Del 5 - Aktivitetstabell Aktivitet Beskrivelse Status Ferdig dato Ansvarlig Utarbeidelse av aktivitetsplan Uke 6 Fak.dir / Ann- /ledelsen Informasjon i ledermøte om premisser for arbeidet OK 28.01.09 og 04 02 09 Fak.dir ORGANISASJON/ BEMANNING Prosess for org.- og bemanningsplan Sentraladministrasjon AFH Flytting av fagmiljø Oppstartseminar for seksjonsledere og kontorsjefer OK 02.02.09 Fak.dir Behandling i interimsstyret av plandokumentet: På vei mot det helsevitenskaplige fakultet 10.02.09 Fak.dir/ Interimsstyret Avklare om stillinger/oppgaver skal overføres til 28.02.09 Ann- sentraladministrasjon, f. eks. arkiv. Sammen med Avdeling for helsefag (AFH) avklare ny rolle som institutt og overføring av personell Prosess avklares i lederteamet: Arbeidsgruppe for nytt forvaltningsnivå: Stig Ørje (fak dir), Ann- Rydningen (seks.leder pers/øk), Vibeke Guddingsmo (adm leder AFH), Arnfinn Andersen (dekan AFH). Oppnevnt innen 6.2 04.02.08 Stig Frist for arbeidsgruppens levering 16.02.09 Arbeidsgruppen Informere og avklare flytting av fagmiljø mellom institutt: 28.02.09 Instituttleder på -Tannpleier (deltagere: ) IKO ansvar nytt institutt og -Bioingeniør (deltagere: ) IMB ansvar instituttleder på -AAB (deltagere: ) avventer inntil videre gammelt institutt -ASH (deltagere: ) Avdeling for helsefag ansvar (dekan el. -RBUP/BUS (deltagere: ) universitetsdirektøren ansvar studieledere?) 1
- deler bioteknologi? (deltagere: ) avventer inntil videre RBUP / BUS Arbeidsgruppe oppnevnes av universitetsdirektøren. Gruppens sammensetning blir fastsatt 04.02.09. Psykologi Overføring av psykologi til Det helsevitenskaplige fakultet. Egen arbeidsgruppe oppnevnes sentralt Arbeidsgruppe ved fakultetet: Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Magne Arve Flaten (Inst.leder IPS), Stig Ørje (fak.dir), Trond (ass.fak.dir) Indre organisering pr Hver seksjon og institutt må ha egen prosess for å utarbeide Rapport som enhet forslag til indre organisering. for - Inst. for psykologi: Magne Arve Flaten, Svein Are bemanningsplan Tjeldnes og Liv Isaksen Etablering av gode prosesser og informasjon ved de enkelte Kontinuerlig enheter Medbestemmelse Møter med tillitsvalgte / vernetjenesten i prosessen 05.02.09 24.02.09 kl 10 05.03.09 kl 10 Flere hvis behov Faglige fellesavdelinger Plan for overføring av faglige fellesavdelinger til instituttene. Etablering av prosess med forankring i lederteamet. Arbeidsgruppe: Arnfinn Sundsfjord (prodekan forskning DMF), Bård Smedsrød (inst.leder IMB), Roy Bremnes (nestleder IKM), Thrina Loennechen (inst.leder IFA), Ståle Liljedal (seksjonsleder forskning), Stig Ørje (fak.dir), Anders Ågmo (IPS) og Bjørn Straume (inst.leder ISM) Oppnevnt innen 6.2 Koordineres med fak.adm v/ Ann- 04.02.09 Univ dir 28.02.09 POA 16.02.09 Arbeidsgruppen 04.02.08 Stig Enhetslederne Enhetsledere Fak.dir og Ann- Frist for rapport fra arbeidsgruppen 16.02.09 Arbeidsgruppen Fellespool adm/tek Arbeidsgruppe for å se på løsninger / forvaltning av adm og tek 04.02.09 2
Rolledeling fakultet og institutt Servicetorg ressurser på inst. Deltagere: Siv Rist Richardsen (kontorsjef IMB), Anne Fismen (kontorsjef ISM), Ann- Rydningen (seksjonsleder pers/øk), Vibeke Guddingsmo (adm leder AFH), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Bente Mathisen (konsulent IKM) og Eli Berg (IMB med Svein Näslund, El.verksted som vara) Oppnevnt innen 6.2 Frist for rapport fra arbeidsgruppen Mai 2009 Arbeidsgruppen Delrapport fra arbeidsgruppen som knyttes til bemanningsplan 20.02.09 Arbeidsgruppen Arbeidsgrupper oppnevnes i lederteamet: 04.02.08 - Personal / økonomi inkl HMS: Ann- Rydningen (seksj.leder pers/øk), Anne Fismen (kontorsjef ISM), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Kirsten P. Amundsen (rådgiver IMB), Vibeke Guddingsmo (adm.leder AFH) - Utdanning: Elin Skog (seksjonsleder