Organisasjonskart og rollebeskrivelser i Versjon 1,0 Oktober 2014 1
Organisasjonskart Fana IL Fotball Årsmøte Valgkomite Kontrollkomite Styret Bredde Seniorfotball Administrasjon - Daglig leder - Administrasjonssekretær -- Sportslig leder (inkl Utdanningsansv / Trenerutvikler) - Kvalitetsklubbansvarlig - FairPlayansvarlig -Ansvarlig Ren Idrett / Antidoping Toppfotballutvalg Barne- og ungdomsutvalg Dommerutvalg Anleggsutvalg Leder Leder Herrer Leder Damer Sportskoordinator Medlemmer Leder Trenerkoordinator Ansvarlig oppfølging ungdomslag Opplæring lagledere Ansvarlig cuper og turneringer Dommerkoordinator Leder Øvrige medlemmer A-lag Herrer / Kvinner U-lag Herrer G19-1 / J19-1 G16-1 / J16-1 Barnefotball (6-12 år) Ungdomsfotball (13-19 år) Fana Super Team (PU) Barnecuper Klubbdommere Dommere Anleggsutvikling 2
Rollebeskrivelser i Fana IL Fotball Organisasjonsnivå Rolle Oppgavebeskrivelse Styret Styret Ansetter/avsetter daglig leder og øvrige i administrasjonen. Utarbeidelse av stillings instrukser til daglig leder og øvrig administrasjon Revisjon av alle stillingsinstrukser og prosedyrer en gang per år Styret følger opp daglig leder via rapportering Ansvar for utarbeidelse/videreutvikling av strategi for klubben Ansvar for godkjenning og kontroll av handlingsplan Visjon- og verdiarbeid. A n s v a r f o r k l u b b e n s Økonomisk situasjon-/ og drifts kontroll. Organisering av styrets arbeid underutvalg og roller. Følge idrettens lover og representere klubben utad. Oppnevne ansvarlig for politiattester Styreleder Fastsette agenda for styremøter og lede møtene. Overordnet ansvar for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer i klubben. Ansvarlig Kvalitetsklubb Klubbens pressekontakt. Leder av TFU damer / herrer Løpende kontakt med daglig leder Nestleder Stedfortreder for leder Ellers like oppgaver, på samme måte som øvrige styremedlem. Øvrige medlemmer Medansvar for klubbens utarbeidelse/videreutvikling av strategi Medansvar for klubbens økonomi 3
Medansvar for klubbens visjon og verdiarbeid Følge idrettens lover og representere klubben utad på en god måte Medansvar for organisering av styrets arbeid Administrasjonen Daglig leder Innkalling / referat styremøter, føre protokoll. Ansvar for daglig drift, herunder oppfølging av administrative rutiner inkl jevnlig rapportering til styret. Ansvar for oppfølging av leverandører innen It, telefoni med mer. Vedlikehold og revisjon av klubbhåndboken (vedtas i styret) Oppdatering på klubbens hjemmesider Ansvarlig for regnskap og økonomistyring herunder rapportering til styret og kontakt mot regnskapsbyrå og revisor. Koordinere budsjettarbeidet, gjennomføre i tråd med styre- og årsmøtevedtak. Ansvar for ajourførte medlemslister, utfaktureringer og utbetalinger Treningskalender/banefordeling alle lag Oppfølging sponsor og markedsarbeid Oppfølging av sportslig leder og øvrig administrasjon Representere klubben i ulike fora etter vedtak i styret Ansvar for utvikling og drift av bygg og anlegg i samarbeid med styret og anleggsutvalg. Ansvarlig for kontraktinngåelse med spillere / trenere. Ansvarlig overganger spillere med kontrakt. Administrativ ansvarlig fotballskoler. Oppfølging av senior breddefotball Andre oppgaver i f.m. drift av klubben. Administrasjonssekr etær FIKS-ansvarlig her under Forankring påse at klubbens ledelse til en hver tid kjenner til alle påkrevde FIKSoppgaver. 4
