Utvalg: Kontrollutvalget Dato: 16.03.2015 Møtested: Storstua, Tidspunkt: 13:00 Møteinnkalling Forfall meldes snarest på tlf. 48 88 30 36, eller mobil 95 13 31 87 til sekretariatet, som sørger for innkalling av vararepresentanter. Ved inhabilitet i enkeltsaker, må det meldes fra om dette til sekretariatet. Vararepresentanter møter kun etter særskilt innkalling. SAKSLISTE:
Saksnr Innhold Arkivsaksnr PS Skatteregnskapet for Stor-Elvdal kommune 2014 2015/225 PS Samordning av tilsyn - Fylkesmannen og 2015/226 kommunene PS Eventuelt 16.03.2015 2015/109 PS Referatsaker 16.03.2015 2015/108 Stor-Elvdal kommune, 05.03.2015. Kjell Øverby Utvalgets leder Kristin Moe Sekretær
Saksframlegg Dato: 05.03.2015 Referanse: 2015/225-1751/2015 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Skatteregnskapet for Stor-Elvdal kommune 2014 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/5 Kontrollutvalget 16.03.2015 Saksdokumenter vedlagt: Vedlegg: 1 Årsrapport for 2014 - skatteoppkrever 2 Kontrollrapport 2014 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen for Stor-Elvdal kommune Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar Skatteoppkreverens årsrapport til skatteregnskapet for 2014, og Skatteetatens kontrollrapport datert 15.02.2015 tas til orientering. Bakgrunn Det er riksrevisjonen som har ansvaret for revisjon av skatteregnskapene. De kommunale skatteregnskapene avgis overfor skatteetaten, og anses som delregnskaper til Skatteetatens samlede regnskap. Stortinget foretar desisjon (vedtak om godkjenning eller ikke) av skatteetatens samlede regnskap. Kommunens skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og tilhørende redegjørelse til kommunestyret og kontrollutvalget. Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret, den blir der behandlet som referatsak. Kontrollutvalgets arbeidsområde er identisk med kommunestyrets arbeidsområde når det gjelder tilsyn og kontroll, også når det gjelder skatteregnskapet. Det faglige ansvar ligger hos Skatteetaten, mens det ressursmessige ansvar ligger hos kommunestyret. Det er en klar kommunal oppgave å stille nok ressurser til en effektiv skatteinnfordring i kommunene, og dette involverer kontrollutvalg og kommunestyre. Vurdering Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret pr 31.12.2014 er 3,2 årsverk. Dette er inkludert arbeidsgiverkontrollen som også leverer til Elverum, Trysil, Åmot og Engerdal i tillegg til Stor- Elvdal. Kontrollsamarbeidet innehar hjemmel på 2,4 årsverk. Arbeidsgiverkontrollen hadde 2,4 årsverk frem til 01.09.2014, det var noe redusert trykk etter denne dato da andre regnskapsoppgaver ble tillagt en av de 3 ansatte. Det er høy kompetanse på området. Gjennomførte kontroller i 2014 var 5 mot 6 planlagte. Dette er 4,8 % av alle leverandører av LTO i kommunen.
Det har vært noe redusert ressurser på skatteoppkrever gjennom deler av 2014, skatteoppkrever har sørget for at innrapporteringer og inn- og utbetalinger har skjedd til de frister og forskrifter som er pålagt. Dette med hjelp fra de som jobber på arbeidsgiverkontrollen. Det er blitt holdt et jevnt trykk på ulike innfordringstiltak, men de mest krevende tiltak er ikke satt i gang på grunn av ressursmangel. Det er i enkeltsaker blitt benyttet sette-skatteoppkrever på grunn av inhabilitet. Konklusjon Det vises til rapport fra skatteoppkreveren i Stor-Elvdal for 2014, og kontrollrapport 2014 fra Statteetaten, som viser at skatteoppkreverfunksjonen i Stor-Elvdal fungerer tilfredsstillende.
