KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Referanse: 201500419 Konkurranse med forhandling i 2 trinn Anskaffelse over EØS-terskelverdi Renovasjonstjenester
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING... 3 2 FORMÅLET MED KONKURRANSEN, OM KONTRAKT OG KVALIFIKASJONSGRUNNLAG... 3 2.1 Hva anskaffelsen gjelder Sykehuset Innlandets behov... 3 2.2 Kontraktsomfang... 3 2.3 Kontrakts varighet... 5 2.4 Bruk av underleverandører... 5 2.5 Prosessens tidsplan... 5 2.6 Kostnad ved utarbeidelse av forespørsel om å delta og tilbud... 5 2.7 Kunngjøring... 5 2.8 Sykehuset Innlandets kontaktpersoner... 6 2.9 Tilleggsopplysninger retting og endring av kvalifikasjonsgrunnlaget... 6 3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN... 6 3.1 Regler for konkurransen... 6 3.2 Anskaffelsesprosedyre... 6 3.3 Offentlighet... 7 3.4 Taushetsplikt... 7 3.5 Forbud mot at Sykehuset Innlandets ansatte deltar i konkurransen... 7 3.6 Avvisning av tilbyder og forespørsel om å delta... 7 4 KRAV TIL LEVERANDØREN... 7 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav... 7 4.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav... 8 4.3 Andre kvalifikasjonskrav... 8 4.3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 4.3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 9 4.3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 9 5 KRAV TIL FORESPØRSELEN... 10 5.1 Innleveringsdokumenter... 10 5.2 Forespørselens utforming og levering... 10 5.3 Tidsfrist... 10 5.4 Innleveringssted... 10 5.5 Endring og tilbakekalling av forespørsel om å delta... 11 6 AVGJØRELSE AV KVALIFISERINGEN... 11 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse... 11 Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 2 av 11
1 INNLEDNING Sykehuset Innlandet HF (SI) er et selvstendig helseforetak under det regionale helseforetaket Helse Sør-Øst RHF og består av 6 somatiske og to psykiatriske sykehus. Totalt har SI 41 geografiske enheter i Hedmark og Oppland og om lag 8.500 ansatte. SI har en bygningsmasse på 360 000 kvm og et budsjett på om lag 8 milliarder kroner. SI sitt formål er å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, samt å legge til rette for forskning og undervisning. Gjennom sine innkjøp skal SI sørge for at offentlige ressurser blir brukt på en samfunnstjenlig måte. SI baserer sine innkjøp på konkurranse, forretningsmessighet og likebehandling av leverandører. For mer informasjon se www.sykehuset-innlandet.no For informasjon om Helse Sør Øst, se www.helse-sorost.no 2 FORMÅLET MED KONKURRANSEN, OM KONTRAKT OG KVALIFIKASJONSGRUNNLAG 2.1 Hva anskaffelsen gjelder Sykehuset Innlandets behov SI ønsker å kvalifisere leverandører av renovasjonstjenester til sine enheter i Hedmark og Oppland nevnt i punkt 2.2. Kvalifikasjonsanmodningen skal inneholde: Hvilke geografiske områder det søkes kvalifisering på (se punkt 2.2) Om det er fraksjoner man ikke ønsker å være kvalifisert for (se punkt 2.2) I denne omgang skal leverandørene kvalifiseres iht. punkt 4. Kvalifiserte leverandører blir invitert til å inngi tilbud jfr. pkt 3.2. 2.2 Kontraktsomfang SI ønsker å kvalifisere leverandører av renovasjonstjenester på følgende steder: (Øvrige institusjoner i nærområdet som inngår i helseforetakets eiendomsmasse inngår også i konkurransen. Oversikt vil bli utsendt jfr. pkt. 3.2) Geografiske Sted Adresse Poststed områder 1 Elverum Kirkeveien 31 2409 Elverum Hamar Skolegata 32 2318 Hamar Sanderud Petter Skreddersvei 34 2312 Ottestad Ottestad Jørgen Jensens veg 2312 Ottestad Brumunddal Furnesveien 26 2380 Brumunddal Hagen (NB: Drift Forventes avviklet i løpet Kommerstadvn.210 2380 Brumunddal Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 3 av 11
