KVALITETSSYSTEM FOR videregående opplæring i finnmark
Beslutningsvedtak BESLUTNING Fylkesopplæringssjefen beslutter at Kvalitetssystemet for videregående opplæring i Finnmark fylkeskommune skal være gjeldende fra 2. januar 2009. BAKGRUNN Opplæringslovens 13 10 pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system for å vurdere om og følge opp at skoleeier etterlever kravene i lov og forskrift. BESKRIVELSE Kvalitetssystemet for videregående opplæring i Finnmark fylkeskommune er et overordnet system. Skoleeier, den enkelte skole, opplæringskontor og lærebedrift skal utarbeide sine kvalitetssystemer og prosedyrer ut fra egne lovkrav. Vadsø, 23. februar 2009 Unn Martinsen fylkesopplæringssjef 2 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark
Innhold INNLEDNING 5 FORMÅL 6 ANSVAR 6 SYSTEMBESKRIVELSE 7 MODELL FOR KVALITETSSYSTEMET MED KVALITETS INDIKATORER 10 PROSEDYRER 12 DOKUMENTASJON 12 RAPPORTERING 12 OPPFØLGING 13 RISIKOANALYSE 14 INTERNKONTROLL OG REVISJON 14 OPPSUMMERING 16 Kildehenvisninger 17 VEDLEGG A: Oversikt over grunnlagsdokumenter for kvalitetsarbeidet 17 VEDLEGG B: Styringsdata nasjonale kvalitetsindikatorer 18 VEDLEGG C: Ord og uttrykk i kvalitetsarbeidet 18 // 3
4 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark «Målsettingen med kvalitetssystemet er å sikre at skoler og lærebedrifter etterlever lovkravene og at disse oppfylles til beste for elever, lærlinger og lærekandidater.»
INNLEDNING Kvalitetssystemet for videregående opplæring i Finnmark fylkeskommune skal sikre et forsvarlig system for vurdering av at kravene i opplæringslov og forskrift overholdes. Systemet ivaretar opplæringslovens krav om internkontroll og utvikling av skolen og lærebedriften. Prinsippene som ligger til grunn for dette kvalitetssystemet er at det er enkelt, brukervennlig, sikrer lovkrav samt at det eies av brukerne. Det tas i bruk fra og med 2009. Kvalitetssystemet balanserer hensynet til forsvarlighet med utgangspunkt i opplæringsloven, samtidig som det er funksjonelt og ikke krever uforholdsmessig store ressurser. Systemet skal være nyttig for skolenes og lærebedriftenes læringsarbeid, resultatoppnåelse, kvalitetsarbeid og ledelse. På samme tid skal det ivareta skoleeiers forpliktelser etter lovverket på en forsvarlig måte. Utfordringen ved å lage et kvalitetssystem er å utvikle et system som fungerer i praksis og som kan dokumenteres. Det skal være et hjelpemiddel for egenkontroll og en dokumentasjon for virksomheten og for tilsynsmyndighetene. Opplæringslovens 13-10 pålegger skoleeier å ha et forsvarlig system for å vurdere om og følge opp at skoleeier etterlever opplæringslovverket. I kap. 2 i forskrift til opplæringsloven er følgende presisert: 2-1 Skolebasert vurdering Skolen skal jamnleg vurdere i kva grad organiseringa og gjennomføringa av opplæringa medverkar til å nå dei måla som er fastsette i Læreplanverket for Kunnskapsløftet. Skoleeigaren har ansvar for å sjå til at vurderinga blir gjennomført etter føresetnadene. 2-3 Nasjonale undersøkingar om læringsmiljøet for elevane Skoleeigaren skal sørge for at nasjonale undersøkingar om motivasjon, trivsel, mobbing, elevmedverknad, elevdemokrati og det fysiske miljøet blir gjennomførte og følgde opp lokalt. 2-4 Prøver, utvalsprøver og andre undersøkingar Elevar skal delta i prøver, utvalsprøver og andre undersøkingar fastsett av departementet. Skoleeigaren skal sørgje for at dette blir gjennomført. I forhold til videregående opplæring i bedrift sier opplæringsloven følgende: 4-7 Internkontroll i den enkelte lærebedrifta Lærebedrifta skal ha intern kvalitetssikring, slik at lærlingen eller lærekandidaten får opplæring i samsvar med lova her og forskrifta til denne. ( ) Lærebedrifta skal årleg rapportere til fylkeskommunen om opplæringa av lærlingar og lærekandidatar. I tillegg sier forskriftens 11-3 følgende: Lærebedrifta pliktar å gi den informasjon som fylkeskommunen krev for å kunne vurdere om godkjenning skal givast eller vidareførast, og for å kunne fastsetje og utbetale tilskott. Lærebedrifta skal medverke til å etablere administrative system og å innhente statistiske og andre opplysningar som trengst for å vurdere tilstanden og utviklinga innanfor opplæringa. 2-2 Rapportering frå kommunen og fylkeskommunen Skoleeigaren skal medverke til å etablere administrative system og å innhente statistiske og andre opplysningar som trengs for å vurdere tilstanden og utviklinga innanfor opplæringa. // 5
