synes langt på vei å tilfredsstille reglene for tildeling av fullmakter, myndighet og ansvar samt at det er klart definert, men kunne dokumentert bedre hvem som attesterer/anviser der det ikke er elektronisk signatur. 3. I hvilken grad er risikoer identifisert og hensiktsmessige kontrolltiltak iverksatt Resultatenheten har fokus på å få risikoer identifisert og hensiktsmessige kontrolltiltak iverksatt, men arbeidet kunne, med et unntak, vært bedre dokumentert. 4. I hvilken grad er hensiktsmessig instruksverk kommunisert og implementert Resultatenhetene anvender hensiktmessig instruksverk som er kommunisert og implementert. 5. I hvilken grad virker styringssystemene som skal sikre at mål nås og at avvik følges opp 5

Styringssystemene som skal sikre at mål nås og at avvik følges opp er så langt vi kan se tilfredsstillende, med unntak av manglende bruk av styringskort for balansert målstyring ved enkelte av de kontrollerte resultatenhetene. 6. I hvilken grad har resultatenheter samhandling med oppfølgingsenhetene som er etablert på bydelsnivå Det virker å være tilstrekkelig samhandling med oppfølgingsenheten som er etablert på bydelsnivå eller tilhørende byrådsavdeling. Byrådet har følgende merknader til konklusjonene Byrådet vil få bemerke at kommunerevisjonen på mange av spørsmålsstillingene langt på vei konkluderer utelukkende positivt. Noen av merknadene er spesifikt knyttet til enkelte enheter og det forutsettes at byrådsavdelingene følger dette opp via de respektive delrapportene. Byrådet forutsetter også at de øvrige merknadene blir vurdert og hensyntatt i det pågående arbeidet med oppdatering av økonomihåndboken og implementering av nye bokføringsregler i kommunesektoren fra 1.1.2011. Unntakene som nevnes i konklusjonen vedr spørsmål 1 bygger på en forutsetning om at pakksedler skal oppbevares og at utførte kontroller på lønnsområdet skal dokumenteres på en nærmere angitt måte. Vedr pakksedler Pakksedler skal etter rutiner i Bergen kommune oppbevares slik at rekvirent/attestant kan gjennomføre avvikskontroll i Agresso knyttet til attestering av faktura. Det ikke nedfelt rutiner som tilsier at pakksedler skal oppbevares etter at faktura er attestert og avvikskontroll gjennomført. Vi kan ikke se at lov, forskrift og standard for kommunal regnskapsskikk angir spesifikt hvordan gjennomført avvikskontroll skal dokumenteres. I forarbeidene til bokføringsloven skilles det mellom primær- og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjonen er direkte grunnlag for bokføringen av en transaksjon eller disposisjon. Ett eksempel på dette er faktura. Sekundærdokumentasjon er andre dokumenter som er grunnlag for primærdokumentasjonen, for eksempel pakksedler, ordresedler, timelister avtaler, korrespondanse mv. I de tilfellene pakkseddelen er nødvendig for at dokumentasjonen av en transaksjon skal være forskriftsmessig (dvs. hvis faktura ikke inneholder tilstrekkelige opplysninger etter regelverket), vil pakkseddelen være oppbevaringspliktig sammen med fakturaen for både selger og kjøper. Gjeldende reglene etter forskrift om årsberetning og årsregnskap 2 tilsier 10 års oppbevaring, mens reglene etter bokføringsloven 13 annet ledd innebærer 3 1/2 års oppbevaring. Analogt med dette er det vår oppfatning at dersom faktura fullt ut ivaretar dokumentasjonskravene vil det ikke være krav om oppbevaring av pakksedlene hos kjøper som sekundærdokumentasjon. Det vises for øvrig til Uttalelse om god bokføringsskikk GBS 6 om Oppbevaringsplikt for ordresedler mv. som gir en pekepinn på hvilke vurderinger som må foretas og Bokføringsloven punkt 8.2.7 utgitt av den norske revisorforening i 2008. 6

Det reises dermed spørsmål om det er grunnlag for å ta med dette punktet i hovedkonklusjonen basert de undersøkelsene som er foretatt. Ny funksjonalitet i Agresso muliggjør nå oppbevaring av sekundærdokumentasjon direkte i tilknytning til bilaget. Ifm implementering av "bokføringsloven" fra 1.1.2011 skal det presiseres nærmere hvordan den lov- og forskriftspålagt oppbevaringen skal gjennomføres i Agresso. Vedr dokumentasjon på lønnsområdet Vi kan ikke se at dokumentasjon av gjennomførte kontroller på lønnsområdet er spesifikt nevnt i lov, forskrift og standarder for kommunal regnskapsskikk. Dermed vil det heller ikke være grunnlag for å ta med slikt unntak fra hovedkonklusjonen. Det er imidlertid stilt krav om hvordan kontroller på lønnsområdet skal gjennomføres og dokumenteres i våre egne interne rutiner. Disse er samlet i egen rutinehåndbok - NLP 2000. Det fremgår her bl.a. at signerte "blålister" skal sendes og oppbevares ved LRS-lønn. Her er det også etablert rutiner for oppfølging av de enheter som ikke kvitterer på "blålistene" for gjennomført kontroll og arkivering av rapport 030, 039 og 167 ifm hver lønnskjøring. Hvilke kontrollhandlinger som skal gjennomføres er utførlig beskrevet i rutinehåndboken. Feil skal noteres på følgeskriv til konteringslisten (blålisten) når denne returneres til LRS-lønn. Vi kan ikke se at kommunerevisjonen tar tilstrekkelig hensyn til dette i rapporten. Vedr oppfølgingsenhetene På hovedspørsmål nr 6 i rapporten er det konkludert med at det virker å være tilstrekkelig samhandling med oppfølgingsenheten som er etablert på bydelsnivå eller tilhørende byrådsavdeling. De bydelsvise oppfølgingsenhetene er reorganisert etter gjennomgangen. 7