av høsten 2015) 2 Tynset Sjukehusveien 9 2501 Tynset 3 Kongsvinger Parkveien 35 2212 Kongsvinger 4 Gjøvik Kyrre Greps gt. 11 2819 Gjøvik Reinsvoll 2840 Reinsvoll 5 Lillehammer Anders Sandvigs gt. 17 2629 Lillehammer Kringsjåtunet Gamle Kringsjåvegen 55 2618 Lillehammer Granheim Turrsvevegen 3A 2656 Follebu Hvert geografiske område er inndelt i 3 tilbudsområder: A Restavfall, B Annet og C Risikoavfall. Valgfrie tilbudsområder er som følger: Tilbuds - Fraksjon Geografi område 1A Restavfall til Elverum, Hamar, Sanderud, Ottestad, Brumunddal, Hagen forbrenning 1B Annet Elverum, Hamar, Sanderud, Ottestad, Brumunddal, Hagen 1C Risikoavfall Elverum, Hamar, Sanderud, Ottestad, Brumunddal, Hagen 2A Restavfall til Tynset forbrenning 2B Annet Tynset 2C Risikoavfall Tynset 3A Restavfall til Kongsvinger forbrenning 3B Annet Kongsvinger 3C Risikoavfall Kongsvinger 4A Restavfall til Gjøvik, Reinsvoll forbrenning 4B Annet Gjøvik, Reinsvoll 4C Risikoavfall Gjøvik, Reinsvoll 5A Restavfall til Lillehammer, Kringsjåtunet, Granheim forbrenning 5B Annet Lillehammer, Kringsjåtunet, Granheim 5C Risikoavfall Lillehammer, Kringsjåtunet, Granheim Fraksjon B Annet består pr i dag av følgende: Aviser, tidsskrifter papir generelt Papp og kartong Konfidensielle papirer Drikke-kartong Plastfolie Blandet plastemballasje-energiplast Plast FKB (Flasker, Kanner, Brett) Farlig avfall - EE-avfall Glass/Metall Treverk Farlig avfall, diverse Batterier Våtorganisk avfall (matavfall) Metall, Komplekst jern / Skrapjern Hageavfall Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 4 av 11
2.3 Kontrakts varighet Kontraktsperioden er 3 år. For kontrakten gjelder opsjon for Sykehuset Innlandet til å forlenge kontrakten for ytterligere 1+1 år, slik at total mulig kontraktslengde blir 5 år. 2.4 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandører for deler av oppdraget skal oppgis. 2.5 Prosessens tidsplan Prosessen vil bli kjørt etter følgende plan: Trinn Aktivitet Dato / frist 1 Konkurranse med kvalifikasjonsgrunnlag kunngjort 20.02.2015 2 Frist for spørsmål til kvalifikasjonsgrunnlaget 16.03.2015 3 Frist for levering av kvalifikasjonsanmodning kl. 12.00 23.03.2015 4 Utsendelse av konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører Uke 13 5 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 25.04.2015 6 Tilbudsfrist kl. 12.00 30.04.2015 7 Presentasjon av tilbud forhandlingsperiode Uke 19-21 8 Valg av leverandør og utsendelse av tildelingsbrev Uke 21 9 Kontraktsinngåelse Uke 23 Fremdriftsplanen er foreløpig og kan endres. Eventuelle endringer i fremdriftsplanen vil bli sendt skriftlig til alle tilbydere. 2.6 Kostnad ved utarbeidelse av forespørsel om å delta og tilbud Enhver kostnad ved utarbeidelse, innlevering og avklaring av forespørsel om å delta og tilbudet skal dekkes av tilbyder. Forespørsler om å delta og tilbud vil ikke bli returnert. 2.7 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN og TED. Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 5 av 11
2.8 Sykehuset Innlandets kontaktpersoner Sykehuset Innlandets kontaktpersoner for konkurransen er: Kontaktperson 1: Torbjørn Viberg Kontaktperson 2: Thomas Aaseth Postadresse: N-2381 Brumunddal Sentralbord: 62 33 30 00 E-post: thomas.aaseth@sykehuset-innlandet.no 2.9 Tilleggsopplysninger retting og endring av kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom tilbyderen finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan det skriftlig bes om tilleggsopplysninger per e- post (jf. 2.8). Spørsmål vedrørende kvalifikasjonsgrunnlaget merkes Tilleggsopplysninger 201500419- Renovasjonstjenester og må være mottatt senest 7 dager før utløp av frist for forespørsel om deltakelse. Innen utløp av fristen for forespørsel om å delta har Sykehuset Innlandet rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget som ikke er vesentlige. 3 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 ( LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7 april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne konkurranseutsettelsen gjennomføres som konkurranse med forhandling, FOA 20-11, 14-1 (3) og 14-3 (1) og 4-2d (anskaffelser over EØS/WTO terskelverdier) Dette er en anskaffelsesprosedyre som kjøres i 2 trinn. Første trinn (denne) gir interesserte tilbydere anledning til å kvalifisere seg som tilbyder. I neste trinn inviteres kvalifiserte tilbydere til å inngi tilbud. Disse får tilsendt konkurransegrunnlaget med vedlegg. Konkurransen tillater, i trinn 2, forhandlinger om alle sider ved de innleverte tilbudene. Leverandører med tilbud som har reell mulighet til å få kontrakt vil bli invitert til forhandlinger. Forhandlingene kan være i flere former (møter, pr. tlf, pr. e-post og lignende.) Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 6 av 11
