Hvordan gå en god befaring? Tom-Erik von Krogh-Martinsen

Transkript

1 Hvordan gå en god befaring? Tom-Erik von Krogh-Martinsen Forenklingsevangelist og daglig leder

2 Kunne du tenke deg å bruke 20 minutter mindre på hver befaring? Eller hva med å slippe å sitte i timevis for å sette sammen notatene fra blokken din og bildene fra mobilen i et Word-, Excel- eller Google-dokument? Selvfølgelig vil du det. I denne e-boken viser vi deg hvordan du med digitale befaringsverktøy vil kunne gå en effektiv befaring som sparer deg dyrebare minutter. Men først ser vi nærmere på følgende: Hvorfor vi går befaring Risikofaktorer som gjør at det er viktig med HMS og vernerunder Kommunikasjonsutfordringer og hvordan ny teknologi kan løse disse Hvorfor digitale verktøy gjør befaringsjobben til en lek Til sjekklisten

3 Digitalisering = bedre sikkerhetsarbeid Tror du at byggebransjen kan fortsette med å "peke og forklare" i sine vernerunder, overleveringer og befaringer? En av de største utfordringene med dagens innrapporteringssystem er at ting tar tid. Hele sulamitten må gjennom mange ledd før registreringen er i boks. Etter at et avvik er markert med blå tape og det er blitt skrevet i «blokka» (flinke prosjektledere setter opp post-it-lapper med det samme nummeret på), leveres det enten direkte til verneleder under en runde på plassen eller på brakkeriggen. Men det er sjelden at dette skjer umiddelbart. Dermed tar det tid før notatene punches inn på PC og tiltak for prosessen med lukking av avviket kommer i gang. Dette gjør at innmeldinger om avvik kan bli borte underveis i prosessen ikke sjelden fordi lappen med avviksnoteringen rett og slett blir glemt bort i en lomme! Snakk om dyrt papir Med et slikt tungrodd system blir det derfor lettere for mange å simpelthen la være å melde fra om avvik enn å rapportere det inn. Hvis det er uklarheter rundt innmeldingen, må verneleder kontakte den som har registrert avviket, for å få utfyllende informasjon. Dermed kan det bli mye fram og tilbake for å finne en ønsket og bra nok løsning på innrapporteringen.

4 Unngå unødvendig og kostbart omarbeid En gjenganger i byggebransjen: Mye av det samme arbeidet blir altså gjort flere ganger. Ofte kan det oppstå situasjoner der det er vanskelig å lokalisere hvor et innrapportert avvik har oppstått. Dette kan skyldes at det er komplisert å angi og formulere eksakte punkter uten tydelige referanser. Derfor kan det bli problematisk å få kontrollert og lukket tiltaket. Ved å digitalisere systemet åpner det seg muligheter for at den som melder inn avviket, kan få direkte tilbakemelding på hvordan avviket ligger an, og når det er gjennomført et tiltak og lukket. Det gjør at arbeiderne i sanntid får informasjon om hva som skjer, slik at de holdes løpende oppdatert. Dette forbedrer oversikten over byggeplassen og gir informasjon om potensielt farlige situasjoner. Digitalisering gir enkeltpersoner og definerte grupper varslinger ved spesielle aktiviteter som skal foregå på byggeplassen, og som krever ekstra oppmerksomhet og varsomhet. Dermed er det mulig for den enkelte å ta tilstrekkelige forholdsregler og gjennomføre sikkerhetstiltak.

5 Alt-i-ett-system på smarttelefonen Med en applikasjon for smarttelefon vil informasjonen legges rett inn i databasen for videre håndtering av verneleder. Ved videre arbeid med avviket ligger da mye av informasjonen som i dag må føres inn manuelt, allerede inne i systemet. Dette frigir mer tid for bedre oppfølging og forebyggende tiltak. Dermed elimineres dobbeltarbeidet med å legge inn avvik manuelt i ettertid, slik det blir gjort i dag. Et slikt system vil også gi mulighet for at verneleder får beskjed umiddelbart etter at avviket er rapportert inn. Dette kan føre til at prosessen fra rapportering til lukking av avviksmeldingen vil bli mer effektiv og tidsbesparende. Innrapportering av avvik via et digitalt system gir mulighet for å legge inn bilde og annen nødvendig dokumentasjon. Dermed er det angitt en nøyaktig posisjon for hvor avviket er oppstått, og verneleder kan enkelt finne tilbake til hvor avviket er. Dette fører til at vanskelige beskrivelser og anvisninger i tekstformat blir unødvendige. Ved behandling av et innrapportert avvik vil verneleder, i dagens system, sortere og gradere avviket etter alvorlighetsgrad og type avvik. Med graderte avvik i et alt-i-ett digitalt befaringsverktøy vil det være mulig å se forekomsten og alvorlighetsgraden på de innrapporterte avvikene. Med et slikt visualiseringsverktøy kan de ansvarlige på byggeplassen analysere de innrapporterte avvikene, for å finne ut om det er områder på byggeplassen som er spesielt utsatt for avvik og alvorligheten av disse. Dette er viktig for forebyggende arbeid, også på senere prosjekter.