FORMÅL ANSVAR Formålet med kvalitetssystemet er å sikre lovkrav og bidra til kvalitetsforbedring hos skoleeier, ved skolene, opplæringskontorene og i lærebedriftene samt å skape en forbedringskultur hos disse. Kvalitetssystemet er et verktøy som skal bidra til systematisk læring og analyse av hvilke prosesser, strukturer og grep som gir måloppnåelse og ønskede pedagogiske resultater. Gjennom dokumentasjon skal kvalitetssystemet gjøre det mulig å etterprøve at opplæringsloven følges hos den enkelte skole og lærebedrift. Samtidig skal det sørge for rutiner med hensyn til kvalitetsforbedring, utvikling og oppfølging. Målsettingen med kvalitetssystemet er å sikre at skoler og lærebedrifter etterlever lovkravene og at disse oppfylles til beste for elever, lærlinger og lærekandidater. Alle elever, lærlinger og lærekandidater som er i stand til det, skal gjennomføre videregående opplæring med kompetansebevis som anerkjennes for videre studier eller i arbeidslivet. Forutsetningen for at et kvalitetssystem skal fungere på en god og hensiktsmessig måte, er at det er klart forankret hvem som har ansvaret i forhold til de rutinene som inngår i systemet. Kontinuerlig oppdatering, vedlikehold og samarbeid er viktige faktorer i et hvert kvalitetssystem. Fylkestinget er skoleeier og har det øverste ansvaret for at rammene som sentrale myndigheter har fastsatt i regelverket blir fulgt opp. Fylkesrådmannen er den øverste administrative leder i fylkeskommunen og ivaretar det totale administrative ansvaret i samsvar med lov og innenfor de rammer som fylkestinget fastsetter. Fylkesopplæringssjefen har ansvaret for kvalitetssystemet hos skoleeier. Rektor har ansvaret for kvalitetssystemet på skolenivå. Bedriftsleder og opplæringskontor har ansvaret for internkontrollsystemet i henhold til opplæring innenfor lærebedriften. I tillegg har fylkeskommunen et generelt ansvar for veiledning og oppfølging av skoler og lærebedrifter samt påse at disse jevnlig kontrollerer og vurderer sin egen virksomhet knyttet til opplæring. 6 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark
SYSTEMBESKRIVELSE Disse endringene vil være et ledd i det systematiske kvalitetsarbeidet som får kvalitetshjulet til å dreie: Kvalitetssystemet skal være et verktøy for skoleeier, den enkelte lærebedrift og skole samt alle lærere, faglige ledere og instruktører. Elevens, lærlingens og lærekandidatenes læringsutbytte og mestring er et av de sentrale målene. Systemet skal ikke komme på siden av det vanlige planog utviklingsarbeidet, men inngå i ordinære styrings- og ledelsesdokumenter og være en del av de rutinene som allerede er utarbeidet. Den kvaliteten som allerede er til stede i skolen og lærebedriften må oppret tholdes, man må finne områder for forbedring og planlegge oppfølging av disse samt revidere kvalitetsaspektet etter hvert som nye faktorer kartlegges. Kvalitetssystemet skal ha en hoveddel som gjelder for hele opplæringsområdet og en lokal del som gjelder for hver virksomhet og som utarbeides lokalt. Det betyr at den enkelte skole og den enkelte lærebedrift skal ha et kvalitetssystem for de lovkravene som gjelder nettopp dem. På sikt bør det være slik at ulike rapporteringssystemer 1 kommuniserer med hverandre slik at rutinene forenkles. For å skape en felles forståelse for hvilke elementer som inngår i kvalitetsarbeidet brukes kvalitetshjulet som daglig analyseredskap på alle nivåer. Prosessen er løpende og består av følgende momenter 2 : det settes mål og utarbeides planer planene iverksettes (implementering) det foretas evalueringer (intern og ekstern) det gis tilbakemeldinger på en systematisk og avtalt måte om nødvendig gjøres det endringer for å forbedre kvaliteten Mål og planer vurderes løpende og endres ved behov. 1 IKT-baserte systemer som f.eks. Sats, Vigo og SkoleArena. 