MØTEREFERAT Emne: LEDERMØTE Referent: Helene Muri Skalmerås Dato: 07.01.09 Møte nr: Tilstede: Kopi til: Rektor Trond Michael Andersen Prorektor Arnulf Omdal Dekan AMMT, Hilde Gade Dekan AHS, Hans-Jørgen Leksen Dekan TØH, Ove Gustafsson Dekan AFT, Sissel Ravnsborg Dekan ALT, Lasse Skogvold Isaksen Dekan AITEL, Per Borgesen Dekan ASP, Anne Tveit Økonomidirektør Knut Aspås Organisasjons- og personaldirektør Kjell Hansen Studiedirektør Kari Berget Kommunikasjonssjef Morten Thoresen SP leder Pia Helen Bjørsvik Andre: Per Rygg deltok under behandling av sak om strategiprosessen. Ester Hasle deltok under behandling av sak om SHP. Meldt forfall: Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø Neste møte: 14.01.09 Saksnr. Sak Vedlegg L-001/09 Godkjenning av referat fra ledermøte 17.12.08 L-002/09 Rektor orienterer L-003/09 Strategiprosessen ved HiST v/ao - vedlegg sendt pr mail L-004/09 Strategisk høgskoleprogram (SHP) - videre arbeid
L-005/09 Omstillingsmidler L-006/09 Internasjonalisering, organisering og erfaring v/tøh L-007/09 Oversikt over saker til behandling L-008/09 Evaluering av dagens ledermøte (TRÅL) Eventuelt Saksnr. Sak Vedlegg L-001/09 Godkjenning av referat fra ledermøte 17.12.08 Godkjent med kommentar om at rapport fra ECON i sak L-071/08 ikke er sendt ut. Økonomidirektøren sender dette ut denne uka. L-002/09 L-003/09 L-075/08 Konsekvenser ved styrevedtak for tilsetting av studieleder på åremål må konkretiseres nærmere. Høgskoleledelsen vil se på punktene og besvare saken underveis pr mail og i ledermøtene. Rektor orienterer Saken ble ikke behandlet Strategiprosessen ved HiST v/ao Underlag sendt ut pr mail. Styreseminar 08.01.09 Høgskolestyret er styringsgruppe for strategiprosjektet og skal ha eget styreseminar om strategiprosessen den 08.01.09. Program for dagen finnes på følgende nettside: https://ansatt.hist.no/content.ap?thisid=25357 Noen av dekaner vil presentere hovedområder ved HiST i et kvarters innlegg for hvert område: * Margaret Lian Knutsen : Helse og sosial * Lasse S Isaksen: Lærer og tolk * Sissel Ravnsborg/Per Borgesen: Teknologi og ingeniør * Ove Gustafsson: Økonomi og ledelse Strategidagen 13.01.09 107 påmeldte pt. Alle avdelinger og grupper er godt representert. Gunnar Bovim - St.Olav, samt Merete Storødegård - NHO kommer som eksterne foredragsholdere. Noen av dekanene vil bli forespurt om å bidra underveis. Opplegget vil bli foredrag og gruppearbeid. Alle deltagerne vil bli fordelt mellom de 4 hovedfagene. Endelig program vil bli kunngjort på følgende nettsidene: https://ansatt.hist.no/content.ap?thisid=25357
Prosjektplan Bestillingsdokumentet til strategisk utspill blir et viktig dokument å jobbe videre med. Bestillingsdokument Det ble diskutert hva slags type dokument dekanene ønsker. Følgende momenter ble diskutert: * Gjenkjennbart for alle * Må kjenne igjen oppsummering i plenum * Stoffet må være av interesse for den enkelte medarbeider * Behandles i de enkeltes leder- og programmøter vanskelig å få til avdelingsstyrene * Utfordring blir å gjøre noen prioriteringer som kan gjøre vondt for andre * Alle må være invitert inn * Viktig å gjøre oppmerksom på blogg og dialogforum på nettet * Informasjon vil gå via nettet for å være tilgjengelig for alle * Strategi må bety noe ha effekt, målbar effekt * HiST skal være attraktiv. Være tidlig ute i en utvikling. Viktig å vite rammevilkårene hvordan skaffe nye muligheter for å skaffe inntekter (koble på eksterne). * Viktig å koble det konkret og det gjenkjennbare i store linjer. * Krav til dokumentet: Strategi/prioritering og ressurser. En er klar over at konkurranse mellom avdelingene vil oppstå prioritering av midler vil være i fokus og være en utfordring i prosessen. * 4 områder for utvikling av profesjonsutdanningene. Prosessen skal definere hvor vi skal standard på arbeidet vi gjør. * Oppsummeringene av de fagspesifikke utfordringene som kommer fram på strategidagen den 13.01.09 vil være med i dokumentet og legges tilgjengelig på nett. * Arbeidsdeling/profilering ligger som en utfordring. Hva vil være aktuelle valg for den enkeltes fagområde diskuteres og gis i tilbakemelding til dokumentet. * Å definere standarder at alle hovedområder skal ha PhD (som eksempel). * Strategiprosessen må ende opp hvordan HiST-huset skal bygges. Hvordan skal alle avdelingene være med på å bygge huset med de 4 hovedpilarene? Diskusjonen vil fortsette på strategidagen 13.01.09. Det vil bli viktig å få til en prosess med krysskoblinger mellom fagområdene. Høgskoleadministrasjonen er også høringsinstans i dette arbeidet. Dokument som er sendt ut pr mail prosjektplan vil bli tatt igjen i prosjektgruppemøte neste onsdag (kl 0830 - prosjektmøtet inkluderer også noen representanter fra tjenestemannsorganisasjonen). Møte vil bli som en del av ledermøtet neste onsdag (14.01.09). L-004/09 Strategisk høgskoleprogram (SHP) Ester Hasle presenterte saken. Frister: Absolutt frist for innsending av skisser med gjennomarbeidet budsjett er 17.01.09 kl 0600.
