INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Kontrollutvalget Sekretær Kjetil Solbrækken Gjøvik, 8. september 2014. J.nr./referanse: 08-14/SL/ks KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Wenche Bjor Sæthre (BL) Kopi er sendt: Ordfører og rådmann Innlandet Revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Det innkalles herved til møte i kontrollutvalget: Dato: Tirsdag 16. september 2014 Tid: Kl. 0900 ca. 1200 Sted: Formannskapssalen, rådhuset Vedlagt følger saksliste og saksdokumenter. Eventuelt forfall bes meddelt snarest til undertegnede på tlf. 995 77 903 eller e-post kjetil@kontrollutvalget.no. Med hilsen For leder i kontrollutvalget Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Adresse: Kontrollutvalgstjenester Kjetil Solbrækken Teknologivegen 6, 2815 Gjøvik Tel. 995 77 903, e-post: kjetil@kontrollutvalget.no

KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE SAKSLISTE FOR MØTE I SØNDRE LAND RÅDHUS Tirsdag 16. september 2014 kl. 0900 (sted: Formannskapssalen, rådhuset) SAK NR. 26/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19.06.14 SAK NR. 27/2014 SAK NR. 28/2014 SAK NR. 29/2014 OVERORDNET INTERNKONTROLL OG RÅDMANNENS ANSVAR FOR «BETRYGGENDE KONTROLL», JF. KOMMUNELOVEN 23 REVIDERT PROSJEKTPLAN: ETTERLEVELSE AV FELLES EIERSKAPSPOLITIKK I GJØVIKREGIONEN OPPDRAGSAVTALE MED INNLANDET REVISJON IKS FOR 2015 SAK NR. 30/2014 KONTROLLUTVALGETS BUDSJETT FOR 2015 SAK NR. 31/2014 KOMMUNEBAROMETERET 2014 SAK NR. 32/2014 REFERATSAKER Gjøvik, 8. september 2014. For utvalgsleder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær Kopi til orientering: Rådmannen Vararepresentanter til kontrollutvalget

SAK NR. 26/2014 Søndre Land kommune GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 19.06.14 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 16.09.14 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: Vedlagt: 1. Møteprotokoll fra møte 19.06.14 Vedlegg 1 FORSLAG TIL VEDTAK: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 19.06.14 godkjennes. SAKSOPPLYSNINGER: Møteprotokoll fra forrige møte i kontrollutvalget legges herved frem til formell godkjenning. 1

MØTEPROTOKOLL KONTROLLUTVALGET I SØNDRE LAND KOMMUNE Torsdag 19. juni 2014 holdt kontrollutvalget møte i Søndre Land rådhus kl. 0900 1420. Som medlemmer møtte: Rolv Ludvigsen (Ap), leder Torgeir Søfferud (FrP), nestleder Wenche Bjor Sæthre (BL) Ellers møtte: Fra administrasjonen: Kommunalsjef Stab og lokalsamfunn Pål Rønningen (sakene 18, 19 og 20), kommunalsjef Oppvekst Knut Åge Berge (sakene 18, 19 og 20) og kommunalsjef Helse, omsorg og velferd Randi Marta Berg (sakene 18 og 19). Fra Innlandet Revisjon IKS: Daglig leder Bjørg Hagen. Sekretær: Kjetil Solbrækken. Møteprotokollen er sendt til: Kommunestyret v/ordfører, varaordfører, rådmann, kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Innlandet Revisjon IKS og Oppland Arbeiderblad. Utvalgsmøtet ble satt kl. 0900 med Rolv Ludvigsen som møteleder. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Til behandling: SAK NR. 17/2014 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 07.04.14 Vedtak, enstemmig: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 07.04.14 godkjennes. SAK NR. 18/2014 HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VARSEL OM INTERNE AVVIK I EGEN ORGANISASJON Fra behandlingen: Rådmannen v/kommunalsjef Randi Marta Berg orienterte og svarte på spørsmål. Kommunalsjefene Pål Rønningen og Knut Åge Berg supplerte. Bla. ble følgende tema ble berørt: Mottatt varsling: Varslingsgruppa og deres håndtering av varslingen. Status: Saken ikke avsluttet i varslingsgruppa pr. d.d. Dialog med varsler. Tiltak for å sikre etterlevelsen av meldeplikten til barnevernet ved mistanke om omsorgssvikt: 1