Antall tilbud som det skal forhandles om kan reduseres underveis. Reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriterier, og en første reduksjon kan skje i forkant av forhandlingene. 3.3 Offentlighet Av hensyn til de grunnleggende kravene til offentlighet i anskaffelsesprosesser, praktiserer Sykehuset Innlandet hovedprinsippene i Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Unntak for offentlighet i tilbud og anskaffelsesprotokoll går frem av offentleglova med forskrift, men i hovedsak kan unntak fra offentliggjøring listes opp slik: Dokumentasjon som er underlagt taushetsplikt Dokumentasjon som skal verne om privatøkonomiske interesser Som følge av dette bes tilbydere levere to dokumenter jfr. pkt. 5.1 hvorav ett dokument kun inneholder informasjon som kan offentliggjøres. Alternativt tydelig merke de deler av kvalifikasjonsanmodningen som ikke ønskes offentliggjort. 3.4 Taushetsplikt Både Sykehuset Innlandet og leverandørens ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 3.5 Forbud mot at Sykehuset Innlandets ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos Sykehuset Innlandet kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som en eller flere av Sykehuset Innlandets ansatte har vesentlig eierandeler i eller hvor de sitter i ledende organer. 3.6 Avvisning av tilbyder og forespørsel om å delta Sykehuset Innlandets plikter og rettigheter mht. avvisning av tilbyder og forespørsler om å delta framkommer av FOA 20-12 20-15. 4 KRAV TIL LEVERANDØREN 4.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Sykehuset Innlandet stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifiserte som vil få sine tilbud evaluert. Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 7 av 11
All etterspurt dokumentasjon, se nedenfor, skal foreligge innen utløp av fristen for forespørsel om deltakelse. 4.2 Obligatoriske og ufravikelige kvalifikasjonskrav Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift HMS egenerklæring ved tjenestekjøp (link for nedlastning av skjema) Norske leverandører skal framlegge skatteattester for merverdiavgift fra skattefogden (fylkesskattekontoret) og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) i kommunen der leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene skal foreligge innen fristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristens utløp. Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. 4.3 Andre kvalifikasjonskrav Oppfyllelse av de obligatoriske kravene ovenfor og kvalifikasjonskravene nedenfor er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. 4.3.1 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon - skal vise at stilte krav er oppfylt Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 8 av 11
4.3.2 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Det kreves tilfredsstillende økonomi Resultatregnskap og balanse m/ noter, samt årsberetning og revisors beretning for to siste årene. I tillegg kreves kontantstrømoppstilling for de selskap som plikter å sette opp dette. Resultatregnskap og balanse siste halvår dersom det er mer enn seks måneder siden siste årsregnskap. Eventuelle andre opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som Sykehuset Innlandet har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som Sykehuset Innlandet kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal han ta skriftlig kontakt med Sykehuset Innlandet for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. 