SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Wenche Håvik Arkiv: 151 &14 Arkivsaksnr.: 15/1101 Sign: Dato: Utvalg: Hovedutvalg administrasjon ÅRSMELDING FOR 2014 - PERSONALAVDELINGEN Forslag til vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen for 2014 til orientering.
SAKSFRAMSTILLING Personalavdelingen omfatter personalkontor med ordinære personalpolitiske/-adminintrative funksjoner, samt følgende enheter/kontor: lønningskontor, bedriftshelsetjeneste, servicetorg, fellesekspedisjon og kantinedrift. Personalkontoret har ansvar for overordnet arbeid med kompetanseutvikling, rekrutteringspolitikk og strategisk arbeid innen personalforvaltning-/utvikling. Andre viktige arbeidsfelt er inntak/oppfølging av lærlinger, pensjon og forsikring for ansatte, IA-og attføringsarbeid, forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene herunder lønnsforhandlinger, samt rådgiving både overfor etatene og enkeltpersoner. I 2014 ble det i tillegg lagt ned et betydelig arbeid for å etablere et system for oppfølging og rapportering av kommunens internkontroll, samt etablere et felles avvikssystem. Det er herunder utarbeidet en betydelig mengde dokumentasjon vedr. internkontroll. Opplæring og kompetanseutvikling Det er også i 2014 gjennomført ulike interne kompetansetiltak og opplærings-/kursdager i regi av personalavdelingen. Herunder kan nevnes følgende: Kurs i Excel, Felles introduksjonskurs for nyansatte, kurs i Kommunikasjon og mediehåndtering, kurset Mye bedre medarbeidersamtaler, kurs for brannvernledere, Grunnkurs i verne-og miljøarbeid, kurset Jus og sosiale medarbeidere, flere kurs i Arbeidsplanleggingsverktøyet GAT, kurset Sykefravær fra A til Å, samt kurs-/seminardag om Motivasjon og arbeidsglede. Kommunen har gjennomført flere ledersamlinger i tilknytning til utviklingsprogrammet «Saman om ein betre kommune». Dette 4-årige utviklingsprogrammet som er i regi av kommunal-og regionaldepartementet, KS og arbeidstakerorganisasjonene, var i 2014 inne i sitt tredje år. Karmøy kommune sitt prosjekt omhandler omdømmeutvikling og fokusområdet i 2014 har vært «Omdømmebygging gjennom styrking av internkontrollen» Målet med internkontrollen er målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholdelse av gjeldende lover og reglement. Det har i 2014 vært 2 samlinger med alle lederne (ca 120 stk) og 2 samlinger som har inkludert rådmannens og etatssjefenes ledergrupper (totalt ca 30 stk). Lærlinger Kommunen har for tiden en godkjent ramme for inntak av 34 lærlinger. Ordinær læretid for lærlingene er 2 år. I 2014 klarte vi ikke å fylle alle læreplassene. Dette skyldes blant annet dårlig søkning, samt at en del av søkerne ikke oppfylte inntakskravene. I 2014 lyste Karmøy kommune ut læreplasser i 6 forskjellige fag, og inntaket i de ulike utlyste fag fordeler seg slik: Helsearbeiderfaget 14 lærlinger Barn- og ungdomsarbeiderfaget 10 lærlinger Institusjonskokkfaget 1 lærling Ikt- servicefaget 1 lærling Kontor- og administrasjonsfaget 1 lærling Renholdsoperatørfaget 0 lærling For å være i forkant av det økte behovet for spesielt helsefagarbeidere, gjør kommunen årlig et informasjonsarbeid på Åkra videregående skole og alle ungdomskolene i kommunen. Det blir
informert om hvilke opplæringsfag/yrker Karmøy kommune kan tilby og hvor vi trenger mest arbeidskraft i tiden fremover. Faget utdanningsvalg i ungdomskolen og prosjekt til fordypning i videregående skole er også en anledning for kommunene å bruke praksisplassene som en aktiv del av rekrutteringen. Ellers deltar kommunen på ulike yrkesmesser og åpne dager som skolene arrangerer. Karmøy kommune satser imidlertid ikke ensidig på ungdom. Vi bruker tid på en rekke tiltak for å rekruttere flere søkere til fag der kommunen har store behov for ansatte i fremtiden. For å møte utfordringene i Karmøy samarbeider vi blant annet med voksenopplæringssenteret, NAV, Haugaland skole- og arbeidsliv, fylkeskommunen, KS og videregående skoler for kontinuerlig forbedring