2 Kvalitetshjulet og prosessen rundt er hentet fra AFI-rapport 3/07. Kvalitetshjulet ble opprinnelig introdusert i Utdanningsdirektoratets rapport Nasjonale føringer for kvalitet i fagog yrkesopplæringen, 2006 MÅL OG PLANER KVALITETSVURDERING KVALITETSHJULET Kvalitetshjulet har tre forutsetninger: intern vurdering i egen virksomhet IMPLEMENTERING EVALUERING OG RESULTATOPPFØLGING tilsyn, kontroll og oppfølging ved tredjepart kvalitetsvurdering med utgangspunkt i kvalitetsindikatorene på alle nivå Poenget med kvalitetshjulet er at det skal være ramme for både nasjonal planlegging og lokal kvalitetsvurdering og dermed sette premissene for kvalitetsforbedringen. Kvalitetssystemet er sammensatt av to system; et for kontroll og et for læring. Systemets viktigste oppgave er å dokumentere hvilke rutiner skoler, opplæringskontor og lærebedrifter har og hvilke retningslinjer de drives etter. Samtidig er kvalitetssystemets oppgave å sørge for at læring, utvikling og forbedring skjer i den enkelte virksomhet slik at denne er i stand til å utvikle seg som en lærende organisasjon til beste for elever, lærlinger og lærekandidater. Det er staten som skal føre tilsyn med at skoler og lærebedrifter gir opplæring som oppfyller kravene i opplæringsloven. Tilsynet utføres av fylkesmannen. Etter innføringen av Kunnskapsløftet har den enkelte skoleeier fått større lokal handlefrihet. Dette har vært medvirkende for at det nå etableres et system for kontinuerlig kvalitetsforbedring. // 7
MODELL FOR KVALITETSSYSTEMET MED KVALITET LOVKRAV Vurderingsområder Effektivitet og læringstrykk Fravær Bortvalg (OT) Gjennomstrømming Bestått Realkompetanse Læringsutbytte Fagprøver Standpunkt Eksamen Nasjonale prøver Kartleggingsprøver Læreplankvalitet Underveisvurdering Utviklingsdialog Halvårsrapportering Oppfølging Kompetanseutvikling Metode Vurdering Fagkvalitet Nettverksutvikling Brukertilfredshet Foreldreundersøkelse Elevundersøkelse Undervisningsevaluering Personalundersøkelse Lærlingundersøkelse Instruktørundersøkelse ÅRSRAPPORT Fakta om virksomheten Ressurser (nøkkeltall) Strukturkvalitet Prosesskvalitet Resultatkvalitet 8 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark
S INDIKATORER Til grunn for Finnmark fylkeskommunes modell for kvalitetssystemet ligger settet med de nasjonale kvalitetsindikatorer 3. Kvalitetsindikatorene finner man igjen i vurderingsområdene samt de fakta for virksomheten som skoler og opplæringskontor/lærebedrifter skal legge til grunn for sin årsrapport til skoleeier. Styringsdokumentet for videregående opplæring i Finnmark, Kompetent Region 2008-2011, setter kvalitet i sentrum og uttrykker at man skal utvikle et system som sikrer kvalitet i opplæringa for alle elever, lærlinger og lærekandidater. 4 Strategiene for å få til dette finner man igjen innenfor vurderingsområdene i modellen for kvalitetssystemet. Tiltaksplanene for skoleeier, skoler og opplæringskontor er en annen viktig forutsetning for at kvalitetssystemet skal fungere etter intensjonen. Disse skal være systematiske og også gjenspeiles i årsrapporten til skoleeier. I den grad årsrapporten avdekker kritiske områder må det settes inn nødvendige ressurser. Det må dessuten gis ekstra oppmerksomhet og støtte fra skoleeier på de områdene hvor dette viser seg nødvendig. Modellen består av fem vurderingsområder. Disse vurderingsområdene må ha betydning eller viktighet for de det angår, og man må vise til at følgende tre nivåer ivaretas: kvalitetsvedlikehold, kvalitetsforbedring og kvalitetsfornyelse. På denne måten skapes kvalitetsforvaltning; en kontinuerlig prosess der alle har en felles forståelse av hva kvalitet betyr og hva fravær av kvalitet innebærer. Det overordnede vurderingsområdet er lovkrav, hvor vurderingsgrunnlaget er opplæringsloven med forskrifter samt Læreplanverket for Kunnskapsløftet og læringsplakaten. Kravene er operasjonalisert i en sjekkliste for alle lovkrav og visualisert i et årshjul for hver virksomhet. 5 3 Se vedlegg.b 4 Kompetent region, 2008-2011 - strategier for videregående opplæring i Finnmark, s. 9 5 Årshjulet vil man finne igjen innenfor den enkelte virksomhets kvalitetssystem. De øvrige fire vurderingsområdene er likestilt og dekker et bredt spekter innenfor videregående opplæring. Disse vurderingsområdene er effektivitet og læringstrykk, læringsutbytte, brukertilfredshet samt kompetanseutvikling: Effektivitet og læringstrykk vurderes ut fra fravær, bortvalg, gjennomstrømming, grad av bestått samt realkompetansevurdering. Kvalitetsforbedringen vil her gjenspeiles i de interne prosessene innenfor opplæringens innhold, lokalt tilpassede læreplaner/ opplæringsplaner, læringsmiljø, vurdering og eksamen. Læringsutbytte vurderes ut fra fagprøver, standpunkt, eksamen, nasjonale prøver, kartleggingsprøver, underveisvurdering samt læreplankvalitet i skole og lærebedrift. Kvalitetsforbedringen vil her være at tiltakene