Protokoll fra ordinær generalforsamling i Vålen Borettslag Møtedato 29.04.2009 Møtetidspunkt 18.00 Møtested Etterstad videregående skole Tilstede var 64 andelseiere Og 14 med fullmakt til sammen 74 stemmeberettigede Fra forretningsfører møtte Møtet ble åpnet av Anne-Lise J. Johansen Svein Amdal Saksoversikt 1 Konstituering 2 Årsberetning for 2008 3 Årsregnskapet for 2008 4 Godtgjørelser 5 Forslag 6 Valg av tillitsvalgte 1 Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått: Fritz Huitfelt Valgt B C D Opptak av navnefortegnelse Det ble foreslått å anse de innleverte navnesedler som bevis for at vedkommende eier var tilstede og registrerte de som møtte med fullmakt. Vedtatt Valg av sekretær og to andelseiere til å underskrive protokollen Som sekretær ble Anne-Lise Jenseth Johansen foreslått, og til å underskrive protokollen Christoffer Berge og Margrethe Store Valgt Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Det ble foreslått å godkjenne den måte generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Møtet lovlig satt 2 Årsberetning og årsregnskap for 2008 A. Årsberetning og regnskap Styrets årsberetning, resultatregnskap og balanse for 2008 ble gjennomgått og foreslått godkjent. Godkjent B. Overføring av årets resultat til balansen Årets resultat foreslås overført til egenkapital. Godkjent 3 Godtgjørelser A Godtgjørelse til styret Godtgjørelse til det sittende styret ble foreslått satt til kr 160 000,-. Godkjent Side 1 av 7
B Godtgjørelse til revisor Godtgjørelse til revisor for regnskapsåret 2008 ble foreslått satt til kr 5.909,-. Godkjent 4 Forslag A Sak 1 Binding av renten på borettslagets felleslån? Borettslaget har et løpende lån i Husbanken på ca. kr. 153 mill. Renter og avdrag til å betjene dette lånet blir belastet den enkelte andelseier over de månedlige innbetalingene av fellesutgifter, for de som ikke har betalt inn sin låneandel fullt ut. Den flytende renten pr. d.d. er på 6,3% og blir beregnet ut fra Husbankens regler om rentefastsettelse. I løpet av den siste tiden har det vært en betydelig økning av rentene og de månedlige kostnadene for den enkelte. For å unngå disse svingningene i løpet av fhv. kort tid har styret blitt anmodet om å vurdere om det kan være gunstig å inngå avtale om å binde renten for en avtalt periode i motsetning til flytende rente som vi har nå. En fasterenteavtale kan gjelde for 3, 5 eller 10 år og kan inngås for hele- eller deler av lånet. Satsene for fast rent pr. mai 09 er satt til; 3 års binding 3,0%, 5 års binding 3,5% og 10 års bindingsperiode 4,2%. Den flytende renten er fra 1.april 09 satt til 5,3% og prognosen for 3. kvartal 09 er satt til 3,2%. Det vil selvfølgelig være ulike syn på hva som kan være mest hensiktsmessig i en slik sak. Et viktig forhold vil være at den såkalte IN-ordningen (individuell nedbetaling av andel fellesgjeld) forutsetter at renten er flytende. Hvis renten på hele lånet blir bundet, vil det ikke være mulig å nedbetale på sin andel av fellesgjelden i bindingsperioden. IN-ordningen blir også regnet som et fortrinn hvis man skal selge sin bolig, slik at kjøper kan stå fritt til å overta andelen fellesgjeld eller innfri det hele. Det er vel en gjengs oppfatning at de samlede renteinnbetalinger over tid vil være noe lavere ved flytende rente enn ved fast rente og man vil samtidig ha en større frihet til f.eks å bytte långiver og evnt. innfri hele andelen av fellesgjelden. En flytende rente vil samtidig være uforutsigbar ved at det er markedet som rår og man vil altså kunne oppleve store svingninger i renteutgiftene, slik vi har sett i den senere tid. Dette vil kunne belaste den enkeltes økonomi i stor grad og skape problemer. Med en fast rente vil man slippe disse svingningene og man vil ha forutsigbare renteutgifter for hele bindingsperioden. Med dagens svært lave rentesatser og fordi sannsynlighetene taler for at rentebunnen er nær, vil det helt klart være et gunstig tidspunkt