Rådmannen sendt ut en melding til ansatte i ytre enheter om meldingsplikten. Barnevernets samhandling med ytre enheter, herunder kommunikasjon og relasjonsbygging. Barnevernets fokus på forebyggende arbeid og omdømme. På spørsmål fra kontrollutvalget informerte rådmannen om: Rådmannens rutiner for håndtering av interne avviksmeldinger. Kultur i øverste ledelse mht. tilbakemeldinger og oppfølging av henvendelser internt. Rådmannens oppfølging og håndtering av varsleren, jf. arbeidsmiljølovens krav om beskyttelse av varslere. Vedtak, enstemmig: 1. Det tas til orientering av den mottatte henvendelsen også er sendt kommunens interne varslingsgruppe. Kontrollutvalget forutsetter at varslingen blir håndtert der og at nødvendig tilbakemelding til varsler blir gitt. 2. Deler av henvendelsen til kontrollutvalget gjelder manglende etterlevelse av plikten til å melde bekymring til barnevernet, der ansatte i kommunen har mistanke om omsorgssvikt. Rådmannen har orientert kontrollutvalget om konkrete tiltak som er iverksatt. 3. Kontrollutvalget vil gjennomføre en forundersøkelse rettet mot etterlevelse av meldingsplikten fra enheter i kommunen til barnevernet og samhandlingen mellom barnevernet og andre enheter i kommunen. Formålet med forundersøkelsen er å vurdere om det bør gjennomføres et forvaltningsrevisjonsprosjekt på området. Saken følges opp høsten 2014. 4. Saken indikerer svakheter i forhold til kommunes system for håndtering av avvik og avviksmeldinger. Dette tas med som en del av den planlagte oppfølgingen av kommunens overordnet styringssystem og internkontroll, jf. tidligere vedtak i kontrollutvalget. Avvikshåndtering er et viktig element i et fungerende internkontrollsystem. SAK NR. 19/2014 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2013 RESULTATER OG HANDLINGSPLANER Fra behandlingen: Rådmannen v/kommunalsjef Stab Pål Rønningen presenterte undersøkelsen med utgangspunkt i læring og forbedring. Vedtak, enstemmig: 1. Rådmannens presentasjon av medarbeiderundersøkelsen med fokus på læring og forbedring, tas til orientering. 2

2. Kontrollutvalget har merket seg kommunen ligger omkring landsgjennomsnitt for alle områder som er målt, med unntak av resultatet for «overordnet ledelse». Her er score 3,3 (6 er best, 1 er dårligst) mens landsgjennomsnittet er 3,9. Rådmannen er ikke fornøyd med dette og har iverksatt tiltak for å forbedre dette ved neste medarbeiderundersøkelse i 2015. 3. Kontrollutvalget mener svarprosenten (62 %) er langt under det som kan forventes av en slik undersøkelse. Rådmannen har opplyst kontrollutvalget om at det vil bli iverksatt tiltak for å øke svarprosenten ved neste undersøkelse. SAK NR. 20/2014 TILSTANDSRAPPORT FOR GRUNNSKOLEN 2013 Fra behandlingen: Rådmannen v/kommunalsjef Knut Åge Berge presenterte hovedtrekkene i tilstandsrapporten og svarte på spørsmål. Vedtak, enstemmig: 1. Rådmannens presentasjon av hovedtrekkene i tilstandsrapporten og oppfølgingen av denne, tas til orientering. 2. Oppsummert viser rapporten at: Skolene når målsettingen om resultater på linje med landsgjennomsnittet på de nasjonale prøvene. Standpunkt- og eksamenskarakter i 10. klasse var på landsgjennomsnittet eller over i de fleste fag. 3. Tilstandsrapporten synliggjør noen områder der det er grunn til bekymring. Dette er områder som rådmannen har merket seg og som følges opp. Dette er bl.a. knyttet til: Ferdigheter innenfor lesing og regning. Fremmedspråklige elever og ferdigheter i norsk. Store kjønnsforskjeller (guttene i snitt en karakter lavere enn jentene) Stor andel gjennomfører ikke videregående Svakheter i kommunens system for å sikre kvaliteten på undervisningen (jf. Fylkesmannen tilsyn i 2013). SAK NR. 21/2014 TERTIALRAPPORT 1/2014 FRA INNLANDET REVISJON IKS Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder orienterte. Vedtak, enstemmig: Tertialrapport 1/2014 fra Innlandet Revisjon IKS tas til orientering. 3

