Innkalling til 15. ordinære generalforsamling for Sjøvegen Huseierlag SJØVEGEN HUSEIERLAG TID: TORSDAG 09.03.06 KL 19.00 STED: STEINERSKOLEN PÅ ROTVOLL Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling. 2. Valg av ordstyrer. 3. Valg av referent. 4. Valg av protokollunderskrivere. 5. Årsberetning 2005. (Vedlegg 1) 6. Resultatregnskap 2005. (Vedlegg 2 og 3) Revisors bemerkning (Vedlegg 4) 7. Driftsplan 2006. (Vedlegg 5) 8. Budsjettforslag 2006.(Vedlegg 6) 9. Innkomne saker. 10. Valg. (Styre, Oppvekstgruppa, Sosialgruppa, Revisor, Valgkomite). (Vedlegg 7) Dersom du ikke har anledning til å komme, ser Styret svært gjerne at du registrerer deltagelse/avgir stemme via skriftlig fullmakt. Denne slippen kan i så fall benyttes: ---- --------------------------------------------------------- Navn:. Adresse: Jeg registrerer min deltagelse på generalforsamlingen. Gir herved :.. fullmakt til en stemme. Forbehold/kommentarer: Styret ønsker spesielt alle nye medlemmer av huseierlaget hjertelig velkommen!
vedlegg 1 SAK 5. ÅRSBERETNING 2005 Styrets sammensetning Styret har i 2005 bestått av følgende personer: Torbjørn Svendsen (leder) Hans Collins veg 9 Elisabeth Husebø (nestleder/kasserer) Hans Collins veg 5 Paal Østerlie (sekretær) Sjøvegen 28 Erlend Dalseg (medlem) Sjøvegen 22 Ole Henrik Johansen (medlem) Sjøvegen 30 Anne Jølle (medlem) Sjøvegen 16 Ingeborg Krogstad (medlem) Stuttvegen 1 Styremøter/styreinfo Det har vært avholdt i alt 11 styremøter Informasjonsarbeid Det har vært sendt ut 4 Styreinfo. Høsten 2005 fikk vi etablert nettsider for Huseierlaget. Adressen er http://www.sjovegen.org. Nettsidene er fortsatt under bearbeiding og vi trenger tilbakemelding fra medlemmene om hva de ønsker skal finnes av informasjon på disse sidene. Det er også et ønske om at disse sidene skal kunne fungere som et sted for meningsutveksling, og for eksempel som en markedsplass for kjøp og salg av bruktutstyr. Det er mulig å sende e-post til styret på adressen styret@sjovegen.org. Arbeid i henhold til driftsplan/langtidsplan Infrastruktur/parkering Det er fortsatt en del parkering i gatene, både av beboere og gjester, til tross for nye påminnelser. Styret har gjort henvendelse til Sjøvegen 12 og 13 for å redusere problemene med parkering i krysset øverst i området. Felles eiendom Styret har startet planlegging for å utbedre/erstatte de gamle garasjene ved akebakken. Som et minimum må vi ha lokaler for oppbevaring og vedlikehold av Huseierlagets utstyr som gressklipper, benker osv. Arbeidet med garasjeanlegget planlegges ferdigstilt i 2006. Det har vært en tendens til at oppstillingsplasser og beplantning har kommet inn på fellesområdene. Styret har begynt å kartlegge grensene mellom privat og felles eiendom med tanke på en opprydding i dette i løpet av våren. Utomhusplan Poplene har etter hvert opparbeidet en anselig størrelse som foruten å være imponerende også har blitt til vesentlig sjenanse for omkringliggende hus. KappService ble leid inn for å foreta beskjæring av poplene og lindetrærne på fellesområdet. Firmaet vurderes som en mulig ressurs for å bistå med faglige råd når det gjelder beplantning på fellesområdene. Krigsetterlatenskaper Granatfunnet i 2003 har gitt opphav til mye usikkerhet og frustrasjon blant beboerne i Sjøvegenområdet. Styret har siden funnet prøvd å få en avklaring på de aktuelle problemstillingene. Når det gjelder kartlegging og opprydning har saken sirkulert i ulike offentlige instanser uten at noen har i vist påfallende interesse for å ta på seg ansvaret. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har