skal sørge for at bedre resultater på nevnte områder oppnås. Brukertilfredshet vurderes ut fra foreldreundersøkelse, elevundersøkelse, undervisningsevaluering, personalundersøkelse, lærlingundersøkelse og instruktørundersøkelse. Kvalitetsforbedringen her vil bestå av revisjon av de interne prosessene hos den enkelte skole og lærebedrift. Kompetanseutvikling vurderes ut fra metode, vurdering, fagkvalitet og nettverksutvikling. Kvalitetsforbedringen her vil innebære at tiltakene skal støtte utviklings- og forbedringsområdene nedfelt i kompetanseplanen og være rettet mot instruktører, faglige ledere, prøvenemnder, pedagogisk personale, skole- og bedriftsledere samt skoleeier. Oppfølging av disse vurderingsområdene er i første rekke skolens og lærebedriftens ansvar med hensyn til de utfordringer som avdekkes. Skoleeier skal gi korrektiv og støtte i dette arbeidet. forklaring til modellen fortsetter på side 10 // 9
fortsetter fra side 9 Vurderingsområdene nevnt ovenfor kan alle inkluderes i årsrapporten som skoler, opplæringskontor og lærebedrifter leverer. Årsrapporten skal i tillegg inneholde fakta om virksomheten og nøkkeltall hvor vesentlige faktorer vil være resultatkvalitet, prosesskvalitet og strukturkvalitet: 6 Resultatkvalitet omhandler det helhetlige læringsutbyttet for eleven/lærlingen og hvilke resultater denne har oppnådd; herunder grunnleggende ferdigheter, vurdering, eksamen. Prosesskvalitet omhandler virksomhetens indre aktiviteter, selve arbeidet med og tilretteleggingen av opplæringen; herunder opplæringens innhold, tilpasset opplæring, lokalt tilpassede læreplaner/ opplæringsplaner, læringsmiljø. Strukturkvalitet omhandler de rammebetingelser og ressurser som er til rådighet; herunder økonomi, de fysiske forhold, lærers/instruktørs formelle kompetanse, personaltetthet. Elevenes, lærlingenes og lærekandidatenes læringsutbytte er avhengig av alle de forannevnte områder. Resultatkvaliteten er imidlertid det overordnede området da opplæringens viktigste formål er at læring faktisk finner sted. Strukturkvalitet og prosesskvalitet representerer fortrinnsvis forutsetninger for at læring kan skje. St.meld. nr. 31, Kvalitet i skolen, nevner to sentrale mål, med dertil hørende indikatorsett, for den delen av grunnopplæringen som spesifikt favner videregående opplæring. Første målsetting: 7 Alle elever og lærlinger som er i stand til det, skal gjennomføre videregående opplæring med kompetansebevis som anerkjennes for videre studier eller i arbeidslivet. Indikatorene som benyttes her er disse: Andelen som fullfører ordinær videregående opplæring fordelt på yrkesforberedende og studieforberedende utdanningsprogrammer. Andelen som oppnår planlagt kompetanse på lavere nivå blant de som ikke gjennomfører ordinær videregående opplæring. Andre målsetting: Alle elever og lærlinger skal oppleve mestring. Indikatorene som benyttes her er disse: Andelen som trives godt. Andelen som mobbes. Andelen som får nok utfordringer i skolen. Andelen som oppgir at opplæringen er tilpasset deres nivå. Andelen som får faglige tilbakemeldinger. Disse indikatorene finner man igjen både i det nasjonale indikatorsettet og i Finnmark fylkeskommunes modell for kvalitetssystemet. Disse er en utdypning av hverandre og må derfor ses i sammenheng. 6 Begrepene er nedenfor omtalt og definert i henhold til NOU 2003:16. 7 Mål og indikatorer er hentet fra s. 11 i St.meld. nr. 31. 10 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark
«Elevenes, lærlingenes og lærekandidatenes læringsutbytte og mestring er et av de sentrale målene»
PROSEDYRER RAPPORTERING Som grunnlag for virksomheten skal skoleeier, skoler, opplæringskontor og lærebedrifter ha skrevne prosedyrer for å sikre kravene i lov og forskrift. 8 Prosedyrene skal beskrive systematiske tiltak som skal sikre og dokumentere at aktiviteter og resultater er i samsvar med lov og forskrift samt nasjonale, regionale og lokale målsettinger. De skal ha klare ansvarsforhold og ansvarsfordeling, og må dessuten uttrykke formål, anvendelsesområde og målgruppe. De enkelte prosedyrer skal være kjent for de som skal anvende dem. De skal i størst mulig grad være praktiske og si noe om følgende momenter: hva, hvorfor, hvem, hvordan, frist og tiltak hvis avvik. Prosedyrene lagres elektronisk og tilgjengelig for brukerne. Ved behov gjennomgår prosedyrene nødvendig revisjon. DOKUMENTASJON Alle aktiviteter som følge av krav i lov og forskrift skal dokumenteres skriftlig. Dokumentasjonen vil bidra til kvalitetssikring og innsikt i virksomheten og kan oppbevares digitalt hvis lovverket tillater dette. 