Referat fra prosjektgruppemøte Tid: 3. september, formøte kl 08.30 09.00, prosjektgruppemøte kl. 12.00 15.00 Sted: Trondheim, Gløshaugen Til stede Prosjektgruppa: Trond Singsaas, Frank Arntsen, Roar Tobro, Ingrid Volden (Lync), Inge Øystein Moen, Sturla Søpstad, Anne Hilde Nymoen, Gunnhild Furnes, Anita Brækken og Jone Trovåg. Møtende vararepresentanter: Thomas Misje og Gry Eva S. Alterskjær. Sekretariat: Jens Petter Nygård, og Jan Erik Kaarø Forfall: Ingen Saksliste Beslutnings og orienteringssaker Sak 62/15 Oppfølging saker behandlet i NTNUs styre 27.-28. august Sakene som ble behandlet av NTNUs styre 27.-28.9 ble gjennomgått med hensyn på oppfølging, dvs : - Fusjonen - hvordan håndtere usikkerhet knyttet til fremtidig bemanningsbehov Saken diskutert og i det vesentlige fremkom at: - dette gjelder 2017 løsninger - en kommer tilbake dette på et senere tidspunkt - omstillingsbegrepet er brukt for å være presis vedrørende tjenesterettslige rettigheter - Oppdatert risikovurdering av fusjonen når det gjelder arbeid med sikker drift Muntlig orientering, herunder: - orientert om møtet med KD 20. 8, og at de er har stort fokus på fusjon og på
sikker drift, samt harmonisering og modernisering - om styrets behandling, og at de tar prosessen og utfordringene på største alvor. - styret har bedt om oppdatert risikovurdering mv 1. okt, samt ny oppdatert risikovurderingen til styremøte 22.10 - orientert om at det nå engasjeres ekstern kvalitetssikring av sikker drift (og fusjonsprospektet), dvs (i) kvalitetssikring av hele arbeidet med fusjonsprosessen (frist 1.10), (ii) kvalitetssikring av IKT-området med tilhørende grensesnitt mhp økonomi og teknologi (frist 1.10), (iii) Det legges også opp til QA-støtte til prosjekt og linjeledelse frem mot årsskiftet (rapporterer til rektor). - i tillegg til ekstern kvalitetssikring gjennomføres også intern kvalitetssikring gjennom møter med de enkelte arbeidsgruppelederne - Utvidelse av NTNU-styret. Reglement for valg av medlemmer fra høgskolene Muntlig orientering om de regler som nå legges til grunn for gjennomføring av valgene. - Fusjonsplattform Orientert om at Fusjonsplattformen må legges til grunn, det nye styret bestemmer hvilken strategiprosess nye NTNU skal gjennomføre fremover. - Faglig organisering konsepter Orientert om at styret tok denne til orientering, og gjorde bevisst ingen realitetsbehandling. Tatt til etterretning. «Sakene ble drøftet og innspillene tas med i det videre arbeid.»
Sak 63/15 Prosedyrer for midlertidige bemanningsendringer fra høst 2015 Det ble vist til foreløpig diskusjon i prosjektgruppemøte 20. august. Muntlig orientering om status og at arbeidsgruppen nå har gjennomført oppstartsmøte. Utkast til mandat for arbeidet var utsendt før møtet. Saken diskutert og mandat revidert i tråd med diskusjonen, se vedlegg. «Forslag til mandat vedtas med de innspill som kom i møtet.» Sak 64/15 Videre arbeidet med administrativ organisering Det ble gitt en muntlig orientering om status og fremdrift i arbeidet administrativ organisering, herunder at gruppa legges frem et forslag til revidert mandat på neste møte som presiserer leveransene. Saken diskutert, og i det vesentlige fremkom at: - et kjernespørsmål er samspillet mellom faglig og administrativ organisering. - valg av modell for faglig organisering vil få konsekvenser for den administrative organisering, og de faglige modellene må vurderes mhp adm. organisering - det er viktige å diskutere prinsipper og alternativer først «Saken ble drøftet og innspillene tas med i det videre arbeid.» Sak 65/15 Styringsgruppemøte 14. september Utvalgte saker til styringsgruppemøte ble gjennomgått, dvs: - Sikker drift ekstern kvalitetssikring Saken ble diskutert under sak 62/15 ovenfor - Personalpolitikk og stillingsstruktur Muntlig orientering, i det vesentlige at:
