Organisasjonskart og rollebeskrivelser IL Bjarg Fotball

Transkript

1 Organisasjonskart og rollebeskrivelser IL Bjarg Fotball Godkjent fra Organisasjonskart IL Bjarg Fotball

2 Rollebeskrivelse - Årsmøte Beskrivelse: Sikre gjennomføring av årsmøte iht. klubbens og idrettens vedtekter. Innkalling til årsmøte i idrettslag reguleres av lovnorm for idrettslag 13. Årsmøtet innkalles av fotballstyret med minst én måneds varsel. Årsmøte skal avholdes innen 1. mars hvert år. Innkallingen skal skje på bestemte måter; Enten direkte til medlemmene pr post eller e-post, eller på annen forsvarlig måte, f.eks. kunngjøring i pressen eller på idrettslagets hjemmeside. Forslag som ønskes behandlet på årsmøtet: Saker som et medlem ønsker å ta opp på årsmøtet, må sendes styret senest to uker før årsmøtet til den adressen/epostadressen klubben har oppgitt i innkallingen. Fullstendig saksliste med nødvendig saksdokumenter skal være tilgjengelig for medlemmene senest en uke før årsmøtet. Årsmelding Regnskap Budsjett Valg av styret Rollebeskrivelse - Valgkomité Beskrivelse: Valgkomité skal finne fram til de mest kompetente personer som positivt kan bidra til å drive og utvikle klubben og de utfordringene denne står overfor. Valgkomiteen velges på fritt grunnlag etter innstilling fra styret. Identifisere potensielle kandidater til styret Valgkomiteen skal legge frem innstilling om styremedlemmer for årsmøte

3 Rollebeskrivelse - Styre Beskrivelse: Legge til rette for at man kan rekruttere flest mulig, beholde dem over tid, samt utvikle gode fotballspillere. Dette skal gjøres gjennom målrettet strategiarbeid med en tydelig visjon og verdiarbeid. Styret er fotballgruppens øverste organ og blir valgt av årsmøtet. Styret har overordna ansvar for alle IL Bjarg fotball sine aktiviteter og oppgaver. Styret skal koordinere drifta av fotballgruppen og se etter at de ulike lagene og aktiviteter drives og utøves på en tilfredsstillende måte. Styret skal ivareta IL Bjarg Fotball sine interesser så vel innad i klubben som utad. Sikra inntektstilgang bestemme hvilke inntekter det skal arbeides for å få og delegere ut ansvar for den praktiske gjennomføringa. Styre skal også ha god kostnadskontroll Oppsyn med at kostnader er i samsvar med forventninger. Utnevne valgkomité Ansetter/avsetter personell i administrasjonen. Utarbeider stillingsinstrukser til personell i administrasjonen. Ansvar for utarbeidelse og videreutvikling av strategi for klubben Ansvar for godkjenning og kontroll av handlingsplan. Organisering av styrets arbeid- underutvalg og roller Følge idrettens lover og representere klubben utad Økonomisk kontroll og driftsovervåking Vedta budsjett Fastsette årsregnskap Oppnevne ansvarlig for politiattester (I samråd med Hovedstyre)

4 Rollebeskrivelse Styremedlem: Leder Beskrivelse: Leder av Fotballstyret skal lede fotballstyret og følge opp prioriterte saker som sikre utvikling av fotballgruppen. I samråd med adm. sette opp sakslister for styremøter og sende innkallinger til møtene. Leder har det administrative ansvaret for IL Bjarg Fotball. Ansvar for daglig drift, herunder oppfølging av administrative rutiner Ansvarlig for å fastsette agenda for styremøter og lede møtene. Sørge for at det blir tatt løpende beslutninger innenfor styrets ansvarsområde og fullmakter til de tidspunkt som kreves. Leder har det overordnede ansvaret for å utarbeide og videreutvikle strategi og planer i klubben. Skal være klubbens representant inn mot Bjarg Hovedlag, delta på møter sammen med ledere i andre idretter, og tale IL Bjarg Fotball sin sak i disse sammenhenger. Legge opp budsjett sammen med kasserer. Følge opp underlagte utvalg. Skal skape engasjement og tilhørighet til klubben Ansvar i samråd med adm. for forberedelse til IL Bjarg Fotball sitt årsmøte Rollebeskrivelse - Styremedlem: Nestleder Beskrivelse: Nestleder av fotballstyret skal være leders stedfortreder når ikke leder kan stille Stedfortreder for leder ved behov Ellers like oppgaver, på samme måte som øvrige styremedlemmer Rollebeskrivelse - Styremedlem: Sekretær Beskrivelse: Sekretæren er ansvarlig for styrets referater, og korrespondanse internt/eksternt. Innkalling / referat til styremøte Mottak og distribusjon av e-post ifm styresaker