9 Så langt det lar seg gjøre vil man tilstrebe og benytte eksisterende dokumentasjonssystemer samt sørge for størst mulig grad av samkjøring mellom disse. Dokumentasjonen skal være oppdatert og lett tilgjengelig, og den må kunne oppfylle følgende krav: 10 enkel tilgang på siste versjon god revisjonskontroll tydelighet i forhold til hvem som er ansvarlig for og hvem som har godkjent de styrende dokumentene god håndtering av avviksmeldinger og forslag til forbedringer sikker arkivering Opplæringsavdelingen, skolene samt opplæringskontor og lærebedrifter skal dokumentere kvalitetsoppfølging på sine ansvarsområder i henhold til egne sjekklister og årshjul. 8 Gjelder også læreplaner. 9 Personvernet legger føringer på hva som kan lagres digitalt (jfr. arkivloven). 10 De påfølgende punktene er hentet fra Kvalitetshåndbok for videregående opplæring i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Skolene og lærebedriftene må redegjøre for og dokumentere sine rutiner, resultater og sitt lærings- og kvalitetsarbeid. Resultatene skal formidles til skoleeier gjennom års- og halvårsrapport etter fastsatt mal. I den grad loven tillater skal rapporteringen foregå elektronisk. 11 Rapportene fra skoler og opplæringskontor/lærebedrifter vil bli lakt fram for kompetanseutvalget. Dataene rapporten skal bygges på må i all hovedsak være tilgjengelig som den del av det nasjonale kvalitetssystemet som ligger tilgjengelig på www.skoleporten.no. Datagrunnlaget skal være utgangspunkt for analyse, vurdering og oppfølging på den enkelte skole og lærebedrift. Skoleeier skal ut fra datagrunnlaget kunne følge opp utviklingen hos skoler og lærebedrifter, samtidig som resultater kan sammenlignes og gi kunnskap om helhetlig utvikling over tid. Skolene rapporterer: Halvårsrapport pr. 31. august Årsrapport pr. 31. desember Halvårsrapporten skal dekke perioden 01.01 til 30.06. Denne rapporten vil være en bestilling fra skoleeier som plukker ut spesifikke områder som det ønskes rapportering på. Disse områdene må ses i sammenheng med skoleeiers oppfølgingsarbeid, og områdene halvårsrapporten skal dekke må forventes endret fra år til år. Lærebedriftene/opplæringskontorene rapporterer: Årsrapport om opplæringen av lærlinger og lærekandidater pr. 31. desember En forutsetning for at kvalitetssystemet skal fungere etter intensjonen er at skoleeier, skoler, opplæringskontor og lærebedrifter har en felles forståelse og lik praksis for hvordan rapportering skal foregå. 11 Jfr. personvernet. 12 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark
OPPFØLGING Grunnlaget for god kvalitetssikring er felles forståelse og dialog mellom partene. Oppfølgingen handler om nasjonal, regional og lokal kvalitetssikring. Oppfølgingen skal avdekke om virksomheten har god praksis med hensyn til videregående opplæring i skole og lærebedrift, og at denne opplæringen foregår i henhold til lovkrav og vurderingsområder. Skoleeiers oppfølging av skoler, opplæringskontor og lærebedrifter: 1. Planlagt oppfølging på utvalgte områder ved utvalgte skoler, opplæringskontor og lærebedrifter 1x pr. år (kvalitetssikring) 2. Besøk ved utvalgte skoler, opplæringskontor og lærebedrifter for utviklingsdialog på utvalgte områder 1x pr. år (kvalitetsforbedring) 3. Oppfølging på grunnlag av klage (kvalitetssikring) Oppfølgingen er delt inn i tre faser: innledningsfase, gjennomføringsfase og avslutningsfase: Oppfølgingen innledes med et varsel, evt. redegjørelse for saken og hvilke områder man ønsker innsyn i. Deretter må virksomheten sørge for at de med utviklings- og gjennomføringsansvar framlegger relevante grunnlagsdokumenter forut for oppfølgingsbesøket. Oppfølgingsbesøket avrundes med en rapport fra skoleeier angående de positive og negative sider som har blitt avdekket, og skolen/lærebedriften må innenfor oppsatt frist gi tilbakemelding på hvordan et eventuelt avvik er tenkt håndtert og hvilke kriterier som må ligge til grunn for at avviket skal ansees som lukket. Fristene i den enkelte sak vil variere ut fra omfang og funn da et hvert avvik må vurderes ut fra avvikets egenart. Skoleeier vil kunne bistå med eventuelle strakstiltak, veiledning og støtte i forhold de avvik