Saksframlegg Dato: 02.03.2015 Referanse: 2015/226-1665/2015 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Samordning av tilsyn - Fylkesmannen og kommunene Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/6 Kontrollutvalget 16.03.2015 Saksdokumenter vedlagt: Sekretærens forslag til vedtak: Kontrollutvalget i Stor-Elvdal kommune viser til kommunelovens kap. 10 a, og spesielt 60 e, samt departementets 85 tilrådinger for styrket egenkontroll i kommunene. Kontrollutvalget er av den oppfatning av det i Hedmark er behov for en forsterket samordning og informasjonsutveksling mellom statlige tilsynsorganer og de kommunale kontrollordningene som kontrollutvalget bl.a. har ansvar for. Som et mål for samordningen, bør det gjennomføres følgende tiltak: Oversiktsliste: Hvem gjør hva av tilsynene? Kompetanseutvikling og faglig tilsynsforum Utveksling av tilsynsplaner og felles tilsynskalender Tilsynsetatenes utfordringer til kommunesektoren Tilsynskalender for statlige tilsyn og kommunale forvaltningsrevisjonsordninger m.v. legges ut på hjemmesidene til kommunene og fylkesmannen. Bakgrunn I 2007 kom et nytt kapittel om statlig tilsyn inn i kommuneloven, kap. 10 a. 60 e i dette kapitlet har slik ordlyd: Fylkesmannen samordner praktiske sider og bruk av reaksjoner ved statlig tilsyn rettet mot kommunen eller fylkeskommunen. Alle tilsynsetater skal underrette fylkesmannen om tilsynsplaner og om varsel om pålegg eller andre sanksjoner med vesentlige virkninger for kommunen eller fylkeskommunen. Tilsynsetater som er utpekt som koordinerende myndighet for tilsyn, skal underrette fylkesmannen om koordinert tilsynsplan. Før pålegg eller andre sanksjoner med vesentlige virkninger for kommunen eller fylkeskommunen vedtas, skal tilsynsetaten så langt det er mulig ha dialog med kommunen
eller fylkeskommunen om sanksjonene og kommunens eller fylkeskommunens oppfølging. Kommunen eller fylkeskommunen plikter å delta i dialogen. Kontrollutvalg Fjell IKS har sekretariatsansvar for 9 kontrollutvalg i regionen, 5 i Hedmark og 4 i Sør-Trøndelag. I Sør-Trøndelag avholdes jevnlige koordineringsmøter der samordning av tilsynsplaner er sentralt. I Nord-Trøndelag og Møre og Romsdal er det også utarbeidet rutiner som beskriver samordning av statlige tilsyn med kommunesektoren. Fylkesmannen i Hedmark forholder seg til at dersom ikke annet er bestemt av embetsledelsen, så er det avdelingene selv som avgjør om og hvordan rapporter fra egne tilsyn skal gjøres kjent for andre, og om den skal be om å motta rapporter far andre tilsynsorganer. Fylkesmannen viser også til at en igangsatt ordning med koordineringsmøter mellom fylkesmannens egne avdelinger og andre overordnete organer i perioden 2007 til 2011 er blitt avviklet fordi de hadde begrenset verdi. Kommunene ved kontrollutvalgene har aldri deltatt på noen koordineringsmøter med Fylkesmannen i Hedmark, og får heller ikke tilsendt informasjon verken om gjennomførte eller planlagte tilsyn i kommunene. Den informasjonen som er gitt til kontrollutvalgene, har sekretariatet sjøl søkt opp på fylkesmannen nettsider. I hht departementets rapport 85 tilrådingar fra 2009, heter det i nr 83 85: Tilråding 83: Kommunane bør sørgje for at tilsynsrapportar blir behandla på ein eigna måte i dei folkevalde organa i kommunen. Tilråding 84: Sekretariatet bør sørgje for å halde kontrollutvalet orientert om planar og rapportar frå statlege tilsynsmyndigheiter som har interesse for kommunen og kontrollarbeidet. Tilråding 85: Fylkesmannen bør i samband med planlegging og gjennomføring av tilsyn halde seg orientert om planar og resultat i den kommunale eigenkontrollen. Det bør vere eit mål at kommunar ikkje får tilsyn på område der dei nyleg har gjennomført eller snart skal gjennomføre forvaltningsrevisjon. Dette bør gå fram av relevante styringsdokument frå departementa til fylkesmannen. Det blir svært vanskelig for kommunenes kontrollutvalg å oppfylle disse tilrådingene med den praksis Fylkesmannen i Hedmark har. Det er mye enklere i fylker som har innført rutiner for samordning av kontroll og tilsyn, jf. over. Kommunene står i dag overfor et vidstrakt kontroll- og tilsynsregime fra statlige myndigheter, se separat vedlegg. I tillegg er kommunene pålagt en stor grad av egenkontroll, gjennom internkontrollordninger og de kontroller som foretas av kontrollutvalget gjennom forvaltningsrevisjoner, granskinger, selskapskontroll etc. Det virker opplagt at en god samordning og informasjonsutveksling mellom kommunene ved kontrollutvalgene og statlige tilsyn vil være positiv for begge parter: Store effektiviseringsgevinster unngå dobbeltarbeid. Dele informasjon og bruke den i planlegging og prioritering. Aktiv revisjon og egenkontroll vil medføre mindre behov for tilsyn. Fylkesmannen er både gjennom kommunelovens kap. 10 a, og egne brev fra departementet gitt ansvar for en samordning av tilsynsvirksomheten, å sørge for at den er rasjonell, effektiv og fremmer læring i kommunesektoren. Fylkesmannen skal også legge til rette for en god dialog mellom tilsynsorganene og kommunene, og målet med statlige tilsyn er å medvirke til læring og forbedring i kommunal saksbehandling.
Fylkesmannen skal gjennom sin egen planlegging, prioritering og gjennomføring av tilsyn ta hensyn til kommunenes egen kontrollvirksomhet. Et minimum fra fylkesmannens side, ville da være å kunne innhente kommunenes planer for forvaltningsrevisjon. Kommunene i Hedmark har ikke mottatt noen slike henvendelser så langt sekretariatet kjenner til. For eksempel er Aktuelle tema knyttet til samhandlingsreformen vedtatt som prosjekt for forvaltningsrevisjon i inneværende periode i flere kommuner i vår region. Dette vil i stor grad ha overlappende temaer med planlagte og/eller gjennomførte statlige tilsyn. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag avholder jevnlig koordineringsmøter mellom de statlige tilsynsorganene og kommunens kontrollutvalg, representert ved sekretariatene. Her settes opp en tiltaksliste med oppfølgingspunkter, frister og ansvarlige for gjennomføring. Slike møter bør kunne brukes som mal også for andre fylker. Konklusjon Det anbefales overfor kontrollutvalget at utvalget, sammen med andre kommuner retter en henvendelse til fylkesmannen i Hedmark der man etterlyser større grad av samordning og informasjonsutveksling mellom kommunene v/ kontrollutvalgene og de statlige tilsyn.
Saksframlegg Dato: 02.03.2015 Referanse: 2015/109-1673/2015 Arkiv: 210 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Eventuelt 16.03.2015 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/7 Kontrollutvalget 16.03.2015
Saksframlegg Dato: 02.03.2015 Referanse: 2015/108-1674/2015 Arkiv: 033 Vår saksbehandler: Kristin Moe Direkte tlf. 62434490 Referatsaker 16.03.2015 Utvalgssaksnr. Utvalg Møtedato 15/8 Kontrollutvalget 16.03.2015 Sekretærens forslag til vedtak: Referatsaker tas til orientering. 9. FIAS AS protokoll fra styremøte 5. november 2014 10. MHBR innkalling til styremøte 8. desember 2014