Porsgrunn kommune Kontrollutvalget

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Vår ref. 14/353-2 033 /BERO Medlemmer og varamedlemmer Dato 19.08.2014 Sykepleierforbundet Kommunalsjef Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder kaller inn til møte i kontrollutvalget: Dato: tirsdag 26.08.2014 Tid: kl 0900-1500 Sted: Porsgrunn Rådhus, møterom 3. etg Dersom du ikke kan møte må du snarest melde ifra til sekretær for kontrollutvalget, på e-post: oystein.bergh@temark.no eller tlf 97646606. Vara møter bare etter egen innkalling. Vedlagt følger sakene 33/14-40/14 Kl 0900: ORIENTERING OM INNKJØPSORDNINGEN, v/ innkjøpssjef Kl 1200: KOMPETANSE INNENFOR HELSE Inger B. Nilsen, kontrollutvalget Representant fra sykepleierforbundet Kommunalsjef, Porsgrunn kommune Vel møtt. Porsgrunn, 19.08.2014 (sign.) Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Temark Postboks 4 3833 BØ Telefon 97646606 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508

Sakliste for Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Møtedato: 26.08.2014 Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 33/14 14/347 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 17.06.2014 34/14 14/346 ORIENTERING OM INNKJØPSORDNINGEN 35/14 14/349 ORIENTERING FRA REVISOR 26.08.2014 36/14 14/352 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 18.08.2014 37/14 14/350 BUDSJETT 2014 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG 38/14 14/343 KOMPETANSE INNENFOR HELSE 39/14 14/348 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 26.08.2014 40/14 13/657 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2014

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 33/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL 17.06.2014 Arkivsaksnr.: 14/347 Arkivkode: 033 Møtedato: 26.08.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 33/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Møteprotokoll 17.06.2014 godkjennes. Saksopplysninger Møteprotokollen fra 17.06.2014 legges fram for godkjenning. Vedlegg: Møteprotokoll 17.06.2014. Sak 33/14 Side 3 av 20

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 34/14 ORIENTERING OM INNKJØPSORDNINGEN Arkivsaksnr.: 14/346 Arkivkode: 000 Møtedato: 26.08.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 34/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar presentasjon og informasjonen om Innkjøpsordningen til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å bli kjent med virksomhetene ute og har gjort avtale om å få orientering om Innkjøpsordningen for Porsgrunn kommune. Innkjøpssjefen orienterer. Som en del av kontrollutvalget sitt tilsyn med forvaltninga, ønsker kontrollutvalget ei orientering fra utvalgte deler av organisasjonen. Bakgrunnen for dette er at kontrollutvalget gjerne vil ha orientering og en dialog om den administrative styringa i kommunen. Utvalget er også opptatt av å få bedre innsikt i kommunen sine ulike arbeidsoppgaver. Hvordan kommunen fungerer og er organisert for å løse de oppgavene som er pålagt ved lov eller vedtatt av kommunen sine politiske organ. Kontrollutvalget ønsker en kort oversikt/orientering med utgangspunkt i følgende veiledende punkter. Det må settes av tid til spørsmål fra kontrollutvalget. Formålet med GKI Grenlandskommunenes innkjøpsenhet. Organisering Driften Type avtaler form (f.eks. rammeavtaler etc) og området (f.eks. type tjenester, varer etc.) GKI s rolle på områder hvor det ikke er felles innkjøp. (f.eks. byggeprosjekter) Økonomien Lojaliteten til inngåtte avtaler/kontrakter Spesielle risikoområder og utfordringer Evt? Vedlegg: Ingen Sak 34/14 Side 4 av 20

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 35/14 ORIENTERING FRA REVISOR 26.08.2014 Arkivsaksnr.: 14/349 Arkivkode: 210 Møtedato: 26.08.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 35/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisor til orientering om framdriften i revisjon av regnskapet for 2014. Saksopplysninger Oppdragsrevisor vil orientere kontrollutvalget om planene for revisjon av regnskapet for 2014. I Forskrifter for kontrollutvalgene, 6. Regnskapsrevisjon, står det: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Planene for revisjon unntas fra offentlighet, off.l. 13. Revisor vil redegjøre og legge disse fram for utvalget i møte. Vedlegg: Ingen Vedlegg: Sak 35/14 Side 5 av 20