som vil kunne bli avdekket. Deretter vil skoleeier gi sin tilbakemelding på skolens/lærebedriftens videre håndtering av avviket slik at dette på en hensiktsmessig måte kan lukkes. Skoleeier har anledning til å følge opp både skoler og opplæringskontor/lærebedrifter med hensyn til ivaretakelse av kravene innenfor videregående opplæring. Oppfølging vil skje etter fastsatt plan. Planen vil variere ut fra hvilke utfordringer som avdekkes. Det skal være samsvar mellom de nasjonale kvalitetsindikatorene og de prosessene som foregår på skoler og i lærebedrifter både internt og i forhold til skoleeier. Hovedfokuset er kontinuerlig forbedring av praksis i forhold til den enkelte elev, lærling og lærekandidat. Kvalitetsutvikling og kvalitetsforbedring ved skoler, opplæringskontor og lærebedrifter krever at alle deltar og drar i samme retning og føler eierskap i forhold til kvalitetsarbeidet. Oppfølgingsbesøket innledes med en utviklingsdialog etter fastsatt mal. Partene i en slik utviklingsdialog vil være representanter fra skoleeier samt de fra skole eller opplæringskontor/lærebedrift som har ansvaret for det administrative og/eller pedagogiske innholdet av det området som er gjenstand for oppfølging. 12 12 I enkelte tilfeller kan oppfølgingen kun være et skriftlig tilsyn som gjennomføres som egenkontroll. // 13
TILBAKEMELDING OG UTVIKLING Tilbakemelding, utvikling og forbedring skal skje gjennom en årlig utviklingsdialog mellom skoleeier og skole og mellom skoleeier og opplæringskontor/lærebedrift. Veiledning og læring skal stå i fokus, og også det positive ved skolen/lærebedriften skal fremheves. Utvikling handler om å forbedre praksis samt å lære av prosessen; dialog handler om å kommunisere og å oppnå felles forståelse av forbedringsområdene. Det foretas en samlet vurdering og analyse av hvilke resultater og kvalitet som er oppnådd, eventuelle avvik og hva som bør prioriteres kommende skoleår. For å sikre felles forståelse samt opprettholde gode tilbakemeldingsrutiner kreves det god og forutsigbar informasjonsflyt samt arenaer for disse. Slike arenaer vil f.eks. kunne være rektormøter, fagopplæringskonferanser og besøk på skoler, opplæringskontor og lærebedrifter. Informasjonsflyten skal bidra til størst mulig grad av lik praksis rundt om på de ulike skoler og lærebedrifter. Det er samtidig viktig å gjøre erfaringene fra arbeidet i skolene og lærebedriftene oversiktlig slik at disse kan lære av hverandre. Skolene og lærebedriftene er selv ansvarlige for å sikre god erfaringsdeling. RISIKOANALYSE Kvalitetssystemet skal bidra til å hindre at feil eller mangler oppstår, gjentar seg, og dermed oppnås det kontinuerlig kvalitetsforbedring. En vesentlig hensikt med systemet er at det skal ta hånd om utilsiktede hendelser, situasjoner, feil og mangler. Hver skole og hver lærebedrift må foreta en risikoanalyse med utgangspunkt i de risikoområdene som finnes hos den enkelte. Risikoområdene vil variere fra skole til skole, og fra lærebedrift til lærebedrift, og dette må også fremgå av de lokale kvalitetssystemene da hver enkelt virksomhet må lage sitt sett av prosedyrer med hensyn til sine spesifikke risikoområder. Med risikoanalyser menes her felter som kan hindre virksomheten i å nå sine mål og som kan ha konsekvens for evnen til å oppfylle regelverket. Risikoanalysene vil danne grunnlaget for å prioritere og å iverksette de nødvendige tiltak. INTERNKONTROLL OG REVISJON Kvalitetssystemet hos skoleeier og ved skoler og lærebedrifter skal revideres pr. 1. februar hvert år. Med bakgrunn i Kompetent Region 2008-2011 - strategier for videregående opplæring i Finnmark gjør skolene og lærebedriftene sin vurdering av egen praksis. Prosedyrer og andre beskrivelser endres kontinuerlig i forhold til revisjonen. Det skal sikres at alle nivå har kompetanse til å vurdere regelverket og ivareta oppgavene de har ansvar for i systemet. Nødvendige tiltak skal inngå i kompetanseplanene for den enkelte virksomhet. Revisjonen følges opp med veiledning i forhold til målsettingen om bedring av resultatet. Det er viktig at kvalitetssystemet følges opp for å sikre at det er effektivt over tid. 14 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark
«Kjennetegn på kvalitet vil være under stadig forbedring og oppdatering etter hvert som erfaring utvides og endres fra år til år, men det er likevel de nasjonale kvalitetsindikatorene som er selve fundamentet innenfor opplæringssektoren.» // 15