for å binde renten hvis man velger å gjøre det. Sett i et 5 års perspektiv skal godt gjøres og ikke komme gunstig ut av dette. Til tross for at det kan være et gunstig tidspunkt for å binde rentene, vil allikevel styret anbefale at borettslaget fortsetter å ha flytende rente på sitt felleslån. De som ønsker å benytte seg av det gunstige tidspunktet for å binde renten, vil jo allikevel ha mulighet til å refinansiere sin andel av fellesgjelden og stå fritt til velge ulike løsninger for dette. Styret fremmer derfor følgende forslag til Generalforsamlingen: Borettslagets felleslån i Husbanken skal fortsatt ha flytende rente Styrets forslag godkjent Side 2 av 7
B Sak 2 Ukjente opplysninger om vedlikeholdsansvar i borettslagets festekontrakt Styret har siden overtagelse av borettslaget vært kjent med festekontrakten som var inngått mellom NSB/Jernbaneverket som tomteeier og OBOS Nye Hjem som fester, datert 19.03.2002. Denne festekontrakten gjelder 2 seksjoner, et for tomtearealet over bakken og et for tunnelområdet som betonglokket ble bygget på og som utgjør deler av vår festetomt. For tunnelområdet omtales bl.a; Nødvendig vedlikehold av lokkets underside, vegger, søyler og fundamentering i sporområdet og andre installasjoner som følge av lokket utføres av grunneier på utbyggers/festers bekostning. I forbindelse med at reklamasjonstiden på 5 år begynte å gå mot slutten, tok styret opp spørsmålet om OBOS Nye Hjem ønsket å videretransportere denne festekontrakten slik at Vålen Borettslag ville stå som fester. Som svar på dette ble vi informert om at tidligere festekontrakt (som vi var kjent med) var blitt endret slik at borettslaget allerede fra 22.03.2004 har stått som fester med det samme vedlikeholdsansvaret som i tidligere festekontrakt. Dette var vedtatt av det daværende byggestyret. Dette var fullstendig nye og ukjente opplysninger for styret. Det har aldri tidligere blitt opplyst om dette forholdet, verken i prospekter, på salgsmøte eller ved overtagelse av borettslaget. Ved at OBOS har tilbakeholdt disse opplysningene fra den opprinnelige salgsprosessen hadde vi som kjøpere altså ikke tilstrekkelig grunnlag til å vurdere totaløkonomi og risiko ved kjøp av leilighet i Vålen Borettslag. Ved at borettslaget nå har fått denne informasjonen vil det være den enkelte andelseiers ansvar å formidle disse opplysningene til nye kjøpere ved evnt. salg av boligen. Man kan selvfølgelig frykte at dette vil kunne påvirke prissetting av boligen i negativ retning. Ved å unnlate og gi denne informasjonen, vil fremtidige selgere kunne trekkes til ansvar for mangelfull informasjon med evnt. krav om prisreduksjon i ettertid. I møte med OBOS-ledelsen hadde styret en grundig gjennomgang av saken og det viste seg at beskrivelsene av omfanget av et evnt. vedlikeholdsansvar ikke har blitt avgrenset i tilstrekkelig grad i forhold til den delen av lokket som borettslaget vil ha ansvar for. Det vil derfor bli utarbeidet forslag til ny tekst i tinglysningsdokumentet. Håpet er at dette vil kunne bli ferdigforhandlet før Generalforsamlingen. Styret er fortsatt av den mening at OBOS har brutt sitt informasjonsansvar ved ikke å opplyse om at borettslaget ble oppført som ny fester i 2004 og derved ble påført et betydelig vedlikeholdsansvar som ikke er omtalt verken i prospekter, på salgsmøter eller på annen måte. Det vil derfor være viktig at borettslaget fortsatt gir saken stor oppmerksomhet og fremforhandler en avtale som ivaretar borettslagets interesser fullt ut. Styret ber derfor Generalforsamlingen om å fatte følgende vedtak: Styret gis fullmakt til å forfølge saken om vedlikeholdsansvar i tunnelområdet juridisk slik at borettslaget fritas for de vedlikeholdsforpliktelsene som er omtalt i festekontrakten av 22.03.04. Styrets forslag godkjent C Sak 3 Priser på el-leveranser fra LOS Tronn Jensen, Biskop Jens Nilssøns gt. 13 B, fremmer sak om at styret ikke har ivaretatt borettslagets og den enkelte andelseiers interesser på en tilfredsstillende måte ved å bytte strømleverandør fra Hafslund til Los i 2007. Bakgrunnen for saken er at enkelte beboere i 2 beboermøter har kommet med utsagn om at de etter bytte av Side 3 av 7