SAK NR. 22/2014 Vedtak, enstemmig: KVALITETSUTVIKLING - INNLANDET REVISJON IKS Fra behandlingen: Innlandet Revisjon IKS v/daglig leder orienterte og svarte på spørsmål. Daglig leders informasjon om utviklingen i Innlandet Revisjon IKS, tas til orientering. SAK NR. 23/2014 Vedtak, enstemmig: ORIENTERING OM EVALUERING AV KONTROLLUTVALG OG KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT 1. Kommunal- og moderniseringsdepartementets planlagte evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat, tas til orientering. 2. Evalueringsrapporten legges frem for kontrollutvalget så snart den foreligger. SAK NR. 24/2014 Vedtak, enstemmig: TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2014 SØNDRE LAND KOMMUNE Tertialrapport pr. 1. tertial 2014 for Søndre Land kommune, tas til orientering. SAK NR. 25/2014 REFERATSAKER Følgende saker ble referert: 1. Behandlingen av saker i kommunestyret 26/5-14: 26/14 ÅRSMELDING OG ÅRSREGNSKAP 2013 27/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSRAPPORT FOR 2013 2. Vurdering av oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors uavhengighet (brev fra Innlandet Revisjon IKS) 3. Møtegodtgjøring 1. halvår 2014 for kontrollutvalget 4. Neste møte: Tidspunkt/saksliste Vedtak, enstemmig: Referatsakene tas til orientering. 4

Hov, 19. juni 2014. RETT UTSKRIFT: Gjøvik, 19. juni 2014. Rolv Ludvigsen leder Kjetil Solbrækken utvalgssekretær NESTE MØTE Dato: TIRSDAG 16. SEPTEMBER 2014 Aktuelle saker: Internkontroll og overordnet styringssystem: Kommunens styrings- og internkontrollsystem fokus på risikovurderinger og rapportering (jf. ku-sak 19/12). Avvikshåndtering (jf. ku-sak 18/14) NAV Søndre Land og målstyring (ku-sak 02/13) Regnskapsrevisjon: Presentasjon av plan/strategi for revisjon av kommuneregnskapet 2014 Oppdragsavtale for 2014 mellom kontrollutvalget og Innlandet Revisjon IKS Kontrollutvalgets budsjett for 2015 Saker til oppfølging i senere møter: Skole/spesialundervisning: Forsvarlig kvalitetssystem oppfølging av Fylkesmannens tilsyn i 2013 (ku-sak 42/13) Barnevernet orientering om situasjonen (følges opp 2. halvår 2014, jf. ku- sak 02/14. Saken suppleres med oppfølging av ku-sak 18/14 i f.m. en henvendelse/varsling) Nasjonal evaluering av kontrollutvalg (høsten 2014, jf. ku-sak 05/14) Medarbeiderundersøkelsen 2015 (jf. ku-sak 19/14) Oppfølging av plan for forvaltningsrevisjon (ku-sak 13/14 og kusak 18/14): Kommunens skoger IKT / informasjonssikkerhet Barnevernet (jf. ku-sak 18/14): Overholdelse av meldeplikten til barnevernet Samhandling mellom barnevernet og andre enheter i kommunen, herunder barnevernets arbeid med forbyggende arbeid og relasjoner til ytre enheter 5

Bestilte revisjonsprosjekter/undersøkelser: Oppfølging av revisjonsprosjekt (fra 2012) etterlevelse av lov om offentlige anskaffelser ny stikkprøve Revisjonsprosjekt: Etterlevelse av felles eierskapspolitikk i Gjøvikregionen Møteplan for 2014: Tirsdag 18.02.14 kl. 0900 Mandag 28.04.14 kl. 0900 endret til mandag 07.04.14 kl. 0900 Torsdag 05.06.14 kl. 0900 - endret til onsdag 18.06.14 kl. 0900 Tirsdag 16.09.14 kl. 0900 Tirsdag 25.11.14 kl. 0900 6

