ADVANTAGE Et magasin fra Unit4 Nr 1, 2015 PÅ VEI MOT HELDIGITALE INNKJØP Fersk i jobben, veteran i bransjen In business for people Unit4 Ressursplanlegger får mer ut av ressursene 26. mars lanserte vi: Ny strategi Ny logo Ny profil Nye produktnavn Les mer om hvorfor på side 22
ADVANTAGE INNHOLD 05 06 12 Ansvarlig utgiver Unit4 AS Redaktør Børre Rødal Redaksjon Nina Borgersen, Marianne Stern, Terje Kaasa, Anne Strandman, Trygve Lønn, Børre Rødal og Circus Reklamebyrå. Design/layout Circus Reklamebyrå Trykk Nordby Grafisk AS Forsidefoto Halvor Hoel, leder for estab (Foto: Herman Dreyer) Unit4 AS Gjerdrumsvei 4, Postboks 4244 Nydalen, 0401 Oslo Telefon 22 58 85 00 www.unit4.no Unit4 AS tar forbehold om eventuelle feil i tekstene. Tekster og symboler i dette magasinet som inneholder referanser til andre firmaer, merkeog produktnavn er her utelukkende brukt for identi fikasjon og kan være varemerker for sine respektive eiere. 04 Ny leder i Norge Martin Flatsetø er er ny leder for Unit4 AS 05 Etablerer flere partnere Partnerstrategien skal komme kundene til gode i form av økt kvalitet, kapasitet og valgfrihet. 06 In Business for people. Unit4 spisser sin satsning mot virksomheter tjenesteytende virksomheter og offentlig sektor. 08 Storsatsning på Agressoproduktene Agresso ERP blir «flaggskipet» i Unit4 sin produktportefølje og bytter navn til Unit4 Business World. 10 Unit4 Ressursplanlegger Unit4 i Norge tar egen medisin. Med Unit4 Ressursplanlegger forvaltes de menneskelige ressursene bedre. 12 Sparer millioner med ehandelsløsning Kommunene på Øvre Romerike har gått sammen om å innføre ehandel 14 Verdifull kunnskapsdeling Brukerforeningen etablerer flere nettverksgrupper. Bli med! 16 MileStone 5 - og nye Experience Packs Nå lanseres versjon MileStone 5 av Unit4 Business World (Agresso Milestone 5) med flere Experience Packs. Ta i bruk de nye mulighetene! 18 Fagside Økonomi Ingar Slette gir deg gode tips om automatisk periodisering av mottaksregistrerte fakturaer 20 Fagside HR&Lønn Børge Danielsen gir deg gode tips om a-meldingen 22 Vi vil bli best 26. mars lanserte Unit4 ny logo og en ny offensiv strategi 23 QIUZ&KRYSSORD Send inn løsningsordet og vinn gavekort! 2 ADVANTAGE Nr 1 2015
LEDER Unit4 med offensiv satsning omkring Agresso Som ny leder for virksomheten i Norge gleder jeg meg over å å kunne starte med å gi positiv informasjon til leserne av kundemagasinet: Konsernet forvaltet i 2014 nær hundre programvareprodukter. Etter grundige evalueringer er det besluttet å redusere dette antallet betydelig. Det er godt nytt for våre norske kunder. Konsekvensen er nemlig en tung satsning på Agresso-produktene og et begrenset antall andre fokus-produkter som på ulike måter supplerer og kompletterer funksjonaliteten i Agresso porteføljen. Her er f.eks norske Unit4 Current blant de utvalgte som skal ut i det internasjonale markedet! 2014 ble et nytt godt år for Unit4 i Norge, med den høyeste omsetningen noensinne. Resultatene føyer seg inn i en rekke, som siden år 2000 har vist vekst og positiv utvikling for det norske Unit4-selskapet. Det mest krevende enkeltprosjektet i 2014 var utvilsomt utviklingen av en helt ny programvare for a-meldingen - og implementeringsprosjekter og informasjonsarbeid knyttet til dette. Unit4-konsernet har offensive ambisjoner og ønsker å styrke sin posisjon som en internasjonal aktør i ERPmarkedet. Fra å være et konsern med mange relativt frittstående enheter, beveger vi oss i retning av en mer koordinert organisasjon med en rekke sentrale støttefunksjoner. Implementering av ny strategi med fokus på bl.a økt globalisering, forsterket satsning på partnere, lansering av Milestone 5 og en helt ny branding for konsernet vil ganske sikkert sette sitt preg på 2015. Den norske organisasjonen berøres også når støttefunksjoner samles i sentrale enheter for hele konsernet. Konkret vil noen lokale funksjoner innenfor utvikling og support bli sentralisert eller geografisk flyttet. Hensikten er å bygge en organisasjon som er enda mer kundeorientert og profesjonell enn i dag. Men vi vet av erfaring at slike omstruktureringer er krevende, og endringene skjer derfor gradvis og over en lengre tidsperiode. Vi lover å gjøre vårt ytterste for å ivareta våre kunder på en god måte også mens endringene skjer! Nr 1 2015 ADVANTAGE 3
FERSK I JOBBEN, VETERAN I BRANSJEN Etter 18 år i Deltek, er det litt som å gå fra lille- til storebror, sier fersk leder for Unit4 i Norge, Martin Flatsetø. Kanskje er lillebrorerfaringen spesielt nyttig når Unit4 nå videreutvikler egen forretningsmodell. Det ble én uke i Florida i forkant av oppstarten i Unit4. Ferden gikk lenger enn hjem til Nord- Vestlandet og fiskebåten denne gang kanskje det har noe med været å gjøre. Batteriene ble ladet med solenergi og hjernen fikk tid til å nullstilles i forhold til nye oppgaver. Det har vel neppe vært så mange rolige dager siden du begynte i Unit4? Nei, tempoet er godt. Jeg har brukt tid på å gjøre meg kjent med organisasjonen, lederne, nøkkelmedarbeidere og ikke minst kunder. Det blir mange kundemøter hver uke, sier Flatsetø. Hva er erfaringene så langt da? Unit4 er store i offentlig sektor, noe som for meg er ganske nytt. Ambisjonsnivået er å ta markedsandeler innen profesjonelle tjenester, og dette er jo et segment jeg kan mye om. Men den største forskjellen er nok ambisjonsnivået Unit4 har både globalt og for Norge. Unit4 har hatt sterk vekst og suksess hele veien, og nå girer de opp, fortsetter han. Hvilken type leder er det Unit4 har fått i deg? Har du svart belte i Excel? Nei, langt derifra. Unit4 får en leder som er interessert, operativ, ønsker å ha produktforståelse