leverandør har fått høyere strømregninger. Han mener også at hvis styret ikke har ivaretatt sitt forvalteransvar på en tilfredsstillende måte og at dette har fått økonomiske konsekvenser, kan dette medføre et personlig økonomisk ansvar for det enkelte styremedlem. Han fremmer derfor følgende forslag til Generalforsamlingen: Styret legger frem en fullstendig og dokumetert redegjørelse som viser pris på strøm fra Hafslund og Los med utgangspunkt i gjennomsnittlig strømforbruk for husholdninger/andelseiere i Vålen Borettslag i perioden 01.01.08 31.12.08, innen 01.06.09. Styrets vurdering av saken: Ved utløpet av en 3-års avtale med Hafslund i 2007, valgte det daværende styret å innhente priser fra 2 andre leverandører i tillegg til OBOS-avtalen med LOS. En forutsetning var at borettslaget fortsatte med fellesinnkjøp av strøm og at dette ble fordelt/ fakturert de enkelte andelseiere. De 2 nevnte leverandørene var ikke konkurransedyktige verken på strømpris eller fakturagebyr og i tillegg forutsatte de at eksisterende strømmålere måtte skiftes til deres egne merker. Dette ville koste 250.000-300.000 og dette ble ansette som uaktuelt. Styret valgte derfor å ta del i den avtalen som OBOS hadde fremforhandlet med Energipartner og LOS (Agder energi). Dette innebar at vi beholdt de eksisterende målerne, årlig fakturagebyr ville være på kr. 300,-/200,- ved e-faktura (Hafslund hadde kr. 382,50 pr år) og et klart mål om å ha en strømpris som skulle ligge min. 10% under gjennomsnittlig spotpris på Nordpools energibørs. I løpet av de 3 første avtaleårene er det dokumentert at de 1000 boligselskapene som OBOS forvalter og som er med i fellesavtalen, hadde spart 49 mill. kroner. OBOS Forvaltning opplyser at statistikken for 2008 viser at borettslagets strømpris ligger 13,3% lavere enn Nordpools gjennomsnittspris og 19,9% lavere enn Hafslund. På 2 beboermøter har styret informert om at de à konto fakturaene vi har mottatt fra LOS er basert på et antatt forbruk og ikke på erfaringstall siden vi var en ny kunde og at alt ville bli avregnet mot reelt forbruk i årsoppgjøret i februar/mars. Årsfakturaen fra LOS vil da vise de riktige tall for forbruk og pris, samtidig som den avtalte rabatt ville bli fratrukket. Styret kan derfor ikke se at bytte av strømleverandør har vært et feil valg og en dårlig forvaltning av borettslagets midler. Snarere tvert imot. Styrets forsalg til vedtak: Generalforsamling gir sin tilslutning til valg av LOS som strømleverandør og ønsker ikke noen videre dokumentasjon av priser eller andre forhold som er knyttet til avtalen. Styrets forslag godkjent mot en stemme D Sak 4 Fjerning av eksisterende barlindplanter fra borettslagets uteområder Tronn Jensen, Biskop Jens Nilssøns gt. 13 B, fremmer sak om å fjerne alle barlindplantene fra borettslagets uteområder. Dette begrunnes med at planten er giftig og det fremmes en rekke påstander om at det er forbud mot å bruke Barlind i barnehager og derved også i borettslag. Han påstår også at styreleder og styret har handlet utover sine fullmakter ved å plante barlind på borettslagets eiendom og derfor er personlig økonomisk ansvarlig for å fjerne barlindplantene og erstatte disse med nye planter. Han foreslår også at hekkene kan fjernes på dugnad av barneforeldrene og derved minimalisere kostnadene. Han fremmer følgende forslag til Generalforsamlingen: 1. Barlinden fjernes fra borettslagets uteområder. Side 4 av 7
