INNKALLING ÅRSMØTE HELLEBUKLIA LØYPELAG

Transkript

1 INNKALLING ÅRSMØTE HELLEBUKLIA LØYPELAG Tid: Skjærtorsdag 24. mars 2016 KL. 10:00. Sted: Hellebekk turistseter AGENDA 1. Godkjenning av innkalling og valg av 2 (to) personer til å underskrive protokollen. 2. Styrets årsberetning (vedlagt og lagt ut på 3. Fastsette resultatregnskap og balanse (vedlagt og lagt ut på 4. Disponering av årets resultat i henhold til fastsatt balanse. 5. Budsjett og arbeidsplaner for kommende år (vedlagt og lagt ut på 6. Behandle innkommede saker. 7. Valg av styre. 8. Valg av styreleder. 9. Valg av revisor blant andelseierne. 10. Valg av valgkomité.

2 Spikkestad 25. februar Styrets årsberetning for perioden Styresammensetning. Kjetil Momrak Svein Johansen Tomas Lilja Terje Løken Kim Tronrud Evy Berntsen Thune Leder. Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Styremedlem Det er i perioden avholdt 3 styremøter. Styret har i denne perioden konsentrert arbeidet om følgende saker: Medlemsverving Økte innbetalinger av løypeavgift Kjøring av løyper Dugnader Ny løypetrase Økonomi/Budsjett Hjemmeside Løypemaskin Rakfiskfestival Sponsorer Andre aktiviteter Medlemsverving. Arbeidet med å verve nye medlemmer er fortsatt en prioritert oppgave for løypelaget. Vi har i år fått 3 nye medlemmer. Så pr. utgangen av 2015 var vi 149 medlemmer, og totalt 185 medlemsinnskudd a kr. 4000,- Økte innbetalinger av løypeavgift. Også i år har vi jobbet meget aktivt for å få inn enda flere løypeavgifter, dette har vi lykkes meget godt med og har igjen fått et meget godt resultat. Totalt fikk vi inn kr ,- Kjøring av løyper. All kjøring av løypenettet blir fortsatt gjort på dugnad av våre meget dyktige løypekjørere. I år har følgende kjørt løyper. Tore Jacobsen Arvid Andersen Stein Rognlien Knut Johansen (vært en god reserve) Per Arne Ellefsen, tilbake som løypekjører fra slutten av Nok en gang er det bare å gjenta hva jeg har skrevet hvert år. Det nedlegges en kjempeinnsats av løypekjørerne så vi skylder dem en stor takk, uten dem kunne vi sett langt etter løyper i vårt område. Så tusen takk.

3 Side 2 Dugnader. Vi har også i 2015 hatt 2 dugnader hvor vi har fokusert på: Utlegging av klopper for å bedre sommerløypene, dette arbeid vil vi fortsette i Arbeide med å forbedre løypenettet hvor kvisting og merking er hovedformålet. Vi har forandret noen traseer og vi har laget flere broer over kritiske elver. Ny Løypetrase Ellingsæter Skrikkarvollen. Vi har i år opparbeidet en ny løypetrase fra Ellingsæter til Skrikkarvollen og videre til vi treffer vårt løypenett. Dette har blitt en meget fin løype spesielt med dager hvor det er mye vind. I denne forbindelse ble det lovet at flere av hytte eierne i området vil melde seg inn i løypelaget. Dette har gått veldig tregt, men vi håper nå når de ser hvor fin løypa ble at flere vil melde seg inn. Økonomi/Budsjett Se resultat, balanse, noter og budsjett for Hjemmeside. Nåværende hjemmeside blir lagt ned 1. April Derfor er vi (Evy) i gang med å etablere en helt ny hjemmeside, som vil bli mye mer brukervennlig og den vil være klar fra 1. April når den gamle faller ut. ( Løypemaskin. På årsmøte i fjor fikk styre mandat til å vurdere å kjøpe ny løypemaskin. Dette har vært en viktig og prioritert sak på alle styremøtene. Men i september besluttet vi at vi skulle gå til anskaffelse av en ny maskin. Vi mente at økonomien var god nok og dessuten hadde vi søkt DNB stiftelsen om et bidrag på kr ,- Takket være en god søknad som ble skrevet av Kim Tronerud ble vi tildelt denne summen. Dermed hadde vi penger nok til å betale maskinen uten å ta en eneste krone i lån, vi hadde til og med noen penger igjen på konto. Rakfiskfestival Hellebuklia Løypelag arrangerte igjen bussturer til Fagernes og Rakfiskfestivalen. I år ble det igjen flere som ønsket å bli med igjen, så vi måtte ha 3 busser. Så dermed ble det et godt bidrag til løypelaget. Dette er nå blitt en tradisjon og vi er klar til å arrangere ny tur igjen i Årets fortjeneste ble kr ,- Sponsorer. Kim har jobbet veldig bra med nye sponsorer og vi har nå følgende sponsorer: Bagn byggsenter, Spar Bagn, Brødrene Dokken, FG Bygg, Bagn Autosenter, Byggm. Ove Gunnar Viken, Nordea. Noen på 3 års avtaler og resten på 1 års avtaler.

