Digitalisering og effektivisering i Bergen kommune og kommunesektoren november 2016
272.000 30.000 47.000
1 En brukerrettet og effektiv offentlig forvaltning 2 Verdiskaping og deltakelse for alle
Regjeringens ambisjon Felles byggeklosser Ekstern informasjonsutveksling
«De fleste tjenestene som brukes fra offentlig sektor er kommunale. Meldingen legger derfor opp til at statlige virksomheter tar et større ansvar for å utvikle tjenester som kommunesektoren kan benytte. Difi og KS (kommunesektorens organisasjon) vil få en sentral rolle i å legge til rette for dette.» Hva betyr Digital agenda for den enkelte kommunes gjennomføringskraft i digitaliseringsarbeidet? «Digitalisering på tvers av sektorer og forvaltningsnivåer er langt på vei basert på konsensus og frivillighet. Regjeringen ønsker sterkere styring og samordning der oppgave-utførelsen involverer flere virksomheter, forvaltnings-nivåer eller sektorer.» «Gode IKT-løsninger i kommunal sektor er en forutsetning for en effektiv forvaltning, og for å skape gode tjenester til innbyggere og næringsliv. Derfor er det nødvendig med mer og bedre samhandling mellom stat og kommune. Dette kan også gi store besparelser.»
. «Brukerorienterte digitale tjenester vil være avhengige av rett utnyttelse av informasjonen som allerede finnes om brukeren. Informasjon er en av de viktigste ressursene i offentlig sektor, og må forvaltes på en god måte.»
Standardiserer og sentraliserer grunnmur for digitalisering og endring av arbeidsprosesser
Heldigitale arbeidsprosesser
Ny sak-arkivløsning Arkiv- og informasjonsstruktur Fagsystemer
Kanalvalg (kanalstrategi) BK vs DnB (i Bergen) Forvaltningsloven, arkivloven og offentlighetsloven Antall kundesentre Antall elektroniske servicemottak Antall dialogkanaler Antall eksponerte saksbehandlere Antall utsendinger papir 30 + 100 + 10 + 2000 + 1,5 mill. + 5 1 5 0?
Digital samhandling offentlig sektor Digital postkasse ID-porten Altinn?? Folkeregisteret Enhetsregisteret Matrikkelen Kontakt- og reservasjonsregisteret
Kommune sektoren og offentlig sektor IKT-arkitektur og behov for samhandling Kommune Politisk adm./behandling Tjenesteproduksjon Skole Barnehage Helse Sosial Bygg/plan Næring Kultur Idrett Tekn. Tjenester (VA mm) Kommunal sektor 428 kommuner 19 fylkeskommuner 440.000 ansatte 5.1 mill. innbyggere 500.000 virksomheter Tusenvis av frivillige organisasjoner Offentlig sektor Økonomi Lønn/HR Sak- arkiv Fagsystem Fagsystem Fagsystem Fagsystem
Digital samhandling kommune/fylkeskommune Innbygger/næringsliv/organisasjoner Statlig sektor/ sektorielle løsninger Kommune/ fylkeskommune Offentlige felleskomponenter Felles integrasjons- og tjenesteplattform kommunal sektor (FIKS) edialog SvarUt Innsending Leverandører
Eks på realisert felles løsning og gevinster med samhandling i kommunesektoren
Antall avtaler per 31. oktober Avtaler: 343 Fordelt på: 300 kommuner 15 fylkeskommuner 28 andre virksomheter Sum innbyggere i kommuner med avtale: 4,5 millioner i kommunene
Bergen kommune er nå først i det offentlige med en politisk besluttet digitaliseringsstrategi som kravstiller bruk av de nasjonale fellesløsningene for digital post for alle sine tjenesteområder med besluttet måldato: Pålogging: ID-porten Post til innbyggere: Digipost eller eboks Post til næringsliv, lag og organisasjoner: Altinn
Sektoriell digitalisering Kompleksitet og behov for samstyring Kommune Politisk adm./behandling Tjenesteproduksjon Konsern løsninger Konsern tjenester Offentlig sektor Skole Helse Bygg/plan Kultur Barnehage Sosial Næring Idrett Byrådsavdelingenes egne fagsystemer Nasjonale fellesløsninger Tekn. Tjenester (VA mm) Økonomi Lønn/HR Sak- arkiv Fagsystem Fagsystem Fagsystem Fagsystem Kommunale fellesløsninger Nasjonale sektorløsninger
Helhetlig tilnærming for kommunens tjenesteområder! oppvekst
Oppvekstområdet Foresatte Barn/elev Lærer/leder/ administrasjon Politiker
IKT-arkitektur SKOLE (NÅ-situasjon) Elev i grunnskolen Ledelse, ansatte, administrasjon Foresatt/innbygger Fellesapplikasjoner (Microsoft m.fl.) Skoleadministrativ system (Extens) Agresso HR/ Økonomi/eHandel Bergen kommunes nettsted LMS (itslearning) LMS (itslearning) BKSAK/BKDOK Bibsys (tilgang) Fellesapplikasjoner (Microsoft m.fl.) BMS (Corporater) Digital post (SvarUt) TGS Nygsys Pilot mobile enheter GP Untis (timeplan) Pilot Hypernett Direkte (SFO) Qlick View PAS/UBAS/VIGO. Intranett og kursbørsen Personalrommet Web Cruiter WinTid LMS (itslearning ) Ekspedientstøtte (05556) Internet Pedagogisk programvare PC Internet Vikarhåndtering Internet Pilot mobile enheter E-handel Registre * Privat utstyr Privat utstyr Elev PC Hybrid (mobil enhet) Hybrid (mobil enhet) Elev PC Adm. PC Privat utstyr Gjestenett Helpdesk / 2. linje brukerstøtte BBS Elevnett Informasjonsbærere Trådløst nett IKT-tjenester (telefoni, mobil, samhandling, tilganger mm) Felles infrastruktur (brukerkatalog (AD), e-post, Fellesdata, mm) Server- og applikasjonsdrift * Registre: FellesWeb, Folkeregister, Likningsopplysninger m.fl. Adm. nett