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 36/14 BUDSJETTRAPPORT FOR KONTROLLUTVALGET PR 18.08.2014 Arkivsaksnr.: 14/352 Arkivkode: 200 Møtedato: 26.08.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 36/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar budsjett-rapporten pr 18.08.2014 til orientering. Saksopplysninger Porsgrunn kommune regnskapsfører området kontroll og tilsyn på 2 ansvarsområder, 1701 Kommunerevisjon 1705 Kontrollutvalget Kommunerevisjon Regnskapet viser for ansvarsområdet 1701, Kommunerevisjon. Det er brukt 73,2 %. Budsjettet er kr 2 548 300 og regnskapet viser kr 1 866 000. Kontrollutvalget Regnskapet viser for ansvarsområdet 1705, Kontrollutvalget. Her er det brukt 63,3 %. Opprinnelig budsjettet er kr 745 100 og regnskapet viser kr 471 339. Vedlegg: Regnskapsoversikt pr 18.08.2014 Sak 36/14 Side 6 av 20

Sak 36/14 Regnskapsoversikt pr 18.08.2014 Art Art (T) Regnskap Budsjett 2014 Avvik Forbruks % 1701 Kommunerevisjonen 13750 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager 1 866 000 2 548 300 682 300 73,2 Netto utgift Kommunerevisjonen 1 866 000 2 548 300 682 300 73,2 Art Art (T) Regnskap Budsjett 2014 Avvik Forbruks % 1705 Kontrollutvalget 10801 Godtgjørelse folkevalgte 0 137 500 137 500 0,0 10990 Arbeidsgiveravgift 0 19 300 19 300 0,0 11004 Abonnementer aviser/tidsskrifter 2 000 5 000 3 000 40,0 11152 Bevertning 3 423 7 800 4 377 43,9 11201 Annet forbruksmateriell/råvarer og tjenester 4 082 0-4 082 11302 Telefontjenester 281 0-281 11304 Internett 457 0-457 11501 Opplæring, kurs 34 545 138 500 103 955 24,9 11601 Skyss- og kostgodtgjørelse 551 10 000 9 449 5,5 11951 Avgifter, gebyrer, lisenser m.v. 6 000 0-6 000 11952 Kontingenter 0 6 700 6 700 0,0 13750 Kjøp fra IKS der kommunen er deltager 420 000 420 300 300 99,9 14291 MVA-kompensasjon på vederlag 1 205 0-1 205 17291 MVA-ref.krav fra drift -1 205 0 1 205 Netto utgift Kontrollutvalget 471 339 745 100 273 761 63,3 Kommentarer fra økonomiavdelingen: På Kommunerevisjonen er tre av kvartalsregningene for 2014 belastet og årsbudsjettet vil holde. På Kontrollutvalget er begge halvårsregningene for IKS på art 13750 allerede betalt. Politikergodtgjørelsen første halvår kr 73.585 pluss arbeidsgiveravgift kr 10.375 er ved en feil belastet ansvar 1100 i stedet for Kontrollutvalget, men vil bli rettet opp. Selv når dette rettes opp, er det god balanse i utgifter og budsjett for 2014. Side 7 av 20

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 37/14 BUDSJETT 2014 FOR PORSGRUNN KONTROLLUTVALG Arkivsaksnr.: 14/350 Arkivkode: 151 Møtedato: 26.08.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 37/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget legger med dette fram sitt budsjettforslag for området kontroll og tilsyn for 2015. Kontrollutvalgets innstilling for 2015 er: Ansvar 1701 Kommunerevisjon kr 2 637 500 Ansvar 1705 Kontrollutvalget kr 978 200 Saksopplysninger Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i kommunen. En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å sikre effektiv og rett bruk av ressursene. Aktørene i egenkontrollen er bystyret, kontrollutvalget sammen med sekretariatet, rådmannen og revisor. En god egenkontroll krever samspill mellom disse. For at dette samspillet skal fungere, er det nødvendig at aktørene kjenner både sin egen og hverandres roller. Kontrollutvalgets medlemmer vil måtte hente inn relevant kunnskap om den kommunale forvaltningen og de må kjenne Porsgrunn kommune. Kurs og befaringer er en naturlig og nødvendig del av ajourføringen. Kontrollutvalget i Porsgrunn har heldagsmøter. I forskrifter for kontrollutvalget står det: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til bystyret. Tilsyn med forvaltningen Kommuneloven fastsetter bystyrets tilsynsansvar i 76. Tilsynsoppgaven er delegert til kontrollutvalget, 77. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forstå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på sine vegne. Revisjon Sak 37/14 Side 8 av 20

I tillegg til å føre tilsyn med forvaltningen skal kontrollutvalget påse at kommunenes regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Sak 37/14 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Det skal utarbeides en plan/overordnet analyse som skal godkjennes av bystyret. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunen sine interesser i selskaper m.m. Det skal utarbeides en plan som skal godkjennes av bystyret. Ekstraordinære forhold Dersom det i løpet av året skulle oppstå/komme uforutsette oppgaver (for eksempel granskninger eller oppgaver fra bystyret) som vil kreve ekstra ressurser vil kontrollutvalget komme tilbake til bystyret med anmodning om tilleggsbevilgninger. Budsjett 2015 Budsjettet for 2015 er utarbeidet med bakgrunn i vedtatt budsjett for 2014 og justert etter antatt behov. For sekretariatet (Temark) og kommunerevisjon (TKR) er det lagt inn den generelle prisøkningen. Utgiftene vil ikke være kjent før etter representantskapsmøtene høsten 2014. For selskapskontroll betales det per oppdrag. Deflator, prisjustering, er ikke fastsatt av kommunaldepartementet. Denne ble av departementet stipulert til 3,5% for lønn nå i vår. For IKS-selskapene er det mest riktig å bruke deflator for lønn siden IKS-selskapene har samme utgifts-bilde som kommunen selv. Utgiftene her er hovedsakelig lønnsrelatert. Samme deflator er brukt gjennomgående. Budsjettet settes opp for 2015. For langtidsbudsjettet vil det være samme aktivitetsnivå fremover. Kommunen har valgt å dele kontroll- og tilsynsområdet på 2 ansvarsnummer. Tjeneste 110000 Politisk virksomhet Ansvar Tekst 2013 budsjett 2014 budsjett 2015 budsjett 1701 Kommunerevisjon 2 499 600 2 548 300 2 637 500 1705 Kontrollutvalget 927 200 945 100 978 200 Kontroll- og tilsyn 3 426 800 3 493 400 3 615 700 Budsjettframlegg på arts-nivå: Side 9 av 20

Sak 37/14 Ansvar 1701 Kommunerevisjon Art Tekst 2013 13750 Kjøp fra IKS der kommunen er deltaker 2014 2015 budsjett budsjett budsjett 2 462 100 2 548 300 2 637 500 2 462 100 2 548 300 2 637 500 Ansvar 1705 Kontrollutvalget Art Tekst 2013 budsjett 2014 budsjett 2015 budsjett 10801 Godtgjørelse 132 800 137 500 142 300 folkevalgte 10802 Tapt 0 0 arbeidsfortjeneste 10990 Arbeidsgiveravgift 18 600 19 300 20 000 11001 Kontormateriell 0 0 11004 Abonnementer 4 900 5 000 5 200 aviser/tidsskrift 11152 Bevertning 7 600 7 800 8 100 11501 Opplæring, kurs 135 800 138 500 143 400 11601 Skyss- og 9 800 10 000 10 400 kostgodtgjørelse 11704 Bompenger/p-avgift 0 0 11952 Kontingenter 6 600 6 700 6 900 13750 Kjøp fra IKS der 599 300 620 300 641 900 kommunen er deltaker 915 400 945 100 978 200 Kjøp av tjenester inkluderer alt kjøp utenom kontraktsfestet revisjonstjenester. Vedlegg: Ingen Side 10 av 20

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 38/14 KOMPETANSE INNENFOR HELSE Arkivsaksnr.: 14/343 Arkivkode: 000 Møtedato: 26.08.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 38/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjon om kompetansen innenfor helseområdet i Porsgrunn kommune til orientering. Saksopplysninger Kontrollutvalget ønsker å sette søkelyset på kompetansen innenfor helse i Porsgrunn kommune. På landsbasis vet man at det mange steder er bruk av ufaglærte. Dette har også en økonomisk side. Bruk av ufaglærte kan svekke pasientsikkerheten. Kontrollutvalget inviterer representant fra sykepleierforbundet og kommunens ledelse innenfor fagområdet til å delta i debatten. Kontrollutvalget ønsker å få oversikt over hvordan situasjonen er for Porsgrunn kommune. Innledninger før debatt: Inger B. Nilsen fra kontrollutvalget Sykepleierforbundet Administrasjonen Debatt om situasjonen i Porsgrunn kommune Sak 38/14 Side 11 av 20