Brukeradministrasjon - påse at klubben til en hver tid har personer i klubben med nødvendige tilganger til FIKS. Brukeropplæring - påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med fotballkretsen. Påmelding av lag til serie / cup Registrere inn alle spillere, trenere og lagledere i Fiks Oppdatere kontaktinformasjon på lagene Melde på lag til serien Håndtere overganger til/fra Fana IL Fotball Overgangsansvarlig Sørge for at alle formalia er på plass og at rutiner i henhold til NFF s regelverk følges. Overgangen gjennomføres elektroniske i FIKS. Dispensasjonssøknader Utstyrsansvarlig, innkjøp / logistikk kontakt mot lagledere / trenere og dommere. Ansvar for ajourførte medlemslister, utfaktureringer og utbetalinger. Ansvarlig banedisponering / banedagbok her under tildeling av treningstid og flytting av kamper. Utleie av lokaler Ansvarlig for kiosk, oppfølging av vaktlister, innkjøp med mer. Politiattestansvarlig Sørge for at alle som har tilknytning til barn i Fana IL Fotball skal ha godkjent politiattest, jfr regelverk til Norges Idrettsforbund. Sende ut mail til alle trenere/lagledere angående politiattester. Disse skal sendes ut i månedsskiftet august/september og oppfølging i januar/februar. Registrere inn bekreftelsesdato på politiattester i medlemsregisteret Alle politiattester skal fornyes hvert 3. år. Ansvarlig for banedisponering Andre oppgaver i f.m. drift av klubben. Sportslig leder Øverste ansvarlig for den sportslige driften i klubben o Bidra med å holde sportsplan (vedtas av styret) oppdatert og se til at føringer med mer blir fulgt opp av lagene. 5
o Koordinere tiltak på tvers av lag i Fana IL Fotball (Fana IL) gjennom ekstratreninger, hospiteringsordninger med mer for å legge til rette for god spillerutvikling. o Trenerutvikling / utdannelse i Fana IL Fotball gjennom kursing, oppfølging i treningssituasjon med mer. o Bidra med treningsplanlegging / gjennomføring mot enkeltlag / trenere i forhold til behov. Med mindre annet blir avtalt skal ikke Sportslig leder ha hovedtreneransvar for et enkelt lag, men vil etter avtale kunne ha en tettere tilknytning til lag ut i fra behov. o Ha oversikt over den totale sportslige aktivitet, her under kontakt med ressurspersoner i Fana IL, ajourhold av banedagbok med mer. Utvikling / vedlikehold / utnyttelse av hjemmeside og andre kommunikasjonskanaler Bidra ved gjennomføring av cuper, fotballskoler og andre inntektsgivende tiltak Andre administrative oppgaver i forhold til behov og etter avtale med daglig leder. Fana IL Fotball har som ambisjon å starte FFO når nytt klubbhus er på plass. Sportslig leder vil bidra i planlegging / gjennomføring av denne. TFU TFU Innstiller ansettelser av trenere for A-lagene/satsingslagene til styret. Sportslige føringer og evaluering av A-lagene sammen med trenerne. Oppfølging/evaluering mot spillerutvalg på A-lagene Rapporter jevnlig til styret. Leder TFU Sportskoordinator ungdomsfotballen Ansvarlig for at oppgaver innenfor TFU blir fulgt opp og iverksatt. Ansvarlig for organisering og bemanning av TFU Medlem av TFU og kontakt mot BU Gjennomføring av trenerforum o Gjennomføring av trenerforum med mål om kompetansehevning og ekstra motivasjon for trenere i Fana IL Fotball. Vurdering av ulike tiltak rettet mot klubbens lag (også A-lag) o Innhenting av informasjon og gjøre vurderinger i forhold til alternativer for treningsleirer, turneringer med mer. Dette kan/vil medføre noe reisevirksomhet. Forberedelse av ny sesong vedr trenere og lag. o Bidra i engasjering av trenere i ungdomsfotballen. o Koordinering av prosessen i forhold til sammensetning av lag i ulike årsklasser. 6