SAK NR. 27/2014 Søndre Land kommune OVERORDNET INTERNKONTROLL OG RÅDMANNENS ANSVAR FOR «BETRYGGENDE KONTROLL», JF. KOMMUNELOVEN 23 Sluttbehandles i: Kontrollutvalget Behandling Møtedato Saksbehandler Unntatt off. Kontrollutvalget 16.09.14 Kjetil Solbrækken Nei Saksdokumenter: 1. Arbeidsheftet Rådmannens internkontroll hvordan få orden i eget hus? (Kommunenes Sentralforbund) Vedlagt: Ja (eget vedleggshefte) FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Fylkesmannens prosjekt «Internkontroll - orden i eget hus» blant kommuner i Oppland med tilhørende arbeidshefte, tas til orientering. 2. Rådmannens ansvar for «betryggende kontroll», jf. kommunelovens 23 nr. 2, følges opp på neste møte der rådmannen inviteres til å orientere om som sin etterlevelse av bestemmelsen. Tidligere vedtak i kontrollutvalget omkring internkontroll følges også opp på dette møtet, jf. vedtak i KU-sakene.. SAKSOPPLYSNINGER: Bakgrunn/oppsummering: Kontrollutvalget har ved flere anledninger de siste årene hatt oppe temaet internkontroll til diskusjon. Særlig har rådmannens ansvar for å sikre at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll blitt drøftet. Kravet om «betryggende kontroll» går direkte av kommunelovens 23 nr. 2. Fylkesmannen har de siste årene gjennomført nettverksprosjekt, der en rekke kommuner i Oppland har vært med i utvikling av sin internkontroll. Søndre Land kommune har ikke vært en av disse. 1

Hensikten med saken er at kontrollutvalget skal bli kjent med Fylkesmannens prosjekt og det fokus som er satt på internkontroll og rådmannens ansvar for «betryggende kontroll». Saken er en innledning til presentasjon av Søndre Land kommunes system for internkontroll i neste møte. Rådmannen er invitert til å delta i dette møtet (25/11-14). Med bakgrunn i arbeidsheftet «Rådmannens internkontroll orden i eget hus» vil sekretær presentere hovedelementene i Fylkesmannens prosjekt og det man må forvente foreligger i et helhetlig internkontrollsystem. Arbeidsheftet følger vedlagt saken. Heftet gir en god oversikt over hva som ligger i begrepet internkontroll. Vedtak i kontrollutvalget vedr. internkontroll: Temaet ble sist berørt i kontrollutvalgets møte der årsregnskapet for 2013 ble behandlet (møte den 7/4-14). Det ble da stilt spørsmål om kommunes årsrapport for 2013 tilfredsstilte kravene i kommuneloven om å rapportere om internkontrollen. Det vises her til kommunelovens 48 nr. 5 som bl.a. sier at: Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll. «Betryggende kontroll» er samme ordlyd som benyttes i kommunelovens 23 nr. 2 om rådmannens ansvar. Uttrykket spenner langt videre enn den del av internkontrollen som er knyttet opp til helse-, miljø og sikkerhet (HMS). I rådmannens årsmelding for 2013 er det også omtalt innføring av et elektronisk kvalitetssystem. Dette er et viktig element i internkontrollen med tanke på å sikre «betryggende kontroll». Dette vil det bli redegjort nærmere for i neste møte. Av andre saker/behandlinger i kontrollutvalget der internkontroll har vært tema kan nevnes: Vedtak i ku-sak 19/13 sak: MISLIGHETER OG KORRUPSJON: RISIKOVURDERINGER OG HOLDNINGSSKAPENDE ARBEID I SØNDRE LAND KOMMUNE Pkt. 2: Kontrollutvalget tar til orientering at rådmannen har igangsatt et arbeid for å utvikle kommunens internkontrollsystem. Det oppfordres til at risikovurderinger integreres i dette systemet, der også risiko for misligheter vurderes. Vedtak i ku-sak 18/14 sak: HENVENDELSE TIL KONTROLLUTVALGET VARSEL OM INTERNE AVVIK I EGEN ORGANISASJON Pkt. 4: Saken indikerer svakheter i forhold til kommunes system for håndtering av avvik og avviksmeldinger. Dette tas med som en del av den planlagte oppfølgingen av kommunens overordnet styringssystem og internkontroll, jf. tidligere vedtak i kontrollutvalget. Avvikshåndtering er et viktig element i et fungerende internkontrollsystem. Rådmannen skal ha betryggende kontroll med sin administrasjon. Hva innebærer det? Internkontrollbegrepet brukes for å beskrive det ansvar og de oppgaver som ligger til administrasjonssjefen etter kommuneloven 23 nr. 2. Der fremgår det at administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 2

