Fornebu 31/03-2014 Effektive HR-prosesser ved bruk av Ressursforvaltning på Web
Joar Hove Leder for konsulentavdelingen i Bergen. Tidligere fagansvarlig for Ressursforvaltning på web. «Effektive HR-prosesser ved bruk av Ressurs-forvaltning på Web (RPW)»
Hva er RPW? Ressursforvaltning på web o Også kjent som: - Personalportalen - Elektronisk lønnsmelding Utviklet av EVRY o Presenteres i Agresso Self Service Ledelse- og saksbehandlerverktøy. Dekker gapet mellom WebCruiter og Agresso.
Hva er RPW? Rekrutteringssystem (WebCruiter) RPW (Ressursforvaltning på web) Kompetansesystem (Dossier) Lønn og personal (Agresso) Sak og arkiv (ephorte)
Hva er RPW?
6 Hvilket behov er det som blir dekket?
Hvilket behov er det som blir dekket? - Erstatter lønnsmelding på papir. - Mindre papir å holde styr på. - Tar opp plass - Forsvinner - Trenger ikke fysisk postgang/internpost - Rett lønn til rett tid 7
Hvilket behov er det som blir dekket? - Unngår dobbeltarbeid med registrering av opplysninger om den ansatte. - Den ansatte registrerer allerede det meste i WebCruiter. - Vanskelig å huske hvilke koder/informasjon som skal inn i lønnsmeldingen. 8
Hvilket behov er det som blir dekket? - Mye tid går med til å korrigere lønnsmeldinger som er kommet inn. - Ikke alle skriver like fint. - Ingen validering av data på et papirskjema. 9
Hvilket behov er det som blir dekket? - Mye informasjon inn på lite plass. - Uoversiktlig - Lett å glemme felter - Tungvint å distribuere endringer på hva som skal registreres. - De som sender inn lønnsmeldingene har et lager av skjemaer liggende. - Lettest å sende inn uten å fylle ut alle feltene. 10
Hvordan gjør RPW noe med dette? - Ledere og saksbehandlere. - Enkelt oppsett av tilganger - Skille på hvem som kan overføre til Agresso. 11
Hvordan gjør RPW noe med dette? - Rollebaser eller relasjonsbasert tilgangsstyring - Leder med og uten knapp - Saksbehandler med knapp 12
Hvordan gjør RPW noe med dette? - Data hentes direkte fra Agresso - Oppdaterte data - Samme data som lønn og HR sitter på. - Tilgang kun til egne ansatte 13
14 Hvordan gjør RPW noe med dette?
Hvordan gjør RPW noe med dette? - Forhåndsdefinerte verdier gjør det enklere å finne riktige koder. - Data koblet til stillingskode - Lønnsramme - Alternativ - Styrk - Særalder - Arbeidstidgruppe - Egendefinerte felter (relasjoner) 15
Hvordan gjør RPW noe med dette? - Validering av data - Får ikke overført verdier som ikke passer med Agresso. - Obligatoriske felter som må fylles ut. 16
Hvordan gjør RPW noe med dette? - Oppslag i verdiene som ligger i Agresso - Lettere å velge riktig. - Kan søke i tekst eller nummer. - Oppdaterte verdier - Sperrede verdier vises ikke. 17
Hvordan gjør RPW noe med dette? - Direkte kobling mot lønnartene i Agresso. - Lett å finne riktig faste tillegg. - Trenger kun å forholde seg til beløpet eller antallet som skal inn. 18
19 Hvordan gjør RPW noe med dette?
20 For de som ikke har WebCruiter
Vi har ikke WebCruiter Rekrutteringssystem (WebCruiter) RPW (Ressursforvaltning på web) Kompetansesystem (Dossier) Lønn og personal (Agresso) Sak og arkiv (ephorte) 21
Vi har ikke WebCruiter - Ikke nødvendig med integrasjoner - Gevinst ved å ansvarliggjøre ledere. - Flytte eierskap til data om de ansatte ut til de som sitter nærmest de ansatte. - Lønn/HR kan rette fokus mot kvalitetkontroll. - Økt krav til datakvalitet på Lønn/HR som følge av Edag-rapportering. RPW (Ressursforvaltning på web) Lønn og personal (Agresso) 22
Vi har ikke WebCruiter - Registrere inn nye kandidater. - Enkelt skjermbilde for registrering. - Sjekker om ressursen eksisterer fra før. - Kobling mot eksisterende ansatte. 23
Mulighet for kvalitetskontroll - Lønn/HR kan kvalitetssikre det som blir overført. - Ingen nyansatte får lønn før de er godkjent. - Eksisterende ansatte får lønn uten godkjenning, men det er enkelt å identifisere de som har vært endringer på. 24
Reduserer papirflyt og «manuelle» eposter - Ved bruk av IntellAgent kan informasjon om nyansatte automatisk sendes til f.eks: - IT - HR - Lønn - Ansvarlig for nøkler/tilgangskort - Egendefinert varsling 25
Stengeperiode - Stenge for overføring - Gitte tidsintervall - Varselmelding 26
Dokumentgenerering - Flettedokument - Ansettelseskontrakt - Sluttbrev - Taushetserklæring - Smittevern - Inforskriv til nyansatte 27
28 Dokumentgenerering
Sjekkliste - Valgfrie punkter. - Dato for utkvittering. - Kan spørres på. - Varslinger - Eks: Stillingskoder som har spesielle krav. 29
Varslingsbasert flyt - To trinns godkjenning - Saksbehandler gjør klart Leder trykker på knappen - Varsling ved IntellAgent 30
Oppsummering - Digitalisert lønnsmelding - Redusere papirflyt - Mindre ventetid - Flytte ansvaret ut i linjen - Synkron informasjon 31