o Følge opp trenere for satsingslagene med hensyn til sammensetning av tropper på de ulike lagene. Hospiteringsordninger / spillers lagtilhørighet o I samarbeid med trenere for satsingslagene se til at hospiteringsordninger blir etablert og fungerer. o Gjøre vurderinger sammen med trenere, spillere og foresatte i forhold til endring av en spillers hovedtilhørighet hva gjelder lag (flytting av spiller permanent til nytt lag). Spillerutvikler/Talentoppfølging o Gjennom ekstratiltak med mer se til at spillere med talent får best mulige utviklingsmuligheter og dermed bidra til tilførsel av egne spillere til klubbens A-lag, samt for lag i høyere divisjoner. o Oppfølging av kretslagsspillere i samarbeid med trenere og krets. o Sammen med trenere være ansvarlig for innstilling av spillere fra Fana IL Fotball til ulike tiltak i HFK s regi. For øvrig ha et tett samarbeid med trenere og andre funksjoner i klubben i planlegging og gjennomføring av sportslige tiltak mot trenere, spillere og andre aktuelle i klubben. TFU og daglig leder kan også gi andre oppgaver til Sportskoordinator, dog etter dialog med Sportskoordinator. BU BU Barne- og Ungdoms-utvalget (BU) er ansvarlig for all aldersbestemt fotball for både gutter og jenter fra 6-19 år, med unntak av satsingslagene som er organisert i TFU og har dermed ansvaret for flesteparten av lagene i Fana IL Fotball. Hovedmålet til BU er å legge forholdene best mulig til rette for alle lagene ift trening, utstyr, lagleder/trener, kampavvikling osv. BU jobber med breddefotballen i klubben og er primært opptatt av at klubben skal ha et godt tilbud til alle som ønsker å spille fotball uavhengig av ambisjonsnivå. Trener-/lagleder-kabal for alle våre lag Mottak og plassering av nye spillere som kommer til klubben Arrangere cup'er, bl.a. Framo cup, Bendit cup, Fana Sparebank Barnecup og BIR cup i samarbeid med Bjarg) Organisering av lagene inkl etablering av 11er lag 7
Oppfølging av lagene gjennom sesongen Inntak av nye lag (6-åringer) på høsten Leder BU Oppstartsansvarlig Trenerkoordinator barnefotballen Ansvarlig for at oppgaver innenfor BU blir fulgt opp og iverksatt. Ansvarlig for organisering og bemanning av BU Oppstartsansvarlig nye lag Leder for BU har ansvaret for møter og oppfølging nye barne-lag, jfr rekrutteringsplan Oppstarts ansvarlig sørger for informasjon ut til skoler om første trening/informasjons møte ved skolestart hvert år. Ansvarlig for organisering av treningsdagen med nye spillere Ansvarlig for oppstartsmøte med nye foreldre Ansvarlig for fordeling av lag og trenere Ansvarlig for møte 2 med nye trenere og lagledere, hvor informasjon om klubb, retningslinjer, politiattester og treningsplaner deles ut og gjennomgåes. Oppstartsansvarlig henter inn Trener koordinator og FairPlay ansvarlig til møte 2 Ansvar for opplæring og oppfølging av trenere og det fotballfaglige innenfor barnefotballen Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben. Planlegging trenerforum ansvarlig for å utarbeide en struktur på hvordan trenerforum i klubben skal organiseres. Følge opp klubbens trenere i faglige og praktiske spørsmål, være en trener for trenerne! Kartlegge kompetanse og bidra til at alle trenere har nødvendig utdanning. Rekruttering av nye trenere For øvrig ha et tett samarbeid med trenere og andre funksjoner i klubben i planlegging og gjennomføring av sportslige tiltak mot trenere, spillere og andre aktuelle i klubben. Organisere fellestreninger for de ulike alderstrinn Organisere/legge til rette for hospitering og samarbeid på tvers av lag Oppdatere/vedlikeholde Treningshåndboken Utarbeide Trenerguider for alderstrinnene 6-8/8-10/10-12 8
