1 av 5 Det humanistiske fakultet Institutt for kunst- og medievitenskap Notat Til: HF-fakultetet Kopi til: Fra: Signatur: Innspill vedr. administrativ organisering Fakultetenes størrelse og geografiske plassering i forhold til instituttene er uavklart. Det samme gjelder eventuelle instituttsammenslåinger og størrelse av eventuelle nye institutt. Utfallet av dette betyr mye for hvordan det administrative støtteapparatet bør sys sammen og hvor de ulike funksjonene skal legges. Etter de signalene vi har fått hittil om faglig organisering skal miljøene på høgskolene innlemmes i fakulteter ved gamle NTNU. Hvis det realiseres betyr det at vi uansett vil få geografiske avstander mellom instituttene innen samme fakultet. Selv om gamle NTNU etter hvert vil samlokaliseres, vil vi fortsatt ha en geografisk spredning i Trondheim som er lenger enn en kort spasertur. Vi er vant til at fakultetene ligger i kort gangavstand til instituttene de skal betjene. Vi har mye personlig kontakt med de ansatte på fakultetet. Hvis vi mister den kontakten vil fakultetene få mindre betydning enn i dag. Da blir den viktigste debatten hvilke administrative funksjoner som må være brukernært og hvordan det evt. skal løses hvis fakultetene ligger langt unna. Vi bør ikke ha stillinger som krever spisskompetanse i små stillingsbrøker. Hovedprinsippet bør være at oppgaver som krever spisskompetanse skal fylle hele stillinger, eller i alle fall en stor nok stillingsbrøk til at man kan opprettholde spisskompetansen. Da kan det bli nødvendig å flytte funksjoner opp et nivå for å fylle en stilling. Vi har fått følgende spørsmål: 1. Hvordan kan administrasjonen best organiseres for å realisere institusjonens mål? Dette er det vanskelig å si noe generelt om. Administrasjonen må være stabil nok til at primæroppgavene og forvaltningsoppgavene løses, samtidig som det må være en fleksibilitet. Mer elektronisk samarbeid tvinger seg også fram. 2. Hva forventes av en god administrasjon - Hvilke fremtidsbilder bør legges til grunn? Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Kontorsjef 7491 Trondheim E-post: Bygg 8, nivå 3 + 47 73 59 18 20 Trond Einar Garmo IKM-studier@hf.ntnu.no 7049 Trondheim Telefaks http://www.hf.ntnu.no/ikm + 47 73 59 18 30 Tlf: + 47 73596569 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 Administrasjonen og de tekniske tjenestene er et støtteapparat for primæroppgavene, forskning og undervisning. Dette utgjør hoveddelen av vårt stillingsinnhold. Vi må ha en stab som er dyktig og stabil og som til enhver tid er i stand til å løse disse oppgavene. I tillegg kommer de politiske føringene som administrasjonen må følge opp. Funksjonen som støtteapparat er mer stabil enn de oppgavene som genereres av skiftende politiske føringer. Sittende regjering har for eksempel gitt pålegg om avbyråkratisering, og har også tallfestet kostnaden som skal spares inn og redusert budsjettene tilsvarende. Men byråkratisering starter ikke i grunnenhetene. Det starter på øverste nivå i departementet og eksterne organer som NOKUT, eller hos NTNU-ledelsen og forplanter seg nedover i systemet. Administrasjonen må kunne snu seg raskt i forhold til politiske føringer, utrede, analysere konsekvenser og sette i gang tiltak i tillegg til rapportering. Dette er omfattende arbeidsoppgaver. 3. Hvordan skal NTNU avveie forholdet mellom sentralisering og autonomi? De fleste av oppgavene som ligger i fellesadministrasjonen i dag kan sentraliseres også i det fusjonerte NTNU. Men alle oppgavene trenger ikke nødvendigvis å ligge i fellesadministrasjonen på Gløshaugen. Ålesund og Gjøvik må nødvendigvis ha autonomi på en del områder. 4. Hvilke funksjoner og oppgaver bør løses sentralt, ved fakultet eller ved institutt? Se punkt 7 og 8. 5. I hvilken grad skal prinsippet om standardisering gjelde og hvilket rom skal det være for lokale tilpasninger? Vi bør ha mest mulig standardisering av datasystemer og arbeidsprosesser. Standardiseringa bør gjøres på alle områder, unntatt der det er nødvendig å ha lokale tilpasninger av faglige eller organisatoriske årsaker. En klar fordel med det er i forhold til fleksibilitet blant administrativt ansatte de skal i hovedsak kunne finne igjen samme verktøy og prosedyrer uavhengig av hvilken enhet de er på. Ulikheter i prosesser og systemer kan skape mer administrasjon, og ulikheter kan utvikle seg til mer ulikhet. Standardisering gir ikke nødvendigvis føringer for hvilket nivå enkelte oppgaver skal ligge på. Fakultetene og instituttene vil sannsynligvis fortsatt ha ulik størrelse. Eksempel på oppgaver som bør standardiseres er: All studieadministrasjon, som opptak, innpassing, søknader om permisjon, eksamensarbeid, behandling av klager og begrunnelser, kvalitetssikring av studier mm. Videre tilsetting i faste og midlertidige stillinger, timelærere, gjestelærere og studentassistenter, rutiner og maler for legging av budsjett og regnskapsoppfølging. Siden hvert institutt og fakultet har forskjellige måter å sette opp budsjett på, betyr det mye arbeid for å lage og tyde regnskapsrapporter.
