Referat fra møte i kontraktskomitéen Dato: Onsdag 29.10.14. Sted: SAS Radisson Blu, Bergen, i tillegg demonstrasjonskjøring med biogass-hybridbuss i regi av Skyss Tid: 10.00 16.00 Til stede: Oddmund Sylta - Skyss, Karl Inge Nygård - Skyss, Kåre Riseng - Ruter, Randi Skaaraaen - Opplandstrafikk, Jarle Ekelund - Brakar, Bjørn Henrik Hellandsjø - AtB, Lars Engerengen - Finnmark fylkeskommune, Terje Skrattalsrud - Nord-Trøndelag fylkeskommune, Christine Brun-Svendsen - Nord Trøndelag fylkeskommune, Anne Kari Bakke - Fram/Møre og Romsdal fylkeskommune, Odd Arne Mikalsen - Troms fylkestrafikk, Martin Halvarsson - Hedmark Trafikk, Per Christer Konterud - Hedmark Trafikk, Sissel Gravdal - Kolumbus, Terje Øen - Kolumbus, Tore Felland Storhaug- VKT, Dag Hole - Fram/Møre og Romsdal fylkeskommune og Hellik Hoff, Ruter. Sekretariatet: Silje Hjelle Strand og Kåre Chatrick Østlie (referent) Sakliste: 1. Presentasjonsrunde Komitéleder Oddmund Sylta ønsket velkommen til Bergen og orienterte om dagens program. Alle de tilstedeværende presenterte seg og fortalte hvor de kom fra og hvilken funksjon de har i sitt selskap. 2. Runde rundt bordet Skyss arbeider med å forberede neste generasjon busskontrakter som skal gjelde fra 2016. Starter forberedende fase dialogkonferanse i januar 2015, utlysing i mars og kontrakt i oktober 2015. Vurderer å kjøre samlet konkurranse. På fergesiden har Skyss opplevd store problemer med en av sine avtaler. Fikk etter iherdig innsats avtale med banken, pant i fartøy og klarte å holde driften gående i overgangsperiode. Gjennomførte rask anskaffelse, på plass ny kontrakt på sambandet 1.10. Andre 16 ferjesamband utløper i 2016-2020. Jobber med å forberede anbudene. Dialogkonferanse 7. november. Det kommer en politisk sak om hovedprinsipp for anbudene i januar. Hva skal en gjøre med operatør som går konkurs? Viktig å ha god kontakt med panthaver. For å sikre avtale og kontinuitet er det viktig å gripe inn som oppdragsgiver. Viktigste fokus for Skyss i denne vanskelige saken, som i alle andre driftssaker, har vært å holde kunden skadesløs. En båt i drift er enklere å selge enn en som er i opplag. Ny aktør på banen. Bybanen og traséer stadig under diskusjon. Riksantikvaren er nå også inne i debatten. På tvistesiden har Skyss følgende å melde: Sak om forståelse for terskelbestemmelse i kontrakten. Ferje: Krav som operatøren begrunner i blant annet økt antall elbiler, ras m.m. Buss: Endringar i produksjon effektivitetstap som en ikke kunne regne på forhånd.