5 Rollebeskrivelse - Styremedlem: Kasserer/Økonomiansvarlig Beskrivelse: Kasserer skal sammen med øvrige styremedlemmer sikre drift av fotballklubb i henhold til forsvarlige økonomiske rammer herunder forvaltning av klubbens midler til det beste for klubbens medlemmer. Økonomiforvaltninga skal skje i samsvar med gjeldende lover og forskrifter, som omfatter regler for innberetning av honorarutbetalinger. Lage utkast til budsjett til første styremøte i kalenderåret Godkjenne fakturaer i regnskapssystemet Godkjenne utbetalinger i nettbank Avstemme bankkonti per månedslutt Rapportere økonomisk status på styremøter Utarbeide utkast til årsregnskap Følge opp og ha dialog med eksternt regnskapskontor på o Fakturering o Arbeidsgiveravgift o Utbetaling honorar o Årsavslutning regnskapssystem Følge opp forespørsler fra ekstern regnskapsrevisor Bidra til oversikt og ryddighet på lagskonti Bistå Sportskoordinator med regnskapsmessige forhold på loddsalg, Enjoykort, fakturering og turneringer Oppdatere uttaks-liste til Sport Norge

6 Rollebeskrivelse - Styremedlem: Ansvarlig jente- og damefotball Beskrivelse: Har det overordnede ansvaret og oppfølging av lagene i jente- og dameavdelingen. Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for aktivitetene i ungdomsfotball Gjennomføre årlig møte med alle lagene i gruppen for en «temperaturmåling» Sikre optimal struktur og lagsammensetning innenfor jente- og damefotball Opplæring og oppfølging av lagledere og være ressursperson for disse mht planlegging og gjennomføring av aktiviteter i lagene/treningsgruppene. Følge opp de sportslige og administrative aktivitetene i de ulike lagene i gruppen Følge opp og bidra til løsning av spesielle situasjoner knyttet til lagledelse og spillere, som f.eks. konflikter, mobbesituasjoner o.l. Rollebeskrivelse Styremedlem: Ansvarlig barnefotball - gutter Beskrivelse: Har det overordnede ansvaret og oppfølging av lagene i barneavdelingen. Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for aktivitetene i barnefotballen Gjennomføre årlig møte med alle lagene i gruppen for en «temperaturmåling» Opplæring og oppfølging av lagledere og være ressursperson for disse mht. planlegging og gjennomføring av aktiviteter i lagene/treningsgruppene. Følge opp de sportslige og administrative aktivitetene i de ulike lagene i gruppen Følge opp og bidra til løsning av spesielle situasjoner knyttet til lagledelse og spillere, som f.eks. konflikter, mobbesituasjoner o.l. Sammen med rekrutteringsansvarlig og treneransvarlig skal det være tett oppfølging av nye trenere i klubben

7 Rollebeskrivelse Styremedlem: Ansvarlig ungdomsfotball - gutter Beskrivelse: Har det overordnede ansvaret og oppfølging av lagene i ungdomsavdelingen. Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for aktivitetene i ungdomsfotball Gjennomføre årlig møte med alle lagene i gruppen for en «temperaturmåling» Opplæring og oppfølging av lagledere og være ressursperson for disse mht. planlegging og gjennomføring av aktiviteter i lagene/treningsgruppene. Følge opp de sportslige og administrative aktivitetene i de ulike lagene i gruppen Følge opp og bidra til løsning av spesielle situasjoner knyttet til lagledelse og spillere, som f.eks. konflikter, mobbesituasjoner o.l. Sammen med Sportslig Utvalg (SU) bistå i å rekruttere trenere og lagledere til de ulike lagene Rollebeskrivelse Styremedlem: Ansvarlig junior- og senior fotball Hr. Beskrivelse: Har det overordnede ansvaret og oppfølging av lagene i junior- og seniorfotball. Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for aktivitetene i junior- og seniorfotball Gjennomføre årlig møte med alle lagene i gruppen for en «temperaturmåling» Opplæring og oppfølging av lagledere og være ressursperson for disse mht. planlegging og gjennomføring av aktiviteter i lagene/treningsgruppene. Følge opp de sportslige og administrative aktivitetene i de ulike lagene i gruppen Følge opp og bidra til løsning av spesielle situasjoner knyttet til lagledelse og spillere, som f.eks. konflikter, mobbesituasjoner o.l. Sammen med Sportslig Utvalg (SU) bistå i å rekruttere trenere og lagledere til de ulike lagene