vært en god støttespiller og har vært en pådriver i prosessen. Etter at Statens forurensningstilsyn i oktober 2005 foreslo at Forsvaret påtar seg opprydningsansvar for krigsetterlatenskaper på statlig og privat grunn, har Fylkesmannen i brev til Forsvarsdepartementet, Justisdepartementet og Miljødepartementet bedt om at de prioriterer arbeidet med å avklare ansvarsforholdene, og når fram til konkrete konklusjoner med spesifikk henvisning til forholdene i Sjøvegenområdet. Styret hadde et møte med Plan- og bygningsenheten i Trondheim kommune i juni 2005. Formålet var å få en avklaring på hva som kreves for å kunne få en godkjent byggemelding i forbindelse med oppføring av verandaer og boder. Usikkerheten har primært vært hva som forlanges når kommunen krever at tiltakshaver skal sannsynliggjøre at arbeidet skal kunne gjennomføres forsvarlig. Selv om kommunen ikke klarte å komme med noen god avklaring, mener styret at følgende prosedyre bør kunne være tilfredsstillende for å kunne sannsynliggjøre at oppføring av veranda eller boder kan gjennomføres forsvarlig: 1. Utfør gravearbeid med nødvendig aktsomhet. Bruk helst et anerkjent firma, og vær klar over at en er pliktig å informere den som utfører gravingen om muligheten for at det finnes eksplosiver i grunnen. 2. Få en bevitnelse på at det ikke finnes eksplosiver der det skal fundamenteres. 3. Send byggemelding vedlagt en erklæring om at en er klar over at det kan ligge eksplosiver i grunnen i området, men at tidligere gravearbeider har avdekket at det er trygt å gjennomføre tiltaket. Vedlegg også kopi av bevitnelsen. Se ellers Styreinfo 3/05 for mer utfyllende informasjon. Veranda/platting for 1. etg Styret har hatt et innledende møte med arkitekt Eileen Garmann Johnsen og vil fortsette arbeidet i neste periode. Reguleringsplanen Historikk: Huseierlaget har tidligere fremmet et privat reguleringsforslag for Sjøvegenområdet. Denne har til hensikt å bevare de 6 tomtene i området (som Sør- og Nord-Trøndelag fylkeskommune eier i fellesskap) som ubebygd felles område for Sjøveien. De to fylkeskommunene stilte seg ved saksbehandlingen i utgangspunktet positive til forslaget, men ønsker økonomisk kompensasjon for tomtene (markedspris). Bygningsrådet vedtok enstemmig reguleringsforslaget i møte den 11.01.2000. Saken ble fremmet for Bystyret i mars 2000 men ble trukket grunnet ikke avklarte forhold vedr. økonomisk kompensasjon. I ettertid er det foretatt en taksering, men huseierlaget har grunnet økonomisk forhold så langt valgt å ikke forholde seg til antydet innløsningsbeløp. Vårt argument går på at skal vi først bruke penger må dette gå til oppbygging av området ikke erverv av eiendom. I ettertid har det vært en viss dialog mellom Huseierlaget, Trondheim kommune og Sør- Trøndelag Fylkeskommune. Fylkeskommunen har skriftlig tilbudt huseierlaget å kjøpe de 6 tomtene til takst (kr 3.200.000,-) Styret har i brevs form tilbud eierne samlet kr 1.000.000 for tomtene. Dette er avvist, men med en gjentagelse av tidligere tilbud om å kjøpe de 3 mest sentrale tomtene samlet til denne prisen. Det har over flere år vært dialog med enkelte personer i Trondheim kommune som stiller seg positivt til vår argumentasjon, uten at dette har resultert i noe konkret. Vi er anmodet av Trondheim kommune om å spesifisere type bebyggelse for tomtene, og fremme saken om regulering på nytt.
