ANSKAFFELSE AV OPPGRADERING AV TELEFONILØSNING, NYTT STØTTESYSTEM, OG IP-TELEFONER Sak nr 2012/562 Spørsmål og svar Nr 4, 7. juni 2012
Innhold 1 Innledning... 1 2 Spørsmål og svar... 1 3 Presiseringer og endringer til konkurransegrunnlaget... 5 ii
1 Innledning Formålet med dette dokumentet er å besvare innkomne spørsmål vedrørende anskaffelsen. Alle spørsmål er anonymisert og om nødvendig generalisert. Dette dokumentet vil også bli benyttet dersom Oppdragsgiver finner det formålstjenlig å gi tilleggsinformasjon utover kvalifikasjonsgrunnlaget/konkurransegrunnlaget, dets bilag og besvarte spørsmål. Dokumentet vil bli fortløpende oppdatert. Tilleggsinformasjon inkludert svar på innkomne spørsmål vil bli sendt til potensielle tilbydere senest seks dager før tilbudsfristen. Vennligst merk at alle spørsmål vedrørende anskaffelsen skal være skriftlig og sendes til den e- postadresse som oppgitt i kunngjøringen og kvalifikasjonsgrunnlaget. Henvendelser adressert gjennom andre kanaler kan ikke påregnes besvart. 2 Spørsmål og svar Nedenfor følger svar på de spørsmål som pr utsendelsen av dette dokumentet er innkommet. Spørsmålene er i nødvendig grad anonymisert og generalisert. 1. Del II krav 4.3.5 4.3.6 4.3.7 2. Del II Pkt 4, tredje avsnitt 3. Del II Pkt 4 4. Del II krav 4.2.6 5. Del II krav 4.3.12 6. Del II krav 4.3.8 7. Del II krav 5.2.1 Geografisk lokasjon av dagens LIM 1-5. Står alle LIM i samme datarom? Dersom svaret er nei, hvor står de forskjellige LIM? Hvor mange av portene som er nevnt i kravspesifikasjonens punkter 4.3.5 til 4.3.7 skal hver lokasjon da ha? Har Stortinget ledige 19 Rack til de nye magasinene som kan leveres, eller ønskes rack inkludert i leveransen? Ønsker Stortinget at servere for MX-ONE og støttesystemer skal inngå i leveransen, eller ønskes det at serverne installeres på VMware? I kravspesifikasjonen punkt 4.2.6 er det nevnt TRM i DNA. Kan det være skrivefeil for PMG? CDR (SMDR) er i dag definert på V24 interface i dagens TSW (MD110). Støtter Stortingets eksterne støttesystem Ethernet tilkopling for CDR data? Onebox: Har dere noen fax løsning i bruk i dag? Hvor mange ekspedientlisenser bes det om? Alt er plassert samlet i datarom. Eksisterende skap skal benyttes. Vi ber om dedikert server for MX- ONE ferdig installert og konfigurert fra leverandør. Støttesystemet kan installeres på eksisterende virtuell plattform (VMware). Dette er skrivefeil, det skal stå PMG (Performance Data Manager). Svaret er nei. Dette støttes foreløpig ikke. Det kreves en avklaring med leverandør. Det har vært i bruk, men bruken er nå faset ut. Vi ber om 7 ekspedientlisenser. Side 1 av 6
8. Del I Konkurran sebestem melser pkt 1.1 9. Del II krav 5.2.25 5.2.26 5.2.2 5.2.3 10. Del II krav 5.2.11 5.2.1 11. Del II krav 5.3.3 5.3.4 Det er i kravspesifikasjonen bedt om tilbud på versjon 5.0 av Aastra MX-ONE. Da denne ikke er releaset enda kan det ha potensielle konsekvenser for ønsket fremdrift. Kan det være aktuelt å be om versjon 4.1 i stedet? Det fremgår av forespørselen at man ønsker å benytte call center med 10 samtidige agenter. Hvor mange av disse skal kunne behandle innkommende e-post og SMS i systemet samtidig? Hvor mange av disse skal håndtere chathenvendelser samtidig? Av punkt 5.3.3. og 5.3.4, fremgår det at Stortinget ønsker et API mot støttesystemet. Er hensikten å kunne integrere tredjeparts systemer som CRM og ERP eller er det andre behov? Vennligst beskriv behovet nærmere. Svaret er ja. For å sikre optimal fremdrift i leveransen vil vi be om versjon 4.1, men også be om opsjon på oppgradering til versjon 5.0. De 10 agentene skal samtidig kunne betjene samtaler, e-post og SMS i samme i samme købilde i agentapplikasjonen. SMS er også tiltenkt å kunne brukes av sentralbordekspedientene i ferdig oppsatte grupper for å sende ut gruppe SMS samt å kunne sende SMS enkeltvis. I første omgang er det tiltenkt at chat-henvendelser skal kunne brukes av sentralbordekspedientene for kommunikasjon med eventuelle brukere som er hørselshemmede. Grunnet den informasjonsflyt vi har i dag er det hensiktsmessig å kunne overføre ny / endret personinformasjon til telefonsystemet automatisk. På samme måte er telefonsystemet bidragsyter til informasjonsstrømmen med telefonnummer, eventuelt