4.3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjon skal vise at stilte krav er oppfylt Kvalifikasjonskrav Relevant erfaring med referanser Kvalitetssystem med prosedyrer Tilfredsstillende miljøfokus Lønns- og arbeidsvilkår Beskriv relevant erfaring og oppgi referanser. Har SI egne referanser, vil disse benyttes der de er dokumentert. Legg med oversikt over/evt. beskriv kvalitetssystem med prosedyrer Legg med oversikt over/evt. beskriv miljømessig kompetanse og hvordan denne kommer til uttrykk i leveringen av renovasjonstjenestene. Dersom bedriften er miljøsertifisert, kan i stedet kopi av systemsertifikat utstedt av anerkjent organ vedlegges tilbudet (jfr. FOA 17-13 (2). Dokumentasjon av lønns- og arbeidsvilkår til ansatte hos leverandør og underleverandører som skal medvirke til å oppfylle kontrakten. Ansatte hos leverandør eller ev. underleverandører skal ikke ha dårligere lønnseller arbeidsvilkår enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtaler eller det som ellers er normalt for vedkommende sted eller yrke. Jf. Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter fastsatt ved kgl. res. 6.2.2008, med ikrafttredelse 1.3. 2008. Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 9 av 11
5 KRAV TIL FORESPØRSELEN 5.1 Innleveringsdokumenter Forespørselen skal inneholde: 0 Signert anmodningsbrev, med navn og kontaktinformasjon på ansvarlig person for anmodningen 1 Dokumentasjon kvalifikasjoner - obligatoriske krav, jf. punkt 4.2 2 Dokumentasjon kvalifikasjoner - andre krav, organisatoriske og juridiske stilling, jf. 4.3.1 3 Dokumentasjon kvalifikasjoner - andre krav, økonomiske og finansielle kapasitet, jf. 4.3.2 4 Dokumentasjon kvalifikasjoner - andre krav, tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. 4.3.3 5.2 Forespørselens utforming og levering 1. Forespørselen skal være skriftlig og inneholde et anmodningsbrev som skal være datert og undertegnet, forespørselen skal være Sykehuset Innlandet i hende innen fristen for forespørsel om å delta 2. Forespørselen skal oversendes/leveres i lukket forsendelse 3. Forsendelsen skal være merket: «201500419 KVALIFISERING Renovasjonstjenester» 4. Forespørselen skal leveres på norsk. 5. Forespørselen kan leveres direkte til leveringsadressen, eller sendes med post jf. pkt. 5.4. 6. Forespørselen skal leveres i 1 papirbasert eksemplar, samt 1 eksemplar elektronisk på minnepinne, CD eller DVD. 7. Forespørselen skal være klargjort i henhold til pkt 5.1 8. Forespørsel levert via e-post medfører avvisning fra konkurransen 5.3 Tidsfrist Siste frist for innlevering av forespørsel om å delta er iht. tidsplanen punkt 2.5 Forespørselen skal være Sykehuset Innlandet i hende på innleveringsstedet, ihht. punkt 5.4, før utløpet av fristen for forespørsel om deltakelse. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. 5.4 Innleveringssted Forespørsel om å delta skal legges i lukket konvolutt/pakke merket «201500419 KVALIFISERING Renovasjonstjenester (Åpnes kun av adressat)» og bes sendt/innlevert til: Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 10 av 11
Postadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og Kontraktsavdelingen Att: Thomas Aaseth Postboks 104 2381 Brumunddal Gateadresse: Sykehuset Innlandet HF Innkjøp- og Kontraktsavdelingen Furnesveien 26 2380 Brumunddal 5.5 Endring og tilbakekalling av forespørsel om å delta En forespørsel om å delta kan tilbakekalles eller endres inntil fristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av forespørselen er å betrakte som ny forespørsel og skal utformes i samsvar med punkt 5.2. 6 AVGJØRELSE AV KVALIFISERINGEN 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Sykehuset Innlandet forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn. Sykehuset Innlandet kan forkaste alle forespørsler om å delta dersom resultatet av kvalifikasjonen gir saklig grunn for det. Kvalifikasjonsgrunnlag 201500419 Side 11 av 11