2005: Styret har startet arbeid med å ta opp reguleringsplanforslaget på nytt, og har hatt et innledende møte med arkitekt Eileen Garmann Johnsen. Oppvekstgruppa/sosialgruppa Oppvekstgruppa har hatt noen planleggingsmøter. De har planer om å få liv i gateavisa. Tenning av julegran ble gjennomført med tilhørende gløggservering. Sosialgruppa arrangerte familiefest i fjæra i slutten av august. Grendahus Styret har ikke hatt kapasitet til å arbeide videre med Grendahus-saken. Styret 2005 Forslag til vedtak: Generalforsamlingen tar årsberetningen til etterretning
SAK 6. RESULTATREGNSKAP 2005 vedlegg 2 RESULTATREGNSKAP 2005 Budsjett 2005 Regnskap 2005 DRIFTSINNTEKTER Medlemskontingent 2005 150.000,- 148.500,- Medlemskontingent 2004 1.000,- Diverse inntekter 5.000,- 6.711,89 Salg verandategninger, 1.500,- Salg gammel gressklipper, 5.000,- Renter, 211,89 SUM DRIFTSINNTEKTER 155.000,- 156.211,89 DRIFTSUTGIFTER Budsjett 2005 Regnskap 2005 Styrehonorar 8.000,- 9.000,- Kommunale avgifter 10.000,- 10.035,- Fellesarealer 20.000,- Vedlikehold felles eiendom 20.000,- 21.595,09 Arrangementsgruppa 7.000,- 2.319,- Oppvekstgruppa 6.000,- 660,- Dugnad 8.000,- 6.305,- Kjøp av ny gressklipper 40.000,- 16.000,- Utarbeide løsning for veranda/platting 20.000,- Utarbeide endring av reguleringsplan 30.000,- Diverse 6.000,- 9.484,- Kontorutgifter, 684,- Opprettelse av nettside, 2.564,- Kontingent til Norges vel, 950,- Gave til Fredsfestivalem, 5.000,- Bankgebyr, 286,- SUM DRIFTSUTGIFTER 175.000,- 75.398,09 DRIFTSRESULTAT -20.000,- 80.813,80
BALANSE pr. 31.12.2005 vedlegg 3 EIENDELER Postbanken 191.048,21 Kasse 2.750,- Utestående kontingent 2004 1.000,- Utestående Kontingent 2005 1.500,- Utestående for brannutredning 2.000,- SUM Eiendeler 198.298,21 GJELD OG EGENKAPITAL Egenkapital pr 01.01.2005 114.984,41 Overskudd regnskap 2005 80.813,80 Kontingent 2004 1.000,- * Utestående fra 2005 3.500,- SUM Egenkapital 198.298,21 *En av de utestående kontingentene fra 2004 ble betalt i 2005. Denne opptrer både i egenkapital pr 01.01.05 og i overskudd regnskap 2005, og er derfor trukket fra en gang.