utdanning), Nils- Erik Huseby (prodekan utdanning), Stig Ørje (fak.dir), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Kristin Lagesen (kontorsjef ISM), Susanne Wiking (førsteam. IPS), Bård Smedsrød (inst.leder IMB), Kirsten Amundsen (rådgiver IMB), Siv Rist Richardsen (kontorsjef IMB), Svein Are Tjeldnes (kontorsjef IPS), Bjørn Hermansen (rådgiver IKM), Arne Eek (AFH) - Forskning: Ståle Liljedal (seksjonsleder forskning), Ann- Rydningen (seksjonsleder pers/øk), Bjørn Straume (inst.leder ISM), Magne Arve Flaten (inst.leder IPS) og Toril Agnete Larsen (prodekan AFH) Oppnevnt innen 6.2 Felles koordineringsmøte mellom arbeidsgruppene Uke 7 Stig / Ann- Frist for rapportering fra arbeidsgruppene 16.02.09 Arbeidsgruppene Egen arbeidsgruppe senere for implementering April/Mai Stig Fra Inst. for psykologi kan Hege Elise Tønsberg delta 3
Møter med instituttene Oppstartsmøte med de enkelte instituttene: kontorsjef, instituttleder, fakultetsdirektør og seksjonsleder personal/øk Uke 7 Fak.dir/ Ann- Oppfølgingsmøter med de enkelte instituttene (etter behov) Uke 8-10 Fak.dir/ Ann- og det enkelte institutt Adm lederteam Oppfølgingsmøte(-r) med adm. lederteam for avklaring av roller og ansvarsfordeling mellom nivåene o.a Uke 8 (fra ons-) Fak.dir / Ann- Foreløpig plan Instituttene oversender foreløpig plan til fakultetet. 20.02.09 Institutt leder og Ann- Seksjonene oversender foreløpig plan fakultetet. 20.02.09 Seksjonslederne / Ann- Stillingsbeskrivelser Utarbeide stillingsbeskrivelser der det er behov Februar / mars Instituttene / seksjonene / Ann- AFH / IPS og seksjonene Endelig plan Omstillingssamtaler og innplassering Omstillingssamtaler Administrativ leder ved AFH og kontorsjef IPS inviteres til hver seksjon for dialog om fremtidige tjenester/rollefordeling. IPS: Svein Are Tjeldnes og Frode Svartdal Februar Den enkelte seksjonsleder i samråd med fak. dir / Ann- Instituttene oversender forslag til org.- og bemanningsplan til fakultetsadministrasjonen. 05.03.09 Instituttleder / Ann- Seksjonene oversender forslag org.- og bemanningsplan til fakultetsadministrasjonen. 05.03.09 Fak. dir. / Ann- Interimsstyret behandler ny organisasjon og bemanningsplan 09.03.09 Fak. dir. Oversendelse til POA 10.03.09 Fak.dir Lage detaljert plan for omstillingssamtaler og innplasseringsarbeidet Mars Trond / Ann- / Stig Informasjonsmøte med berørte grupper Mars Inst. led. / fak.dir Identifisere berørte personer, lage plan for omstillingssamtaler Mars/April Trond og gjennomføre samtaler. Institutt/fak. adm. sender lister til Trond. 4
Innplassering Bistå enhetene med innplassering Prosess som avsluttes i mai Ann- / Trond / Stig Sende info til alle ansatte om innplassering April / mai Enhetsleder/ Ann- Andre stillinger Instituttlederstillinger Interimsstyret skal lyse ut og tilsette i instituttlederstillinger Når ny dekan er ansatt Ny dekan/ Fak. dir./ interimsstyre Dekan Utlysing og tilsetting i stilling som dekan 26.03.09 Univ. styre Prodekaner Utpeke prodekaner og fastsette betingelser for disse Mai Ny dekan Lederteam Opprette lederteam ved instituttene Høst Ny inst. led ØKONOMI Informasjon i ledermøte om premisser for arbeidet OK 28.01.09 Fak.dir Oppstartseminar for seksjonsledere og kontorsjefer OK 02.02.09 Fak.dir Fremme økonomiprosesser for interimsstyret Berede grunnen for felles regnskap Budsjett 2009 FORMELLE ORGAN/FULLMAKT ER Interimsstyret Interimsstyret igangsetter prosess for ny budsjettfordelingsmodell April Trond Utarbeide ny kontostruktur med mer Mai Trond Interimsstyret skal fastsette budsjett for det nye fakultet for perioden 01.08.09 og ut året Trond Innspill til medlemmer til interimstyret 23.01.09 Dekan Opprettelse av interimstyret 05.02.09 Universitetsstyret Konstituering av interimsstyret 10.02.09 Dekan / fak.dir Behandling av plandokument prosessen mot Det helsevitenskaplige fakultet Konstituering interimstyret 10.02.09 Dekan Fullmakter Fullmaktsstruktur og fullmaktsdelegering August Ann- Fakultetsstyre valg / Valg til nytt fakultetsstyre 30.05.09 Eilif oppnevning Fastsetting av valgregler 05.02.09 Universitetsstyret 5