OPPSUMMERING Kvalitet må alltid bedømmes ut fra en standard eller norm. Disse kan være tids- og kontekstavhengig, og dette bidrar til å gjøre kvalitetsarbeidet til en prosess i stadig utvikling og endring. Kvaliteten skapes på den enkelte skole og i den enkelte lærebedrift og er en kontinuerlig forbedringsprosess som blir skapt av den enkelte deltaker i opplæringsløpet. Kjennetegn på kvalitet vil være under stadig forbedring og oppdatering etter hvert som erfaringene utvides og endres fra år til år, men det er likevel de nasjonale kvalitetsindikatorene som er selve fundamentet innenfor opplæringssektoren. 13 I tillegg kan skoler og lærebedrifter legge inn sine egne kvalitetsindikatorer i forhold til skolens/lærebedriftens egenart. Arbeidet med kvalitetsforbedring er sammensatt og vil alltid være en kontinuerlig prosess. Skjemaet nedenfor viser milepæler i kvalitetsarbeidet. 31. JANUAR ÅRSRAPPORT (PERIODE: 1. JAN - 31. DES) SKOLER OPPLÆRINGSKONTOR LÆREBEDRIFTER POLITISK BEHANDLING: KOMPETANSEUTVALGET (MAIMØTET) 31. AUGUST HALVÅRSRAPPORT (PERIODE: 1. JAN - 30. JUN) SKOLER (KUN UTVALGTE OMRÅDER) POLITISK BEHANDLING: KOMPETANSEUTVALGET (NOVEMBERMØTET) 1. FEBRUAR REVISJON AV KVALITETSSYSTEMET SKOLEEIER SKOLER OPPLÆRINGSKONTOR LÆREBEDRIFTER VÅR OPPFØLGINGSBESØK PÅ GRUNNLAG AV ÅRSRAPPORT SKOLEEIER UTVALGTE SKOLER, OPPLÆRINGSKONTOR OG/ELLER LÆREBEDRIFTER HØST OPPFØLGINGSBESØK PÅ GRUNNLAG AV HALVÅRSRAPPORT SKOLEEIER UTVALGTE SKOLER JAN FEB MAR APR MAI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DES TID 13 Se vedlegg B. 16 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark
Kildehenvisninger Deichmann-Sørensen, Trine: Mot en ny infrastruktur for læring og kontroll. Kvalitet i fag- og yrkesopplæringen, AFI-rapport 3/07 Fagopplæring for framtida, NOU 2008:18 I første rekke, NOU 2003:16 Kvalitet i skolen, St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitetshåndbok for videregående opplæring i Sør-Trøndelag fylkeskommune, 2008 Mikalsen, Finn: Kvalitetsutvikling en veiledning for offentlig sektor, Tano Aschehoug, 1997 Nasjonale føringer for kvalitet i fag- og yrkesopplæringen, Utdanningsdirektoratet, 2006 System for kvalitetsvurdering av videregående skole i Nordland, Nordland fylkeskommune, 2008 System for styring av videregående skoler, Østfold fylkeskommune, 2008 Veileder om kravet til skoleeiers forsvarlige system, Utdanningsdirektoratet, 2008 VEDLEGG A: Oversikt over grunnlagsdokumenter for kvalitetsarbeidet Lover og forskrifter: Opplæringsloven med forskrifter Læreplanverket for Kunnskapsløftet Arbeidsmiljøloven Forvaltningsloven Kommuneloven Lov om helsetjenester Offentlighetsloven Hovedavtalen Læringsplakaten Finnmark fylkeskommunes reglement Kompetent region 2008-2011 - strategier for videregående opplæring i Finnmark Organisasjonskart Økonomiplan/budsjett Kompetanseplanen Virksomhetsplanen Årshjul for virksomheten Andre sentrale dokumenter St.meld. nr. 16 (2006-2007) og ingen sto igjen St.meld. nr. 31 (2007-2008) Kvalitet i skolen Veileder om kravet til skoleeiers forsvarlige system Maler for halvårsrapporter og årsrapporter Rutiner for oppfølging av kritiske områder i skoler og lærebedrifter Aktuelle nettsteder www.utdanningsdirektoratet.no www.regjeringen.no www.skoleporten.no // 17
VEDLEGG B: Styringsdata nasjonale kvalitetsindikatorer Kunnskapsdepartementet er i ferd med å utarbeide et sett et antall indikatorer for optimal styringsinformasjon. Sentrale kilder er KOSTRA, elevundersøkelsen, gjennomstrømming og resultater. Pedagogiske driftsutgifter pr. elev Årsverksinnsats pr. 100 elever Elevundersøkelsen: trivsel, mobbing, nok utfordringer, tilpasset opplæring, faglige tilbakemeldinger Fravær Andel som fullfører og består på fem år eller i perioden med ungdomsrett Andel overgang fra vg1 til vg2 Andel som slutter skolen i løpet av året Andel som fullfører på lavere nivå Andel som får læreplass Andel som fullfører læretid Andel som ikke begynner i lære Karakterutvikling (fra grunnskolen til vgs) Spesialundervisning Voksne Avvik i forhold til budsjett Lærerkompetanse Ledelse VEDLEGG C: Ord og uttrykk i kvalitetsarbeidet Avvik: 14 Mangel på oppfyllelse av spesifiserte krav. Brukertilfredshet: Oppfatning hos elever, foresatte, næringsliv og samfunn med hensyn til hva som er viktig gjennom systematisk gjennomgang av de enkelte