Elektronisk kjørebok

Transkript

1 Mobilt ordresystem Arbeids- og serviceordre med timer, materiell, bilder, sjekklister og annen dokumentasjon Lagerstyring og bestilling Ressursplanlegger med kalender og kart Elektronisk kjørebok Dekker myndighetenes dokumentasjonskrav Enkel å bruke, ingen manuell betjening Registrering av alle kjørekostnader Løsningen er inklusive app til mobil/nettbrett

2 Den komplette elektroniske kjøreboken Kan integreres med SpeedyCraft og ditt økonomisystem ViaTracks er en komplett elektronisk kjørebok som tilfredsstiller myndighetenes krav til dokumentasjon av kjøring med firmabil. Manuell føring av kjørebøker tar mye tid og det er lett å gjøre feilregistreringer eller glemme turer. ViaTracks lagrer alle kjøreturer automatisk, og gjør all dokumentasjon lett tilgjengelig for bruker og firma. ViaTracks inkluderer alt du trenger for å komme i gang med automatisk registrering av kjøreturer. ViaTracks kan også integreres med Devinco SpeedyCraft og ditt økonomisystem. Brukeren ViaTracks registrerer alle turer, inkl. kostnader som bompenger og ferge, automatisk. Denne informasjonen gjøres tilgjengelig for bruker i felt via App-er (Android/iOS), via internett og/eller ved integrasjonen med SpeedyCraft. Bruker kan her enkelt legge inn tilleggsinformasjon, samt avkrysning for privat/yrkeskjøring. Legg inn hvor stor del av tur som er privat. Legg inn formål. Knytt opp parkeringsutgifter og øvrige kostnader. I felt vil en også visuelt kunne se turene i kart, samt informasjon om kjøretid/reisetid og oppholdstid på den enkelte adresse. ViaTracks har tilpassede oppsett for yrkesbiler og privatbiler. Firmaet: Oversikt og Rapportering ViaTracks gir bileier full oversikt over bilbruken. Yrkesbiler og privat bil i næring kan håndteres i samme løsning. Pålogging til ViaTracks styrer hvilken informasjon den enkelte bruker får tilgang til. Flåtestyring (valgfri), service/ EU-kontroll-oppsett inngår i løsningen. Mulighet for automatisk sjåførgjenkjenning når flere ansatte benytter samme bil. Løsningen gjør det enkelt å utføre nødvendige kontroller, samt innrapportere ift myndighetenes krav. Det er tilrettelagt for automatiske rapporter som gir den enkelte bruker periodiske epost med oversikt over sin bilbruk i siste periode. Rapportene inneholder all nødvendig kjørebok-informasjon, kjøretid/oppholdstid, kostnadsoversikt osv. Administratorer/avdelingsledere kan få tilsvarende rapporter for de bilene som hører inn under dem. Lønn kan få lister over hva som skal innberettes av privatkjøring. For privat bil i næring får en ut tilsvarende rapporter over yrkeskjøring, inkl. kostandsoppsett og summering. Integrasjon til SpeedyCraft og økonomisystemet Dersom ViaTracks integreres med Devinco SpeedyCraft, får den ansatte full kontroll på kjøreboken direkte i SpeedyCraft. Med et enkelt trykk kan kjørte kilometer, oppholdstid på arbeidsstedet og bompenger overføres direkte på arbeidsordre og videre til økonomisystemet. Dette gir firmaet full oversikt over hvilke turer som er fakturert på hvilke oppdrag, og en langt enklere registrering av timer og faktiske påløpte kostnader. SpeedyCraft sender i sin tur prosjektnummer og tittel på arbeidsordre tilbake til kjøreboken slik at en slipper å fylle ut formål med den enkelte tur i ViaTracks.