og som er salgsorientert. Kundene er vårt viktigste aktivum. De første ukene har jeg derfor hatt mange møter med både kunder og nøkkelmedarbeidere. Før jeg begynte, var jeg litt bekymret for om det var mye byråkrati i et så stort selskap. Jeg har liten tålmodighet med slikt, sier Flatsetø. Noe annet du fryktet enn byråkrati? Jeg anser meg selv som en aktiv fyr, men jeg kommer jo inn i en ekstremt sporty organisasjon. Jeg er jo redd jeg kommer til å dras med i diverse aktiviteter. Det er voldsomt med ambisjoner av sportslig slag i Unit4, svarer han. Endring Unit4 er i ferd med en storstilt globalisering. Enkelte produkter er valgt ut for storstilt satsing. Det eksisterende partnerapparatet blir en svært strategisk brikke i markedstilnærmingen samtidig som antallet partnere skal utvides. Unit4 Business World (Agresso) er ett av produktene som vil være konsernets flaggskip. Det er satt av 100 millioner euro til investeringer de neste årene. Norske Current sine produkter er et annet satsingsområde, sier Flatsetø. Som en del av den overordnede strategien for Unit4, etableres globale fellesfunksjoner. Eksempelvis flyttes utviklingsressurser til 4 ADVANTAGE Nr 1 2015
Tekst Xxx Foto Herman Dreyer Partnerstrategien øker vår kapasitet og kompetanse Tekst Roland Berg-Lie Foto Herman Dreyer Frem til i dag har Unit4 AS hovedsaklig samarbeidet med EVRY, Deloitte og It Nor i Norge. Nå gjør vi en ny og offensiv satsning på flere typer partnere i hele konsernet, sier partner ansvarlig Finn Olav Følling i Unit4 Nordic. Det vil gi oss tilgang til nye deler av markedet, øke vår totale leverings kapasitet og styrke kompetansen om våre produkter. kompetansesentra i blant annet Polen. Flytte prosessen vil starte denne våren. Når prosessen er gjennomført, vil Unit4 ha en sterkere utviklingsvirksomhet enn noen gang. Det er mye som skjer på en gang i Unit4. Det er en viktig utfordring for oss å informere godt, og opprettholde de gode relasjonene vi har til kundene våre og til en svært aktiv Brukerforening. Jeg tror kundene skjønner hvorfor vi flytter ut deler av utviklingsressursene. Vi går ikke opp løypa her. Alle de andre konkurrentene har gjort dette tidligere, inkludert Deltek og Maconomy. Jeg har jo således vært igjennom en lignende prosess tidligere, og den erfaringen er god å ha, sier han før han haster videre til neste kundemøte. Målet med vår partnerstrategi er å betjene det skandinaviske markedet på en best mulig måte. Det innebærer å øke både kvalitet og kapasitet - og tilby våre kunder valgfrihet, sier Følling. Både Unit4-ansatte og våre partnere vil bli utdannet ved vårt Unit4 YOUniversity, hvor partnerne blir tilbudt skredder sydde sertifiseringsprogrammer som sikrer at de har korrekt og oppdatert kunnskap om våre produkter. Partnere med spesiell bransjekunnskap EVRY har bygget kompetanse på Unit4- produktene innen offentlig sektor i mer enn 15 år. Men selskapets historie forteller også at EVRY har vært en særdeles sentral aktør innen flere andre markedssegmenter. Ett av dem er bank/finans og forsikring. Det er liten tvil om at EVRY har en langt sterkere posisjon i dette markedet enn vi har selv, og det var derfor helt naturlig å tilby EVRY å betjene dette markedet i Norge, sier Følling. Vi har lenge vært overbevist om at dette er en god strategi, og fikk ganske umiddelbart respons på det, ved at Storebrand nylig valgte å bytte til en Unit4 Business World (Agresso) levert av EVRY. Partnere på flere nivåer Unit4 AS bygger opp en partner modell med flere nivåer, forteller Følling. Forretnings partnere er for eksempel EVRY og It Nor, som både selger våre produkter, implementerer våre løsninger og følger opp sine Agresso-kunder med tjenester og support. Nivået system-integratorer består av partnere hvor vi samarbeider om å lage funksjonelle standardintegrasjoner mellom Unit4 Business World (Agresso) og andre systemer for å gi kundene et unikt verdi bidrag. I tillegg har vi partner avtaler med en rekke andre program leverandører hvor samarbeidet i større grad avklares fra sak til sak. Dyktigere og sterkere i hele Norden Det er Norden som er nedslagsfeltet for Finn Olav Følling. Vi skal vokse i alle de nordiske landene, men den største prosentvise veksten vil komme i land der vi har en relativt liten markedsandel som f.eks. Danmark og Finland. Det skal vi lykkes med. Vi er allerede godt i gang, og forhandler løpende om utvidelse av eksisterende avtaler og signering av nye spennende partnere, avslutter Følling. Nr 1 2015 ADVANTAGE 5
IN BUSINESS FOR PEOPLE 6 ADVANTAGE Nr 1 2015
Tekst Nina Borgersen Foto Herman Dreyer Unit4 spisser i disse dager strategien for å ta en tydeligere posisjon som en global ERP-leverandør. Vi bygger videre på styrkene i vår programvare og investerer betydelige ressurser i å tilby markedsledende ERP-løsninger til prosjekt- og tjenesteorienterte virksomheter. Vi har definert dette som «people-centric businesses», eller menneskeorienterte virksomheter, sier Terje Kaasa, markedssjef i Unit4 Nordic. Menneskeorienterte vs produktorienterte bedrifter Prosjekt- og tjenesteorienterte virksomheter defineres gjerne som organisasjoner der kunnskap og kompetanse er de viktigste verdidriverne. Det kan være snakk om mediebedrifter, konsulenter og rådgivere, men også selskaper innen transport- og energisektoren eller offentlig forvaltning. Fellesnevneren for disse er behovet for å planlegge og forvalte aktiviteter og ressurser. Sett i forhold til produktorienterte selskaper der produksjonsjonsprosesser og kontantstrømmer er knyttet til varelagre og maskinparker, ser vi at evnen til og behovet for å gjennomføre raske endringer er større i