DET GLADE KVARTAL II BORETTSLAG Styremøteprotokoll, 02-2007 Dato: 08.02.2007 Tid: kl 18.00 Sted: Amtmann Meinichs Gate 17 H404, Heikki Sørum Styremedlemmer tilstede: Heikki Sørum HS, Leil.nr. 403 (Vara) Marit Rosenvige MR, Leil.nr. 406 (Vara) Bjørn Morten Svalland(vara) BMS, Leil.nr. 401 Fraværende styremedlemmer: Siri M. Bækken SMB, Leil.nr. 503 Steffen Storm Olsen SSO, Leil.nr. 404 Kopi sendes til: Dag Stian Bakken DSB, OBOS Eiendomsforvaltning. Faste saker: Godkjenning av innkalling. Godkjenning av protokoll. Gjennomgang av evn. regninger. Saker til beboerinfo. Orienteringsaker: Saksliste Takterassen, beplantning. Saker til orientering Vedtakssaker Saksliste Uavsluttede saker fra tidligere møter 36-2006 Forberedende gruppe for utredning av felles internett i borettslaget. 50-2006 HMS gjennomgang og planlegging. 03-2007 Planlegging av takterrasse beplantning. Nye styresaker
06-2007 Planlegging av takterrasse beplantning. 07-2007 Refinansiering av borettslagets fellesgjeld. 08-2007 HMS Internkontroll Saker relatert til ordinær generalforsamling 2007. 09-2007 Merknader fra selskapets revisor 10-2007 Årsregnskapet for 2006 11-2007 Innkalling til generalforsamling og årsberetning for 2006 12-2007 Innkomne forslag til generalforsamlingen 13-2007 Trykking av årsberetninger 14-2007 Fordeling av styrehonorar 15-2007 F@akturabehandling 16-2007 Telefonrefusjon 17-2007 Håndkasse 18-2007 Sak til Gen.Fors.:Felles internett i borettslaget 19-2007 Godkjenning av ny andelseier i H302 (andelsnr 18) SAK.: Planlegging av takterrasse beplantning. Nr.: 06-2007 P.nr.: 03-2007 06-3007 Det ble diskutert hvorvidt BMS eller HS skulle ha ansvaret for innkjøpene til takterassen. BMS har mye å gjøre, så HS får ansvaret inntil videre. HS får fullmakt til å signere for styret. Enstemming vedtatt. går videre. SAK.: Refinansiering av borettslagets fellesgjeld. Nr.: 07-2007 P.nr.: 02-2007 07-2007 Saken utsettes til BMS har fått tilbakemelding fra Sparebank 1, og Fokus bank. BMS får fullmakt av styret til å innhente nødvendig informasjon om borettslagets økonomi. Når BMS har fått svar og evn. tilbud fra disse banken vil styret ta et vedtak på neste styremøte. Saken går videre. SAK.: HMS Internkontroll
Nr.: 08-2007 P.nr.: 01-2007 08-2007 I henhold til forskrifter om systematisk helse-,miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter stilles det krav til at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med å etterleve bestemmelser i lover og forskrifter. Det vises forøvring til eget punkt i årsmeldingen. Styret skal sørge for at HMS-håndboken er tilgjengelig og at rutinene følges opp av HMSansvarlig i boligselskapet. Det er tidligere vedtatt at Siri M. Bækken fungerer som HMS ansvarlig i boligselskapet. Avsluttet. SAK.: Merknader fra selskapets revisor Nr.: 09-2007 P.nr.: 09-2007 Revisor har ingen merknader til årsregnskapet. Styret bekrefter at de har lest merknadene og signert fullstendighetserklæring for 2006. Enstemming vedtatt. SAK.: Årsregnskapet for 2006 Nr.: 10-2007 P.nr.: 10-2007 Årsregnskapet følger vedlaget. Regnskapet er gjort opp med et årsresultat på 35 918,- som foreslås overført til balansen under konto for egenkapital. Borettslagets disponible midler pr. 31.12.2006 utgjøre kr 208 796,- og som foreslås overført neste års drift. Det foreslås at årsregnskapet godkjennes og undertegnes og at regnskapet forelegges generalforsamlingen med de foreslåtte disposisjoner. I årets resultat står i oversikten over disponible midler oppført med -219 000,- for 2007 mens i resultatregnskapet er det budsjetterte underskuddet -37 000,- for samme år. Dette må avklares med DSB. Saken utsettes til neste styremøte i påvente av besvarelse. Saken utsettes til neste styremøte. SAK.: Innkalling til generalforsamling og årsberetning for 2006 Nr.: 11-2007 P.nr.: 11-2007 Forslag til innkalling og årsberetning for 2006 følger vedlagt.