3 Egenskaper ved ViaTracks ViaTracks er spesielt utviklet med henblikk på automatikk, deriblant: - Automatisk registrering av kilometer, kjøretid og arbeidstid - Automatisk registrering av bomkostnader og fergeturer - Automatisk registrering av startadresse og stoppadresse - Automatisk registrering av formål med turen ved bruk av interessepuntker (POI) - Automatisk oppdatering av kilometerstand på bil og kjørelengde per år - Automatisk oppdatering av biler i kart ved bruk av flåtestyring (valgfri funksjon) - Automatisk sjåføridentifisering hvis en har flere sjåfører på en og samme bil - Automatisk utsendelse av ferdige rapporter på epost Andre egenskaper ved ViaTracks - Nøyaktig måling av alle turer - Oversiktelig og enkelt brukergrensesnitt - God filtrering og fleksible søkemuligheter på alle kjørte turer - Enkel avkryssing for private turer eller turer i næring - Hele eller deler av kjøreboken kan lagres eller skrives ut som Excel dokumenter - Kan monteres av kunden selv og krever ingen vedlikehold eller opplæring - Integrasjon av ViaTracks med Speedycraft gir: - Automatisk føring av kjørekostnader mot arbeidsordren i SpeedyCraft - Overføring av kjørekostnader fra SpeedyCraft til økonomisystemet - Automatisk føring av formål med turen fra arbeidsordre i SpeedyCraft til ViaTracks - Full kontroll over kjøreboken i SpeedyCraft ViaTracks inkluderer alt du trenger - GPS-enhet med antenne for fastmontering i bil - Alle kommunikasjonsutgifter mellom bil og sentral server - Tilgang til kjørebok via internett eller App ViaTracks gir full oversikt over alle kjøreturer via internett

4 Utveksling av arbeids- og serviceordre All informasjon tilgjengelig i felten Trådløs utveksling av arbeids- og serviceordre med kontorløsningen er en av flere valgfrie funksjoner i Devinco SpeedyCraft. I praksis vil dette si at det utstedes en arbeidsordre eller serviceordre fra kontorløsningen til Devinco SpeedyCraft. Feltarbeideren legger til all relevant informasjon til ordren før den returneres til kontorløsningen. Slik informasjon kan være arbeidstimer og forbruk av materiell, ulike kontroll- og sjekklister, bilder for dokumentasjon av jobben som er gjort, fakturakommentar, interne kommentarer og signaturer. All kunde- og produktinformasjon i kontorløsningen kan overføres elektronisk til Devinco SpeedyCraft. Søk på eksisterende eller oppretting av nye kunder skjer raskt og enkelt. Feltarbeideren kan også opprette nye ordre ute på arbeidsstedet ved behov. Forvaltning, drift og vedlikehold Kontroll og inspeksjon av serviceobjekter Mange av våre kunder gjennomfører inspeksjoner, periodiske kontroller og service på ulike objekter. Eksempler på serviceobjekter kan være bygninger, maskiner, vann og avløp, nettstasjoner, ventilasjonsanlegg, kontormaskiner og andre faste installasjoner. Devinco SpeedyCraft har funksjonalitet som legger spesielt til rette for registrering og loggføring av aktiviteter mot slike serviceobjekter, og gjør full servicehistorikk på objektet tilgjengelig for feltarbeideren. I tilfeller hvor serviceobjektet ikke har en stedsadresse, benyttes GPS posisjon lagret i Devinco SpeedyCraft. Dette gir våre kunder en ryddig dokumentasjon av alle aktiviteter tilknyttet serviceobjekter i kontorløsningen, samt et meget godt beslutningsgrunnlag ute i felten. Det er også mulig å laste ned bilder, HMS- og FDV-dokumentasjon for knytning av dette mot objekter og/eller arbeidsordre.

5 Dokumentasjon av arbeid Digital dokumentasjon av feltarbeid Våre kunder blir stadig mer opptatt av å dokumentere arbeid som gjøres ute i felten. Dette kan være på grunn av pålegg fra myndigheter eller kunde, eller selskapets selvpålagte rutiner for intern kontoll. Devinco SpeedyCraft tilbyr et stort utvalg av standard bransjetilpassede skjema som ligger fritt tilgjengelig for våre kunder, alternativt kan egne kundetilpassede skjema lages. Utfyllingen av skjemaene er enkel og intuitiv der man har muligheter for en rekke ulike avkrysningsalternativer, valg fra nedtrekkslister, tall og fritekst. God dokumentasjon av feltarbeid er imidlertid mer enn utfylling av skjema. Devinco SpeedyCraft tilbyr også muligheten til å legge ved bilder og andre dokumenter til både ordre og skjema. På denne måten kan jobben dokumenteres både før, under og etter arbeidsprosessen, og all dokumentasjon blir lett tilgjengelig for senere oppslag. SpeedyCraft Web Webbasert timeregistrering SpeedyCraft Web er for de som kun har behov for registering av timer mot aktuelle arbeidsordre/oppdrag. Brukere får tilgang til aktuelle ordre med gyldige lønnsarter for registrering av timer, med mulighet for å skrive timekommentar og legge inn start-stopp-tidspunkt. Attestasjonsmuligheter er også tilgengelig. SpeedyCraft Web kan benyttes alene eller i samspill med SpeedyCraft Mobile. Eksempelvis kan en bedrift med en prosjektavdeling, der bas/arbeidsleder har SpeedyCraft Mobile, ofte klare seg med SpeedyCraft Web for ren timeføring for de øvrige feltarbeiderne.