Koordinator årstrinn ulike Utarbeide Treningsplaner tilpasset de ulike alderstrinn Utarbeide plansjer som viser hvordan vi ønsker å spille Utarbeide Treningsplan for keepertrening/organisere keepertrening Arrangere trener- og laglederforum i samarbeid med BU Holde seg faglig oppdatert og videreformidle dette videre i klubben Involvere A-lagspillere/Juniorspillere i treningene til barnelagene Oppsøke treningene til de ulike lagene. Delta i treningsarbeidet dersom ønskelig. I samarbeid med trenerkoordinator barnefotballen koordinere ekstra/fellestreninger for det aktuelle årskullet. Ansvarlig cuper og Ansvar for organisering av barnecuper og arbeidsoppgaver i forbindelse med serieturneringer turneringer m.m. Kontakt mot samarbeidende klubber og administrasjonen Opplæring lagledere Ansvar for oppfølging og opplæring av lagledere både for barnefotballen og ungdomsfotballen Utarbeidelse og vedlikehold av laglederhåndbok Oppfølging Ansvarlig for oppfølging mot trenere og lagledere i ungdomsfotballen ungdomslag bredde Etablere og følge opp at alle lag har et støtteapparat som sikrer gode rammer rundt lagene Være kontaktledd mellom lagleder/trener mot administrasjon / sportslig leder / sportskoordinator ved behov Dommerutvalg Dommerkoordinator Sammen med styret hovedansvaret ha ansvar for å rekruttere og beholde nok dommere i forhold til antall lag, her under tilby dommerkurs og etterutdanning Ha ansvar for å tilby kurs til alle som ønsker å være dommere / klubbdommere. Følge opp å ha god kontakt med, klubbens dommere, styre og administrasjon, lagledere/trenere, fotballkretsen 9
Anleggsutvalg Anleggsutvalg v/leder Anleggsutvalget er sammen med daglig leder ansvarlig for prosesser rundt utvikling av anleggsdelen i Fana IL Fotball. Dette gjelder både anlegg som er / vil bli eiet av Fana IL Fotball og anlegg vi disponerer, men som Bergen Kommune eier. Løpende dialog med Bergen Kommune vedr utvikling og drift av anlegg er også en del av anleggsutvalgets oppgave. Andre funksjoner Kvalitetsklubbansvar lig FairPlay-ansvarlig Være klubbens kvalitets-sikrer og kontaktperson mot krets. Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard på trener, leder og verdiarbeid i klubben. Være pådriver for å tydeliggjøre, bevisstgjøre og konkretisere hva Norges Fotballforbund legger i god kvalitet i klubbens planverk og praksis. Synliggjøre internt i klubben at systemet gir anerkjennelse til klubben om det arbeides be- visst med verdi- og utviklingsarbeidet. Ansvarlig for å koordinere og være pådriver for Fair Play tiltakene i klubben. Hoved ansvarsområde: Implementere klubbens strategi ut i praksis. Være et bindeledd mellom styret og lagene i klubben. Kommunikasjon med krets og forbund Samarbeide med andre klubber i kretsen Daglig ansvarsområde: Synliggjøre Fair Play i klubbens sportsplan, klubbhåndbok og verdidokumenter. Påse at anlegget har et Fair Play preg. Bistå ved Fair Play kvelder i klubb for spillere/trenere/foreldre. Utforming og oppfølging av holdningskontrakter for alle lag Bistå klubb/lagledere/trenere/dommere ved konkrete episoder. Bistå på oppstartsmøte for nye lag hver høst sammen med oppstartsansvarlig Sørge for at rutiner for kampavvikling overholdes i alle klubbens kamper. Bistå ved egen Fair Play kamp dager på anlegget Følge opp Se & Bli Sett, (Alkohol og Idrett) med egne tema møter for lag/klubb 10