menneskeorienterte organisasjoner, sier Terje Kaasa. De må raskt kunne tilpasse seg muligheter og nye føringer i det politiske, økonomiske og teknologiske landskapet og trenger fleksibel systemstøtte som gjen speiler organisasjonen til enhver tid. Agresso er bygget på en dynamisk datastruktur der informasjons modellen er frikoblet fra systemlogikken. Derfor kan informasjonskomponenter enkelt legges til, flyttes, få nye attributter eller omdefineres for nye roller uten at noen må inn i programkoden. Rapportering, arbeidsflyt og tilganger følger automatisk. Derfor er det en grunnleggende og god match mellom Agressoløsningene og behovene i de menneskeorienterte virksomhetene. Digital nedgradering på jobben Konsumentmarkedet har tatt i bruk ny teknologi raskere enn bedriftsmarkedet. Det har gitt mange en digital nedtur på jobben. Arbeidsverktøyene våre har ikke fulgt den samme rivende utviklingen i design standarder eller funksjonal itet som vi er blitt vant til i privatlivet. Med Milestone 4 begynte vi på et stort løft for å gjøre Agresso mer brukervennlig for alle brukerne av forretningssystemet, sier Terje Kaasa. ERP har tradisjonelt blitt laget for ekspertene. Nå skal alle ansatte legge inn data i form av timelister, reiseregninger osv. Vi har derfor gjort en grundig analyse av enkeltstående oppgaver og ulike rollers behov. Basert på dette utviklet vi en rekke frittstående applikasjoner kalt Experience Packs der funksjonaliteten er rendyrket rundt spesifikke opp gaver. Dette skiftet i fokus har gjort programvaren langt mer brukervennlig, med intuitive skjermbilder som guider brukeren gjennom operasjonene de skal utføre. Vi implementerte også chat-funksjonalitet for enklere samhandling mellom brukerne. Hva er neste skritt? dermed gi forslag til utfylling av De neste årene kommer vi til å informasjon. Det vil garantert også se store endringer i retning av økt komme mer finmasket funksjonalitet for ulike bransjer. Her gjør vi brukervennlighet for alle brukergruppene, fortsetter Kaasa. nå en stor jobb for å finne ut hvor vi Men de største endringene vil kan bidra til å effektivisere bransjespesifikke prosesser. Alt dette vil komme innen bruken av analyseverktøyene og mulighetene innen baseres på vår eksisterende, Big Data. Formålet med fleksible Agresso-plattform. Den forretnings systemer er til syvende kan plasseres i skyen, på datarommet, eller i en kombinasjon. Vi og sist å tilrettelegge for gode beslutningsgrunnlag, og her har vi låser ikke informasjons teknologien mye spennende i vente for i en modell som er vanskelig å eksempel innen ulike former for flytte f.eks fra en skytjenestemodell til en annen. For oss er det prognoser. Vi kommer også til å se at ERP- systemet vil kunne lære av viktig at kunden får beholde brukerens tidligere adferd og handlingsfriheten. Agresso s Structured Architecture Delivery Model Dynamic Data Model Business Processes Information Applications Infrastructure Reporting/analytics Relational/Extensible Configurable. Policy/Role based. Security/privacy. Nr 1 2015 ADVANTAGE 7
STOR SATSNING PÅ AGRESSO- PRODUKTENE Unit4 har det siste året foretatt en grundig evaluering av nær hundre programvarer som konsernet utvikler og vedlikeholder. Den viktigste konklusjonen for våre kunder i Norge er at Agresso-produktene vil fortsette å være vår internasjonale ERP-løsning. I tillegg vil de danne basis for nye produkter, forteller Thomas Staven som er Global Head of Product Management i Unit4-konsernet. Agresso-produktene har de siste årene stått for ca 40% av omsetningen i Unit4-konsernet, og er vårt strategisk viktigste produkt i porteføljen, forteller Staven. Agresso har altså vært viktig for konsernet frem til i dag, og får om mulig en enda mer sentral rolle i den videre satsningen i Unit4-konsernet. Agresso-produktene blir til Unit4 Business World Som for å understreke hvilken rolle Agressoproduktene får i konsernets videre satsning, er det bestemt at Agresso-produktene fra nå av vil bli markedsført som Unit4 Business World. Selv om det sikkert er noen som synes det er trist at Agresso-navnet blir borte, så er dette en viktig milepæl for alle de virksomhetene som har investert i Agresso-produkter gjennom mange år, sier Staven. Dette understreker alvoret i konsernets satsning, sikrer kundenes investering i både lisenser og kompetanse og gjør det enklere å skape en enda sterkere internasjonal merkevare. Det satses også på Current-produktene De norske programvareproduktene har kommet godt ut i Unit4 sin evaluering. Det vil også bli satset offensivt på Currentproduktene som utvikles av Unit4 Current Software AS i Kristiansand. Ja, Agresso-produktene eller Unit4 Business World suppleres med et knippe strategiske «best-of-breed» produkter som også inngår i vår internasjonale portefølje. Current-produktene er noen av disse. Som en del av merkevarestrategien vi også disse bruke Unit4 som en del av produktnavnet. Det vil for eksempel si at Current Reise på engelsk vil bli kalt Unit4 Travel & Expenses. Brukeren i sentrum Unit4 ønsker å skille seg ut fra andre ERPleverandører ved å forsterke sitt fokus på såkalte tjenesteytende virksomheter og de rollene brukerne av programvaren innehar i disse virksomhetene. Dette har vi allerede jobbet bevisst med lenge, sier Thomas Staven. Vi har gjort grundige analyser og har en ganske god forståelse for hvordan brukere i ulike roller ønsker å arbeide. Det gir oss mulighet til å tilføre ny verdi full funksjonalitet og tilpasse programvaren til de oppgavene brukerne skal utføre. People Platform Fundamentet i Unit4 Business World (Agresso) danner den arkitektoniske skissen for det Unit4 nå lanserer som People