av fagopplæringen og rekrutteringsarbeid generelt. Det er iverksatt et prosjekt som pågår til 2017 for å rekruttere innvandrere til omsorgsyrker i Karmøy. Fylkeskommunen i samarbeid med kommunene har også et prosjekt for å utarbeide en systematisk opplæring av voksne med en trinnvis fagplan for ansatte i helsevesenet som ikke har fagbrev. Karmøy kommune har i de siste årene satset mye på opplæring av instruktører slik at de skal være trygge i veiledningssituasjonen. Nå er tiden kommet for å bruke- og samle kompetansen som er opparbeidet på en mer systematisk måte. Lønningskontoret Lønningskontoret har ansvar for all utbetaling av lønn og godtgjørelser, samt innkreving av sykepengerefusjon. Det er 2 timelønnssystemer i full drift, nemlig Extens og GATsoft. Registrering av variabel lønn (timelønn) skjer ved automatisk filoverføring fra skolene til lønningskontoret via Extens, mens variabel lønn i helse-og omsorgssektoren skjer via GATsoft. I 2014 er det i tillegg startet opp et prosjekt i teknisk etat med tanke på at variabel lønn også her skal skje ved filoverføring via GATsoft. Dette innebærer at manuelle timelister er på veg ut. Refusjonsordningen for sykelønn som også er blitt automatisert gjennom filoverføring En ordning som synes å fungere bra. Servicetorget Servicetorget har hatt en jevn strøm av henvendelser hele året, dog med noen sesongbetonte topper. På våren var det også dette året spesielt mange henvendelse angående tilbygg og garasjer, mens det i løpet av sommermånedene var mye besøk av turister som trengte råd og veiledning. Når det gjelder antall telefonhenvendelser til servicetorget i 2014 viser statistikken noe nedgang fra året før. Det er mulig at dette er et resultat av mer tilrettelegging for selvbetjening via internettsiden. I 2014 ble det innstalert nytt sentralbord og dette ser i alle hovedsak ut til å fungere godt selv om det også er noen funksjoner som savnes på det nye systemet. Bedriftshelsetjenesten Karmøy kommune har egen ordning med godkjent bedriftshelsetjeneste (BHT), og alle ansatte i kommunen har tilbud om tjenester fra BHT. Tilnærmingen innenfor BHT er tverrfaglig og ansatte har kompetanse innenfor arbeidsmedisin, ergonomi, psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø, systematisk HMS arbeid i tillegg til teknisk og kjemisk kompetanse. Generelt sett er
oppgaver og forpliktelser definert ved lov og forskrifter. Ansatte i BHT har en fri og uavhengig rolle i det forebyggende og helsefremmende arbeidet. Arbeidsgiver plikter å knytte godkjent BHT til virksomheten dersom risikoforholdene i virksomheten tilsier det. For å sikre et godt samarbeid mellom BHT og de ulike virksomheten i etaten, skal det inngås en samarbeidsavtale mellom BHT og virksomheten (leder og verneombud). Det blir utarbeidet en handlingsplan for samarbeid basert på virksomhetens risikoforhold og behov. Ansvaret for oppfølging av handlingsplanen ligger i arbeidsgiverlinjen. BHT har vært involvert som rådgiver i prosesser ved fire virksomheter i 2014. BHT gjennomfører kartlegginger sammen med leder og ansattes representant(er) og utarbeider risikovurderinger og handlingsplaner i etterkant. I 2014 har BHT bistått med: Psykososiale kartlegginger (medarbeiderundersøkelsen) o Hele organisasjonen gjennomførte medarbeiderundersøkelse i 2013. BHT har bistått 3 virksomheter i oppfølgingsarbeidet i etterkant. Yrkeshygieniske kartlegginger (kjemisk, teknisk, innemiljø, støy etc.) o BHT har bistått med yrkeshygieniske målinger ved 3 virksomheter Det gjennomføres periodiske helsekontroller av ansatte i Karmøy kommune som har et lovpålagt krav og tilbud om helsekontroller. I etterkant av helsekontrollene gjennomgås resultatene sammen med ledelse og ansattes representant for arbeidsplassen. I 2014 har alle røykdykkere i brannvesenet vært inne til helsekontroll og utsatte ansatte i VAR. BHT bistår som rådgivere for virksomhetene i prosesser med å kartlegge årsaker til høyt sykefravær på egen arbeidsplass og utarbeidelse