Anbud på drosjetransport/særskilt skoleskyss StorBergen. Bommet litt på enkelte områder, men i hovedsak ganske grei konkurranse. En operatør fikk litt mange pakker stor portefølje. Materiell, laget anbudsgrunnlag for byromsmøbler m.m. Ruter: Avsluttet og skrevet den største kontrakten i Ruter-historien. Follo-Østensjø er i oppstartsfasen, total kontraktsverdi 3 mrd. kr. Gikk uten klage. Overgang til mer funksjonskrav. Jobber med rammeavtaler: Behov for å kjøpe inn busstjenester som ikke er ein del av den normale produksjonen. Noe en kan kjøre fort inn som erstatningskjøring når andre ting skjærer seg. Jobber med prisavtale. Funksjonskrav: Har satt at en skal velge dette. En kan bytte busser i kontraktsperioden gode tilbakemeldinger. Dialogkonferanser = absolutt å anbefale, positiv opplevelse, har også debrief etter prosessen og får tilbakemeldinger. Også evaluering av oppstartsfasen. Gir oss mye god informasjon til det videre arbeid med anskaffelser og drift. Positivt å lytte mer til kunden. Utvikling av kontrakter: Tungt miljøfokus, politiske vedtak, fossilfritt i 2020, omfang av spesialtransport minibuss i Follo, interessant vinkling på miljøsida, se kollektivanbud.no Opplandstrafikk: Nye kontrakter Lillehammer og Gudbrandsdalen i starten av året. En tvistesak i Lillehammer knyttet til kjøretid. Nytt drosjeanbud (4-16-anbud) i 20 av 26 kommuner. Greie tilbud og prisøkning totalt på 6 prosent. Anbudspolicy tilsier ett stort anbud i året, men Valdres blir utsatt til neste år på grunn av mindre kapasitet. Planer om ekspressbussamarbeid, men linjen blir kommersialisert. Brakar: Er inne i sluttspurten på anbud Ringerike med dette er hele området anbudsutsatt. Elles ikkje mye nytt på gang. Mye tid går til tvister, spesielt på endringer i kontrakter og forhold der endringene påstås å gi redusert effektivitet. Flere tvistesaker er fortsatt uløste. AtB: AtB er inne i krevende tvist konkurranse avlyst, ny anskaffelse på ferjesamband i Trondheimsfjorden. Mange tvister koblet til ruteproduksjon. Nødanskaffelse på Ørland-sambandet. Internt i AtB har en lært at det er viktig å bygge opp en mer robust kontraktavdeling med mer fokus på anskaffelse som fag. Alle kontrakter er nå på plass og i full drift. Den store utfordringen blir kontrakten som skal overta etter den midlertidige i Trondheimsfjorden. Finnmark: Målsettingen er at alle kontrakter skal være på plass 1.1.2016. Alle sjøkontrakter er på plass nå. Avtaler om de 8 siste hurtigbåtene kom på plass i sommer. Klart oss uten hjelp av jurister. velger å kjøre fergeanbudene selv..ferjekai inn i kollektivbudsjettene. Bussanbud i desember, behandling i fylkestinget 10. desember. Et anbud med to pakker, Alta, Hammerfest i en pakke og resten i en (kombinasjon). Har snart konkurransegrunnlaget i boks. Gode tips er hentet fra blant andre Ruter og Hedmark Trafikk. Bestillingstransport: 25 av rutene i fylket med lite trafikk blir gjort om til bestillingstransport. Økonomi: Bra økonomi for neste år.
Konkurransesituasjon hurtigbåt: Tre anbud, et forkastet. Fjord 1 har et anbud Nord Trøndelag: Fylket har ikke tradisjon for anbud. Har jobbet med å forlenge nettokontrakter med eksisterende leverandører til 2019. Har ute anbud på ruteopplysning og bestillingstransport. Fergekontrakt ved Leka grense til Nordland i samarbeid med Statens Vegvesen. Tvist med fergeoperatør om godtgjørelse. Er i ferd med å oppbemanne organisasjonen og forbereder seg på anbudsjobbing. Har fått på plass to ruteplanleggere og jurist. Møre og Romsdal/FRAM: Har jobbet mye med profil og melder om en hektisk tid for kollektivselskapet. De første fullprofilerte bussene fra FRAM ruller nå i fylket. Organisasjonen er nå lagt til rette med tredeling i drift, marked og forvaltning og utvikling. Nytt verktøy er tatt i bruk i innkjøpsavdelingen. Har havnet i KOFA for første gang. Samarbeidet er utfordrende, spesielt på fergesiden. Er inne i vurdering angående fremtidig tilbud og drift av hurtigbåtsamband. Et samband det har vært stille rundt er foreslått nedlagt og det har i det hele tatt vært mye diskusjon rundt ulike samband. Venter på avklaring angående anbud midlertidig hurtigbåtsamband. Dette skal erstatte vegforbindelse som blir stengt på grunn av tunnellutbedring. Har kunngjort to bussanbud som gjelder både rutekjøring, skoletransport og ekspressbuss. To av disse har oppstart i 2016. Det understrekes at det er viktig å behandle operatører likt i hele landet. Troms: Har tre kontrakter igjen på nettoavtale på fergesiden. Jobber med tilrettelagt skoleskyss i hele fylket. Mye jobb med å skaffe oversikt. Mange løse tråder. Nytt tilbud med samfunnsbåt er i oppstartfasen i Nord-Troms. Har konflikt gående på bussiden i Tromsø by. Jobber med Harstad-pakke et utviklingsprosjekt med blant annet satsing på bedre frekvens og sanntid. Jobber også med Mobillett for buss, båt og ferje - denne skal ut i desember. 