Oppnevning av eksterne styremedlemmer i universitetsstyret Univ.dir. Interimsstyret foreslår eksterne styremedlemmer 10.03 Eilif Frist for tilbakemelding til univ.dir er 10.03 FS sekretariat Endringer i FS rolle og sakfremlegg knyttet til enhetlig ledelse IP 30.06.09 Eilif Seminar nytt FS Ny dekan on ny styreleder Instituttstyrer Interimsstyret fastsetter prinsinsippvedtak om institutt skal ha Mai Stig / Eilif styre eller ikke Interimsstyret oppnevner valgstyrer ved de institutt som skal ha et styre Mai Stig / Eilif/ Instituttledere Programstyrer Forskningsutvalg Det nye fakultetet og UNN, operativt fra august Arnfinn/Ståle Ph. D. utvalg? Arnfinn/Ståle Tilsettingsråd/ utvalg Opprettelse av nye råd / utvalg og fastsetting av rutiner, Mai Annreglement for disse /interimsstyr e Interimsstyret oppnevner eget innstillingsutvalg for tilsetting i instituttlederstillinger Mars Ann- / Lise AREAL Ombyggingsbehov Knyttet til fusjonen 15. mars Eilif HMS Gjennomgå HMS i ny organisasjon Høst Ann- FASE II PROSESS Iverksette egen prosess for utviklingsområdene, Pkt. 6 i univ. styrevedtaket 20. mars Dekan DMF INFORMASJON Allmøter, alle enheter Hver enhet avholder minst ett informasjonsmøte, gjerne flere. 1. mai Leder ved hver enhet Møter med studentorganisasjoner Eksisterende møter Diverse etablerte møteforum på ulike nivå i organisasjonen videreføres, endres evt. ved nye føringer fra ny dekan. Elin Skog/Nils- Erik Huseby Respektive ledere/ansvarlige 6
Lokale nettsider fusjon Lokale nettsider tilknyttet fakultetsstyrets sider, viktige dokumenter, lenker til nyhetssaker m.m. Nyhetsstoff om fusjonen Nyhetsartikler m.m. til fakultetets nyhetssider. Alle kan sende inn/skrive aktuelt stoff. Torgunn = redaktør. Profilmateriell m.m. Profilmateriell, presentasjoner, brosjyrer for Med.fak. (Ny grafisk profil UiT er under utarbeidelse sentralt) Info forskning Relevant og oppdatert info om forskning og om vitenskapelig + brukerrettet forskningsformidling via nettsidene (Tavla, enhetenes sider på nett, sidene om forskning m.m.). Info utdanning Info formidling Info personal Info støttefunksjoner Seminarserie - tiltak for forskning på tvers Relevant og oppdatert info til studenter (via Classfronter primært + Tavla) og til potensielle studenter (via fakultetets nettsider + Tavla m.m.). Allmennrettet forskningsformidling og annen formidling via fakultetets nettsider, uit.no, Labyrint, forskning.no m.m. Relevant og oppdatert info i hovedsak via nettsidene, men også via allmøter m.m. Relevant og oppdatert info i hovedsak via nettsidene, men også via allmøter m.m. Seminarserie for å berede grunnen for forskning på tvers ved Det helsevitenskapelige fakultet. Gjennomføres fra og med høstsemesteret 2009. Juni Planlegges vår 2009 for gjennomføres Eilif Torgunn (og alle andre) Torgunn Ståle Liljedal/Arnfinn Sundsfjord Instituttnivå: Instituttledere/kon torsjefer Sentre: Faglig/adm.leder Elin Skog/Nils- Erik Huseby Instituttnivå: Instituttledere/kon torsjefer Sentre: Faglig/adm.leder Torgunn Wærås Enhetslederne (og alle andre) Ann- Rydningen Ann- Rydningen Enhetslederne Ståle Liljedal/Arnfinn Sundsfjord 7
Festmarkering høst 2009 Markering av Det helsevitenskapelige fakultet som et bidrag til å bygge felles kultur m.m. høst 2009 Høst 2009 Fakultetsdirektør/ dekan Arbeidsmiljøtiltak, gjennomgang felles velferdstiltak m.m. August Ann- Rydningen Julefest 2009 Julefestkomiteen Oktober Trond Nylund m.flere Ordinære møteforum, ulike nivå Diverse eksisterende møteforum videreføres, endres evt. ved nye føringer fra ny dekan. Respektive ledere/ansvarlige 8