Platform. Denne plattformen danner basisen for den videre utviklingen av programvare i Unit4 og kundene våre vil se ny innovasjon og funksjonalitet i de kommende måneder og år. Gjennom denne plattformen vil man utnytte den nyeste teknologien innen sosiale og mobile konsepter samt introdusere avansert analytics, alt for å gjøre produktene som leveres på toppen av plattformen smartere og enda mer brukervennlig. Vi er i startfasen av en helt ny æra innen forretningsapplikasjoner og vi går en ekstremt spennende tid i møte. Unit4 vil være ledende i å definere neste generasjons ERP. Satsningen vi gjør er stor, og vi lanserer flere strategiske initiativer på samme tid. I tillegg til investeringene knyttet til utviklingen av våre produkter bygger vi også en enda mer internasjonal og velfungerende organisasjon, som skal utvikle, vedlikeholde og supportere våre kunder med verdens beste programvare for organisasjoner som har mennesker som deg og meg som den viktigste ressursen, avslutter Thomas Staven. 8 ADVANTAGE Nr 1 2015
Tekst Børre Rødal Foto Rasmus Kongsøre Nr 1 2015 ADVANTAGE 9
UNIT4 RESSURSPL FÅR M UT RESSURSE
Tekst Hanne Gravem Sagen Foto Herman Dreyer Unit4 Ressursplanlegger (tidligere Agresso Ressursplanlegger) hjelper oss med å utnytte de menneskelige ressursene våre bedre, sier ressursansvarlig Annette Waage Braate i konsulentavdelingen i Unit4 AS. ANLEGGER: ER AV NE Ressursplanleggingsverktøyet Unit4 Ressursplanlegger er en forholdsvis ny Experience Pack-modul som forutsetter oppgradering til Milestone 4. Flere avdelinger i Unit4 AS har tatt løs ningen i bruk, blant dem konsulentavdelingen. Vi bruker systemet til å se hvordan belegget vårt er fremover i tid, både på kort og lang sikt, slik at vi kan utnytte ressursene våre bedre. Den viktigste fordelen med løsningen er at vi har fått bedre oversikt over hvor alle er og hvor de skal til enhver tid, sier Waage Braate. Verktøyet er myntet på alle som driver med ressursplanlegging, enten det er virksomheter med mange konsulenter eller mindre virksomheter med færre konsulenter, men med mange små oppdrag som gjør det vanskelig å holde oversikt over hvor alle er til enhver tid. Web-basert grensesnitt Unit4 Ressursplanlegger er web-basert og har ett felles grensesnitt for alle brukere. Løsningen kan brukes uavhengig av eller sammen med andre deler av Unit4 Business World, som Fravær, Personal, Prosjekt og Planlegger. Løsningen har også en integrasjon mot Microsoft Office, f.eks Calendar. Unit4 Ressursplanlegger er mer visuelt enn forgjengeren, og det er en stor fordel at alle som bruker det har den samme oversikten, enten man er ressursplanlegger, prosjektleder eller konsulent. Vi opplever løsningen som enkel å forstå og bruke, med brukervennlig funksjonalitet som dra-og-slipp og copy-paste, sier Waage Braate. I konsulentavdelingen var Waage Braate, teamledere og prosjektledere de første som tok løsningen i bruk. Løsningen gjort tilgjengelig for alle om lag 55 medarbeidere, og konsulentene kunne selv begynne å registrere. Vi gjorde oss kjent med løsningen og brukte den en stund før vi etablerte noen rutiner, for å sikre at alle bruker den likt. Det er viktig at alle har samme forståelse av en verdi eller en kode, slik at vi forstår hverandre. For alle som har en struktur fra før, er det bare å ta løsningen i bruk. Mangler man for eksempel ressurser knyttet til team eller områder, må man kanskje gjøre den jobben først, sier Waage Braate. Alt på ett sted Alle prosjekter, oppdrag og ressurser legges inn i Unit4 Ressursplanlegger. Også ferier og sykmeldinger registreres. Ved å legge sammen alle prosjekter og oppdrag knyttet til en gitt konsulent, ser man konsulentens totale belegg i prosent. Slik brukes verktøyet aktivt for å se om noen har for mye eller for lite å gjøre. For konsulentavdelingen er det viktig å vite om en ressurs kan flyttes eller er låst til en bestemt dag. Oppdrag kan graderes eller merkes for å indikere om de er fleksible eller låst til dager. Unit4 Ressursplanlegger gjør det også enkelt å flytte oppdrag fra én konsulent til en annen. Internasjonale bedrifter kan lettere samarbeide om ressursene ved at de ser oversikt over ledige konsulenter i andre land. Også rapportering er blitt enklere. Ikke minst må det nevnes at konsulentene sparer mye tid ved å få nærmest ferdig utfylte timelister, siden Unit4 Ressursplanlegger er helintegrert med timeføringsrutinen. Målet vårt er å få alt inn i Unit4 Ressursplanlegger. For prosjektlederne er dette et viktig verktøy for å planlegge når et prosjekt kan gjennomføres og med hvilke konsulenter. Konsulentene selv får bedre oversikt over hvilke prosjekter de skal jobbe med når og hvor, og kan lettere være med og styre sin egen hverdag. Min rolle er å sørge for at alle har riktig arbeidsmengde til enhver tid. Vi har god oversikt over det totale belegget, og dette bruker vi aktivt i planleggingsmøter ved å flytte rundt på prosjekter, oppdrag og ressurser for å sikre best mulig belegg totalt sett, avslutter Waage Braathe. Nr 1 2015 ADVANTAGE 11