8 Rollebeskrivelse Styremedlem: Anti-doping ansvarlig/ trygge rammer Beskrivelse: Sikre klubben at klubbens aktiviteter foregår innenfor gjeldene lover når det gjelder doping og rusmidler. Sikre god og tydelig kommunikasjon i forhold til klubbens holdninger og praksis når det gjelder anti-doping arbeid og tema innenfor begrepet «Trygge rammer». Synliggjøre at vi er et Rent Idrettslag Følge opp egne retningslinjer, når det gjelder ren utøver E-lærings modulen Ha møter med lag, med Antidoping som tema Arrangere Antidoping seminarer for klubbens medlemmer Arrangere temakvelder årlig for aktuelle spillergruppe innenfor et eller flere av følgende tema under begrepet «trygge rammer»: o Seksuelle overgrep og trakassering o Doping o Alkohol o Trafikksikkerhet o Kampfiksing og spilleavhengighet o Mobbing og rasisme (som inngår i Fair play) o Skader og forsikring o Ernæring Rollebeskrivelse - Styremedlem: Dommeransvarlig Beskrivelse: Være pådriver for å skape et godt miljø for dommerne i IL Bjarg Fotball, samt å motivere flere til å videreutdanne seg innen dommergjerningen. Legge til rette for å utdanne klubbdommere, herunder arrangere dommersamlinger i regi av klubben Være et kontaktledd opp mot kretsen Være en pådriver for å skape et godt miljø blant dommerne i klubben Være en pådriver til at dommerne i klubben har gode holdninger og er bidragsytere inn mot Fair Play Bidra til at klubbens dommere blir prioritert i kamper Være en pådriver for at flest mulig dommer utvikler seg til å bli kretsdommere Oppmuntre jenter til å ta dommerkurs

9 Rollebeskrivelse Styremedlem: Fair Play ansvarlig Beskrivelse: Har det overordnede ansvaret for utvikling, planlegging og gjennomføring av Fair Play aktiviteter i IL Bjarg Fotball. Sørge for at fotballgruppens aktiviteter innen Fair Play utvikles, forankres og synliggjøres mot egne medlemmer, lokalmiljø, samarbeidspartnere og sponsorer. Implementere klubbens strategi ut i praksis. Utarbeide en årlig Fair Play plan. Være bindeledd mellom styret og lagene i klubben, og bistå informasjon og kommunikasjon av Fair Play arbeidet i IL Bjarg Fotball. Bistå på oppstartsmøte for nye lag hver høst sammen med oppstartsansvarlig. Delta i Fair Play utvalget. Rollebeskrivelse Styremedlem: Kvalitetsklubbansvarlig Beskrivelse: Sikre klubben sitt fokus og kvaliteten på de grunnleggende oppgavene som ligger til konseptet Kvalitetsklubb. Kvalitetsklubbansvarlig holder overordnet tak i konseptet og følger opp og kommuniserer konseptet med klubbens aktive, medlemmer og frivillige. Har det overordnede ansvaret for å følge opp klubbens ambisjon og visjon om å forbli en kvalitetsklubb. Har det overordnede ansvaret for at relevante dokumenter blir oppdatert årlig slik at klubbens kvalitetsstatus bevares. Være klubbens overordnet ansvarlig for kvalitet og kontakt mot kretsen. Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter en standard på trenere, ledere og verdiarbeidet i IL Bjarg Fotball. Være en pådriver for å tydeliggjøre, bevisstgjøre og konkretisere hva NFF legger i god kvalitet i klubbens planverk og praksis. Synliggjøre internt i klubben at systemet gir anerkjennelse til klubben, samt at det arbeides bevisst med verdi- og utviklingsarbeidet. Sørge for at «Kvalitetsklubb» skal være et fast sakspunkt på styremøter.