850 millioner i totalbudsjett. Forslag til kutt i ruter. Har hatt møter med operatørene. Disse klarer ikke å ta ned sine kostander tilsvarende bestillers innsparinger ved foreslåtte rutekutt. Hedmark: Foretaket preges av en kontinuerlig prosess med organisasjonsendringer og omskiftninger. Bussanbud Østerdalen har oppstart 1.7.15. 70-80 busser og nytt her at det ikke tilbys noen anlegg. Trønderbilene overtar etter at området har vært operert med fire ulike transportører. Har ellers brukt året til å rydde opp i anskaffelser prosedyrer og praksis. Mobillett-anskaffelse er forsinket. I større grad bruk fylkeskommunens kompetanse på det som ikke er kjerneanskaffelser. Planer om å starte et større anbud i sør-hedmark med oppstart i 2016 (ca. 3 mill. kilometer). Skal også ut med mye anropsstyrt transport. Mye har oppstart i 2016 og spørsmål som stilles er: Får vi gjort noe med dette, slik at vi ikke får alt da + at vi får tilsvarende opphopning av anskaffelser i neste omgang. Rogaland Kolumbus blir AS fra 1. januar. Eksterne representanter skal sitte i styret. Her blir det endringer og omorganiseringen begrunnes blant annet med at driften av selskapet skal bli meir effek-
tiv. Omorganiseringen betyr også et meir aktivt styre som skal stå friere og meir uavhengig av det politiske i fylkeskommunen. Endringene skjer på bakgrunn av at mange har følt at graden av selvstendighet har gått i feil retning. Fra andre i bransjen hevdes det klart at: Det er en styrke at det kommer inn fagpersoner utenfra som stiller profesjonelle krav til oss. Det er fortsatt uklart hvem som blir takstmyndighet i Rogaland det nye AS eller fylkeskommunen. Organisering og ulike styringsmodeller er viktige tema for senere samlinger og vil også bli berørt i forbindelse med kommunereformen. Anbud i Rogaland: Nord Jæren med oppstart 1.7.2016, 12 mill rutekm, 3 rutepakker, 1 stor med 9 mil rutekm - Stavangerregionen. En viktig problemstilling som kommer opp, er at selskapet må skaffe anlegg i nye anbud. Kolumbus har utlyst anbud på bygging av bussanlegg til nytt anbud. Her blir det snakk om et anlegg som skal leies fra en utbygger og leies videre til operatør. Kolumbus skal bestemme hvor, hva og hvordan det skal bygges. Det er meldt om stor interesse fra entreprenørsiden. Stevning fra operatør på framkommelighetsproblematikk 65 mill kr + 3 år = sak til forliksrådet, så sendt videre til rettsvesenet. Operatør har ikke sendt saken videre. Oppstart to anbud 1.1. 15. Ryfylke Norled -7-8 båter. Buss i søndre Ryfylke. Start 1.1.2015, Boreal Sør. Her konflikt angående tall på skoledager og betaling med en operatør. Her er det diskusjonsvilje fra begge parter. Mobilbillett er innført i Rogaland. Målet er full integrasjon med NSB. VKT: Tønsbergområdet: Arbeider med stort anbud, gass på halvparten av produksjonen. Vurderer å ta ut opsjon på Telemarkskontrakt men dette er ikke ein ensidig opsjon, økt produksjon i samband med bypakke. Nettbuss vurderer opsjon her. Ekspressbussrute, kombinasjon av tilskudd og kjøp er i en gråsone etter lovverket. Spesialskyss/fleksruter: Stor konkurranse ute i vår/sommer. Gjorde det på ulike måter i Telemark og Vestfold. Lettere å oppnå konkurranse/gode priser når drosjenæringa og turvognnæringa forholder seg til taksameteret. Sparer en del i Telemark nå. Pristak er avgjørende, sammen med rabatter, i forhold til maksimalprisforskriftene. 3. Markedsoversikt ved Per Christer Konterud Markedsoversikten er sendt ut til medlemmene på forhånd. Oversikten er nå laget av PCK som en bigeskjeft i fem år. Det er derfor viktig å finne ut hvordan denne markedsoversikten for busskontrakter skal organiseres, lages og kunngjøres i tiden som kommer. Også NHO er interessert i denne statistikken. Blant annet er det viktig å finne ut hvor ofte og hvor omfattende dette skal gjøres. Det er hittil jobbet mye med kvalitetssikring av data. Selv om presentasjonsformen er bearbeidet og en nå har funnet en god form for markedsoversikten, gjenstår avklaring på blant annet val av vognkilometer eller rutekilometer, kva skal gjøres med ekspressbusser m.m. Per i dag måles utelukkende rutekilometer, selv om driftstimer, personalinnsats, vogninnsats og andre variable er aktuelle å bringe inn.