4 Side 3 Diverse saker. Vi arrangerte også i år en festlig sammenkomst for en 20 talls medlemmer av løypelaget mellom jul og nyttår i garasjen dette er et meget vellykket arrangement men vi kunne ønske at enda flere stilte opp. Til slutt litt skryt av Løypelaget vårt. Vi har gjennom de årene vi har drevet opparbeidet oss en meget sunn og god økonomi: Vi har en gjeldfri løypemaskin til 1,9 mill n.kr. Vi har bygd garasje som har kostet ca. kr ,- Vi har opparbeidet de besteløypene du kan tenke deg. Vi har de aller beste løypekjørere. Vi har fortsatt penger i banken. Så en kjempetakk til alle som er med i dagens styre og alle som har vært med tidligere, og gjort dette mulig. Vi har alle vært med på å bygge opp et veldrevet løypelag. Så la oss fortsette i samme gode ånd. Kjetil Momrak Styreleder.

5 Hellebuklia Løypelag Org nr Resultatregnskap Inntekter: Årsavgift løyper Bidrag Vestås Vel/Valdres Energi Sponsorer (Note 1) Kjøring Fjellstølen Overskudd buss Rakfiskfestivalen Grasrotandel Norsk Tipping Moms kompensasjon Renteinntekter Sum driftsinntekter Fortjeneste v/salg løypemaskin (Note 4) Totale inntekter Utgifter: Strøm /Vedlh Garasje Diesel løypemaskin Rep/vedlikehold løypemaskin Drift/vedl beltevogn Drift Hjemmesider Avgift Skisporet Bompenger til løypekjørerne Administrasjon, div utg (Note 2) Forsikringer (Note 3) Avskrivning løypemaskin (Note 4) Overskudd / -Underskudd

6 Hellebuklia Løypelag Org nr Balanse pr Løypemaskin (Note 4) Innestående bank Sum eiendeler Medlemsinnskudd (Note 5) Gjeld til Antra AS (Note 6) Forskudd løypeavgift 2016 (Note 7) Forskudd sponsorer 2016 (Note (8) Annen egenkapital (Akk. Årsresultat) Sum gjeld og egenkapital Kjetil Momrak Kim Tronrud Terje Løken Tomas Lilja Svein Johansen Evy B Thune

7 Noter til regnskapet 2015 for Hellebuklia Løypelag Note 1 : Sponsorer Bagn Byggsenter ( 3.334), Spar Bagn ( 4.000) Brødr Dokken (3.334) FG bygg (4.000) Bagn Autosenter (4.000) Byggm Ove Gunnar Viken (4.000) Nordea (4.000) Note 2: Administrasjon, div utg. Beløpet inneholder: Kjøp av div verktøy og utstyr, brøytestikker, info- tavler, bidrag til Valdres Destinasjon, Porto, Div Note 3: Forsikringer Løypemaskin Beltevogn 755 Garasje (2 år) Note 4 : Løypemaskin Gammel løypemaskin var avskrevet til kr pr Solgt for kr den Den var nok avskrevet for mye tidligere år, så fortjenesten ble kr Ny løypemaskin kjøpt for euro Omregnet etter kurs på betalingstidspunktene og Totalt kr (Gj.snitt kurs ble 9.58) Mva beløpet utgjør kr som vi vil søke refusjon for i 2016 Det er ikke foretatt avskrivning i år, så bokført verdi er kjøpsprisen. Note 5: Medlemsinnskudd Vi har fått 3 nye medlemmer dette regnskapsåret, slik at vi pr har 149 medlemmer, og totalt 185 medlemsinnskudd a kr ,- Note 6: Gjeld til Antra Dette er kjøpsprisen på den nye løypemaskinen som er betalt i 2 avdrag i jan. og 1.febr 2016 Note 7: Forskudd løypeavgift 2016 Mange betalte løypeavgiften allerede i desember For ikke å blande det med løypeavgiften for 2015 er beløpet vi fikk inn da ført som forskudd. Dette beløpet blir inntektsført i 2016 sammen med resterende innbetalinger. Note 8: Forskudd sponsorinntekt 3 av sponsorene har betalt for 3 år i Beløpet her er for 2016 og 2017 som vil bli innektsført i de respektive år.

8 Budsjett 2016 for Hellebuklia Løypelag Driftsbudsjett Inntekter: Løypeavgift ,- Sponsorer ,- Mva kompensasjon og Grasrotandel ,- Rakfiskfeistivalen ,- Gave Sparebankstiftelsen ,- Sum inntekter ,- Utgifter: Diesel ,- Rep/vedlikehold løypemaskin ,- Forsikringer ,- Andre utg (garasje,verktøy, skisporet, etc ) Sum driftsutgifter (eks avskr) ,- Overskudd før avskrivninger ,- Avskrivning løypemaskin (20%) ,- Overskudd etter avskrivning ,- Likviditetsbudsjett Saldo bank pr ,- - Forskudd løypeavgift ,- - Forskudd sponsorer ,- - Gjeld til Antra ,- + Overskudd 2016 (før avskrivninger) ,- + Nye medlemmer ,- = Saldo Bank pr ,-