Fullstendig søknad er ikke nødvendig til denne fristen send inn skisser så snart som mulig. Viktig å overholde fristen slik at det kan arbeides videre den helga. Sendes dekan på egen avdeling og Ester Hasle, SFS (e-post: ester.hasle@hist.no). Ester Hasle sender ut en e-post til dekanene med beskrivelse om det prosessen for det videre arbeidet med søknadene. HiST ser ut til å ha 12 15 mulige prosjekt. Det bes om at en ila. d.u. kan få tilbakemelding med liste over prosjekter (navn). Det vil jobbes parallelt mellom SFS administrasjon (Ester Hasle) og prioritering mellom dekan underveis. Saken settes opp til behandling i ledermøtet den 21.01.09. Dette som prosess for diskusjon (tidlig på morgenen), samt gjensidig orientering og prioritering av søknadene. HiST kan sende inn 3 søknader på 50 mill i utlyste midler. Det er viktig å se godt på kriterier fra NFR. Viktigste er at en må kunne bevise, vha. skriftlige kilder ved institusjonen at dette er prioriterte og strategiske områder ved HiST. SFS vil gå inn å jobbe tett med de 3 utvalgte områdene når disse er valgt. L-005/09 Omstillingsmidler Presentasjon gitt av Kjell Hagen. Det er satt av 3 mill i en pott i HiSTs interne budsjettmidler. Omstillingsmidlene kan søkes av både avdelingene og HA etter gitte kriterier. Presentasjonen sendes dekanene pr epost. Følgende kommentarer framkom fra ledergruppen til kriteriene for tildeling av disse: - Effektivisering ved bruk av IKT bør være et av tildelingskriterier - For prosjekter der det er søknad på begge steder er det et ønske at den interne søknaden avklares først, deretter de sentrale statlige midlene, men fristen vil være for kort og vanskeliggjør behandlingen på denne måten. - Andre tildelingskriterier vil være nødvendig å diskutere før dette sendes ut. Frist for søknad vil trolig bli ila februar 2009. Dette blir sendt ut som en tydelig henvendelse til avdelingene. Tilleggskommentarer: * Søknad er gått til KD om tiltak utenfor rammen. * Det utarbeides en søknad på konkrete tiltak som sendes til KD. * En søknad vil sendes til utlyste midler i DIFI midler er utlyst med konkrete retningslinjer ifm omstillingsmidler.
L-006/08 Internasjonalisering Presentasjon finnes på følgende link: https://ansatt.hist.no/content.ap?thisid=25523&language=0 Ove Gustafsson orienterte om TØHs arbeid ifm internasjonalisering. Kvalitet i alle ledd er en forutsetning for at dette arbeidet skal lykkes. L-007/09 Saker til behandling i neste ledermøte Saken ble ikke behandlet i møtet. Se følgende link: https://ansatt.hist.no/content.ap?thisid=21325&language=0 L-008/09 Evaluering av dagens ledermøte (TRÅL) Evaluering foretatt av Hans-Jørgen Leksen. Eventuelt Tidsregistrering og korrespondanse fra tjenestemannsorganisasjonene Ordning om tidsregistrering for faglige tilsatte er innført. Informasjon er lagt ut på nettet. Spørsmål vil bli fulgt opp og avklart underveis (stipendiater og rundsumsordning mv). Mange møter er gjennomført og mye tid er brukt på dette i organisasjonen. Et oppklaringsmøte på dette, sammen med andre saker vil bli behandlet i møte med organisasjonene 12.01.09. Anne Tveit, ASP Forskningskonferanse i Bergen om forskningsetikk, betaling honorering av respondenter. Aktuell konferanse for flere i HiST. Hilde Gade, AMMT Hilde Gade orienterte om at hun ønsker å gå av som dekan til sommeren. Oversikt over konferanser finnes på følgende link: https://ansatt.hist.no/content.ap?thisid=22341 Aktuelle konferanser, med diskusjon om deltagelse og tilbakemelding tilbake til ledermøtet vil bli tatt opp som fast punkt i ledermøtene. HiST, 07.01.09 Helene Muri Skalmerås