3 av 5 6. Hvordan oppnå en tett integrasjon med den faglige virksomheten og samtidig ivareta forvaltningsoppgavene og dekke andre brukeres behov? Instituttene må ha tilstrekkelig størrelse på administrasjonen til å kunne ivareta den daglige driften og tjenestene mot vitenskapelig ansatte. Instituttets ledelse og styringsorganer legger føringer for hvilke områder administrasjonen skal prioritere av faglige satsninger ut over den daglige driften. 7. Hvilke funksjoner må være brukernære og utføres ved fakultet eller institutt? Stor avstand mellom studenter og faglig ansatte og de som skal yte tjenester mot disse er uheldig. Administrasjonen bør ligge så nært brukerne som mulig. Studentene trenger bare ett kontaktpunkt, nemlig instituttet. De vitenskapelig ansatte vil trenge tjenester både fra institutt og fakultet, siden fakultetene som regel vil ha spisskompetansen. Fakultetet har også en viktig støttefunksjon i forhold til administrasjon og ledelse på instituttene. De funksjonene fakultetet har i dag bør i all hovedsak fortsatt være brukernære. Ut fra prinsippet om kortest mulig avstand til brukerne bør følgende funksjoner ligge på instituttene: Førstelinjetjeneste, studieveiledning, studieadministrasjon av typen behandling av div. søknader fra studenter, innpasning, permisjoner, eksamensarbeid, kontakt med sensorer mm. Det samme gjelder tjenester overfor vitenskapelig ansatte, som innkjøp, bestillinger (reise mm.) og annen daglig drift. Instituttadministrasjonen jobber også med hjelp til gjennomføring av undervisning, arbeid med studieplaner og timeplaner etc. Instituttene trenger fortløpende bistand til enkelte økonomifunksjoner, som controllere, innkjøp/bestilling, HR-oppgaver (særlig oppfølging av sykemeldte, arbeidsmiljø og tilsetting), forskningsstøtte, studieplanarbeid. Ved store institutt kan noen av disse oppgavene med fordel legges ned på instituttet. Men hvis vi skal unngå oppgaver som krever spisskompetanse i små stillingsbrøker vil det ofte være mest rasjonelt å legge stillingene på fakultetsnivået. 8. Hvilke funksjoner og oppgaver kan med fordel legges til det sentrale institusjonsnivået? Sentralnivået skal ha overordnede og koordinerende oppgaver, og har ansvar for å følge opp politiske bestemmelser og rapportere mot departement etc. Etter hvert som vi får bedre rapporteringsverktøy fra våre datasystemer kan sentralnivået foreta en del av analysen selv, uten å involvere grunnenhetene. Ut over det er det få av fakultetenes oppgaver som bør sentraliseres, unntatt når vi får små stillingsbrøker. Deler av administrasjonen på høgskolene kan kanskje legges organisatorisk til sentralnivået. 9. På hvilke områder ligger det positive muligheter ved å digitalisere og ta i bruk moderne teknologi? Hvis vi skal få en effektiv administrasjon bør mest mulig digitaliseres, og vi må få felles dataverktøy også for instituttene. Det er mange områder der instituttene i dag må lage sine egne systemer og arbeidsrutiner. Et eksempel er å beregne budsjettbehov og verktøy for å legge