Tekst Hanne Gravem Sagen Foto Herman Dreyer På vei mot heldigitale innkjøp Kommunene på Øvre Romerike har gått sammen om å innføre ehandel. En elektronisk innkjøpsprosess gir både bedre styring og kontroll og betydelig økonomisk gevinst. De seks kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker har hatt et forpliktende samarbeid om IKT siden 2005. ehandels-prosjektet ble startet i 2013 og løper ut 2017. Verktøyet er på plass, og de første tok løsningen i bruk i november i fjor. I løpet av første halvår vil den være rullet ut i alle sektorer i alle kommunene, sier Halvor Hoel, leder for estab, som er kommunenes felles strategi- og bestillerenhet. Gevinster Investeringen i ehandels-løsningen er resultat av en omfattende analyse av kostnadene ved innkjøp. De seks kommunene har et samlet drifts- og investeringsbudsjett på over 6 millarder kroner årlig. 1,2 millarder, som utgjør drøyt 20 prosent av budsjettet, er relatert til innkjøp. Vi gjennomførte et forprosjekt med en grundig kost-nyttevurdering der vi identifiserte gevinstene, samtidig som vi identifiserte tiltak for å hente ut og dokumentere gevinstene i etterkant, sier Hoel. Med nesten 100 000 fakturaer årlig har manuell fakturabehandling vært en betydelig tidstyv. Et forsiktig anslag på 60 kroner spart per faktura ved overgang til EHF-format gir en total årlig gevinst på 5,4 millioner kroner. I tillegg forventer kommunene å spare drøyt 9 millioner kroner ved å digitalisere selve innkjøpsprosessen. Effekten av mer effektiv fakturabehandling vil vi se nokså umiddelbart, mens gevinstene knyttet til leverandører, ramme avtaler og innkjøpsprosess vil ta noe lengre tid. I tillegg vil vi oppnå økt kvalitet og sporbarhet samt økt sannsynlighet for at innkjøpene oppfyller regelverket, sier Hoel. Fire hovedprosjekter ehandelsprosjektet er organisert i fire hovedprosjekter: ett teknisk, ett med fokus på organisasjonsendringer, ett rettet mot leverandørene og ett for å sikre uthenting og dokumentering av oppnådd gevinst. Den tekniske løsningen er selvforklarende og overraskende enkel å ta i bruk. Det trengs ikke mye opplæring eller tid til å sette seg inn i systemet, sier Hoel. En viktig del av prosjektet har vært å vurdere hvem som skal ha fullmakt til å foreta innkjøp. Antall bestillere er redusert fra 1500 til 250. Vi profesjonaliserer innkjøpsrollen slik at de som nå skal gjøre innkjøp, får mer tid og økt kompetanse til å fylle rollen. Dette vil nok gi både økt mestringsfølelse og trivsel, mener Hoel. Den største overraskelsen har vært at leverandørene er mindre modne for digitalisering enn antatt. Mange av leverandørene har ikke løsninger for automatisk håndtering av elektroniske data fra oss. Dermed må de gjøre mye manuelt, og det oppstår feil. Dette klarte vi ikke å fange opp i forprosjektet, så fremover må vi følge opp leverandørene nøye. En lærdom for andre bør være å starte arbeidet mot leverandørene mye tidligere i prosessen, sier han. Samarbeid og forankring I den tekniske løsningen har kommunene blitt enige om blant annet felles varekataloger og like regler for attestasjon og anvisning. Fokuset på like løsninger gjør at de har kunnet opprette et felles supportsenter for alle kommunene. Det er en stor fordel å samle alle tilbakemeldinger ett sted. Koordingeringen av tilbakemeldinger til Unit4 blir enklere, slik at de kan bistå oss bedre, sier Hoel. Prosjektet er politisk forankret gjennom vedtak i samtlige kommunestyrer, med rådmennene som prosjekteiere. Alle it-prosjekter krever endringer innad i kommunen, derfor er det viktig å ha den politiske forankringen. Vi har dessuten hatt god støtte fra Difi og Digitale Gardermoen IKS, og samarbeidet med Unit4 har fungert svært bra. De har laget gode tester for å simulere innkjøp, og kommunene selv har gjort en god jobb med å kvalitetssikre og teste i forkant, avslutter Hoel. 12 ADVANTAGE Nr 1 2015
Halvor Hoel er leder for estab, en felles strategi- og bestillerenhet i de seks kommunene Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad, Nes og Ullensaker. Nr 1 2015 ADVANTAGE 13
Tekst Hanne Gravem Sagen Foto Herman Dreyer Brukerforeningen etablerer flere nettverksgrupper: Vi deler kunnskap Tre nettverksgrupper er allerede i gang og en fjerde er i ferd med å bli etablert. Idéen med gruppene er å dele kunnskap. Ikke bare om Agresso programvare, men også om faglige spørsmål, tolkning av regelverk og løsninger på praktiske problemstillinger. Brukere av Agresso programvare representerer en enorm kunnskapsbase, sier Kirsti Omberg, leder i Agresso Brukerforening. Den kunnskapbasen ønsker vi å gjøre tilgjengelig. Flere fagfelt Så langt har Brukerforeningen operative nettverksgrupper innen Lønn/HR, ehandel og Systemadministrasjon. Nye grupper dannes på bakgrunn av innmeldt interesse, og nå er også en Økonomi-gruppe i ferd med å bli etablert. Verdien ved å delta - Jeg er selv deltaker i nettverksgruppen for Lønn/HR, forteller Kirsti Omberg. - Det opplever jeg som svært nyttig. Nettverksgruppen representerer et bredt faglig fora, hvor jeg kan engasjere meg i det som er aktuelt i min egen arbeidssituasjon. Det handler altså om mye mer enn tastetrykk og oppsett i Agresso. I løpet av det siste året har naturligvis a-meldingen vært et sentralt tema innen Lønn/HR. Å få diskutert a-meldingen og andre faglige spørsmål med likesinnede, er både lærerikt og betryggende. Det kan dreie seg om tolkning av regelverket, praktiske løsninger på konkrete spørsmål, interne rutiner, arbeidsprosesser og alternative måter å gjøre ting på. Det er fort gjort å bli bundet opp i vante mønstre. Andres idéer og løsninger kan av og til være en skikkelig aha-opplevelse. Gjennom nettverksgruppen har jeg også fått faglige kontakter som gjør det mulig å utveklse erfaringer på individuelt nivå. Det kan for eksempel være tips om hva en bør være oppmerksom på i forbindelse med innføring av en ny Agresso-modul, og en ærlig presentasjon av fordeler og ulemper. Kirsti Omberg understreker også betydningen av at brukerne gjennom nettverksgruppene får en sterkere stemme overfor Unit4 Agresso som leverandør. Hvis jeg sitter alene og sliter med mangelfull funksjonalitet i Agresso, er det lite trolig at leverandøren legger stor vekt på å gjøre noe raskt med det. Men når det er ti virksomheter