Vi må derfor avklare om vi skal måle på andre måter enn i dag. Også om vi skal samarbeide med NHO. Videre må det avklares hva medlemmene kan forplikte seg til å levere av data og ikke minst ressursbruk og bidragsytere til dette arbeidet. Kontrakter og samtidighet: Mange konkurranser ut på kort tid: Mange konkurranser ute i 2016, hva gjør vi med det og hva kan vi gjøre med det? Det ble gitt stor honnør til arbeidet med markedsoversikter. Videre ble det understreket at det er helt avgjørende med stor grad av åpenhet og god informasjonsutveksling mellom medlemmene når det gjelder kontrakter/anskaffelser. Ruter understreket tre viktige forhold som er viktig å utveksle kunnskap om: - Når planlegger vi tilbudsfrist? - Når planlegges forhandlingsfasen? - Hvor omfattende er anskaffelsene form og mengde VKT: Det er mulig å spare penger ved å senke kvalitetskravene. Skyss: Det må være noen måneders avstand mellom hver milepæl. Vi må vurdere hva leverandørene tåler. Lage excelark i forkant av 2016. Også regulere i forbindelse med opsjoner. Brakar: Minst to måneder er nødvendig som regneperiode.. FRAM: Selskapene har ikke så mange å spille på når det gjelder oppstart. Dialogkonferanse om elbuss: Dele på denne og andre? Hellik: Når en har leverandørkonferanse: Sender ut informasjonen til alle. Positivt med operatører aktivt med. Også positivt at andre av våre kolleger er med som observatører. AtB: Informasjonsdelinga bør bli større enn den er i dag. Hvordan skal vi planlegge anskaffelsene framover for at det ikkje skal samle seg for mye i kortere perioder? Sprenge kapasitet 2016+2017, tørke 2018-2019, mange 2020, lite 2021. Utløsing av opsjon sende ut informasjon om dette. Alt som er offentleg tilgjengelig bør sendes ut og informeres om så tidlig som mulig. 2016 blir et krevende år for kollektivtrafikken. Gjensidig informasjon kontraktslengde er viktig. Sekretariatet sender ut excelfilene til alle medlemmene. Utvide med ein kolonne, faktisk utløp av kontrakten. Viktig at styret blir godt informerte om situasjonen i hele landet. Innsalgsjobb å gjøre inn mot ulike eiere. Skal også det kommersielle markedet måles? Konklusjon: Hold tett dialog om oppstart, kontrakter m.m. Hvor en går ut, når en går ut og regneperiode er viktig å ha med i oversiktene. Sende ut tabell. Dialogkonferansen: Få ut tidleg informasjon om dialogkonferanser. Kanskje kan det også her samordnes mer og bedre. Er det mulig å samarbeide slik at en kan få færre dialogkonferanser og heller få bredere og betre konferanser? Det er også behov for å se på materiellkravene med nye øyne. Kanskje kan en også få et godt tilbud på bruktmateriellet? 4. Takstavtaler med kommersielle ekspressbussoperatører Ruters samarbeid med nabofylkene om en ny modell. Presentasjon ved Kåre Riseng
Dette er et tema som Ruter har tatt opp i samarbeidets ånd. Det er registrert stor interesse for dette. Tanken med initiativet har vært å erstatte dagens «kreative» avtaler med noe annet og mer holdbart. Det skal være slutt på tiden med udefinerte tilskudd i ekspressbussnæringen. Ruter har ønske å lage helhetlige løsning for sine kunder. Disse nye avtalene skal bidra til helhet på to sentrale strekninger. Strekningene er lagt åpent ut på kollektivanbud.no Når det gjelder ulike privatavtaler åpner Ruter for at det kan søkes gjennom hele året, men at vi holder oss til et par faste datoer i året der vi summerer