Gevinstrealisering i SAP prosjekter Morten Ellingsen
Kvalitetssikring Effektforventning: Kartlegge Måle Kartlegging: Prosessbeskrivelse Ny funksjonalitet Realisering: Ny funksjonalitet Implementering tilpassing Overlevering: Opplæring/ dokumentasjon/ drift EDB Business Partner > slide 2
Hvorfor? 30% av alle IT-prosjekter blir stoppet før de er fullført, og de resterende 70% er vanligvis 6 12 mnd forsinket og betydelig over budsjett. Results of The Standish Group s Chaos Study. Software Magazine, September 1998, p. 20. Hovedårsaken til utilstrekkelig ROI finnes ikke i den tekniske verden, men snarere i den menneskelige infrastrukturen som omgir teknologien. Hardware og software står bare for 15% av problemene. A Rating System for Information Technology Investments. Northpoint Software Ventures, Inc., 1996. Kilde: Microsoft Solutions Framework, White Paper Published: May 2000 Technology Deployment: Realization vs. Installation EDB Business Partner > slide 3
Hvorfor? En AMR Research-studie fra 2004: 28 % av CRM-prosjekter settes ikke i produksjon 33 % hadde alvorlige problemer med å få brukerne til å ta i bruk løsningen En studie fra Forrester Research i 2005: 2/3 av brukerne var misfornøyd med funksjonaliteten i CRM-systemet Mer enn halvparten av brukerne var ikke fornøyd med effekten av CRM-systemet (ROI) EDB Business Partner > slide 4
Hva går galt? SAP funksjonalitet Mennesket Fagkompetanse Produkt Produkt Fagkompetanse Mennesket EDB Business Partner > slide 5
Effektmål Løsning Målbare effektmål Produkt FagkompetanseMennesket Fagkompetanse Mennesket Produkt EDB Business Partner > slide 6
SAP konsulenter før og nå FØR NÅ SAP konsulenter SAP funksjonalitet Forretningskonsulenter SAP konsulenter Templates og Add-on Effekt Effekt Effekt EDB Business Partner > slide 7
Effekt er mer enn bare SAP EFFEKT PRODUKT- FUNKSJONALITET EGENSKAP EGENSKAP EFFEKT PRODUKT- FUNKSJONALITET EDB Business Partner > slide 8
Arbeidsmetode Sponsor rapportering 1. Hvilken effekt skal løsningen levere? 2. Hvordan kan effekten måles Tiltak Forandringsdokument ift. prosjektets 7 faser/roller 3a. Hvilke kunnskaper, ferdigheter og holdninger kreves? 3b. Hvilken tilrettelegging kreves? - Opplæring/support Fremtidig kompetansekrav - Organisering Fremtidige roller og ansvar - Timeverk Fremtidig omfang - Tilganger (Transaksjonskoder/rapporter) - Internkontroll (Prosedyrer og kritiske kontrollpunkter) EDB Business Partner > slide 9
EDB Business Partner > slide 10 Effektmål SYNLIG NYTTIG KOSTNADS- EFFEKTIV K = L F ENKEL TRYGG
Synlig ift. løsning Gevinstrealiseringsprosessen avdekker og sikrer: Forventning, fokus, holdning, motivasjon, forankring og deltagelse Fokus: quick wins! Dokumentasjon Gode funksjonelle løsningsbeskrivelser Gode tekniske løsningsbeskrivelser Opplæring Brukerspesifikk opplæring og brukermanualer Intuitiv brukermeny EDB Business Partner > slide 11
Nyttig ift. løsning Effektiviserende Avlastende Kompleksiteten øker Forenklende Motiverende Beslutningstiden minker Endringshastigheten øker Fleksibel Informativ EDB Business Partner > slide 12
Enkel for bruker Strukturert informasjon! Brukertilpassede menyer/rapporter/skjermbilder Registreringsbilder tilpasset kundens prosess steg Riktig informasjon til riktig tid Finne enklere måter å utføre oppgaven på sammen med utvalgte brukere og utviklere fra Spring Identifisere quick wins EDB Business Partner > slide 13
Brukerne er involvert i løsningsbeskrivelsen Superbrukerne har fått god opplæring og tar ansvar! Individuell brukertilpasset opplæring er gjennomført God løsningsdokumentasjon er levert TRYGG Kvalitetssikret Organisatoriske endringer i forvaltnings-organisasjonen er ivaretatt Gode backup løsninger er innført Det er etablert nye standarder og prosedyrer m/avvikshåndtering Det er innført gode måleparametere for effektivitetsmåling av den nye løsningen EDB Business Partner > slide 14
Kostnadseffektiv Gi en reell og varig verdiskapning Menneskene: Økonomien: Kvalitet = Levert Forventet Bare strukturert forventningsavklaring gir reell, langsiktig god kvalitet (økonomi)! EDB Business Partner > slide 15
Arbeidsmetode Bedre effektivitet: Forbedret produktivitet (nyttig) Bedre responstid (synlig, nyttig) Lettere å betjene (enkel) Salg/marketing Økonomi Bedre kundebehandling: Kunden og/eller leverandøren overtar oppgaver i forretningsprosessen (enkel, nyttig) Bedre kundetilfredshet (nyttig) Bedre økonomi: Reduserte datakostnader (kost.eff.) Raskere fakt/kredit håndtering (kost.eff.) Bedre QA: Unngå nedetid (trygg) Reduserte feilkostnader (kost.eff., nyttig) Bedre returprosess (kost.eff., nyttig) Logistikk Produksjon EDB Business Partner > slide 16
EDB Business Partner > slide 17 Arbeidsmetode - Template
EDB Business Partner > slide 18 Hvilke aktører?