Helhetlig tilnærming for kommunens tjenesteområder! Helse og omsorg
Helsesektoren: En sektor i endring som krever bedre samspill mellom aktørene! Nasjonalt Andre fagmyndigheter én innbygger én journal 428 kommuner Regional/ lokalt Ca. 160 avtalespesialister og institusjoner Ca. 108 avtalespesialister og institusjoner Ca. 1.200 avtalespesialister og institusjoner Ca. 330 avtalespesialister og institusjoner KommIT 4.200 Fastleger Kommunale og interkommunale IKT-funksjoner Leverandørmarkedet 24
Forenklet målbilde Helse og omsorg Ansatte Innbyggere Tilrettelagte arbeidsprosesser EPJ Intranett Fagsystemer ehelse forvaltning Servicetorg, brukerstøtte mm Tilrettelagte digitale tjenester Mobil omsorg Velferdsteknologi BK /NHN Nettsted Sak-arkiv system
Fremtidig IKT-arkitektur BHO eks på kompleksitet: konsern, lokal og nasjonal Nasjonale Felleskomponenter Altinn Idporten Martikkelen Folkereg
Samhandling stat kommune digitale sosialtjenester Alternativer: Innbygge r 1. Kommunene eier og forvalter 2. Staten eier og forvalter 3. Kommunene eier og staten forvalter
Digital samhandling kommune/fylkeskommune Innbygger/næringsliv/organisasjoner Statlig sektor/ sektorielle løsninger Kommune/ fylkeskommune Offentlige felleskomponenter Felles integrasjons- og tjenesteplattform kommunal sektor (FIKS) edialog SvarUt Innsending Leverandører
Videre digitalisering/ Innovasjon! Felles integrasjonsplattform kommunal sektor (FIKS) Elektroniske dialoger utsendinger/svarut Digital medarbeider / automatiserte løsninger Smart omsorg velferdsteknologi Smart samhandling oppvekst Smart kommune smart transport smart by smarte bygg/ hjem
Mye smart er gjort Integrasjoner Ringerobot Lokalisering (gps) Medisindispenser elås Sensorer helse Droner Sensorer VA Sensorer renovasjon
Robotteknologi passer perfekt inn i vår «digitale infrastruktur» Mennesker Prosesser Teknologi
Kan vi utnytte FIKS/SvarUt til enda flere innovative løsninger og fange flere tidstyver? Bergen kommune har: Allerede digitalisert 500.000 utsendinger per år, hovedsakelig fra sak- arkivsystemet Har fremdeles 1,5 millioner igjen Hvordan «fange» resten som kommer fra mange forskjellige IKT-systemer? Fra ord til handling
Bergen kommune tar i bruk Robotic Process Automation (RPA) Oppnå 100% digital utsending uten komplekse systemintegrasjoner Automatisere arbeidsprosesser Flytte arbeidskraft til andre prosesser som krever menneskelig interaksjon Sørge for reelle gevinster Fra ord til handling
Fra ord til handling
Fra ord til handling
Fra ord til handling
Kommuneledelsen 2014 Forankring, støtte, pådrivere Prosjekt rapportering Mindre strategisk bruk som verktøy i virksomhetsutviklingen Eierskap til gevinstprosessene Direkte økonomiske gevinster Andre gevinster
Data Ambisjoner, faser og modenhet Virksomhetsstyring i Bergen kommune Styring Styre: prioritere og balansere porteføljen gjennom portefølje- og prosjektrammeverk. Administrere: lage en leveranseplan, evaluere og justere komponentene i porteføljen kontinuerlig. Har vi ressurser, kompetanse og økonomi? Få oversikt over tiltak, prosjekter og programmer som eksisterer, sammenhenger / avhengigheter mellom disse, effekter/gevinster, kostnader, tidsplaner, risiko og status. Forstå hvordan porteføljen støtter strategi, satsings- og ansvarsområder. Er porteføljen er tilstrekkelig for å oppnå ønsket strategi/mål? Hvor? I den enkelte byrådsavdeling Når? Som del av eksisterende virksomhetsprosesser (budsjett, IKT-HP) I hele Bergen kommune Kontinuerlig
Rapporterer Rapporterer Virksomhetsutvikling i Bergen kommune - Porteføljestyring etableres Parallelt etableres tilsvarende: for kommunesektoren? for offentlig sektor? i store sektorer, eks i helse? Porteføljestyringsprosesser Porteføljeansvarlig Byrådsavdeling Porteføljestyre Byrådsavdeling Byrådsavdeling Kommunaldirektørgruppen IKT ledelse Sentralt porteføljekontor Stiller krav til Prosjektprosesser P L P L P L Prosjektledere Sentralt prosjektkontor
Kommuneledelsen 2015/16 Eierskap og «bestiller» Tenker digitalisering strategisk aktivt i omstilling og virksomhetsutviklingen Digitalisering, omstilling, innovasjon Eierskap til gevinstprosessene Direkte økonomiske gevinster Andre gevinster