opp og tar forhandlingsmøte. Alt skal tilpasses EU-regler og Ruter vil legge til rette for rammeavtaler i et meget dynamisk marked. For bussavtalene vil det gjelde at: En må kunne leie billettsystem. Homogent på pris, tabeller for prisavtale og hele strekningen. Alle som tilfredsstiller krava, får være med å inngå avtale. Her gjelder betaling per reise og at Ruter kjøper mulighet til å transportere sine kunder på en annen måte. Ordningen vil ha klare krav om rapportering. For å kunne sikre seg tilgang og vinne noe i markedet må leverandørene kunne gi frå seg noe. Dette bygger på Ruters grunnregel om at det skal være åpent/transparent. Her er det snart klart for å trykke på knappen for utlysning. Dette bygger opp om ekspressbussnæringa. Telemark har prøvd noe av dette. Glade for at Ruter lager en kokebok. Takstavtalar blir sagt opp? Dett er noe komiteen vil ha nytte av å følge vidare. Kommersielle system? Lese Ruter sine system? Denne modellen trengs i tillegg til bruttokontrakter. Den modellen Ruter nå organiserer er noe også andre kan knytte seg til. 5. Kontraktsstrategi ved Hellik Hoff/Kåre Riseng Det utarbeides nå en egen kontraktsstrategi i Ruter. Organiserer dette som eit prosjekt. Ruter ønsker å jobbe mest mulig åpent med kontrakter framover. Med et tydelig marked/kundefokus. Det er viktig å tenke helt ut til kunden i alt arbeidet som gjøres på dette området. Av suksesskriterier er involvering i første rekke. 6. Elbil på ferjer Riksregulativ gjelder. Elbiler er fritatt for takst, betaler kun for fører/passasjerer. Vesentlig inntektsnedgang. Tilsvarande erfaringer: FRAM anser det som lite problem foreløpig, krav på 1 million. AtB har endret regulativet. 7. Nordisk standard busstandard. Orientering ved Kåre og Hellik. Operatørane ønsker å bytte busser innenfor det nordiske markedet. Det viser seg at det er betydelige ulikheter i krav og ønsker i det nordiske markedet. Tradisjoner og kultur tilsier ganske store forskjeller. Arbeidet med nordiske standarder er utfordrende. Ikkje så lett å bli enige. Om en får til felles standarder vil dette kunne bidra mye til å forenkle arbeidet med kontrakter og anskaffelser senere.
Foreløpig er det også slik at arbeidet med nordiske busstandarder = standarder i nordiske hovedsteder. I denne sammenheng er det også viktig å merke seg at Norge og Norden er et lite marked. Det er viktig å innse at dette arbeidet tar tid. For ti år siden startet arbeidet med en materiellveileder. Her tas det skritt for skritt i en langsiktig prosess og her er det viktig å se videre enn Norden. 8. Ruter vil teste elektriske busser Ruter ønsker å teste ut elektriske busser opp mot kravet om fossilfri drift i 2020. Dette er innarbeidet i nye funksjonskrav. I 2020 skal Ruter kun bruke fornybar energi til framføring av alle transportmidler. Ruter vil starte et forprosjekt for å sikre kunnskap og innsikt om elbussteknologi (busser og infrastruktur). De ønsker å teste et større antall elbusser og tilhørende infrastruktur snarest mulig. Først skal det gjennomføres en leverandørkonferanse med internasjonalt fokus desember 2014. Det ble til slutt oppfordret til også på dette området å samle krefter og å utveksle informasjon og samordne tiltak innen bransjen. Ruters presentasjoner ligger i vedlegg til referatet. Dagen ble avsluttet med spennende visningstur i den første og splitter nye 24-meters biogasshybridbussen i Bergen.