Kontrollkomiteen Ansvarlig Antidopingarbeid / Ren Idrett Utdannings-ansvarlig Ansvarlig for å koordinere og være en pådriver for Antidoping arbeidet i klubben. Synliggjøre at vi er et Rent Idrettslag Følge opp egne retningslinjer, når det gjelder ren utøver E-lærings modulen Ha møter med lag, med Antidoping som tema Arrangere Antidoping seminarer for klubbens medlemmer Være klubbens Antidoping kontakt, mot Antidoping Norge, og media Ansvarlig for å koordinere eksterne og interne kurs i klubben for trenere og ledere. Kjenne godt til tilbudet i Norges Fotballforbunds utdanningsbrosjyre. Kartlegge behov for utdanning/kurs i egen klubb. Informere ledere, trenere, lagledere, dommere og andre aktuelle aktører om interne krav og utdanningstilbud. Være pådriver for deltakelse på kurs, samle inn påmelding til kurs. Motivere for deltakelse. Utarbeide en skoleringsplan i egen klubb, samt ajourføre utdannings- /kurskartotek. Være kontaktledd mellom klubb og krets. Motta og videreformidle all informasjon om utdannings-/kurstilbud for klubben krets og forbund. Arrangere interne kurs i klubben, eventuelt i samarbeid med naboklubber om utdannings- tiltak Kontrollkomiteen velges av årsmøtet etter innstilling fra valgkomiteen, jfr. lov og organisasjonsplan. Kontrollkomiteen skal føre tilsyn med Fana IL Fotball sin økonomi. Kontrollkomiteen skal påse at Fana IL Fotball midler er anvendt i henhold til lover, vedtak, bevilgninger og økonomiske rammer, samt at de foretatte økonomiske disposisjoner er i samsvar med Fana IL Fotball lov og beslutninger fattet av årsmøte/ting. Kontrollkomiteen skal videre forsikre seg om at Fana IL Fotball interne økonomiske kontroll er hensiktsmessig og forsvarlig. Kontrollkomiteen skal påse at Fana IL Fotball regnskapsførsel er pålitelig og at dets årsregnskap og delårsrapporter gir et korrekt uttrykk for Fana IL Fotball drift og finansielle stilling. Kontrollkomiteen skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere Fana IL Fotball finansielle stilling, forvaltning og drift. Kontrollkomiteen skal ha adgang til samtlige regnskaper og de forskjellige styre- og 11
Valgkomiteen utvalgsprotokoller og skal gjøre seg kjent med avgitte rapporter fra den engasjerte revisor. Kontrollkomiteen kan bygge på det arbeid som den engasjerte revisor har utført der den finner det hensiktsmessig. Kontrollkomiteen skal føre protokoll over sine forhandlinger og avgi beretninger til årsmøtet/tinget om sin gjennomgåelse av årsregnskapet/årsregnskapene og Fana IL Fotball anliggender for øvrig, herunder budsjetter og budsjettoppfølging, forvaltning generelt og styrets arbeid/beretning. Kontrollkomiteen kan be engasjert revisor utføre spesielle revisjonshandlinger som den ønsker utført, dersom kontrollkomiteen finner det påkrevd. Slike arbeidsoppgaver kan ikke være i strid med gjeldende revisorlovgivning. Særskilt instruks må i slike tilfeller utarbeides av kontrollkomiteen. Styret må informeres om eventuelle økonomiske konsekvenser av ekstra arbeidsoppgaver for revisor. Valgkomiteen velges på fritt grunnlag etter innstilling fra styret. Valgkomiteen skal legge frem innstilling om styremedlemmer for årsmøte, jfr. lov og organisasjonsplan for Fana IL Fotball. 12