6 Fra papirkaos til orden Sannsynligheten for at den som mottar en haug med beskjeder ute i felt, ikke får med seg alt, misforstår noe og i tillegg gjør feil, er tilnærmet lik 100 %. Er det da rart at feil og mangler utgjør 10 % av kostnadene på ethvert byggeprosjekt? Eller at hele 35 % er "waste", eller sløseri på godt norsk? Hva er det som ofte skiller gode prosjektledere fra de ikke fullt så gode i byggebransjen? Uten tvil detaljstyring og oversikt!

7 De beste følger tilnærmet samme oppskrift på denne befaringen: 1 Vær til stede, gå runder og observer 2 Merk feil, mangler, avvik og oppgaver på en tegning 3 Ta notater i blokka (eller bak på tegningen ) 4 Ta bilder 5 Merk feilene med Post-it (bare på sluttrunder) 6 Returner til kontor/brakke 7 Legg inn funn i Excel, Word eller tilsvarende 8 Filtrer oppgaver på fag, firma, område, prioritet, forfall, osv. 9 Lag rapporten 10 Send mail med Excel og masse bilder som vedlegg til underentreprenører eller ansatte

8 Takk og farvel til alt dette styret Så lett gjør du befaringsjobben med smarttelefonen: Punkt 1, 2, 3 og 4 gjøres rett på mobilen. Punkt 5 er unødvendig, siden både sender og mottaker har den digitale tegningen med oppgavene avmerket. Punkt 6, 7, 8, 9 og 10 har du allerede gjort i det øyeblikket du opprettet oppgaven på mobilen. Du kommuniserer nå LIVE med alle involverte rett fra mobil eller web, og deres tilbakemeldinger oppdaterer oppgavene direkte i systemet. Idet befaringen er gjort, er rapporten ferdig. Les om hvordan Vedal, en av Norges største entreprenører, sparer 20 minutter på hver befaring ved å bruke

9 Også du kan frigjøre tid, slik at du får mulighet til å gjøre mer av det du liker best. Du kan bruke tiden på familien, barna, trening, en fisketur, eller kanskje du til og med har en ny befaring du må rekke? Vi er sikker på at transaksjonene eller oppgavehåndteringen som er byggebransjens viktigste "valuta", vil håndteres digitalt i tiden som kommer. For alle prosjekter er jo egentlig bare oppgaver. Jo større prosjekt, desto flere oppgaver å få kontroll på. Usikker på om dere er klare? Vel, det er ikke vanskeligere enn å betale regninger i nettbanken, søke opp en bruktsykkel på Finn.no eller levere selvangivelsen på Altinn. På privaten gjør du alt dette for å få en enklere hverdag så hvorfor tviholde på "penn og papir" bare fordi "det virker" og "vi har alltid gjort det slik"? Bankbesøk og brevgiro var også noe vi alltid hadde gjort...

10 Last ned CheckD Foto gratis! Det sies at "riktig verktøy er halve jobben" og det gjelder også for befaringer. Her får du et gratis verktøy som gjør befaringsjobben mye enklere, og dokumentasjonen mye bedre: CheckD Foto! CheckD foto lar deg lage en profesjonelt utseende rapport med bilder, tekst og annoteringer. Du tar enkel et eller flere (maks 10) bilde(r) eller velger et fra dine album, skriver en kort beskrivelse eller forklaring til bildet og setter om ønskelig inn en pil som peker på det du skal fremheve eller vise. Applikasjonen egner seg meget bra til å påpeke feil eller mangler overfor håndverkere eller ansatte. Avvik, HMS-rapporter, skader, utbedringer, osv. beskrives enkelt og tydelig med bilde, tekst og annotering eller piler. Applikasjonen egner seg meget bra til bruk for håndverksbedrifter som snekkere, tømrere, elektrikere, rørleggere, malere, montasjefirmaer, stålentreprenører, mm. Men bruken er ikke begrenset til disse. Alle som har behov for å beskrive noe, kan ta et bilde av det, markere feilen med en pil og skrive en forklaring for å så sende det med et profesjonelt og lettfattelig utseende på mail. Enklere blir det ikke! Last ned CheckD Foto

11 Last ned CheckD Foto helt gratis! Kom i gang med digitale løsninger på befaringene dine, helt gratis. LAST NED CHECKD FOTO