Utleier Heikki Sørum har gått med på å stille sin leilighet til generalforsamlingens dispoisjon vederlagsfritt. Styret går inn for at OBOS forettningsfører Dag Stian Bakken(DSB) leder møtet. DSB er ansvarlig for rundskriv til andelseierene vedrørende dato for generalforsamling og siste frist for innlevering av saker. (Kopi sendes forvaltningskonsulent.) Det foreslås at generalforsamlingen avholdes: Tirsdag 17.04.2007 kl 17.30 Sted: Heikki Sørum Leilighet H404 Amtmann Meinichs gate 17 0482 Oslo Årsberetning: Årsberettning tas som en egen sak på neste styremøte. Kopi sendes DSB. Enstemming vedtatt. Saken går videre. SAK.: Innkomne forslag til generalforsamlingen Nr.: 12-2007 P.nr.: 12-2007 Sak 18-2007 må behandles i hht. vedtak i ordinær generalforsamling 2006. Komiteen informerer om saken som tas til diskusjon. SAK.: Trykking av årsberetninger Nr.: 13-2007 P.nr.: 13-2007 Det foreslås at foretningsfører bestiller trykking av heftene med vedlegg. da DSB også er ansvarlig for utsendelse leveres disse til DSB for post distribusjon. SAK.: Fordeling av styrehonorar
Nr.: 14-2007 P.nr.: 14-2007 Det foreslås at styret foretar en %-vis fordeling av styrehonoraret, uavhengig av det kronebeløpet generalforsamlingen senere vedtar: Styremedlemets navn: %: Styreleder: 50% Pr. styremedlem: 18% Pr. Varamedlem: 7% Vi minner om at alle styremedlemmer som skal ha utbetalt styrehonorar etter vedtak fattet på generalforsamlinge, må ta med seg sitt skattekort til styremøtet. Hvis ikke trekkes 50% skatt ved utbetalingen. Utbetaling må skje i 2007. saken avsluttes. SAK.: F@akturabehandling Nr.: 15-2007 P.nr.: 15-2007 OBOS etterspør om styret er interessert i å bruke elektronisk fakturabehandling. Styrets svar er at da den tekniske løsningen som OBOS har valgt forutsetter et kundeforhold til en spesifikk programvareleverandør med en spesifikk webleser anser ikke styret OBOS sin f@akturabehandling som hensiktsmessig å bruke. Det etterlyses et fakturasystem som er programvareleverandør agnostisk og standardisert mht. alment aksepterte tekniske standarder. Det blir opptil neste styret å evn. omgjøre dette vedtaket. SAK.: Telefonrefusjon Nr.: 16-2007 P.nr.: 16-2007 Til dekning av overnevnte er der foreslått bevilget: 0,- Styret foreslås at det ikke utbetales noen telefonrefusjoner for 2006. Styret henviser til at styrehonoraret er ment å dekke evn. utgifter til telefonsamtaler i sammenheng med styrearbeid.
SAK.: Håndkasse Nr.: 17-2007 P.nr.: 17-2007 Ved endring av ansvarlig for håndkasse må håndkasse gjøres opp og eventuelt opprettes på nytt styremedlem ved styrevedtak. Borettslaget har pr. dags. dato ingen håndkasse. Derfor anser styret det ikke nødvendig å gjøre opp noen håndkasse. SAK.: Sak til Gen.Fors.:Komiteen informerer om felles internett i borettslaget Nr.: 18-2007 P.nr.: 18-2007 Komiteen har pr. 08.03.2007 ikke fullført noen rapport om felles internett i borettslaget. Komiteen trenger å få kontakt med naboborettslagene og vil legge frem evn. status for dette på Gen.Fors. som en sak til etteretning. Komiteen ber om at mandatet forlenges til ordinært generalforsamling i 2008. SAK.: Godkjenning av ny andelseier i H302 (andelsnr 18) Nr.: 19-2007 P.nr.: 19-2007 Leilighet nr 18 er solgt av Hogne Skogesdal til Christina Grøsvik Dahle for kr 750.000NOK Styret godkjenner salget av andelsleiligheten nr 18. Solgte leiligheter:
(Omvendt kronologisk rekkefølge, kun leiligheter solgt inneværende styreår) Leil.nr.: H304 Selger: Ali Reza Afradi Kjøper: Jeanette Nilsen Tilhørende vedtaksnummer(e): 05-2007 Utleide leiligheter: (Omvendt kronologisk rekkefølge, ALLE utleide leiligheter inntil leieforholdet er avsluttet.) Leil.nr.: H501 Utleier: Geir Aasoldsen Leietaker: Bernt Wangberg Tilhørende vedtaksnummer(e): 35-2006 Leil.nr.: H201 Utleier: Mehdinia,Hjose Leietaker: Graven, Henning og Graven, Lili Yi Tilhørende vedtaksnummer(e): 02-2006 49-2006 04-2007 Møteavsluttning: Møtet ble hevet(dato, klokkeslett): kl Styremedlemmer som gikk underveis: Protokollen er godkjent av: Styreleder: Navn: Heikki Sørum Signatur: Styremedlem: Navn: Bjørn Morten Svalland Signatur: Styremedlem: Navn: Marit Rosenvinge Signatur: