Rapport fra tilsyn med Vestby kommune sitt arbeid med løpende oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer etter folkehelseloven Kommunens adresse: Postboks 144, 1540 Vestby Tidsrom for tilsynet: 1. juli 2014 27.11. 2014 Kontaktperson i kommunen: Kultursjef Ronny Fostervold Johansen Sammendrag Fylkesmannen i Oslo og Akershus gjennomførte den 23. september 2014 tilsyn med Vestby kommune. Tilsynet var en del av det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne. Målsettingen for tilsynet var å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kommer i gang med dette. Fylkesmennene fikk tillegg i oppdrag å foreta en kartlegging av det løpende oversiktsarbeidet i kommuner der det ble påvist at arbeidet var kommet i gang, og ut fra denne kartleggingen gi kommunen en veiledende vurdering av status for arbeidet. Fylkesmannens konklusjon ved tilsynet: Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet. Hovedpunkter fra Fylkesmannens samlende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid. Samlet sett finner Fylkesmannen at kommunen har stor oppmerksomhet på folkehelse. Det er etablert noen strukturer for å ivareta arbeidet med den løpende oversikten slik at kommunen har kommet i gang. Vi finner eksempler på dette i dokumenter og intervjuer med de ansatte. Det manglet imidlertid noe på systematikken, helheten i arbeidet og forankringen i den øverste ledelsen i kommunen når det gjelder løpende oversikt på tidspunkt for tilsynet. Kommunen er imidlertid påbegynt et arbeid som er nødvendig for å forbedre dette. Dato:27.11.2014 Helge Worren revisjonsleder Jorunn Hunderi revisor
Side 2 av 6 1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter tilsyn med Vestby kommune 1. juli 2014 27.11. 2014. Tilsynet inngikk i det landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid som fylkesmennene gjennomfører høsten 2014 etter oppdrag fra Statens helsetilsyn. Tema for tilsynet var kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med kommunens oppfyllelse av plikter pålagt i eller i medhold av 4 9 og 27 30 i lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven). Fylkesmannens tilsynsansvar og myndighet følger av folkehelseloven 31, jf. kommuneloven 10A. Dette første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid har følgende innretning: 1. Lovlighetskontroll Fylkesmannen undersøker om kommunen har kommet i gang med et løpende oversiktsarbeid. Der fylkesmannen konkluderer med avvik, følges kommunen opp til forholdene er rettet. 2. Veiledende vurdering av kommunens løpende oversiktsarbeid: I kommuner der fylkesmannen konkluderer med at et løpende oversiktsarbeid har kommet i gang, foretas en kartlegging av dette arbeidet. Fylkesmannen gir kommunen en tilbakemelding i form av en veiledende vurdering av status. Kommunene står fritt i forhold til om og i hvilken grad de følger opp denne vurderingen. 3. Beskrivelse av kommunen Vestby kommune har ca. 15944 innbyggere pr. 1.1. 2014 og har den største relative befolkningsveksten i Akershus. De har stor andel av innvandrere med 14,1%. Kommunen har tidligere vært en utpreget pendlerkommune, men har de siste årene fått mange nye arbeidsplasser. Kommunen har en flat struktur med et todelt nivå der 10 ledere melder direkte til rådmannen. Kommunen har en 20 prosent stilling som folkehelsekoordinator som er administrativt underlagt kulturetaten. Folkehelsekoordinator har nylig tiltrådt stillingen. Kommuneoverlegen er i stab i etat for helse- og barnevern i en 40% stilling, og de resterende 60 % benyttes i stilling som fastlege. Av de 40% er det en svært liten del som benyttes til samfunnsmedisinsk arbeid. Kommunen har planer om å øke denne stillingsprosenten fra 2015. Kommunen har opprettet tverretatlig folkehelsegruppe som består av kommuneoverlegen, ledende helsesøster, kommuneplanlegger, samt representanter fra skole og parkvesenet. Kommunen deltar i partnerskap om folkehelsearbeid med Akershus fylkeskommune og arbeider interkommunalt i et nettverk om miljørettet helsevern med kommunene Moss, Rygge, Råde og Våler kommune. 4. Gjennomføringen av tilsynet Varsel om tilsyn ble sendt ut 1. juli 2014. Formøte: Fylkesmannen inviterte til formøte med kommunen 11. juni 2014.
Side 3 av 6 Åpningsmøte ble avholdt 23. september 2014. Intervjuer 11 personer ble intervjuet. Gjennomgang av dokumentasjon under tilsynsbesøket: Se oversikt i kapittel 8 dokumentunderlag. Sluttmøte ble avholdt 23. september 2014. 5. Hva tilsynet omfattet Tilsynet omfattet kommunens arbeid med løpende oversikt over befolkningens helsetilstand og de positive og negative faktorene som kan påvirke denne (folkehelseloven 5, 30, jf. 27, forskrift om oversikt over folkehelsen 3 og 4). Bakgrunn for valget av løpende oversiktsarbeid som tilsynstema Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer er en nødvendig forutsetning for at kommunene skal ha et kunnskapsbasert grunnlag for planlegging og tiltak på folkehelseområdet. Kravet til kommunen om å ha slik oversikt var derfor et naturlig temavalg for det første landsomfattende tilsynet med kommunenes folkehelsearbeid. Kommunene skal både ha løpende oversikt og hvert fjerde år (neste gang innen høsten 2016) ha utarbeidet et samlet oversiktsdokument som del av grunnlaget for sin planstrategi. Tilsyn med kommunens folkehelsearbeid skal være tilpasset kommunenes fireårige plansyklus. Siden det landsomfattende tilsynet skulle foregå høsten 2014, ble det rettet mot kommunenes løpende oversiktsarbeid. Lovlighetskontrollen ved tilsynet Tilsynet hadde som målsetting å påse at kommuner som ikke hadde satt i gang systematisk, løpende oversiktsarbeid, kom i gang med dette. Å ha kommet i gang innebærer at kommunen gjennom sin internkontroll har lagt til rette for at det løpende oversiktsarbeidet kan gjennomføres slik folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen legger opp til, og at det er aktivitet på området. Det ble herunder undersøkt om arbeidet hadde en tilstrekkelig forankring i kommunens ledelse om det var avklart hvilke forhold det løpende ville være behov for å innhente oppdaterte opplysninger om om det var lagt til rette for å kunne benytte aktuelle sentrale og lokale kunnskapskilder om det var lagt opp til at arbeidet med å innhente, gjennomgå og vurdere opplysningene hadde en tverrsektoriell innretning om oppgavefordeling var avklart og gjort kjent for involverte enheter/sektorer om det var sørget for at medarbeiderne hadde tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter til å utføre oppgavene sine, herunder om kommunen hadde sørget for å ha nødvendig samfunnsmedisinsk kompetanse om kommunens ledelse fulgte med på at det løpende oversiktsarbeidet var kommet i gang og at det pågikk aktiviteter på området
Side 4 av 6 Kartlegging og veiledende vurdering av det løpende oversiktsarbeidet I tillegg til selve lovlighetskontrollen, hadde det landsomfattende tilsynet som målsetting å bidra til at kommuner som allerede hadde startet opp et løpende oversiktsarbeid, videreutviklet dette. Med utgangspunkt i de aktuelle lovkravene foretok fylkesmannen i disse kommunene en kartlegging av kommunens løpende oversiktsarbeid. Kartleggingen dannet grunnlag for en tilbakemelding til kommunen i form av en veiledende vurdering av status for kommunens løpende oversiktsarbeid. Folkehelseloven og forskrift om oversikt over folkehelsen overlater i stor utstrekning til kommunen selv å vurdere, ut fra lokale forhold og prioriteringer, hva som er nødvendig innhold og omfang av opplysninger og vurderinger i kommunens løpende oversikt. Aktuelle forhold som inngikk i fylkesmannens kartlegging og vurdering (ikke uttømmende): kommunens tilrettelegging/styring hvilke forhold kommunen hadde besluttet å følge med på sammenholdt med kommunens identifiserte folkehelseutfordringer om kommunen hadde tatt stilling til hvilke opplysninger som skulle innhentes fra hvilke kilder og i hvilken utstrekning opplysningene ble hentet inn i hvilket omfang det foregikk faglige vurderinger av innhentede opplysninger i hvilket omfang det forelå skriftlig dokumentasjon av opplysninger og vurderinger 5. Fylkesmannens konklusjon ved lovlighetskontrollen Det ble ikke påvist avvik ved tilsynet. 6. Fylkesmannens kartlegging og vurdering av status for kommunens løpende oversikt Som omtalt i kap 2 har kommunen opprettet en tverretatlig administrativ folkehelsegruppe. Denne skal koordinere innsats på folkehelseområdet og bidra til at folkehelse blir en kontinuerlig prosess i kommunens planarbeid og forvaltning. Gruppa skal beskrive og vurdere den løpende oversikten og rapportere dette til rådmannen. Kommunen benytter data fra Folkehelseprofilen fra Folkehelseinstituttet og Akershus statistikk fra Akershus fylkeskommune, data fra helsestasjons- og skolehelsetjenesten, skoleetaten, samt data fra miljørettet helsevern i sitt løpende oversiktsarbeid. Høsten 2014 foreligger også resultatene fra UNG data undersøkelsen. Kommunen har valgt ut to fokusområder i 2014 som de skal følge spesielt opp. Dette er å redusere faren for drop out (skole/samfunn) samt å tilrettelegge for aktiviteter (fysisk/sosial). Årsrapporten fra Vestby 2013 viser at 13 % av barn i 3.klasse og 9 % av ungdommen i 8. trinn er overvektige. I intervjuer kom det frem at skolene har registrert en del mobbing blant elevene og har tatt tak i dette. Kommunen påpeker flere positive påvirkningsfaktorer som mange sosiale møteplasser, gang- og sykkelstier, folkehelseuka m.m. Vurdering av status Når det gjelder den løpende oversikten, kunne det kommet tydeligere frem på hvilket grunnlag og hvilke områder kommunen vil arbeide med i henhold til temaene i forskrift om oversikt over folkehelsen 3. Ved intervjuer kom det frem at kildene for informasjonsinnhenting som fremgår av folkehelseloven 5 bokstav b, kunnskap fra de kommunale helse- og omsorgstjenester, og 5 bokstav c, kunnskap om faktorer og utviklingstrekk i miljø og lokalsamfunn, ikke ble meldt og vurdert systematisk for alle tjenesteområdene. Dette bør forankres og styres bedre av kommunens øverste ledelse.
Side 5 av 6 Kommunen har kompetanse innen folkehelsearbeidet. Den har samfunnsmedisinsk kompetanse som i liten grad blir benyttet til folkehelsearbeid. Fra 2015 planlegger kommunen å øke stillingsprosenten til dette arbeidet. Videre har ledende helsesøster og en ansatt i pleie- og omsorgsetaten tatt 10 studiepoeng i folkehelse/samhandling. Folkehelsekoordinator har bachelor i idrett og ernæring fra Norges idrettshøyskole. Kommunen har også plankompetanse. Samlet sett finner Fylkesmannen at kommunen har stor oppmerksomhet på folkehelse. Det er etablert noen strukturer for å ivareta arbeidet med den løpende oversikten slik at kommunen har kommet i gang. Vi finner eksempler på dette i dokumenter og intervjuer med de ansatte. Det manglet imidlertid noe på systematikken, helheten i arbeidet og forankringen i den øverste ledelsen i kommunen når det gjelder løpende oversikt på tidspunkt for tilsynet. Kommunen er imidlertid påbegynt et arbeid som er nødvendig for å forbedre dette. 7. Regelverk Lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) (http://lovdata.no/dokument/nl/lov/2011-06-24-29) Forskrift 28. juni 2012 nr. 692 om oversikt over folkehelsen (http://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/2012-06-28-692) Lov 25. september 1992 nr. 107 om kommune og fylkeskommune (http://lovdata.no/dokument/nl/lov/1992-09-25-107) Lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) (http://lovdata.no/dokument/nl/lov/2008-06-27-71 ) 8. Dokumentunderlag Oversikt over aktuell dokumentasjon ved tilsynet: - Organisasjonskart over kommunen - Kommuneplanen som er lagt ut til offentlig ettersyn høsten 2014 - Beskrivelse av folkehelse for Vestby 2014 (funnet på nettet) - Planstrategi og planprogram for Vestby 2013-2025 - Handlingsprogram 2014-2017 - Vedlegg til handlingsprogrammet 2014-2017 -Befolkningsfremskriving - Årsberetning og årsmelding for 2013 - Årsrapport miljørettet helsevern 2013 - Handlingsplan miljørettet helsevern 2014 - Rutiner ift. miljørettet helseverns oppgaver - Samarbeidsavtale mellom Moss kommune og Vestby kommune om utredning og saksbehandling innen miljørettet helsevern - Akershus fylkeskommune - Akershusstatistikk 1/2014 - Program for folkehelseuka 2014 - Folkehelseprofilen for Vestby (2012-2014) fra Nasjonal folkehelseinstitutt 9. Deltakere ved tilsynet I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. Navn Funksjon / stilling Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Ragne Storsul Kommuneplanlegger x x Torhild Kongshaug Resultatområdeleder sykehjem x x x
Morten Laudal Kommuneoverlege x x Grethe Jeksrud Stedf. for Resultatområdeleder hjemmetjenesten x x x Sjur Authen Fung. rådmann x x x Trine Dreyer Resultatområdeleder rehabilitering x x x Grete Holstad Ledende helsesøster x x x Benedikte Selsing Helse og barnevernsjef x x Lars Grimsgaard Plansjef x x Ida Martinsen Folkehelsekoordinator x Sverre Korslund Skolesjef x x Ronny Fostervold Johansen Kultursjef x x x Fra Fylkesmannen i Oslo og Akershus deltok: Revisjonsleder: Helge Worren, tidl. stedfortredende fylkeslege, Helseavdelingen Revisorer: Jorunn Hunderi, seniorrådgiver/sykepleier, Helseavdelingen Stein Jøssang, seniorrådgiver/jurist, Helseavdelingen Marit Lillesveen, Overingeniør, Miljøvernavdelingen Observatører: Trond Løfsgaard, underdirektør/sivilagronom, Landbruksavdelingen Monica Carmen Gåsvatn, seniorrådgiver/sykepleier, Helseavdelingen Side 6 av 6