som sliter med det samme, er det vesentlig lettere å få gehør. Kommunikasjon og møteform Nettverksgruppene har frem til i dag brukt Epost som kommunikasjonskanal. Alle deltakerne får møteinnkalling og invitasjon til å melde inn tema man ønsker å ta opp eller få diskutert. Deretter blir agendaen distribuert sammen med saksliste. Vi ser på mulighetene for å ha en felles base hvor deltagerne kan diskutere, legge inn problemstillinger og distribuere dokumenter. Møtene har hittil blitt holdt i lokalene til Unit4 i Oslo. Møtedeltakelsen er naturligvis helt frivillig. En deltar på de møtene en selv vurderer som nyttige og interessante, sier Omberg. Vi ser også at det kan bli aktuelt å gjennomføre møtene på andre måter enn å måtte møte opp fysisk. Ved å benytte nettbaserte løsninger vil det bli enklere for Agresso-brukere i hele landet å delta. Fokus på nettverksgruppene under Brukerkonferansen Agresso Brukerkonferanse arrangeres 20.-22. september på Gardermoen. Selv om ikke programmet er klart ennå, har Brukerforeningen besluttet at nettverksgruppene skal eksponeres tydelig under konferansen. Vi oppfordrer alle virksomheter til å delta både i nettverksgruppene og på årets Brukerkonferanse, sier Kirsti Omberg. Det er et stort potensiale i å dele kunnskap slik nettverksgruppene inviterer til. Det gjør dem til nyttige og verdifulle fagfora. Mye fungerer bra allerede og bedre skal det bli! 14 ADVANTAGE Nr 1 2015
Slik blir du med i en nettverksgruppe Hvis du ønsker å bli med i en nettverksgruppe sender du ganske enkelt en Epost til: agresso.brukerforening@gmail.com og forteller hvilken gruppe du ønsker å delta i. Agresso Brukerforening Agresso Brukerforening er en selvstendig og uavhengig interesseorganisasjon for virksomheter som bruker Agresso programvare. Medlemsskapet koster kr. 2.500,- pr år pr virksomhet. Medlemsskap i Agresso Brukerforening gir din virksomhet: Reduserte deltakeravgifter ved arrangementer i regi av Brukerforeningen. (kr. 1.000,- i reduksjon v/ årets Brukerkonferanse) delaktighet i prioriteringen av endrings ønsker innmeldt til Unit4 Agresso Agresso Brukerforening har som formål: å fremme erfaringsutveksling mellom brukere av Agresso å fremme ønsker om videreutvikling av Agresso programvare å fremme brukernes interesser mht: supporttjenester, konsulentbistand, kvalitetssikring av nye versjoner og brukerdokumentasjon mm. Nr 1 2015 ADVANTAGE 15
Nye Experience Packs Siden lanseringen av Milestone 4 har hovedfokuset knyttet til vår utvikling vært fokusert på Experience Packs. Syv Experience Packs så dagens lys ved lansering av Milestone 4 den 28 mars 2014, og ytterligere en Tidslinjer ble introdusert sammen med Software Update 2 i juni. Dette er eksempler på hvordan konseptet rundt experience packs fungerer, med små uavhengige tilleggsmoduler til Agresso som lanseres uavhengig av hverandre. I tillegg til uavhengighet til hverandre, så har hver Experience Pack også levd sitt isolerte liv hva gjelder oppdatering. Alle ble ved introduksjon levert i en versjon 1.0, mens vi i dag ser ulike versjonsbetegnelser på den enkelte Experience Pack avhengig av hvor mye ny funksjonalitet og feilrettinger som har blitt foretatt. De nye områdene Prosjekt- og Ressursplanlegger hvor det naturlig nok løpende har kommet mye ny funksjonalitet, har allerede rukket å komme til versjon 3.0, mens fraværsforepørsel med noe mer avgrenset funksjonalitet kun har fått en oppdatering, slik at gjeldende versjon der er 1.1. I tillegg til ovennevnte Experience Packs kom det også to nyheter knyttet til rapportering; det kraftige online pivotering og analyseverktøyet Analyser og rapporteringspakken Finansiell Rapportering og Analyse (FRA). Begge disse følger også samme konsept som Experience Packs med hyppige og uavhengige releaser. Oppdatert platform gir nye muligheter Milestone 5 Vi har blitt vant med fra mobile enheter at det med jevne mellomrom kommer større oppdateringer i form av Operativsystem (OS) som muliggjør nye funksjoner og forbedringer av eksisterende. Tilsvarende er det også i Agresso, hvor vi kan sammenligne våre Milestones med f.eks IOS-versjon på en Iphone. Introduksjonen av Milestone 5 gjør det mulig å lage nye Experience Packs med andre finesser enn tidligere og ved lansering av Milestone 5, leveres følgende nyheter: Budget Books En helt ny måte å angripe budsjett prosessen på. De ulike bestanddelene av budsjettet, fremstår som «sider», som samlet utgjør en «bok», støttet av tilleggsinformasjon i form av tekst eller grafiske elementer for å støtte de ulike bidragsyterne i budsjettprosessen. Real Estate & Asset Management Visualisering via kart og en ny mobil-opplevelse for det utførende ledd, gir dette muligheter for en helt ny måte å tenke service- og vedlikehold av selskapets portefølje av eiendeler. 16 ADVANTAGE Nr 1 2015
