Innhold Innledning Side 3 Slik fungerer det Side 4 Reglene og unntakene du må kjenne til Side 6 Hvilken informasjon lagres i kjøreboken? Side 8 Unngå kreativ kjørebokføring Side 10 Hvordan monteres en kjørebok? Side 11 Hva koster en kjørebok? Side 12 Sjekkliste: Passer elektronisk kjørebok for meg? Side 14 Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 2
Innledning Kjørebok er noe som flere og flere tar i bruk. Dessverre er det slik at mange tar det i bruk først etter å ha gått på en alvorlig økonomisk smell. For enn så lenge er det ingen lov krever at du skriver kjørebok, men skattemyndighetene kan kreve at du dokumenterer bruken av yrkesbilen eller firmabilen din. Blir du tatt for å ha jukset med kjøreboken, eller rett og slett mangler dokumentasjon, kan du ende opp med straffeskatt. I svært mange tilfeller dreier det seg om sekssifrede beløp. De fleste av oss får lettere panikk ved tanken på å skulle føre kjørebok. Den gode nyheten er at det ikke er så komplisert som det kan virke. Ja, det finnes lover og regler du må følge og det er mye informasjon som skal være med, men det er ikke nødvendigvis så tidkrevende og vanskelig som du skulle tro. Det finnes ulike typer kjørebøker som fyller ulike behov. Du kan føre den manuelt på papir, du kan bruke halvautomatiske elektroniske løsninger eller så kan du bruke løsninger som registrerer alt fra begynnelse til slutt. I denne e-boken får du vite det du trenger å vite om kjørebøker. Sjekklisten på slutten av boken vil være en god indikator på om elektronisk kjørebok er riktig for deg eller ikke. Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 3
Slik fungerer det En kjørebok føres av den ansatte som benytter kjøretøyet, og bør aller helst oppdateres hver dag. Men det må i alle fall ikke være sjeldnere enn en gang i måneden. Dette er ikke pålagt av myndighetene, men det gir bevisgrunnlag ved eventuelle spørsmål om hvor vidt kjøretøyet har blitt benyttet til yrkesbruk, og hvor langt hver ansatt har kjørt. Kjøreboken skal registrere alle turer med firmaets biler. Derfor velger mange bedrifter en digital løsning. En digital løsning sparer både tid, penger og hodebry - noe som er positivt både for de ansatte og ledelsen. En god kjørebok registrerer nøyaktig både hvor og når det er kjørt, eventuelle bomstasjoner, strekning, andre kostnader etc. Systemet øker sikkerheten og senker utgiftene ved å kalkulere nøyaktige tall, heller enn at bedriften må bruke timer på å finregne. Dermed slipper både den ansatte og bedriften problemer som gjerne oppstår når hele måneden skal føres inn fordi det ikke har vært tid til å gjøre dette arbeidet underveis. Her er et eksempel på informasjon du sitter igjen med etter en kjøretur: Start: Kl. 13:28 Arbins gate 2, 0253 Oslo, Norway Stopp: Kl. 13:50 Helsethagan 27, 1353 Bærums Verk, Norway Satsgrunnlag: Yrkesreise Inntill 10 000km 0 timer 22 minutter 18.70 km Kjøring: 76.67 Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 4
Bomstasjoner: 0.00 Andre kostnader: 0.00 Sum: 76.67 I tillegg til dette kan du selv legge inn valgfri informasjon på hver tur som f.eks formål med turen, sjåfør, avdeling etc. Med GPS-sporing får du også kontroll på startsted, eventuelle stopp på veien og avsluttende plassering for turen. Ved eventuelle feilregistreringer kan dette oppdateres manuelt på mange av dagens modeller. I tillegg blir kilometertellingen korrekt fordi det ikke lenger er rom for feil avlesing av telleren. Ved manuell føring får du sjelden slik detaljert informasjon, og som regel begrenser det seg til det staten pålegger at den skal inneholde. Ved digital registrering får du i de fleste tilfeller mer detaljert informasjon om reisen, og er dermed et mer pålitelig grunnlag for både kjøregodtgjørelser og skattefradrag for bilutgifter. Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 5
Reglene og unntakene du må kjenne til Det er mange bedrifter og ansatte som opplever problemer med skatt ved bruk av firmabil. Ofte er årsaken at reglene oppfattes som kompliserte. Det er de til dels, men dersom du bruker en elektronisk versjon er det ikke sikkert du trenger å sette deg inn i regelene i det hele tatt. Fører du manuelt bør du imidlertid lese videre. Det finnes mange oversikter som omhandler satser, lover og regler. Blant annet har Altinn et oversiktlig sammendrag her. Det som er viktigst å være klar over, er at det er årlig bestemte satser på summene som regnes i kjøregodtgjørelsen. Basert på prisen på bilen da den var ny, og dens alder, fastsettes det hvor mye som skal skattes av firmabilen. Det er også et skille mellom biler firmaet eier og yrkesbiler - yrkesbiler defineres som kjøretøy eiet av den ansatte, som benyttes mye i arbeidet. For en yrkesbil avhenger satsene av kjørelengden, det samme gjør mulighetene for skattefradrag og kjøregodtgjørelse. I 2015 gjelder følgende: Du blir skattelagt for 30% av bilens listepris opp til 286 000,- kroner Er listeprisen over 286.000 kroner skattelegges du 20 % Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 6