- regler for virksomhetsoverdragelse kommer til anvendelse - evt endrede regler må reguleres gjennom endringer i regelverk etter de prosedyrer som gjelder de ulike områder. - Navnepolitikk første diskusjon Saken diskutert, i det vesentlige at: - fusjonstreet skal ikke brukes mer - det må avklares hvilke navn som skal benyttes og hvordan Campusbegrepet skal brukes. «Sakene ble drøftet og innspillene tas med i det videre arbeid.» Sak 66/15 Kommunikasjon (fast sak på dagsorden) Områder med særskilt behov for informasjon ble gjennomgått, herunder at: - det jobbes med et saksnotat om profilering av prosjektet og nye NTNU som med sikte på behandling i styringsgruppa 14.9. Det er bla stor etterspørsel etter tydelige føringer om bruk av begreper, logo etc. - det arbeides fortsatt med en oppdatert kommunikasjonsplan. Det legges opp til at de viktigste målgruppene i høst blir linjeledere og administrativt ansatte. Plan er å legge frem utkast til prosjektgruppas neste møte. - det arbeides med ulike kanaler for informasjon, så som e-postlister til alle linjeledere i de fire institusjonene, skreddersydde nettsider for begge målgrupper. Det er også utarbeidet en foreløpig versjon av nettsiden for ansatte med arbeidstittelen «Dine rettigheter» finnes på https://www.ntnu.no/fusjon/omstilling. Videre innhold utarbeides i nært samarbeid med arbeidsgruppa for HR/HMS. - Det er opprettet nettsider for alle de 12 arbeidsgruppene under Sikker drift hvor det legges ut info om de viktigste sakene som det jobbes med, navn på ressursgrupper etc. Klikk på arbeidsgruppens navn på https://www.ntnu.no/web/fusjon/administrativ-organisering for å se de enkelte gruppens nettside. - den offisielle lysarkserien om prosjektet er nettopp blitt oppdatert og finnes på https://www.ntnu.no/fusjon/presentasjoner - Nytt nyhetsbrev til alle ansatte sendes ut i kommende uke.
- Det er satt inn økte ressurser i Kommunikasjonsavdelingen for å jobbe med kommunikasjon fra prosjektet, bla med for å sikre god kommunikasjon fra gruppa som planlegger ny administrativ organisering. Sak 67/15 Eventuelt - Samling for tillitsvalgte og ansattrepresentanter i fusjonsprosjektet i Ålesund 1.-2. sept På samlingen deltok 45 personer fordelt mellom de fire fusjonerende parter. Det ble orientert og debattert rundt følgende tema: Hva er nytt siden sist sett fra styringsgruppa Administrativ organisering: Mandatet og utfordringer Faglig organisering innspillnotat medvirkning ansattperspektivet Aktuelle saker fra HR-gruppa som må være avklart før 01.01.2016 ved Arne Hestenes Omstillingshåndbok erfaringer fra fusjonen Buskerud/Vestfold Psykososialt arbeidsmiljø i omstillingsprosesser Kort oppsummerte tilbakemeldinger: Det er et stort fokus på arbeidet i sikker drift, og at det skjer og er i ferd med å skje en del midlertidige endringer som det stilles spørsmål ved. Det er klart at det er store og ulike forventninger knyttet til arbeidet med administrativ organisering mellom høgskolene og NTNU. Det er et enormt behov for informasjon og kommunikasjon om det som skjer i fusjonsprosessen, og blant tillitsvalgte. Sakene innen HR-området vil ha et særlig fokus for ansattrepresentanter/tillitsvalgte. Vi ønsker å medvirke aktivt i utformingen av omstillingshåndboken m.m. Det er viktig at tillitsvalgte/ansattrepresentanter fortsatt får anledning til å samles på tvers fagforeninger og innfusjonerende institusjoner. Det var også omvising på campus og allmøte med innlegg fra rektor Marianne Synnes i tillegg til andre aktuelle ansattrepresentanter i fusjonsprosjektet. Det kom noen spørsmål som viser at man fortsatt er opptatt av forskningstid, men også at man får en organisering som tilrettelegger for tverrfaglighet. Det knyttes særlig spenning til hvilken organisasjonsmodell som velges for Ålesund og Gjøvik.