6 SpeedyCraft Schedule intelligent ressursstyring Ressursstyring med SpeedyCraft Schedule Fordeler arbeidsordre på feltarbeiderne Planlegging og tildeling av oppdrag fra kontoret skjer enten direkte fra SpeedyCraft Schedule eller fra kontorløsningen. SpeedyCraft Schedule vil ikke bare gi en fullstendig oversikt over alle arbeidsordre og feltarbeidere, den vil også filtrere alle ordre etter saksbehandlerens ønske. Dra-og-slipp funksjonalitet gjør det enkelt å fordele oppdrag og visualisere alle tilgjengelige ressurser og arbeidsordre over tid i kalenderen, samt legge opp arbeidsdagen til feltarbeideren på en best mulig måte. Etter tildeling av ordren i SpeedyCraft Schedule vil ordren gå ut til riktig ansatt og registreres i feltarbeiderens kalender. Feltarbeideren kan selv endre eller legge til nye avtaler og overføre sin oppdaterte kalender tilbake til SpeedyCraft Schedule. I tillegg tilbyr SpeedyCraft Schedule en integrert karttjeneste som visualiserer ordreadresser på et geografisk kart. Tilsvarende kart over arbeidsstedet blir også tilgjengelig for feltarbeideren i Devinco SpeedyCraft. SpeedyCraft Schedule er enkelt og intuitivt i bruk, med den grad av fleksibilitet som også kjennetegner Devinco SpeedyCraft.

7 Kart som arbeidsverktøy Kart i transparente lag Stadig flere bransjer tar i bruk kart som arbeidsverktøy både på kontoret og som et verktøy ute i felten. Devinco SpeedyCraft laster ned kart fra ulike kartkilder, bl.a. OpenStreetMap og WMS kilder (Web Map Services), og lar brukeren registrere både arbeidsordre og nye serviceobjekter direkte i kartgrensesnittet. Videre kan ulike kart legges i transparente lag oppå hverandre, og vise hvor for eksempel ledningsnett, fiberkabler, rørledninger, høyspentmaster, tomtegrenser etc befinner seg i terrenget. Kartene, i kombinasjon med presis GPS i de mobile enhetene, gir et uvurderlig feltverktøy for alle bransjer. Ute i felt kan kartene brukes både On- og Offline. Dette gjør Devinco SpeedyCraft til en bransjeuavhengig fagapplikasjon som både kan visualisere, etablere og korrigere informasjon direkte i et geografisk grensesnitt. Topografisk oversiktskart. Ledningsnett og eiendomsgrenser er lagt til i transparente lag Kart og navigasjon Veileder feltarbeideren til arbeidsstedet Devinco SpeedyCraft sorterer raskt alle arbeidsordre etter avstand fra feltarbeider til arbeidsstedet slik at man enkelt kan se hvilke arbeidsordre som er i nærheten. Ett enkelt trykk på kundens adresse vil aktivere navigasjonsløsningen, automatisk foreslå en reiserute samt veilede feltarbeideren til arbeidsstedet.

8 Hvorfor investere i en mobil feltløsning - Registrering av timer og materiell skjer på arbeidsstedet, kunden betaler for medgått tid - Fakturaunderlaget sendes inn når oppdraget er utført, og kunde kan faktureres samme dag - Ingen dobbeltregistrering fra papir til kontorløsning - Reduserer svinn i form av glemte timer og materiell - Bedre lagerstyring med kontinuerlig føring av materiell inn/ut - Mindre administrative oppgaver etter gjennomført arbeid ute i felt - Bedre planlegging av arbeidsoppgaver - Bedre dokumentasjon av alle arbeidsoppgaver ute i felt - Mindre papirarbeid ute i felt og inne på kontoret - Bedre kontrollrutiner for utført arbeid ute i felt - Mer informasjon tilgjengelig ute i felt Hvorfor velge Devinco SpeedyCraft - Online/offline lesning - Enkelt og intuitivt brukergrensesnitt - Kundetilpassede funksjoner og kontrollskjema - Kort opplæringstid - Fleksibel og stabil integrasjon for alle kontor- og fagsystemer - Funksjonalitet som passer alle bransjer - Hurtig databehandling lokalt i mobil enhet - Rask og kostnadseffektiv synkronisering med kontorløsning - Enkel oppgradering av programvare - God dokumentasjon og brukerstøtte Devinco AS Strindfjordvegen Ranheim Telefon: E-post: Web: (+47) salg@devinco.com