Det er noe uklart hvor omfattende ansvar loven her legger på administrasjonssjefen. I snever forstand dreier dette seg om økonomisk internkontroll altså for eksempel å sørge for gode rutiner for inn- og utbetalinger for å minske muligheter for økonomiske misligheter. I vid forstand dreier det seg om en administrativ leders ansvar for å ha tilstrekkelig systemer til å gi informasjon om hvorvidt virksomheten når de mål som er satt, innenfor rammen av lover og regler, på en kostnadseffektiv måte. Begrepet internkontroll hører hjemme som et element i helhetlig virksomhetsstyring. Det bør imidlertid i alminnelighet avgrenses mot begrepene styring og kvalitetsforbedring. Kvalitetsutvikling har gjerne fokus på arbeidsprosesser, mens internkontroll har fokus på kontrollaktiviteter. Dette gjør også at internkontroll skiller seg fra mål- og resultatstyring, som har fokus på måloppnåelse og strategisk styring. Det er ulike oppfatninger i fagmiljøene hvor omfattende internkontrollen skal være. Enkelte legger vekt på at internkontroll skal bidra til å sikre at virksomheten når sine mål. Andre legger til grunn en noe mer avgrensende definisjon ved at internkontroll skal utformes med basis i risiko for feil og mangler. 3

Rådmannens internkontroll Orden i eget hus! KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 4 1.2 Hensikt med internkontroll... 5 1.3 Sammenheng mellom nettverkssamlinger og arbeidsheftet... 7 2 Internkontroll... 8 2.1 Roller og ansvar... 9 2.2 Sammenhengen mellom styringssystem og internkontroll... 13 2.3 Nærmere om COSO... 15 2.4 Formalisering og organisering... 17 3 Risiko... 22 3.1 Hvordan kartlegge og vurdere risiko... 24 3.2 Verktøy og sjekklister... 27 3.3 Nærmere om risiko innenfor støtteprosesser og tjenesteproduksjon... 27 4 Fra risiko til kontroll... 31 4.1 Håndtere identifisert risiko... 32 4.2 Utarbeide risiko- og kontrollmatrise... 32 4.3 Valg og utvikling av nye kontrollaktiviteter... 34 5 Sektorovergripende internkontroll... 37 5.1 Rådmannens oppfølging av tjenesteenheter og støttetjenester... 38 5.2 Internkontroll og avvikshåndtering... 41 5.3 Suksessfaktorer for styrking av internkontrollen... 43 5.4 Internkontroll som kontinuerlig og synlig arbeid... 46 6 Referanseliste... 49 7 Vedlegg... 49 7.1 Eksempler på risikoer... 49 7.2 Beskrivelse av mal for risiko- og kontrollmatrise... 51 7.3 Mal for risiko og kontrollmatrise... 54 7.4 Prosesskart... 55 7.5 Spørsmål til refleksjon eller oppfølging av virksomhetsledere... 56 Arbeidshefte til EffektiviseringsNettverket «Rådmannens internkontroll» Versjon I Drammen/Hamar, mars 2012 Side 2

1 Innledning De fleste kommuner og fylkeskommuner har oppmerksomhet på internkontroll, men mange mangler en helhetlig struktur. Gjennom flere rapporter og uønskede hendelser er det dokumentert et behov for forsterkning av intern kontroll i kommunene. Dette arbeidsheftet er ment å gi inspirasjon og veiledning for styrking av den administrative internkontrollen. Side 3

Innledning 1.1 Bakgrunn Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll Kommuneloven 23 nr. 2 Dette arbeidsheftet er utarbeidet i forbindelse med at KS Effektiviseringsnettverk i 2012 starter pilotnettverk innenfor internkontroll. Nettverkene og arbeidsheftet er støttet av Kommunal- og regionaldepartementet (KRD). Bakgrunn for KS sitt engasjement på området er flersidig; Flere rapporter og utredninger har vist at det er behov for å styrke egenkontrollen i kommuner og fylkeskommuner. En god egenkontroll vil bidra til bedre mål- og resultatoppnåelse og forebygge uønskede hendelser og lovbrudd. Videre vil en formalisert, dokumentert og risikoorientert internkontroll redusere krav om sterkere statlig tilsyn og kontroll, og slik sett styrke det kommunale selvstyret og lokaldemokratiet. Sist men ikke minst vil effektiv drift og gode tjenester bidra til legitimitet for sektoren, og derved godt omdømme både blant innbyggere og fremtidige arbeidstakere. Dette arbeidsheftet omhandler administrasjonssjefens ansvar for betryggende kontroll slik det pålegges i Kommuneloven, og slik det også følger av mange særlover. Tilnærmingen for arbeidsheftet er å gi tilstrekkelig kunnskap, men samtidig forenkle og gjøre stoffet kommunerelevant. Basert på ulike rapporter og utredninger er dette de tre viktigste rådene til kommuner som vil forbedre sin internkontroll: - Risikoanalyser må danne grunnlag for internkontroll - Internkontrollen må i større grad være en del av ordinær ledelse og virksomhetsstyring - Det er nødvendig å formalisere mye av den internkontrollen som allerede gjøres Målgruppe for heftet er rådmannen og andre ledere, samt medarbeidere med ansvar for helhetlig styring og kvalitetsarbeid. Hensikten med heftet er å gi en enkel oversikt og praktisk støtte til kommuner og fylkeskommuner som ønsker å styrke den administrative internkontrollen. Heftet er på ingen måte en fullstendig gjennomgang av hvordan kommuner og fylkeskommuner kan ivareta sin interne kontroll. Innenfor internkontroll som for andre styrings- og ledelsestema finnes ulike synspunkt om hva som er beste modeller og metoder. KS ønsker i dette heftet å gi noen generelle råd som skal ha verdi for alle typer kommuner uavhengig av organisasjonsform, styringsmodeller, kommunestørrelse og utfordringer. Vi har imidlertid valgt å holde fast på at temaet er internkontroll, ikke generell debatt omkring ulike retninger for virksomhetsstyring. Der heftet bruker betegnelsen kommune mener vi som hovedregel både kommuner og fylkeskommuner. Side 4