Revisors beretning Arnt Bjøru Sjøv. 16, 7053 Ranheim. Sjøvegen, 23.02.2006 vedlegg 4 Generalforsamlingen i Sjøvegen Huseierlag, 2006. Revisjonsberetning for regnskapet i 2005. Regnskapet er gjennomgått, ved at bilag er kontrollert og at pengebruken er vurdert opp mot det mandat forrige ordinære generalforsamling ga (budsjett 2005). Pengebruken bør også vurderes opp mot innsatsen for å skaffe til veie midler, men en slik innsatsberetning er ikke forelagt revisor. Bilagssamlingen er funnet komplett. En god del av de dokumenterte utleggene medlemmer har hatt er av en type som er vanskelige å kontrollere (utlegg til beplantning, og utlegg ved ulike tilstelninger, lønn til medlemmer for utført arbeid). I sum utgjør denne type utlegg et betydelig beløp i årets regnskap, ca kr 40 000 knyttet til postene vedlikehold felles eiendom og diverse (ca 50 % av årets driftsutgifter). Ført regnskap og revidert regnskap stemmer overens, og stemmer presist med bankens kontobilag og regnskapsførers kassaprotokoll. Revidert årsregnskap er gjort opp i balanse (se vedlegg), og med et kraftig overskudd i forhold til vedtatt budsjett ved siste generalforsamling. Driftsutgiftene ble kr 75 000 mot budsjettert kr 175 000, en besparelse nær 60 %. Medlemskontingenten ble økt med 50 %, til kr 1500,-. Underskuddet fra 2004 og tæringen på egenkapitalen er langt på veg rettet opp med disse grepene, men det bør fortsatt utvises forsiktighet med tanke på pengebruk så lenge aktiviteten for å skaffe midler til ulike formål er så lav som den er, og stemningen for å betale en enda høyere medlemskontingent kanskje ikke er tilstede. Kritiske merknader til regnskapet: Revisor savner også i år en enkel mulighet for å lese ut en statusoversikt med hensyn til salg av brannutredninger, verandategninger, bodtegninger og dokumentsamlingen lofts- & kjellerskole. Og enda flere byggesaksdokumenter er under utarbeidelse (platting med mer). Det anbefales å dele ut byggesaksdokumentene til de hus som nå ikke har kjøpt disse, og samtidig kreve inn betalingen. Styret vil sitte på et arkiv i denne forbindelse og kan, dersom husene mister sine dokumenter, kopiere ut materiale til de som etterspør. Det bør gjelde alle byggesaksdokumenter som styret står bak utarbeidelsen av. Det må gjøres mer arbeid for å skaffe mer prosjektmidler/tippemidler offentlig støtte. Oversikten i regnskapet med hensyn til utbetaling av styrehonorar var forbedret. Det framgår også nå hvem som har mottatt honorar, men ikke lenger tilknyttet hvilken virksomhetsperiode. Positive merknader til regnskapet: Huseierlaget har tidvis problem med å få inn kontingenten fra alle medlemmene. Dette ser nå ut til å være rimelig på stell. Revisor anbefaler generalforsamlingen å godkjenne årsregnskapet for 2005. Generalforsamlingen bør, så langt det er mulig, forsikre seg om at et nytt styre har den nødvendige respekt for at det er felles midler det er valgt til å forvalte. Jeg forsikrer at regnskapet er ført i henhold til god regnskapsskikk og revidert i henhold til revisjonsskikk - så langt jeg kjenner disse skikkene. revisorsønn Arnt Bjøru Forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner regnskapet for 2005.
vedlegg 5 SAK 7. DRIFTSPLAN FOR 2006 Styret vil i det kommende år følge opp en rekke løpende saker, deriblant: Fortsatt behov for videre oppfølging av parkering i Huseierlaget. Det vil også bli gjort henvendelse til Sjøvegen 12 og 13 for å redusere problemene med parkering i krysset øverst i området.. Kommunen planlegger videreføring av vann/kloakkarbeidet i Stuttvegen og Hans Collins veg og det er en viktig oppgave for styret og følge opp dette arbeidet. Felles eiendom. Garasjene ved akebakken bør prioriteres i kommende år. Videre må påstartet arbeide med grenseoppgangen av Huseierlagets fellesareal avsluttes. Utomhusplan. Oppstartede arbeider følges opp. Videre befaring med Kappservice for å planlegge og gjennomføre vedlikehold av fellesarealet. Formingsrettlederen og reguleringsplanen. Oppstartet arbeid videreføres. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen støtter styrets forslag til driftsplan for 2006