EDB Business Partner > slide 19 Hvilke effekt pr. aktører?
EDB Business Partner > slide 20 Sammendrag og prioritering pr. aktør 1/2
EDB Business Partner > slide 21 Sammendrag og prioritering pr. aktør 2/2
EDB Business Partner > slide 22 Fremdriftsplan og kommunikasjonsplan
Arbeidsmetode Sponsor rapportering 1. Hvilken effekt skal løsningen levere? 2. Hvordan kan effekten måles Tiltak Forandringsdokument ift. prosjektets 7 faser/roller 3a. Hvilke kunnskaper, ferdigheter og holdninger kreves? 3b. Hvilken tilrettelegging kreves? - Opplæring/support Fremtidig kompetansekrav - Organisering Fremtidige roller og ansvar - Timeverk Fremtidig omfang - Tilganger (Transaksjonskoder/rapporter) - Internkontroll (Prosedyrer og kritiske kontrollpunkter) EDB Business Partner > slide 23
Arbeidsmetode, et SAP eksempel: Effekt: Mer presis, raskere og enklere håndtering (inngående fakturakontroll) Løsning: SAP WF - Elektronisk verifisering, inngående fakturakontroll Redusere ett årsverk Gj. 10% færre fakt. /kred. til behandling 10% bedre utnyttelse av kontantrabatten 10% mindre rentebelastning Redusere antall utestående krav i SAP med 10% EDB Business Partner > slide 24
Arbeidsmetode, et SAP eks. forts. Krav om kredit går til feil leverandør når markeds-avd. bytter fra gml. til ny hovedleverandør på generiske varer. Når masterdata er oppdatert: Krav om kredit blir sendt til ny hovedleverandør selv om varen er levert av gml. leverandør Når masterdata ikke er oppdatert: Krav om kredit blir sendt til gml. hovedleverandør selv om varen er levert av ny leverandør Avtaler med hovedleverandør må inneholde en forpliktelse til å overta returansvaret for alle returer fra overtagelsesdato Det må utarbeides en prosedyre som beskriver del-aktivitetene, og rekkefølgen, ved skifte av hovedleverandør EDB Business Partner > slide 25
Tiltak og forankring i prosjektet Validereforretningsprosesser Interessentanalyse Interessent_analyse.ppt Kritiske gap Prototyp 1 Nye/endrede Standarder& Prosedyrer Endringsledelse Prototyp 2 Prototyp 3 Gevinstrealisering Kommunikasjonsplan/Forandringsdokument SAPC-MMPS-OCM-Communication-Guide.doc EDB Business Partner > slide 26
Spring-metodeverk skal sikre effekten! PMIs Project Management Body of Knowledge (PMBOK) MSF team model Bruker/opplæringsansvarlig Gevinstrealiseringsmetode Teknisk ansvarlig ASAP implementation roadmap ASAP Focus methodology Terraquest Risk management SAP Solution Manager Driftsansvarlig EDB Prosjekt SAP Notes Kundeansvarlig Prosjektansvarlig Løsningsansvarlig Testansvarlig Spring sharepoint portalserver EDB Business Partner > slide 27
Løsningsansvarlig Teknisk ansvarlig Testansvarlig Driftsansvarlig Brukeransvarlig Prosjektansvarlig Kundeansvarlig Leveranse i henhold til kundens krav Leveranse av FRIUKA i hht spesifikasjon Formularer, Rapporter, Integrasjoner, Utviklingsobjekter, Konverteringsobjekter, Autorisasjoner Overlevering og akseptanse etter å ha tatt hensyn til alle kjente issues Smidig iverksetting og løpende styring av drift Økt brukerytelse og effektivitet Leveranse innenfor prosjektets rammer Tilfreds kunde og forretning EDB Business Partner > slide 28
EDB Business Partner > slide 29 Spring-metodeverk skal sikre effekten!
EDB Business Partner > slide 30 Spring-metodeverk skal sikre effekten!
Sammendrag Fremtidens IT-konsulent leverer ikke funksjonalitet, men effekten av funksjonalitet Effekt-leveransen starter med en strukturert forventningsavklaring pr. aktør fordi En gevistrealiseringsplan sikrer effekten av løsningen. (god kommunikasjon, opplæring og løsningsdesign). Optimal gevinstrealisering er avhengig av godt samspill mellom klart definerte roller som er forankret i et metodeverk EDB Business Partner > slide 31