romnummer, samt annen relevant informasjon. Vi har i dag et egenutviklet system som synkroniserer flere systemer. Delen som utfører synkroniseringen er bygd som en Windows service. I tillegg finnes en registreringsmodul hvor Personalavdelingen behandler informasjon om den enkelte ansatte. Informasjon om innvalgte representanter kommer inn fra et annet system via service. Samtidig synkroniseres bilde med systemet som håndterer identitetskort, biblioteksystem, intranettløsning, besøkssystem, arbeidsordresystem, med mer. Derfor er det svært viktig også å kunne sette telefonnummer riktig inn i denne sammenhengen. Om dette viser seg ikke å være mulig å få til automatisk så kan det være ønskelig med en halvveis manuell løsning for synkronisering med telefonsystemet Side 2 av 6
12. Del II krav 5.2.20 4.3.18 13. Del II krav 5.2.1 14. Del II krav 5.2.19 Hvor mange mobilabonnement skal det hentes mobil linjestatus fra? Det fremgår av punkt 5.2.1. at det skal være mulig med 2000 records i databasen. Hvor mange kalenderkoblinger er det behov for? Hvor mange presence koblinger mot Lync er det behov for? Det kan tas utgangspunkt i et antall på 100 mobilabonnement som det skal hentes mobil linjestatus fra. Mulighet for integrasjon av mobilkommunikasjon er et av formålene med anskaffelsen. I forespørselen er det bedt om at dette beskrives i tilbudet. Linjestatus på mobilabonnement vil måtte ses i sammenheng med en eventuell integrasjon med støttesystem, Lync og i samhandling med operatør. Eksisterende brukerdatabase inneholder i underkant av 2000 registrerte brukere/oppføringer. Tilnærmet alle benyttede internnummere i MD er registrert, derav enkelte nummere med flere tilknyttede personer. En del relevante eksterne nummer som sentralbordet har vurdert som hensiktsmessig å ha tilgjengelig i DNA/OWS er også lagt inn. Med antall records uttrykkes behovet for antall registrerte brukere som løsningen skal prises/dimensjoneres for. I dagens DNA er rettighetene begrenset til 3000 oppføringer (brukere). Databasen i DNA er også til dels benyttet til oppføringer av funksjoner og tjenester på en slik måte at et nummer kan ha flere oppføringer. Dette har medført at det per i dag forefinnes langt flere oppføringer (records) enn det som strengt tatt er nødvendig. Kalenderfunksjon er i utstrakt bruk. Det finnes over 1000 kontoer definert i MS Exchange med personer, funksjoner og tjenester, og leverandørene kan ta utgangspunkt i dette volumtallet for deres tilbud. Som et utgangspunkt kan det i en eventuell oppstartsfase dreie seg om 250 brukere. Det kan tas utganspunkt i dette volumtallet ved utarbeidelse av tilbud. Det foreligger ingen konkret plan for når en eventuell implementering av Lync vil skje. Test og pilotering må påregnes og vil tidligst starte medio 2013. Side 3 av 6
15. Del II krav 5.2.8 16. Del II krav 4.3.9 Hvor mange skal ha talepost eller opplest fravær? Hva er det konkret som Dual access brukes til? Med henvisning til konkurransegrunnlagets beskrivelse av kundens tekniske plattform (Konkurransegrunnlagets Del II Bilag 3) så er ca 300 talepostbrukere definert. Leverandørene kan ta utgangspunkt i dette volumtallet mht brukere og svarerfunksjoner for utarbeidelse av deres tilbud. Dual access og SO adapter har vært noe benyttet for ISDN til Video, for G4 Fax, og i påkommende tilfeller hvor ISDN S0 har vært nødvendig i tilknytning til lyd- og bildeoverføring. 17. Del II krav 4.3.2 18. Del II krav 4.3.12 Del II Bilag 3 pkt 4.1 19. Del II Bilag 7 20. Del II Krav 6.1.1 Er det mulig å få utfyllende informasjon i form av CNBIP for LIM5? Ref Bilag 3 pkt 4.1: CDR-formatet er beskrevet her. Felt 37-56 er høyrejustert. Resterende felt skrives fra venstre mot høyre. For details see SMDR FORM 2, chapter 13 Er det mulig å få nærmere beskrivelse av ref detaljer? I oppdatert Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser v2 mangler det tabell for å sette inn pris for IP apparater fra Bilag 1 Krav 6.1.1. Ønsker dere opsjonspriser på apparater fra forskjellige produktserier? (Dialog 44xx-serien, Aastra 74xx-serien og Aastra 67xx-serien)? Framtidig behov er noe uavklart, men det forventes at det er for nedadgående. Svaret er ja. Se vedlagte fil Vedlegg 1 BNLIP.txt Svaret er ja. Se vedlagte fil Vedlegg 2 CDR record med heading.txt Vedlegget er en faktisk utskrift fra Hyperterminal som illustrasjon på CDR formatet og hvordan informasjonen er organisert i segmenter på utskriftsstrengen. SMDR FORM2, chapter 13, som det henvises til er ikke tilgjengelig. I ny oppdatering av Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser v3 er det lagt inn egen tabell for angivelse av pris for IP apparater. Svaret er nei. Vi ønsker pris på en type store apparater og en type små apparater med tilnærmet tilsvarende funksjonalitet som de apparater som benyttes i dag (Aastra 4422 og 4425). Side 4 av 6