10 Rollebeskrivelse - Styremedlem: Treneransvarlig/Trenerveileder Beskrivelse: Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben. For å sikre utvikling og trivsel også for trenere i klubben skal Treneransvarlig være en trener for trenerne i klubben. Planlegge trenerforum - ansvarlig for at trenerforumene blir gjennomført iht sportsplan. Delta i Sportslig Utvalg (SU) Følge opp klubbens trenere i faglige og praktiske spørsmål, være en trener for trenerne. Rekruttering av nye trenere i samarbeid med Sportslig Utvalg. Være tilgjengelig for trenere i klubben som har spillere som er med på by-/sone-/krets- /landslag. Bistå spillerne med råd og veiledning ift. egentrening, individuelle utviklingsmål og planlegging Innstille spillere til sone- og bylag, i samarbeid med, leder for fotballakademi, og lagets trenere Bistå ved valg om hospitering Bistå/hjelpe til på trening ved behov Utarbeide en rød tråd sammen med aktuelle trenere og Fotballstyret. (Sportsplan) Følge opp differensiering i klubben Gjennomføre interne barnefotballkvelder og C-lisens kurs i klubben Være en pådriver for å sikre god rekruttering og oppstart av nye årskull. Ha oversikt over nye trenere som kommer inn i klubben

11 Rollebeskrivelse - Styremedlem: Sponsoransvarlig Beskrivelse: Sponsoransvarlig i fotballstyret har ansvarsområde for å jobbe mot samarbeidspartnere i samarbeid i fotballgruppen i Bjarg, i den grad for å ivareta og forbedre eksisterende og nye avtaler. Nettverksbygging med lokalt næringsliv og fremsnakke klubben i ulike arena er en viktig del av rollen. Etablere og vedlikeholde oversikt over alle sponsoravtaler i IL Bjarg fotball Være en pådriver i klubben for å få inn nye sponsorer, f.eks. ved jevnlig å be medlemmene om tips til aktuelle sponsorer Ta kontakt med aktuelle sponsorer Inngå avtale med nye sponsorer på vegne av fotballgruppen Koordinere alt sponsorarbeid i klubben, inkludert å holde oversikt over alle sponsoravtaler som er inngått, uavhengig av undergruppe. Godkjenne sponsoravtaler på vegne av klubben når undergrupper eller lag legger frem ønske om å inngå en avtale. I dette ligger det å passe på at avtaler som skal inngås ikke strider mot klubbens retningslinjer Oppfølging av kontrakter, inkludert å fornye avtaler når disse går ut Fakturering av avtaler i samarbeid med kasserer Oppfølging/purring av ikke betalte fakturaer i samarbeid med kasserer Vedlikehold av oversikt over kontaktpersoner hos samarbeidspartnerne Rollebeskrivelse - Styremedlem: Treningstidsansvarlig Beskrivelse: Ansvarlig for treningstider skal sikre en optimal utnyttelse av tilgjengelige treningstider på Stavollen Idrettspark, Nordahl Grieg og Søråshøgda Kunstgressbane Koordinere banefordeling i sammen med Sportslig Utvalg Til en kvar tid ha den fulle oversikt over klubbens treningstider og kamper. Sørge for at disponering av banen legges lett tilgjengelig for alle i klubben på Bjargs nettside Legge til rette for gode rutiner slik at endringer kommuniseres ryddig mellom trenere/lagledere og ansvarlig for treningstider Legga til rette for at heile årstrinnet kan trena sammen der det er hensiktsmessig Legga en treningstidkabal som legge til rette for hospitering Prioritere treningstid for de nye 6. åringene ved skolestart

12 Rollebeskrivelse Styremedlem: Rekrutteringsansvarlig Beskrivelse: Sørge foren god prosess knyttet til rekruttering av nye medlemmer og oppstart av nye lag. Sørge for målrettet rekruttering innen IL Bjarg Fotball sitt hovedområde. Følge opp rekrutteringsplanen Aktivt drive rekruttering innenfor IL Bjarg Fotball sitt hovedområde Sørge for at informasjon knyttet til oppstart blir formidlet til nye medlemmer Planlegge og koordinere oppstartstrening/oppfølgingsmøte inkl. fastsetting av datoer Gjennomføre oppstartstrening. Bidra til at nye medlemmer får en god opplevelse på oppstartstrening Gjennomføre foreldremøte kort tid etter oppstartstrening I samarbeid med treneransvarlig, gjennomføre en fellestrening på Stavollen IP for alle nye lag Være en pådriver for at det gjennomføres et oppfølgingsmøte med trenere/lagleder for de nye lagene