Om bilen er eldre enn tre år fra 1. januar i inntektsåret, må 75% av bilens listepris benyttes Er bilen eldre enn 3 år så endres prosenten til 56,25%. Har du en elektronisk kjørebok, oppdateres denne som regel med de årlige satsene. Tilgang til firmabil regnes som en skattefordel om bilen også benyttes privat. Dette er fordi utgiftene til en firmabil i utgangspunktet dekkes av firmaet. Derfor skal det betales skatt på bilen. Disse satsene avhenger av bilens verdi og alder, og ikke hvor mye bilen brukes. Det finnes også spesialregler i forhold til biler som benyttets av for eksempel håndverkere. For å regnes under spesialbil-reglene og dermed unntas fra de ordinære reglene for skatt på firmabil, må bilen regnes som lite egnet til privat bruk og heller ikke brukes privat, utenom kjøring fra hjemmet til arbeidsplassen. I slike tilfeller må man imidlertid forholde seg til andre regler når det kommer til kjørelengde. Det er ikke alltid slik at beskatningen blir billigere. Dette avhenger av hvor mye bilen blir benyttet. Det blir også stilt høyere krav til dokumentasjon fordi det må kunne bevises at bilen ikke brukes i privat sammenheng. Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 7
Hvilken informasjon lagres i kjøreboken? Å benytte kjørebok er ikke lovpålagt, men noe Skatteetaten anbefaler. Dette er for å ha bevis på grunnlaget for kjøregodtgjørelser og kostnadsfradrag. Det gjør også arbeidet enklere når firmaet ber deg sende inn kjøringen hver måned. Det er viktig at kjøringen blir ført riktig, og derfor bør den oppdateres etter hver tur. Dette må være med for at den skal regnes som gyldig dokumentasjon: Navn på bilfører Dato for reisen Utgangspunktet for dagens kjøring (adresse eller firmanavn) Adresse(r), firmanavn eller byggeplass som er besøkt underveis Sluttpunktet for dagens kjøring (adresse elller firmanavn) Kjørelengden (i følge kilometertelleren, derfor er det også fornuftig å føre inn hva kilometertelleren viste før reisen ble startet) Husk at bilens kilometerstand må avleses og føres inn i kjøreboken minst en gang hver måned Det er viktig at du skriver så forståelig som mulig dersom du fyller den ut for hånd da skattemyndighetene kan kreve at du fremlegger den. Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 8
Husk også å inkludere hvilken bil som brukes, slik at dere ikke forveksler kjørebøkene om dere benytter flere kjøretøy, og signer/dater gjerne etter hver måned er fylt inn. Kjøreboken regnes som en del av regnskapet til firmaet, og derfor kan den ikke kastes etter bruk, men må oppbevares forsvarlig i henhold til lovverket. Altså ti år. Om du benytter firmabilen til privatbruk, er det opp til deg som fører hvorvidt du også dokumenterer disse turene. For å følge reglene for lagring av regnskap, noe man er pålagt å gjøre med kjørebøker, må disse også lagres sikkert i ti år etter året den er benyttet. Mange opplever at dette er enklere med en digital kjørebok da informasjonen lagres i skyen og ikke tar opp fysisk plass. Men husk å undersøke med din leverandør om lagringstid. Sikkerheten er også høyere fordi det ikke er noen risiko for at kjøreboken blir skadet eller forsvinner. Sjekk med din leverandør om de har sikkerhetssertifisering som garanterer trygg lagring. Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 9
Unngå kreativ kjørebokføring Tidligere har både bedrifter og ansatte blitt tatt for å jukse med kjørebøker, noe som absolutt ikke er å anbefale. Med en elektronisk kjørebok vil juksing være tilnærmet umulig. En elektronisk føring eliminerer juksing og feilføring. Årsaken er at det er begrenset hva føreren av bilen kan redigere. Mange av de elektroniske versjonene registrerer automatisk dersom den kobles fra. En annen fordel er at både bedriften og ansatte har eksakte tall å føre inn i regnskap og selvangivelse, og dermed ikke betaler mer i skatt enn det de skal. Tukling er et problem for både bedriften og den ansatte, det kan medføre straffeskatt, og i grovere tilfeller bøter og fengselsstraff å jukse med kjøreboken, så det er tryggest å unngå kreativ kjørebokføring! Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 10