tjenestene og egenskaper ved dem eller måten de blir utført på. Internkontroll: Egenkontroll av kvalitetssystemet for å påse at krav i lov eller forskrift overholdes. Kompetanseutvikling: Tilegne seg nye kunnskaper, ferdigheter og erfaringer slik at man kan forbedre sine kvalifikasjoner og dermed gjøre arbeidet sitt stadig bedre. Kvalitet: Alt som tilfredsstiller brukernes forventninger, behov og krav til virksomheten i henhold til lov og forskrift. Kvalitetsforbedring: Systematiske tiltak og/eller strategier som skal gi forbedret kvalitet. Kvalitetsfornyelse: Å revidere og oppdatere kriteriene for kvalitet. Kvalitetsforvaltning: En kontinuerlig prosess der alle har en felles forståelse av hva kvalitet betyr og hva fravær av kvalitet innebærer. Kvalitetshjul: 15 Skjematisk oppsett av kvalitetsstyringsprosessen, hvor det er fokus på det kontinuerlige forbedringsarbeidet. Kvalitetsindikator: Tegn på kvalitet og forbedring innenfor vurderingsområdene brukertilfredshet, læringsutbytte, effektivitet og læringstrykk og kompetanseutvikling. Kvalitetsoppfølging: Oppfølging og tilbakemelding som skjer på grunnlag av rapporter, meldinger, utviklingsdialog og oppfølgingsbesøk. 14 Definisjon hentet fra Mikalsen 2007 15 Definisjon hentet fra Kvalitetshåndbok for videregående opplæring i Sør-Trøndelag fylkeskommune. 18 \\ Kvalitetsssytem for videregående opplæring i finnmark
Kvalitetsrevisjon: 16 Systematisk og uavhengig undersøkelse for å fastslå om kvalitetsaktivitetene og resultatene av dem stemmer overens med det som er planlagt, og om de er effektivt gjennomført og er hensiktsmessige for å oppnå målene. Kvalitetssikring: Omfatter daglig drift, etablering og vedlikehold av systemer for sikring av kvalitet i henhold til en standard, selvpålagt eller tvungen. Under denne betegnelsen anvendes også begreper som kvalitetsstyring. Aktivitetene er planlagte og systematiske tiltak for å få tiltro til at tjenesten tilfredsstiller angitte krav til kvalitet. Kvalitetssystem: System for å rettlede og styre en organisasjon når det gjelder kvalitet. Systemet sikrer at etablert politikk og mål oppnås gjennom systematisk og kontinuerlig forbedringsarbeid. Resultatkvalitet: Beskrivelse av det helhetlige læringsutbyttet for eleven/læringen Revisjon: Kontroll for å verifisere at kvalitetssystemet er komplett, og at det brukes av de enkelte skoler, opplæringskontor og lærebedrifter. Strukturkvalitet: Beskrivelse av de rammebetingelser og ressurser som er til rådighet. Tilsyn: 18 Betyr i denne sammenhengen det overordnede ansvaret staten eller annen delegert myndighet har for å påse at arbeidet utføres i henhold til lover og forskrifter som gjelder. Utviklingsdialog: Kommunikasjon og forståelse av hvordan veiledning og positiv endring kan finne ste Kvalitetsutvikling: 17 Omfatter alle systematiske tiltak som kan bidra til å bedre kvaliteten. Det kan omfatte alt fra endringer i statsbudsjettet til utvikling av læremidler og forbedring av opplæringspraksis. Kvalitetsvedlikehold: Sikre at de daglige aktiviteter utføres i samsvar med fastlagte regler, instrukser og standarder. Læringstrykk: Den etterspørselen eller de krav som stilles til læring og kunnskapsutvikling fra eksternt og internt hold. Læringsutbytte: Beskrivelse av, eller kriterier for, hva det innebærer å beherske det aktuelle tema, emne, eller fag og som gir læringsresultater som viser at eleven eller lærlingen behersker den kunnskap og/eller de ferdigheter som er beskrevet under læringsmål. Prosedyrer: Dokumenter som angir forholdsvis detaljert framgangsmåten for å utføre en aktivitet eller en prosess. En prosedyre gir en kortfattet beskrivelse av enkeltaktiviteter i arbeidsprosessene i kronologisk rekkefølge og med tilhørende ansvarsforhold, dvs. hvilke funksjoner som utfører hva i hvilken rekkefølge. Prosesskvalitet: Omhandler skolens/lærebedriftens indre aktiviteter, selve arbeidet med og tilretteleggingen av opplæringen. 16 Definisjon hentet fra Mikalsen 2007 17 Definisjon hentet fra NOU 2008:18 18 Definisjon hentet fra NOU 2008:18 // 19
Finnmark fylkeskommune Finnmárkku fylkkagielda Fylkeshuset 9815 Vadsø Tel: 78 96 20 00 Telefaks: 78 96 23 70 postmottak@ffk.no www.ffk.no Brosjyren er utformet av Ina Aronsen. Alle foto: Kjersti Hegna. Begge er elever ved Vadsø videregående skole. Elevene er utplassert hos Arc Giraff og fotograf Knut Åserud gjennom prosjekt til fordypning.