Sak 38/14 Helse- og omsorgsdepartementet har følgende ambisjoner om Kompetanseløftet 2015: Med bakgrunn i den kommunale helse- og omsorgstjenestens personellutfordringer er det utarbeidet en ny kompetanse- og rekrutteringsplan, Kompetanseløftet. Planen er en del av Omsorgsplan 2015 i Stortingsmelding 25 (2005-2006) "Mestring, muligheter og mening Framtidens omsorgstjenester". Den skal gjelde fram til 2015 og inneholder strategier og tiltak som også skal møte de langsiktige demografiske utfordringene fram mot 2050. Rekruttering av personell omhandler både kapasitet og kvalitet i tjenestene. Formålet med Kompetanseløftet er knyttet til stortingsmeldingens strategi om kapasitetsvekst og kompetanseheving. Den første handlingsplanen for helse- og sosialpersonell 1998-2001 Rett person på rett plass omfattet hele helse- og omsorgstjenesten, mens dagens rekrutteringsplan for helse- og sosialpersonell 2003-2006 Rekruttering for betre kvalitet, har en sterk vektlegging av den kommunale omsorgstjenesten. Kompetanseløftet 2015 vil i sin helhet omfatte den kommunale omsorgstjenesten. Med bakgrunn i erfaringene fra den nåværende planen, vil Kompetanseløftet i større grad omfatte tiltak knyttet til videre- og etterutdanningstilbud for personell uten helse- og sosialutdanning. Den store avgangen fra sektoren, gjennom både sykefravær og uføretrygding, bidrar til å redusere den positive effekten som kvalifiseringstiltakene har på tilgangen av faglært arbeidskraft. Videre- og etterutdanning er et godt tiltak for å øke rekrutteringen og holde på arbeidskraften. Kompetanseløftet 2015 skal ha et rullerende 4årig handlingsprogram som oppdateres årlig innenfor en planperiode på ni år fra 2007 fram til 2015. Den årlige gjennomgangen av tiltakene i handlingsprogrammet skjer i tilknytning til statsbudsjettet, mens vesentlig endring i tiltakene også varsles i kommuneproposisjonen. Kompetanseløftet vil på samme måte som dagens rekrutteringsplan forvaltes av Sosial- og helsedirektoratet med fylkesmannen som en sentral aktør i forhold til både kommunene og utdanningssektoren. I handlingsprogrammet for den første fireårsperioden vil det bli lagt vekt på følgende tiltak: Aksjon helsefagarbeider Aksjon helsefagarbeider er et samarbeidsprosjekt som har til formål å etablere tilstrekkelige læreplasser i kommuner og helseforetak, samt bidra til god rekruttering til den nye helsefagarbeiderutdanningen. Kvalifisering av personell Tiltaket skal sikre god kompetanse i sektoren ved å kvalifisere ulike personellgrupper som ikke har helse- og sosialfaglig utdanning fra videregående skole. Dette skal skje gjennom opplæring, tilleggsutdanning, fagprøve og vurdering av realkompetanse. Rekrutteringskampanje Gjennom en rekrutteringskampanje er målet å både rekruttere flere inn i omsorgstjenesten og å oppnå større tverrfaglighet i sektoren. Øke andelen med høyere utdanning Regjeringen og KS har gjennom avtalen om kvalitetsutvikling i helse- og omsorgstjenesten forpliktet seg til å utvikle strategier for å sikre tilstrekkelig kompetent arbeidskraft i sektoren, blant annet ved å øke andelen med høgskoleutdanning. Desentraliserte høgskolestudier For å sikre stabil dekning av høgskoleutdannet personell i distriktskommuner, er erfaringene gode med å legge til rette for desentraliserte studietilbud på høgskolenivå. Side 12 av 20

Sak 38/14 Fagskoleutdanning for personell med videregående opplæring Tilbud om videreutdanning av personell gjennom fagskoleordningen er spesielt viktig for å øke kompetansen, redusere avgangen fra sektoren og bidra til rekrutteringen til helse- og sosialfag i videregående skole. Videre- og etterutdanning for høgskoleutdannet personell Videreutdanningstilbud innen blant annet geriatri, demens, veiledning og rehabilitering vil styrke kompetansen og bidra til å stabilisere personellsituasjonen. Øke andelen som arbeider heltid Regjeringen og KS har i avtalen om kvalitetsutvikling i helse- og omsorgstjenesten forpliktet seg til å legge til rette for å redusere bruken av deltid i helse- og omsorgssektoren for å sikre kontinuitet og stabilitet både for brukere og ansatte. Flink med folk i første rekke Regjeringen og KS har i avtalen om kvalitetsutvikling i helse- og omsorgstjenesten forpliktet seg til å legge til rette for god ledelse og stimulere til ledelsesutvikling lokalt. Sosial- og helsedirektoratet og KS skal samarbeide om ledelsessatsingen Flink med folk i første rekke. Forbedring av arbeidsmiljø Regjeringen og KS har i avtalen om kvalitetsutvikling i helse- og omsorgstjenesten forpliktet seg til å legge til rette for godt arbeidsmiljø, for særlig å møte utfordringene knyttet til høyt sykefravær og en stigende andel som går ut av sektoren til attføring eller uførepensjon. Undervisningssykehjem, tilbud om omsorg ved livets slutt og lindrende behandling Satsingene på undervisningssykehjemmene, tilbudet om omsorg ved livets slutt og lindrende behandling utenfor sykehus skal videreutvikles og ses i sammenheng. Kunnskapen som de ulike prosjektene har gitt, skal spres til omsorgssektoren forøvrig. Samarbeid om etikk For å styrke den etiske kompetansen i omsorgstjenesten, vil regjeringen i samarbeid med KS og yrkesorganisasjonene bidra til at ansatte i helse og omsorgstjenestene har grunnleggende kompetanse i fagetikk, og utvikle modeller for å forankre etikkarbeidet organisatorisk i kommunal sammenheng. Departementet vil gjennomgå forskriften om kvalitet i omsorgstjenesten for mer eksplisitt å sikre at tjenestetilbudet som gis er basert på god etisk fagutøvelse, og at grunnleggende etiske hensyn blir ivaretatt. Vedlegg: Ingen Side 13 av 20

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 39/14 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 26.08.2014 Arkivsaksnr.: 14/348 Arkivkode: 033 Møtedato: 26.08.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 39/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saksopplysninger Sakene tas til orientering. Studietur til Sigtuna 29.09 01.10.2014. Evt Vedlegg: Sak 39/14 Side 14 av 20

Porsgrunn kommune Kontrollutvalget Sak nr. 40/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2014 Arkivsaksnr.: 13/657 Arkivkode: 040 Møtedato: 26.08.2014 Saksbehandler: Øystein Bergh Behandling i: 61/13 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 24/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget 40/14 Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Planen legges fram for ny gjennomgang med debatt om hva kontrollutvalget skal ta opp i kommende møter, høsten 2014. Porsgrunn kommune - kontrollutvalget i møte den 10.12.2013 sak nr. 61/13: Vedtak i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Kontrollutvalget godkjenner møteplanen 2014. Møtene holdes normalt tirsdag, kl 0900 1500. Følgende datoer settes opp for 2014: 14.01, 18.03, 08.04, 06.05, 17.06, 26.08, 23.09, 04.11, 18.11 (kl 1800 2100), 09.12. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Leder la fram saken. Datoene er tidligere fastsatt. Kontrollutvalget diskuterte tema for det enkelte møte. Arbeidsplan for 2. halvår fastsettes senere. Forslag til vedtak Kontrollutvalget godkjenner møteplanen 2014. Møtene holdes normalt tirsdag, kl 0900 1500. Følgende datoer settes opp for 2014: 14.01, 18.03, 08.04, 06.05, 17.06, 26.08, 23.09, 04.11, 18.11 (kl 1800 2100), 09.12. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. Sak 40/14 Side 15 av 20

Sak 40/14 Saksopplysninger Kontrollutvalget utarbeider møte- og arbeidsplan for kommende år. Møtedatoene ble behandlet 05.11.2013, sak 53/2013. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget godkjenner møteplanen 2014. Møtene holdes normalt tirsdag, kl 0900 1500. Følgende datoer settes opp for 2014: 14.01, 18.03, 08.04, 06.05, 17.06, 26.08, 23.09, 04.11, 18.11 (kl 1800 2100), 09.12. Planen er veiledende og kontrollutvalget står fritt til å ta opp hvilken som helst sak og avholde de møter de ønsker. Behandlinga i Porsgrunn kommune - kontrollutvalget Sekretæren la fram møtedatoene for 2014. Datoene er forelagt administrasjonen. Det er ikke kommet ønsker om andre datoer. Utkast til arbeidsplan for 2014 legges fram i neste møte. Vedtaket var enstemmig. Vedlegg: Kontrollutvalgets møte- og arbeidsplan for 2014. Side 16 av 20