Vi har i denne versjonen i liten grad hensyntatt at enkelte kommuner har parlamentarisk styresett, og dette behandles ikke særskilt. Arbeidsheftet er utarbeidet av KS. Underveis i arbeidet har vi hatt dialog og fått gode innspill fra Stavanger kommune, Asker kommune og Nord- Trøndelag fylkeskommune, og fått bistand fra PwC. KS understreker at dette er et nybrottsarbeid, og at heftet kan bli endret og forhåpentligvis forbedret underveis i 2012 og 2013. I arbeidsheftet er ett utvalg «tilrådingar» fra KRDs rapport «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane» gjengitt i blå bokser plassert i margen. Det er KS sin ambisjon at det gjennom nettverksløpet skal utarbeides et idehefte, basert på innspill og dokumentasjon som vi får tilgang på gjennom de to pilotnettverkene som gjennomføres i 2012. Kommende versjoner av arbeidsheftet, idehefte og enkelte maler og elektroniske verktøy kan hentes på www.ks.no/etikkportalen. Kontaktpersoner for arbeidsheftet er Siv Storbekk og Tina Skarheim, KS. Tilråding 12 Kommunane må arbeide for å styrkje internkontrollen. Dette arbeidet må sjåast i samanheng med arbeidet med å sikre kvalitet i tenestene, effektiv ressursbruk og god folkevald styring. (Tilrådinger hentet fra «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane»). 1.2 Hensikt med internkontroll Hensikten med intern kontroll kan til en viss grad gjøres til gjenstand for refleksjon i den enkelte kommune. Det finnes ikke noen "fasit" som lister opp hvorfor kommunene skal ha internkontroll, men figuren nedenfor gir en mulig oversikt over formål hensikten med internkontroll. Figur 1 Hensikt med internkontroll Kvalitet og effektivitet i tjenesteproduksjonen Helhetlig styring og riktig utvikling Godt omdømme og legitimitet Etterlevelse av lover og regler Kostnads- og resultateffektivitet Tilfredse brukere og innbyggere Forbedringsarbeid Utvikling i tråd med vedtatte mål Godt samspill mellom virksomhetsstyring og internkontroll Legitimitet og engasjement for kommunen og lokaldemokratiet Attraktivitet som bosted og arbeidsgiver Kvalitet og tilgang på tjenester Hindre myndighetsmisbruk Forebygge uønskede hendelser Administrasjonssjefens internkontroll brukes for å beskrive det ansvaret og de oppgavene som ligger til administrasjonssjefen etter kommuneloven. Med internkontroll menes prosesser, systemer og rutiner som utformes og gjennomføres. Side 5