21. Del III Bilag 3 I dokumentet Spørsmål og svar nummer 1 oppgis det at det inntas nytt avsnitt under pristabellen i konkurransegrunnlagets Del III SSA-V Lille Bilag 3. Avsnittet angir volumtall for forventet årlig uttak av de enkelte tjenesteelementene. Spørsmål: Slik vi forstår det er dette grunnlag for evaluering. Er det da riktig at dette skal legges inn i prisbilaget slik at leverandøren skal prise opp nevnte antall? Svaret er nei. Leverandøren bes oppgi enhetspriser per tjenesteelement i forhold til enhet som er angitt i kolonne benevnt Periode i pristabellen i Bilag 3. Leverandøren skal således ikke prise opp nevnte antall. Formål med å anslå volumtall for evalueringsformål er å gjøre det forutberegnelig for leverandørene hvilken virkning prising av det enkelte tjenesteelement vil kunne ha for evaluering av samlede priser. 3 Presiseringer og endringer til konkurransegrunnlaget Med bakgrunn i innkomne spørsmål til tilbudskonferansen presiseres/endres konkurransegrunnlaget som følger: - Del I Konkurransebestemmelser pkt 1.1, første avsnitt: o Første kulepunkt endres til: Oppgradering av eksisterende Aastra MD110 telefoniløsning til MX-ONE server versjon 4.1 (releaset versjon) - Del I Konkurransebestemmelser pkt 7.3, Tabell 3. Tildelingskriterier, post «Samlede priser»: o Felt for «Beskrivelse» endres til: Prisevalueringen vil ta utgangspunkt i sammenstilte priser for alle løsnings- og tjenestekomponenter, og vil omfatte tilpasning og innføring av løsning med påfølgende support og vedlikehold i 4 år. - Del II SSA-K Lille Bilag 1 og 2 pkt 4.3 o Nytt krav 4.3.25: Kundens krav Krav ref Beskrivelse Krav type Opsjon Leverandørens besvarelse Tilbys Løsningsbeskrivelse Ja/Nei/Delvis 4.3.25 Som opsjon bes leverandøren tilby oppgradering til serverversjon Aastra MX-ONE versjon 5.0. Pris for opsjonen bes angitt i Bilag 7. B X - Del II SSA-K Lille Bilag 6, avsnitt «Miljø»: o Avsnittet strykes i sin helhet. Side 5 av 6
- Del II SSA-K Lille Bilag 1 og 2 pkt 4.1: o Nytt krav 4.1.4: Kundens krav Krav ref Beskrivelse Krav type Opsjon Leverandørens besvarelse Tilbys Løsningsbeskrivelse Ja/Nei/Delvis 4.1.4 Leverandøren bes beskrive miljømessige egenskaper/konsekvenser ved leveransen. Eventuelle produktsertifiseringer bes oppgitt. Se for øvrig http://www.anskaffelser.no/dokumen ter/anbefalte-miljokriterier-for-iktprodukter B - Del II SSA-K Lille Bilag 7: o Ny versjon 2 av dokumentet er publisert med endringer. - Del III SSA-V Lille Bilag 3: o Følgende poster i pristabell strykes: Servicearbeid i normal arbeidstid 08:00 16:00 på virkedager Montør Servicearbeid utenom normal arbeidstid -> 16:00 20:00 på virkedager Montør Servicearbeid utenom normal arbeidstid -> 20:00 08:00 på virkedager samt helgedager Montør Per time Per time Per time o Nytt avsnitt tas inn under pristabellen: For evalueringsformål vil følgende volumtall bli benyttet. Volumtallene angir anslått årlig uttak: Beskrivelse/navn Service- og vedlikeholdsavtale iht Bilag 1 og 2, inkludert beredskapsavtale for feilretting på utstyr Utrykning til Kundens lokasjon 08:00 16:00 på virkedager Utrykning til Kundens lokasjon utenom 08:00 16:00 på virkedager (inkludert helgedager samt tidsrommet 16:00 08:00 på virkedager) Servicearbeid i normal arbeidstid 08:00 16:00 på virkedager Ingeniør Servicearbeid utenom normal arbeidstid -> 16:00 20:00 på virkedager - Ingeniør Servicearbeid utenom normal arbeidstid -> 20:00 08:00 på virkedager samt helgedager - Ingeniør Konsulent-/rådgivningstjenester knyttet til telekommunikasjonsløsningen Anslått årlig uttak 1 4 utrykninger 2 utrykninger 40 timer 2 timer 2 timer 50 timer Side 6 av 6