Sak 40/14 PORSGRUNN KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPLAN 2014 Tirsdag 14. januar 2014, kl 0900 1500 Orientering fra Helse og velferd, v/kommunalsjefen Orientering om Saturnveien barne- og ungdomssenter Tirsdag 18. mars 2014, kl 0900 1500 (Virksomhetsbesøk: Stridsklev ungdomsskole) Orientering om Stridsklev ungdomsskole, v/rektor Orientering om Stridsklev barneskole, v/rektor Orientering fra helsesøster på Stridsklev, 3 viktigste problemområder Rapportering fra oppdragsrevisor Årsrapport fra kontrollutvalget 2012 Tirsdag 08. april 2014, kl 0900 1500 Orientering om næringsarbeidet og kommunen som tilrettelegger for næringslivet Orientering om Byutvikling. Rapportering fra oppdragsrevisor Tirsdag 06. mai 2014, kl 0900-1500 Regnskap og årsmelding 2013 Keops Regnskap og årsmelding 2013 - kommunen Revisors rapporter og revisjonsberetninger Tirsdag 17. juni 2014, kl 0900 1500 (Virksomhetsbesøk, Kjølnes) Orientering om Kjølnes Orientering om Kultur, idrett og fritid. Prosjekt Samhandlingsreformen - status Tertialrapport 1/2014. o Økonomi o HMS Tirsdag 26. august 2014, kl 0900 1500 Orientering fra Kommunalteknikk Orientering om Veier og gater Orientering fra revisor om revisjonsarbeidet og planleggingen. Prosjekt Samhandlingsreformen - status Kontrollutvalgets budsjett 2015 Tirsdag 23. september 2014, kl 0900 1500 (Virksomhetsbesøk, Pedagogiske psykologiske tjenester) Orientering fra Pedagogiske psykologiske tjenester En barnehages bruk av PP-tjenesten (Velg en, f.eks. Vallermyrene barnehage) Side 17 av 20

Sak 40/14 Prosjekt Samhandlingsreformen - status Rapportering fra oppdragsrevisor Tirsdag 04. november 2014, kl 0900 1500 Orientering om Interkommunale samarbeid og selskap Orientering fra (velg ett, hvordan er kontakten kommunen og samarbeidet/selskapet) Tertialrapport 2/2014 o Økonomi o HMS Prosjekt Samhandlingsreformen - status Økonomirapport, kontrollutvalgets budsjett oppfølging av egen pengebruk Tirsdag 18. november 2014, kl 1800 2100 Strategimøte, arbeidsmøte o Evaluering o Strategi og tema o Møteplan 2015 Tirsdag 09. desember 2014, kl 0900-1500 Møte- og arbeidsplan 2015 Porsgrunn kommune, Budsjett 2015 presentasjon Erfaringsutveksling om kontrollutvalgets arbeid. o Inviterer ordfører og rådmann Rapportering fra oppdragsrevisor Etter møtet inviteres det til julemiddag. MOMENTLISTE FRA FORRIGE PLAN: Oppfølging av saker: Forvaltningsrevisjoner, gjennomført i 2010 2012 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 Plan for selskapskontroll 2012-2015 Fellesprosjekter med nabo-kommunene, ref ledermøtene Varsling Konferanse, hvordan kan kommunen bli bedre? Demens Orientering fra By- og kulturutvikling, v/kommunalsjefen Orientering om renhold i bygg kommunen disponerer Tilbakemeldinger fra generalforsamlinger Selskapskontroll: Visit Grenland (satt på vent, se ref fra KU-ledermøte) Forvaltningsrevisjon: Rus og psykiatri Samhandlingsreformen (2013/2014) Saksbehandling Side 18 av 20

Sak 40/14 Porsgrunn, xx.xx.2013 Svein Tore Uldal Leder av kontrollutvalget Øystein Bergh Sekretær for kontrollutvalget Side 19 av 20

Sak 40/14 Porsgrunn kommunes organisasjon Presentasjon av rådmannens ledergruppe. Rådmannens ledergruppe i Porsgrunn kommune er kommunens øverste, administrative ledelse og består av rådmannen og fire kommunalsjefer. Kontaktinformasjon for rådmannens ledergruppe Rådmann Kommunalsjef Kommunalsjef Kommunalsjef Kommunalsjef Per Wold Inger Lysa Ingrid-Elisabeth Kåss Aud Fleten Morten Næss Side 20 av 20