KS vil fremheve at det allerede gjøres svært mye bra arbeid. Det er åpenbart at mange internkontrollaktiviteter som utføres i kommunene ikke blir oppfattet som internkontroll, men som hensiktsmessig arbeidsdeling, faglige baserte arbeidsformer, sunn fornuft basert på lang erfaring. Det er KS sin klare ambisjon at dette heftet skal understøtte alt det gode arbeidet, samtidig som vi også vil bidra på områder hvor det er åpenbart forbedringspotensiale. Selve begrepet internkontroll kan være et fremmedgjørende ord som tilslører at dette handler om systematisk arbeid og dokumentasjon av egen praksis, forbedring av arbeidsmetoder og samhandling for å sikre måloppnåelse, og for å unngå lovbrudd og andre uønskede hendelser. Enhver kommune bør ha et helhetlig virksomhetsstyringsperspektiv hvor reduksjon av risiko gjennom internkontroll inngår som ett element. Kommunene har etablert ulike systemer for styring, der mål- og resultatstyring, systematisert gjennom balansert målstyring, kanskje er det som er mest utbredt (PwC 2009, s.24) De fleste kommuner har oppmerksomhet på internkontroll, men i mange kommuner utøves den utenfor en helhetlig struktur. Derved blir internkontrollen fragmentert, og vil i mindre grad fungere som et verktøy for ledelse og styring. En mer systematisk tilnærming kan gjøre internkontrollen mer relevant og meningsfull, og bidra til forebygging og forbedring. Et tydelig behov for en forsterkning av internkontrollen i flere kommuner fremgår blant annet i KS FoU-rapport «Styrking av administrasjonssjefens internkontroll og risikovurdering» (KPMG, 2011). I rapporten «Internkontroll i kommunene» (PwC,2009) omtales tre ulike rammeverk for virksomhetsstyring; ISO 9001, Balansert Målstyring og COSO (se kap 2.3). Mange kommuner har innført balansert målstyring, og dette rammeverket har særlige styrker i operasjonalisering av strategiske mål, mens COSO-rammeverket har sine styrker innenfor risikovurderinger og kontroller. Se 2.2 for sammenlikning av de tre rammeverkene. Tilråding 13 Administrasjonssjefane må gjere seg opp ei meining om kva for tenking som har prega arbeidet med internkontroll i kommunen til no, og vurdere om andre modellar eller retningar vil høve betre for utviklinga framover. PwC sin rapport argumenterer for at COSO-rammeverket er et godt utgangspunkt for styrking av kommuners internkontroll. COSO baserer seg på tre målsettinger for internkontroll: Målrettet og kostnadseffektiv drift, pålitelig regnskapsrapportering og overholdelse av lover og regler. Når vi i dette arbeidsheftet har et utvidet perspektiv på internkontroll, så henger det sammen med at COSO opprinnelig er utarbeidet for private virksomheter, og har et styringsmessig fokus på økonomiske målsettinger. For kommuner er det behov for et bredere perspektiv på sin styring. KS har ingen anbefaling til kommuner når det gjelder hvilket rammeverk som bør legges til grunn for kommunenes virksomhetsstyring. I dette arbeidsheftet tar vi utgangspunkt i COSO-rammeverkets anbefalinger for risikovurderinger og risikohåndtering (kontrolltiltak). For å passe til kommuners virkeområde, formål og styringsmessige egenart er det gjort noen justeringer i begreper og vektlegginger. En av anbefalingene som fremkommer gjennom de siste årenes rapporter er at internkontrollen i større grad bør være integrert i det ordinære styringssystemet. Side 6

KS anbefaler at kommunen som hovedregel bør ta utgangspunkt i sitt eksisterende styringssystem når internkontrollen skal styrkes. Kommunen kan da bygge videre på elementer som bidrar til god internkontroll, og evt legge til nye elementer og flette disse inn i årshjul og styringsdialog. Dersom styringssystemet har elementer som svekker internkontrollen eller ikke bidrar til systematisk forbedring så bør disse endres eller tas ut. I slikt endrings- og forbedringsarbeid vil kommunens ambisjon "hva er betryggende kontroll for oss" være kommunens ambisjonsnivå og målbilde. For noen kommuner kan det være hensiktsmessig å arbeide med styrking av internkontrollen i et litt mer isolert perspektiv for å sikre etablering av risikovurderinger, kontrolltiltak, avvikshåndtering og forbedringssløyfer og deretter avklare hva som skal være grenseflater og samspill mellom styringssystem og internkontroll.. 1.3 Sammenheng mellom nettverkssamlinger og arbeidsheftet Arbeidsheftet er ment å være en støtte for kommuner som deltar i KS Effektiviseringsnettverk, men skal også ha selvstendig nytte for kommuner som ikke deltar i nettverk. Tabellen nedenfor gir oversikt over hvilke kapitler som anses relevante for den enkelte nettverkssamling: Figur 2 Sammenheng mellom nettverkssamlinger og arbeidshefte Nettverkssamling 1 Rådmannen i sentrum Kap 1 og 2 Roller og ansvar Kap 1 Kap 2.1 Kap 5.4 Forholdet mellom styringssystem og internkontroll Relevant kap i arbeidsheftet Kap 2.2 2 Orden i eget hus Kap 3 og 5 Identifisere og vurdere risiko Kap 3 Sektorovergripende internkontroll Kap 5.1 og 5.4 3 Å stille de riktige spørsmålene Kap 4 Rådmannens oversikt og oppfølging av tjenestene 4 Slik gjer me det her Kap 5 Samspill mellom styringssystem og internkontroll Ledelsens rolle kultur og verdier Læring, vedlikehold og videreutvikling Kap 4 Kap 5.1 og 5.2 Tilråding 38 Det er behov for ein rettleiar som gir konkrete råd til administrasjonssjefar og andre om arbeidet og utfordringane med internkontroll i kommunane. Rettleiaren bør mellom anna omtale gjennomføring av risikovurderingar, utforming av kontrollaktivitetar, oppfølging og vedlikehald av kontrollregimet og samspelet mellom internkontrollen og andre delar av eigenkontrollen og styringssystemet.. Side 7