av målrettede handlingsplaner. Arbeidet skjer i HMS/IA gruppen. BHT har vært involvert som rådgiver i prosesser ved to virksomheter i 2014. Når det gjelder forebygging og oppfølging av sykefravær på individnivå, har BHT gjennomført 43 arbeidsplassvurderinger i 2014 og møtt på 36 dialogmøter med sykemeldte. Antallet dialogmøter med deltakelse fra BHT har gått ned etter at slik deltakelse ikke lenger er lovpålagt. BHT er ellers blant annet en sentral aktør i kommunens AKAN-arbeid, IA-arbeid, omorganiserings-prosesser, attførings-og nærværsutvalg. Inkluderende arbeidsliv Karmøy kommune har vært IA-bedrift siden 2003. I løpet av disse årene er det utført et betydelig arbeid i hele organisasjonen på mange ulike områder. Det har gjennomgående vært stort fokus på sykefraværsoppfølging og forebygging. De siste årene har det også vært jobbet mye med holdningsskapende arbeid og utvikling. Ny IAavtale for 2014 2018 ble inngått på nasjonalt nivå fra 04.03.14. I Karmøy kommune ble ny IAavtale undertegnet den 18.06.14. Nye målsettinger og ny handlingsplan er utarbeidet i tråd med ny avtale. Overordna mål og handlingsplaner for IA-arbeid og sykefraværsoppfølging blir utarbeidet av partssammensatt og tverretatlig IA-arbeidsgruppe og forelegges AMU for godkjenning. AMU har fra 2014 overtatt rollen som kommunens IA-forum. Nav arbeidslivssenter er representert i begge disse fora og bidrar ellers med å støtte opp om kommunens IA-arbeid på forskjellige måter, bl.a. i prosjekter. Hovedmål for den nye IA-avtalen:
Bedre arbeidsmiljø Styrke jobbnærvær Forebygge og redusere sykefravær Hindre utstøting og frafall fra arbeid Delmål: Reduksjon i sykefraværet, til 5,6 % Beholde og øke sysselsetting av personer med nedsatt funksjonsevne (for egne ansatte og for personer som er avklarte fra Navs side). Øke yrkesaktivitet etter 50 år De vesentligste endringene i den nye avtalen: Forenklinger i sykefraværsoppfølgingen (lovendringer fra 01.07.14 - bl.a. oppheving av rapportering til Nav, Dialogmøte 1 gjennomføres når det er hensiktsmessig og Dialogmøte 2 kan holdes tidligere). Sanksjonene fjernes. Nytt forebyggings- og tilretteleggingstilskudd for IA-bedrifter. Forsterket innsats for personer med nedsatt funksjonsevne særlig unge. Kunnskapsutvikling og forsøk Større vekt på forebygging Nærværet i 2014 var på 92,6 %, litt høyere enn 2013 hvor det var 92,5 %. Dette er noe lavere enn de to foregående år som begge lå på 93,1 %. Totalt sett har nærværet i Karmøy kommune vært ganske stabilt rundt 92-93 % de senere årene. IA-arbeid rommer både sykefraværsoppfølging, forebyggende arbeid og arbeidsmiljøtiltak av psykososial, fysisk og organisatorisk art. Dessuten rommer det utviklingsarbeid og senior- /livsfasearbeid. IA-arbeidet skal være en integrert del av det systematiske HMS-arbeidet. Dette krever planmessig og målrettet arbeid på mange ulike felt, og et utstrakt samarbeid bedriftsinternt og med eksterne samarbeidspartnere. IA-avtalen legger stor vekt på partssamarbeid. Tilretteleggingstilskudd er et rammetilskudd som er forbeholdt IA-bedrifter. Tilskuddet skal være en kompensasjon for arbeidsgivers merutgifter/merinnsats i forbindelse med konkrete tilretteleggingstiltak. Det kan også brukes forebyggende, til arbeidshjelpemidler og til gruppetiltak. Karmøy kommune mottok etter søknad, vel 1,3 million kroner i tilretteleggingstilskudd fra NAV i 2014. Søknad om tilskudd blir sendt til NAV fra den enkelte arbeidsplass (leder og ansatt). Refusjonskrav administreres av personalavdelingen sentralt. Attføringsarbeidet er organisert med ett lokalt attføringsutvalg i hver etat (nærværsutvalg i helse/omsorg) og ett sentralt attføringsutvalg som også fungerer som lokalt utvalg for sentraladministrasjonen. Fra september 2014 er lokalt attføringsutvalg i helse/omsorg erstattet av nærværsutvalg, som et ledd i pågående nærværsprosjekt i helse- og omsorgsetaten. De sakene som allerede var overført sentralt attføringsutvalg, ble tilbakeført til egen etat.