Disse nyutgivelsene understreker vårt ønske om å kunne tilby våre kunder og brukere, løsninger som tar brukervennlighet på alvor, sier Trygve Lønn, leder for Presale i Unit4 Nordic. Tekst Trygve Lønn Foto Herman Dreyer Grupper Samhandling og kommunikasjon er nøkkelordet i de fleste virksomheter, om det være seg en avdeling, et prosjekt eller et team. Sett sammen komponenter som til sammen utgjør det som er viktig for gruppen for å understøtte behovet for dialog og deling. Widgets Komponenter som enten kan settes sammen til f.eks et community, eller som alene kan fungere som nyttig tilleggs informasjon i f.eks et skjermbilde. Eksempler på en widget kan være nyheter, dokumenter, kalender, avstemminger etc. Før sommeren lanseres også tre større nyheter som vi gjennom lengre tid har arbeidet mye med. Medarbeidervurderinger Nå kan også medarbeidervurderinger gjennomføres i Agresso. Dette er et helt nytt funksjonsområde som utvider HR-tilbudet i løsningen. Definere hvilke vurderingskritererier som er viktige for din virksomhet og gjennomfør evalueringsprosessen i Agresso med full oversikt over fremdrift, vurderinger og resultater pr medarbeider. Kontrollpanel Lønn Representerer en helt ny mulighet for deg som jobber med lønnsprosessen. Få full oversikt over de viktige elementene i lønnsprosessen gjennom skreddersydde dashboard med relevant informasjon. Enkel tilgang og utnyttelse av data fra foregående lønnskjøringer, fokus på avvik som må korrigeres eller kontrolleres, alt betjent fra et dashboard Innkjøp En enklere hverdag for deg som gjør innkjøp. Inspirert av webshops med handlekurv og fritekstsøk, enten det er kjøp via eksterne markedsplasser eller lokale varekataloger. I tillegg får du full oversikt over hvor alle dine pågående kjøp ligger i prosessen fra bestilling til faktura. Disse nyutgivelsene understreker vårt ønske om å kunne tilby våre kunder og brukere, løsninger som tar brukervennlighet på alvor, levert i mindre leveranser enn tidligere, uavhengig av resten av løsningen. I fortsettelsen vil vi se enda flere eksempler på dette, inspirert av en eller flere av grunnpilarene i Unit4 sin strategi SMAC (Social, Mobile, Analytics og Cloud). Nr 1 2015 ADVANTAGE 17
FAGSIDER ØKONOMI Ingar Slette, Løsningsarkitekt Automatisk periodisering av mottaksregistrerte fakturaer Vi vet at mange av våre kunder gjør manuelle avsetninger ved periodeslutt og årsslutt for fakturaer som ligger til godkjenning. Fakturaer som er mottatt i virksomheten skulle egentlig vært bokført i inneværende periode, men pga godkjennelsesprosessen rekker man ikke å bokføre før i påfølgende periode. Det ikke alle vet er at det finnes en automatisk prosess for å periodisere slike fakturaer! Det er en forutsetning at fakturaene er mottaksregistrert i Agresso, men om man benytter manuell eller elektronisk godkjenning spiller ingen rolle. I vårt eksempel er det totalt kr 124 450,00 som er mottaksregistrert ved avslutning av desember 2014 (fig. 1). Vi kjører serverprosessen SU14: «Periodisering av mottaksregistrerte poster» (fig. 2). Parametere Periode Den perioden kostnaden blir bokført Reverseringsperiode Den perioden kostnaden blir reversert Bilagsart Gyldig bilagsart med behandlingskode 4 som kostnads- og reverseringsbilaget blir bokført med Bokfør J/N Prosessen genererer to batcher til GL07. Kryss av dette parameteret dersom du ønsker at GL07 skal startes automatisk. Resultat GL07 vil generere to rapporter og to bilag; ett bilag som er kostnads føringen av de mottaksregistrerte postene i desember, og ett bilag som reverserer tilsvarende i januar 2015 (fig. 3). Forutsetninger Oppsett parametere: Parameteret ACC_ARRIVE_ACCRUAL på være aktivert og verdien skal være balansekonto som skal brukes som interimskonto for periodiseringen (fig. 4). I tillegg må det defineres et forsystem med samme to-bokstavskode som bilagsarten som benyttes (fig. 5). 18 ADVANTAGE Nr 1 2015
ØKONOMI 1 3 2 4 5 Nr 1 2015 ADVANTAGE 19
FAGSIDER HR & LØNN Børge Danielsen, Produktsjef HR&Lønn A-meldingen - tilbakeblikk på første rapportering Ordningen, som nå er godt kjent for de fleste, trådte i kraft fra 1.1.2015 med første rapporteringsfrist 5.2.2015. I midten av februar hadde over 150.000 opplysningspliktige sendt inn a-melding for januar 2015. Antall innsendte a-meldinger pr. dag: Rapporteringen sett fra myndighetenes side Myndighetene v/etatenes Fellesforvaltning (EFF) hadde stor pågang rundt rapporteringsfristen i januar. I løpet av uke 5 og 6 ble det registrert over 5000 telefonhenvendelser til deres supporttelefon: Pågang hos Etatenes Fellesforvaltning: A-meldingen og Agresso I midten av februar hadde ca 1.400 opplysningspliktige sendt inn a-melding fra Agresso, med informasjon om over en halv million inntektsmottakere. Perioden rundt rapporteringsfristen var også svært hektisk hos Unit4 AS og partnere. Kundeservice hos Unit4 hadde ved utgangen av januar 2015 ca. 50% flere saker enn året før, men til tross for stor pågang klarte de aller fleste Agresso-kunder å få rapportert januar rundt rapporteringsfristen 5.2.2015. Mottakersystemene hos Altinn og EFF taklet den nye ordningen bra og var godt skalert. På de mest hektiske dagene før rapporteringsfristen ble det sendt inn i overkant av 27.000 a-meldinger pr. dag, uten at det oppsto større feil eller forsinkelser A-meldingen programvareutvikling Siden første versjon av a-meldingen (versjon 1.0) ble levert til utvalgte pilotkunder i begynnelsen av april 2014, har det jevnlig kommet versjoner som har inneholdt ny funksjonalitet, forbedringer og feilrettinger. Dette har vært det største utviklingsprosjektet levert av Unit4 AS noensinne, og programkoden utgjør i skrivende stund mer enn 200.000 kodelinjer, og det utvikles kontinuerlig forbedringer i eksisterende funksjonalitet. A-meldingen versjon 1.5 A-meldingen versjon 1.5 som er planlagt levert 20.4, vil inneholde til dels store endringer og forbedringer i forbindelse med generering og 20 ADVANTAGE Nr 1 2015