2 Internkontroll Kommunestyret har det overordnede kontrollansvaret i kommunen. Samspillet mellom kommunestyret, administrasjonssjefen, kontrollutvalget og revisjonen er avgjørende for god styring og kontroll. For å sikre en enhetlig tilnærming bør internkontrollen følge kommunens oppbygging og smelte sammen med øvrige ledelses- og styringsprosesser (helhetlig virksomhetsstyring). Side 8

Internkontroll Internkontroll kan ses på som et styringskonsept som innebærer kvalitetssikring av prosesser og rutiner, med siktemål å sikre forventet målrealisering. En sentral arbeidsmåte innenfor dette konseptet er å avdekke risiko for framtidige feil/mangler/misligheter, samt iverksette motvirkende tiltak som reduserer slike risiki i tilstrekkelig/ønsket grad (Nord-Trøndelag Fylkeskommune, 2011). Intern kontroll dreier seg altså i stor grad om å være beredt og forebygge og å gjøre dette på en slik måte at det gir trygghet for at kommunens utvikling går i ønsket retning. Vi skal tilby kvalitet og arbeide effektivt, overholde lover og regler slik at omgivelser og innbyggere tenker godt om oss! 2.1 Roller og ansvar I den enkelte kommune/fylkeskommune er det kommunestyret/fylkestinget som har det øverste ansvaret for all kommunal virksomhet (egenkontroll). Kommunal egenkontroll er den kontrollen kommunen selv gjennomfører i egen virksomhet basert på kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og internkontrollen til administrasjonssjefen. Kommunestyret har det overordnede kontrollansvaret for den kommunale virksomheten, og velger kontrollutvalget som er kommunestyrets kontroll- og tilsynsorgan. Kommunerevisjonen gjennomfører revisjon og pålagte kontrolloppgaver. Kommunestyret har det overordnede kontroll- og tilsynsansvar i en kommune og har følgelig ansvar for å sikre at kommunens virksomhet er organisert på en slik måte at kommunen når fastsatte mål og unngår feil (KRD, 2009a, s28-29). Av dette følger det at kommunestyret har det øverste ansvaret både for folkevalgtes kontroll- og tilsynsansvar gjennom kontrollutvalget, og for den administrative kontrollen som administrasjonssjefen utøver. I dette arbeidsheftet står den administrative kontrollen til administrasjonssjefen i fokus. For å sette de ulike roller og ansvar i sammenheng med hverandre, er de ulike roller i tilknytning til en kommunes internkontroll drøftet i dette kapittelet. God rolleavklaring og godt samspill mellom kommunestyret, kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjef er trukket frem som en viktig forutsetning for god intern kontroll i kommunesektoren (ibid, s.118). Der hvor roller og ansvar er avklart fungerer samspill og relasjoner bedre enn der hvor roller og ansvar ikke er avklart og forstått (KRD,2011 s.22). 2.1.1 Kommunestyret Det går to kontrollinjer fra kommunestyret; en til administrasjonssjefen, og en til kontrollutvalget. Administrasjonssjefen som er ansvarlig for kommunens planlegging, myndighetsutøvelse og tjenesteproduksjon (internkontroll). Kommunestyret ansetter administrasjonssjefen og er ansvarlig for å legge til rette for at administrasjonssjefen får de administrative og økonomiske rammebetingelsene som skal til for at vedkommende kan utøve sin rolle på en god måte. Kontrollutvalget er ansvarlig for kontroll og tilsyn av hele den kommunale virksomheten, også kontrollen av formannskapet, andre politiske utvalg og Side 9