13 Rollebeskrivelse FIKS-ansvarlig Beskrivelse: Ansvarlig for å administrere systemet, tildele rettigheter og inneha nødvendig kompetanse på systemet. FIKS ansvarlig skal også sikre at alle lagledere og dommere er kjent med hva FIKS er og hva dette skal brukes til. Gjennomføre kompetansehevende tiltak slik at lagledere, dommere og andre som skal bruke FIKS er i stand til å legge inn korrekt informasjon Ha en god og konstruktiv dialog med NFF og kretsen Holde seg oppdatert på systemet og ny funksjonalitet Informere ledelsen om kritiske endringer eller mangler Kjenne godt nok til kravene for kvalitetsklubb Ha løpende kontakt med styret i klubben, og rapportere avvik og manglende opplysninger i FIKS. Legge inn nye spillere Melde på lag til kretsserien Påse at alle trenere og lagledere i klubben står som «aktiv» i FIKS Utføre overganger av spillere Tildele rettigheter til nye klubb-brukere Vedlikeholde oversikt over trenere, ledere, styret og andre med klubbfunksjoner, og sørge for at disse til enhver tid er registrert med korrekt informasjon Hjelpe lagleder og trenere med å opprette og vedlikeholde lagsinformasjon Kunne legge inn kamprapporter i ettertid

14 Rollebeskrivelse Sportslig Utvalg (SU) Beskrivelse: Sportslig utvalg har som sin primære oppgave å ivareta det sportsfaglige utviklingsansvaret i klubben. Utvalget skal sørge for at klubbens til enhver tid følger gjeldende sportsplan og NFFs reglement og rammer. Utvalget skal videre gjennomføres jevnlige trenerforum og faglig oppfølging av trenerne på alle nivå. Gjennomgå og oppdatere sportsplan for klubben ved behov Sørge for at sportsplanen implementeres i den daglige aktiviteten Legge til rette for godt samarbeid mellom trenere Gjennomføring av trenerforum og faglige oppføling av trenere/lagledere Ansvar for at hospitering i klubben er iht. sportsplanenes intensjoner Ansvar for permanent flytting av spillere fra et års trinn til et annet Ansatte trenere i ungdom- og senioravdeling innenfor fullmakt gitt av fotballstyret Ansvar for å ansette trenere for damelag og jr. damer sammen med Ansvarlig jente- og damefotball i fotballstyret Rollebeskrivelse Fair play utvalg Beskrivelse: Utvalget skal arbeide med å bevisstgjøre fokus på Fair Play og gode holdninger, gjennom blant annet kampvertordningen, holdningskontrakter, og gjennom foredrag og hjelp til utforming av spillerregler innad i lag. Utvalget bistår også i enkeltsaker, og har en representant i styret. Bidra i planlegging og gjennomføring av Fair Play-tiltak i klubben. Oppfølging, kampverter på lagene Delta på spillermøter - og evt. foreldremøter ved behov - for å fortelle hva vi legger i Fair Play og hvordan vi ønsker at medlemmer i klubben skal forholde seg til det Delta i samtaler og møter som måtte være nødvendig etter at evt. uønskede episoder har funnet sted Gjennomføre årlig møte med spillergruppen på ungdomslagene hvor bl.a. innhold i Fair-Playkontrakt gjennomgås. Fair Play-kontrakt Kommunikasjon med krets og forbund Samarbeide med andre klubber i kretsen Synliggjøre Fair Play i klubbens sportsplan og klubbhåndbok Påse at anlegget har et Fair Play preg Bistå ved Fair Play kvelder i klubb for spillere/trenere/foreldre Bistå klubb/lagledere/trenere/dommere ved konkrete episoder Sørge for at rutiner for kampavvikling overholdes i alle klubbens kamper Bistå ved egne Fair Play kamper på anlegget