vedlegg 6 SAK 8. BUDSJETTFORSLAG 2006 Forslag 1 DRIFTSINNTEKTER Kroner Kommentar Medlemskontingenter 150 000 Ekstra bidrag til garasjerestaurering Diverse inntekter 5 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 205 000 50 000 Dette vil ikke bli en permanent økning av kontingenten, men et engangsbidrag på kr 500,- pr leilighet. DRIFTSUTGIFTER Honorar 8 000 Styrehonorar er kr 1.000,- pr medlem(6 stk.), honorar leder 2.000,- Kommunale avgifter 10 000 Fellesarealer 30 000 Vedlikehold, inkl. evt. beskjæring, og nyplanting. Arrangementgruppa 5 000 Oppvekstgruppa 5 000 Dugnad 8 000 Utarbeide løsning for veranda/platting Utarbeide endring av reguleringsplan. Fremme saken. Restaurering av garasjeanlegg 20 000 30 000 Diverse 6 000 SUM DRIFTSUTGIFTER 222 000 100 000 Har vært planlagt i årevis, men for å få det gjort trenges det penger. Driftsresultatet blir et underskudd på 17.000,- Forslag 2 DRIFTSINNTEKTER Kroner Kommentar Medlemskontingenter 150 000 Diverse inntekter 5 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 155 000 Driftsutgifter blir som i forslag 1 Driftsresultatet blir et underskudd på 67.000,-
Kommentar til budsjettforslaget. Garasjeanlegget ved akebakken må gjøres noe med før det faller fra hverandre. Vi trenger plassen til oppbevaring av gressklipper etc., og til hagemøbler om vinteren. Vi regner med at restaureringen kommer på ca 100.000,- kroner. For å klare dette har vi to alternativer: Enten helt å tære på egenkapitalen, eller å betale et ekstra bidrag i år, og bare ta halve utgiften av egenkapital. Begge alternativer gir et underskuddsbudsjett, men styret mener dette er forsvarlig ut fra at egenkapitalen økte med ca 80.000,- i fjor, og nå ligger på nær 200.000,-. Styret anbefaler alternativ 1, dvs. at kostnadene delvis finansieres via en ekstraordinær innbetaling på kr. 500,- pr boenhet. Dette sikrer at Huseierlaget fortsatt har en forsvarlig kapitalreserve, og bør være en overkommelig engangsutgift for medlemmene. Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar styrets forslag 1 som budsjett for 2006.
SAK 10. VALG 2006 vedlegg 7 STYRET Navn: Adresse: Tlf Valgkomitéens forslag Torbjørn Svendsen (leder) HC 9 73 91 46 88 Ingeborg Krogstad ST 1 73 90 22 68 Anne Jølle Sv 16 73 90 11 73 Aino Indergård/73917521 Erlend Dalseg SJ 22 99 24 11 77 Erlend Dalseg Elisabeth Husebø HC 5 73 82 68 55 Elisabeth Husebø Ole Henrik Johansen SJ 30 73 90 13 62 Paal Østerlie SJ 28 73 91 98 23 OPPVEKSTGRUPPA Navn: Adresse: Tlf Valgkomitéens forslag Hilde Bergh SJ 21 73 91 40 04 Tine Eggen/92059589 Sjøv. 23 Tom Østmoe SJ 22 73 90 11 33 Urd Schjetne SV 31 90 95 52 10 Frode Frydenlund SJ 21 73 91 44 05 Inger Margrethe Moa/73 90 05 33, Sjøv. 15 Aino Indergård SJ 23 73 91 75 21 Går ut. Ingen erstatter. SOSIALGRUPPA Navn: Adresse: Tlf Valgkomiteens forslag Nick Faradonbeh ST 2 73 91 51 64 Nick Faradonbeh Kerstin Monsees ST 4 73 90 24 63 Tove Husebø HC 3 Fernando Perez-Fernandez SJ31 73 91 74 64 Fernando Perez-Fernandez REVISOR Navn: Adresse: Tlf Forslag Arnt Bjøru SV 16 73 90 20 68 Frode Frydenlund 73 91 44 05 Sjøv. 21 VALGKOMITÉ Navn: Adresse: Tlf Forslag Vera Albrigtsen SJ 31 73 91 74 64 Tone Anthonsen SJ 20 73 91 47 33 Nick Faradonbeh ST 2 73 91 51 64 Nick Faradonbeh