HR & LØNN rapportering av arbeidsforholdsinformasjon. Kort fortalt blir den tidsavhengige arbeidsforholdsinformasjonen nå generert og lagret ned i underliggende datamodell pr. kalendermåned: Huskeliste I forbindelse med avstemming og betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift etter innføringen av a-meldingen Arbeidsforholdsid (tidsuavhengig) Arbeidsforholdsdetaljer (detaljer pr. kalendermåned) Det vil i versjon 1.5 også bli mulig å generer arbeidsforholdsinformasjon for et utvalg ressurser, noe som kan være svært nyttig spesielt for større arbeids givere. Alle kunder bør installere versjon 1.5 av programvaren så raskt som mulig. Rett opp eventuelle avvik i a-meldingen(e) som er sendt inn. Spesielt avvik på forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift er det viktig å få kontroll på ifm. oppgjør av forskuddstrekk og arbeid giveravgift. Dette gjelder også avvik i kategorien retningslinjebrudd. Logg deg på Altinn, og benytt tjenesten A06 a-melding bestill avstemmingsinformasjon. Bestill for de kalendermåned(ene) som du ønsker å avstemme. Etter kort tid legger myndighetene ut A07 Avstemmingsinformasjon i din meldingsboks i Altinn. Filen avstemmingsinfo.ods inneholder summert informasjon for den opplysningspliktige og virksomheten. For å avstemme arbeidsgiveravgift: Kjør a-meldingsspørringen Spørring bekreftede avgiftstotaler for samme kalendermåned(er) som du ønsker å avstemme arbeidsgiveravgiften. Dette grunnlaget representerer det Unit4 anser som rapportert i a-meldingen og må avstemmes mot innhold i A07 Avstemmingsinformasjon i punktet over. For å avstemme forskuddstrekk: Kjør a-meldingsspørringen Spørring bekreftede inntektsdetaljer med kryss for C Forskudds trekk for samme kalendermåned(er) som du ønsker å avstemme forskuddstrekket. Dette er forskuddstrekket som Agresso anser som rapportert i a-meldingen og må avstemmes mot innhold i A07 Avstemmingsinformasjon i punktet over. I tillegg må man avstemme de rapporterte tallene for kalendermåned(en) mot regnskapet i henhold til eksisterende avstemmingsrutiner. KID-nummer for forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift som skal benyttes i forbindelse med oppgjør hentes på skatteetaten.no: https://www.skatteetaten.no/no/person/skatteoppgjor/restskatt/ Lag-KID-nummer/ Nr 1 2015 ADVANTAGE 21
VI VIL BLI BEST! Alle som vil bli best må sette seg et tydelig mål. Det har Unit4 gjort. Målet er å levere verdens beste forretningssystemer til tjenesteytende virksomheter og offentlig sektor. Valgene Utviklingen av en virksomhet handler i stor grad om valgene som gjøres. Unit4 har gjort noen viktige valg for å nå sitt mål. Vår målgruppe tjenesteytende virksomheter og offentlig sektor må vite hvem vi er, foretrekke våre produkter, anerkjenne kvaliteten på våre implementeringsprosjekter og oppleve seg ivaretatt som kunde gjennom god brukerstøtte. Noen av valgene Unit4 har gjort for å oppnå dette er å ha én merkevare Unit4, definere en tydelig målgruppe tjenesteytende virksomheter og offentlig sektor, utvikle samarbeid med dyktige partnere med spisskompetanse innen flere tjenesteytende bransjer, utvide utviklingskapasiteten og bygge en internasjonal organisasjon som kan innfri kundenes krav og forventninger i et stadig mer globalt marked. Konsekvenser ny logo, nye navn Som en konsekvens av disse valgene endrer vi logo, navn på selskapet og navn på produktene. Logoen ser du øverst på denne siden. Selskapet endrer navn fra Unit4 Agresso til Unit4 AS og programvareproduktene i Agresso-porteføljen får navnet Unit4 Business World. Fordeler for brukerne Det er ikke nok å planlegge å bli best, en må også gjennomføre og levere noe som er unikt for brukerne. Unit4 har i lang tid investert i å forstå behovene hos en rekke forskjellige brukergrupper. Denne kunnnskapen benyttes nå til å levere intelligente og brukervennlige forretningssystemer. Basert på det arkitektoniske fundamentet som Unit4 Business World (Agresso) representerer, lanseres nå Unit4 People Platform. Med Unit4 People Platform tilbys brukerne rolletilpasset brukervennlighet ved å anvende innovativ teknologi som de fleste av oss forbinder med bruk av mobiltelefon, sosiale medier, avanserte analyseverktøy og profiler på internett. Resultatet er programvare som gjør brukerne mer produktive og sparer din virksomhet for både tid og penger. Unit4. In business for people. 22 ADVANTAGE Nr 1 2015
QUIZ&KRYSS QUIZ 1. Fornavn på leder i Brukerforeningen 2. Agresso-modul med samme navn som Presale-sjefen i Unit4 Nordic 3. Et annet navn på den såkalte «skyen» 4. Fornavn på ny direktør i Unit4 AS 5. ERP-programvare som endrer navn Vinn gavekort på kr 1000,! Denne gangen handler QUIZ&KRYSSORD om litt av hvert. Løsningsordet finner du ved å sette sammen første bokstav i QUIZ-svarene (fra 1 til 5) med bokstavene i de grønne rutene (fra venstre mot høyre og ovenfra og ned innen en kolonne) til ETT ord. KRYSS Vannrett 1 Navn på partneransvarlig i Unit4 Nordic 12 Verdifull kjerneved 13 Tillater 14 Oljeselskap 16 Drikk 17 Grønnsak 21 Ikke avhengig 24 Vaktselskap 25 Utløp 26 Forfatter 27 Dinglet 28 Kroppsdel 29 Alvorlig sykdom 30 Ga beskyttelse 32 Atferdsmønstre 33 Markedssjef i Unit4 Nordic 35 Teleoperatør 36 Kraftig 38 Hollandsk fakir 40 Holde på en hemmelighet 41 Gass uten lukt og farge 44 Slag (fork.) 45 Presalesjef i Unit4 Nordic 46 Lure-triks 47 Avlevere Loddrett 1 Nyhetsformidler 2 Dansk guttenavn 3 Konge i Babylonia omkring 1100-tallet f.kr 4 Ukjent 6 Gammelt handelsuttrykk (eng. fork.) 7 Ekspansiv næring på mikronivå 8 Militær grad (fork.) 9 Hast 10 Ingrediens i bakst 11 Sakene 15 Selskap 18 Stor mann 19 Sekk 20 Ledende restaurantkjede i Irland 22 Stater som samarbeider (fork) 23 Ny direktør i Unit4 Agresso AS 28 Dråpe (eng) 31 Militær allianse 34 Idé 37 Smart person 39 Sukk 42 Stjele 43 Tall 45 Vinylskive Send løsningsordet til marked.no@unit4.com innen 1. mai, og vær med i trekningen av tre gavekort á kr 1000,! Vinnerne i forrige nummer Løsningsordet i forrige nummer var JULEGAVEIDEER Det ble trukket tre vinnere: Ann Christin Hokstad, Reinertsen AS Karianne Belboe, Reinertsen AS Gunda Gjerdalen, Bjugn kommune Nr 1 2015 ADVANTAGE 23