4 av 5 prognoser for regnskap. Vi har i utgangspunktet kun et tomt Excel-ark. Et annet eksempel er system for fordeling av arbeidsoppgaver blant vitenskapelig ansatte og å lage individuelle arbeidsplaner. Noen institutt engasjerer mange timelærere, gjestelærere, studentassistenter etc, og har laget egne system for det. Noen institutt har utviklet egne system for behandling av klager og begrunnelser. Ved HF-fakultetet må eksamensdager legges manuelt i et Excel-ark, og det er et arbeidskrevende og sårbart system. De felles datasystemene vi har i dag er bestilt og kjøpt inn fra sentralnivået, ut fra deres egne behov eller de behovene de mener at grunnenhetene trenger. Institutter blir invitert på piloter for utprøving av nye systemer i praksis, men blir sjelden spurt om hvilke systemer og funksjoner vi trenger. Et eksempel er regnskapssystemet, som primært er tilpasset fakultetets og sentralnivåets behov for videre rapportering. Instituttene har for eksempel ikke behov for periodisering av budsjettet. For en del poster på driftsbudsjettet vil periodisering være ren gjetting, og på lønn vil det som regel oppstå avvik fordi vi ikke kan forutsi eventuell sykdom og når vi må sette inn vikarer som følge av det. Dessuten er budsjettet ikke fleksibelt inntekter som genereres i løpet av året, f.eks. strategiske midler, kan ikke synliggjøres i budsjettet som inntekt med en tilsvarende utgiftspost, men kun som reduksjon av utgiftene på enkeltposter. Derfor må vi enten ha skyggeregnskap, god hukommelse eller bruke mye tid på å gjennomgå enkeltføringer i regnskapet når vi skal forklare avvik eller undersøke hva vi har brukt i forhold til vedtatte formål. NTNU mangler et arkivsystem. ephorte skal være arkivsystemet, men mangler arkivnøkler, noe som gjør det vanskelig å finne igjen saker. Det brukes mye unødvendig tid på det. I tillegg er det veldig sårbart for tekniske feil det fungerer ikke på alle datamaskiner. Elektronisk eksamen bør innføres så snart som mulig på alle skriftlige eksamener. Det gjelder også innlevering av øvingsoppgaver, semesteroppgaver og hjemmeeksamener. Klager og begrunnelser bør også foregå elektronisk i alle deler av prosessen f.eks. utsending av oppgaver til nye sensorer, eller skriving og videreformidling av begrunnelser. Skriving av eksamensoppgaver kan gjøres i felles mal på et web-skjema. Da kan de vitenskapelig ansatte skrive inn eksamensoppgavene direkte, mens de administrativt ansatte kvalitetssikrer innleggingen. Ellers bør det være felles maler på så mange områder som mulig. 10. Hva slags ledelse er nødvendig for å realisere målet om en effektiv organisasjon? Ledelsen må være lydhør i forhold til administrasjonens behov og forslag til løsninger. Prosesser rundt organisering av administrasjonen bør ikke være bare toppstyrt. Ledelsen må også se enkeltmennesket dersom det er nødvendig med omstilling og endring av arbeidsoppgaver. 11. Hvordan kan en legge til rette for brukervennlighet uten at det krever «skreddersøm»? Det er vanskelig å forstå spørsmålet. 12. Hvor er balansepunktet mellom fleksibilitet og omstillingsevne og forutsigbarhet, stabilitet og ivaretakelse av forvaltningsbehov?
5 av 5 Mye gjennomtrekk av medarbeidere er en trussel for stabiliteten og forsvarlig utførelse av forvaltningsoppgavene. I forbindelse med fusjonen kan vi få noen utfordringer med omstilling, der noen blir flyttet, får endret stillingsbetegnelse eller arbeidsoppgavene rasjonalisert bort. Det er sagt at vi skal unngå oppsigelser, men vi skal også unngå sykemeldinger og beholde trivsel på arbeidsplassen og beholde medarbeiderne. Arbeidsmiljøundersøkelser og god oppfølging når det avdekkes uheldige forhold er også viktig for å beholde stabiliteten. Samtidig vil det alltid være ønske fra en del ansatte å bytte arbeidsplass internt. Det kan være en fordel for organisasjonen med noe jobbrotasjon, slik at de ulike enhetene kan tilføres ny kompetanse. God intern opplæring og muligheter for karriereutvikling er derfor viktig. Kortere hospitering på andre enheter kan også være et godt virkemiddel.