Hvordan monteres en kjørebok? Elektroniske kjørebøker blir stadig mer populære da de ofte er enklere i tillegg til å være mer nøyaktig. Monteringen vil imidlertid variere. Flere elektroniske kjørebøker må monteres på verksted. I noen tilfeller krever nyere biler ofte spesialverktøy for å kunne montere ny elektronikk i bilen. Det er dermed ikke alle verksted som kan benyttes. Dette kan fort bli både dyrt og tidkrevende. Et godt tips er å sjekke med leverandøren din om hvilke verksteder de anbefaler. Noen leverandører har også egne verksteder som monterer. Her er noen eksempler på hva som kreves av montering: Ingen - den ligger løs i bilen Ingen - du plugger den inn i diagnoseporten Den kobles til bilbatteriet med ledninger En annen ting du bør undersøke, dersom montering kreves, er fleksibilitet i forhold til flere sjåfører og bytte av biler. Når det gjelder diagnoseporten er denne i de aller fleste biler plassert nede til venstre for rattstammen. Hvilken du bør velge avhenger av behov, antall ansatte, antall biler etc. Husk at dersom du har en kjørebok som må monteres på verksted så må du beregne tid og kostnader når du fornyer bilparken. Mange bedrifter leaser biler og bytter de ut med jevne mellområd. Da blir dette en ekstrakostnad, og en verkstedtime ligger i snitt på mellom 800 og 1500 kroner. Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 11
Hva koster en kjørebok? Flere og flere har gått over til elektroniske kjørebøker. Prisene kan imidlertid variere ganske mye. Men hvorfor er det så stor forskjell i pris? Hva en elektronisk kjørebok koster avhenger av en rekke faktorer. For eksempel hvor mange biler dere har og hvilken løsning og leverandør dere velger. Dette påvirker prisen: Med SIM-kort Uten SIM-kort Abonnement Bindingstid Installasjon Support Tilleggsfunksjoner Antall brukere Alle disse faktorene har noe å si for hva prisen ender opp på. Så før du bestemmer deg for å ta den billigste bør du kartlegge behovet ditt eller til din bedrift. De ulike løsningene fungerer ulikt. Noen krever for eksempel at du tar den ut av bilen og kopler den til dataen for å få ut informasjonen. Andre tilbyr direkte og fortløpende opplasting til skyen slik at du ikke trenger å ta den ut i det hele tatt. Men en slik løsning kan du som regel følge med på hvor bilen befinner seg til enhver tid. Noen ansatte har motforestillinger mot slikt og opplever at de blir overvåket. Men på den positive siden kan du lokalisere bilen dersom den blir stjålet. En slik Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 12
løsning koster gjerne litt mer, men gir mer detaljert og nøyaktig informasjon da den registerer kjøreturen fra begynnelse til slutt. Noen registrerer også bomstasjoner. Det er også viktig å ta med i regnestykket er hva du kan spare ved å bruke en elektronisk løsning. Utgiftene koblet til firmaets kjøretøy blir mer nøyaktig utregnet, og dette er noe flere bedrifter opplever som direkte sparing av penger i kjøregodtgjørelser, og indirekte ved at det tar færre arbeidstimer å føre inn informasjonen som kreves. Tenk deg et tilfelle hvor en firmabil har cirka 200 turer på et halvt år. 200 turer som eventuelt skal føres manuelt. Andre fordeler kan være: Slutt på privatkjøring i jobben da alle turer føres Erfaringsmessig blir det nedgang i antall kilometer Lavere forbruk av drivstoff Prisen for selve produktet er som regel en engangsbetaling, men mange leverandører har abonnementsløsninger for at du skal kunne benytte programvaren og lagringsløsningene deres. Sjekk med din leverandør hva som er inkludert i abonnementet og husk å spørre om bindingstid. Å føre kjørebok er noe skattemyndighetene anbefaler på det sterkeste. Hvilken du velger er selvfølgelig opp til deg. Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 13
Sjekkliste: Passer elektronisk kjørebok for meg? Svarer du ja på mer enn ett av disse spørsmålene kan en elektronisk kjørebok være riktig for deg: 1. Du kjører mye i jobben 2. Du bruker bilen til og fra jobb 3. Du har flere firmabiler 4. Du har flere ansatte som bruker firmabil 5. Du bruker mye tid på å føre manuell kjørebok 6. Du har ikke kontroll med bruken av firmabilene 7. Du kjører ofte gjennom bomstasjoner 8. Du frykter at de ansatte ikke oppgir korrekt informasjon 9. Bedriften har høye drivstoffutgifter Ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om kjørebok. Hilsen Stefan Jacobsen Gründer og markedsansvarlig SOKO AS Det du trenger å vite kjørebok - SOKO AS - Side 14