Dette fører til at det er færre saker i sentralt attføringsutvalg ved årets slutt, og desto flere saker i nærværsutvalget i helse/omsorg. Totalt sett har det vært behandlet 10 saker mindre i 2014 enn året før. Sakene gjelder i hovedsak kvinner. Av 95 saker var det kun 6 menn. 32 (41) saker er avslutta, herav 17 (23) tilbakeført i jobb og 16 (18) med opphør av ansettelsesforholdet (foregående år i parentes). 63 saker videreføres til 2015. Året før var det 64 videreførte saker. Velferdstiltak Arbeidsmiljøutvalget vedtar årlig en fordeling av de totale budsjettmidler på kroner 1 060 000 som er satt av til ulike velferdstiltak for de ansatte. En stor del av midlene ble fordelt til etatene/arbeidsplassene for sammenkomster eller andre opplegg for de ansatte i regi av etaten eller arbeidsplassen. Velferdsmidlene har også blitt nyttet til leie av bedriftshytte i Skipavåg i Vindafjord kommune. Dette var et tiltak som har vært svært populært. Utleier sa opp leieavtalen med kommunen den 01.05.14. En nedsatt arbeidsgruppe i arbeidsmiljøutvalget tok stilling hvorvidt kommunen skulle benytte midlene videre til leie av hytte eller evt andre tiltak. Arbeidsgruppen besluttet å gå for ny bedriftshytte og leieavtale, da dette var et veldig populært tiltak som favner alle ansatte. Arbeid med å finne ny bedriftshytte startet opp i slutten av 2014. Kommunens bedriftskunstforening er også et av de populære tiltakene som baserer driften sin på tilskudd via velferdsmidlene. Tilsvarende blir bedriftsidrett tilgodesett med midler via velferdsmidlene. Noen mindre foreninger/klubber blir også tilgodesett et mindre beløp. I juni måned hadde kommunen den årvisse samlingen av jubilanter med henholdsvis 25 og 35 års tjeneste i kommunen. Totalt var det 61 jubilanter i 2014 herav 24 med 35 års tjeneste og 37 med 25 års tjeneste. Karmøy kommune har avtale med 5 treningssenter fra Raglamyr i nord til Åkra i sør. Gratis bading i kommunens svømmehaller er fortsatt et populært tilbud for de fast ansatte. Kom i form kampanjen er et populært tiltak for de ansatte for å holde seg i form. Hver deltaker må ha minst 80 trenings-/trimaktiviteter hver på minst 30 minutter mellom 1. september og 1. mai. Alle som deltar får premie. I 2014 hadde kampanjen 742 deltakere. Arbeidsmiljøprisen: Arbeidsmiljøprisen 2014 ble tildelt Kopervik bu- og behandlingsheim. Ansatte og ledelse ved Kopervik bu- og behandlingsheim har jobbet målrettet og systematisk med arbeidsmiljø for å få en positiv holdning og kultur til egen arbeidsplass. Dette arbeidet har gitt resultater i økt arbeidsnærvær, høyere stillingsandeler og en trygg og meningsfull hverdag. Arbeidet med ulike prosjekter har hatt stor overføringsverdi til andre arbeidsplasser og har blitt lagt merke til utover kommunegrensen. Prisen ble opprettet for å belønne arbeidssted som gjennom sitt arbeid, innsats og kreative tiltak har vist særlig ansvar og bevissthet for betydning av arbeidsmiljøet. Formålet med prisen er å stimulere medarbeidere til å arbeide systematisk med å utvikle arbeidsmiljøet på arbeidsplassen. Personalsjefen i Karmøy, 27.03.2015 Wenche Håvik sign.
SAKSPROTOKOLL - ÅRSMELDING FOR 2014 - PERSONALAVDELINGEN Hovedutvalg administrasjon behandlet saken den 22.04.2015, saksnr. 10/15 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: Hovedutvalg administrasjon tar årsmeldingen for 2014 til orientering.