2. Barlinden fjernes og erstattes av planter/busker som er egnet for uteområder der barn leker og ferdes. 3. Styrets leder og medlemmer bærer kostnadene ved fjerning av barlinden 4. Styrets leder og medlemmer bærer kostnadene ved fjerning av barlinden og ny beplanting. Styrets vurdering av saken: På bakgrunn av henvendelser fra beboere i 1.etasjene om skjerming for innsyn, ble det i mai 2006 arrangert en Idé-vandring for beboerne. Det kom der bl.a. frem et klart ønske om å sette opp en helårsgrønn hekk flere steder. Thuja og Barlind ble nevnt som mulige løsninger. Det ble også nevnt at vi skulle holde oss til planter som hørte til i den norske floraen (altså ikke Thuja). Det ble tatt kontakt med ulike planteskoler for å høre om anbefalinger og innhente priser. Ved beskrivelse av plantestedene ble det opplyst om lite/ingen sol mellom blokkene, kald trekk, mye snøføyke, svært lite jord mellom blokkene, salt fra gangvei og mye trafikkforurensing. En klar anbefaling var at Barlind var godt egnet og ble mye brukt på krevende plantesteder bl.a. som kanting langs gater og i rundkjøringer. Den er også svært mye brukt i offentlige parker og hager i tillegg til at den er mye brukt i boligsammenslutninger og villahager, også ved skoler og barnehager. Den beste prisen på planter og arbeid fikk vi fra en planteskole i Ås og styret godkjente dette valget. At alle plantene har etablert seg godt på de krevende vokseplassene vi har, viser at det var et godt valg. Det er kjent at Barlind er en giftig plante i samme kategori som en del andre vanlige planter bl.a. Kristtorn, Lobelia, Lupin, Prydbønne og Rododendron. Den hører ikke til gruppen svært giftige planter som bl.a. Gullregn, Liljekonvall, Selsnepe, Revebjelle, Tysbast og Tyrihjelm. Påstander om at det er forbudt å plante Barlind i borettslag og der barn ferdes, har det ikke vært mulig å finne hold for, verken i lover, forskrifter eller formell HMS-dokumentasjon. Derimot finner vi i HMS-dokumentasjon for skoler og barnehager http://aktivhms.no/barnehager/index.asp følgende avsnitt; Det er ikke rapportert et eneste dødsfall på grunn av giftplanter i Norden de siste 50 årene. Faren ved giftige vekster skal derfor ikke overdrives, men for å unngå uheldige og unødvendige problemer ved beplantning i barnemiljøer, er det viktig at man også er bevisst på dette miljømessige momentet. Følgende liste over giftige planter er ikke komplett, men inneholder noen sentrale arter i vår norske sammenheng som bør unngås, inne som ute: med en påfølgende opplisting hvor også Barlind er nevnt. Borettslaget har ca. 175 barlindplanter fordelt på 3 hekker og ca. 30 planter fordelt på 20 plantekasser. En utskifting av disse plantene med f.eks Thuja i samme høyde og vekst, vil anslagsvis koste ca. kr. 300 350 kr. pr. plante. Dette inkluderer innkjøp av planter, transport til plantestedet, oppgraving av eksisterende planter og bortkjøring av disse. En samlet pris på 70 80.000. Tilbudet vi fikk fra anleggsgartnerfirmaet som hadde ansvaret for grøntarealene ved bygging, var på kr. 500,- pr. plante inkl. alt arbeide. Styret har forståelse for at småbarnsforeldre kan bli bekymret for forhold knyttet til barlindplantene, men synes allikevel at en full utskifting av barlindplantene fordi de har en periode på 4-6 uker om høsten med bær som er giftige, blir for drastisk. På samme måte som foreldre har ansvar for sine barn på andre områder, både i hjemmet og utendørs, ser styret det som naturlig at de også tar dette ansvaret for hva barna putter i munnen når de er ute. Side 5 av 7
At det daværende styret i tillegg skal bære kostnadene ved en utskifting fordi de angivelig ikke har skjøttet sitt styreverv på en tilfredsstillende måte, finner det nåværende styret helt urimelig. Styrets forslag til vedtak: Forslag om utskifting av barlindplantene avvises og eksiterende beplanting beholdes. Økonomiske krav rettet til tidligere styre avvises som urimelig. Styrets forslag godkjent med stort flertall E Sak 5 Fjerning av barlindhekk mellom 15 og 17 Randi Johannessen, Biskop Jens Nilssøns gt. 15 A, Erlend Hammer nr. 17 A, Tone Messenlien nr. 17 A, Jeanette Tangen nr. 17 B, Gunn Tjoflot nr. 17 B, Tronn Jensen nr. 13 B og Kevin Murphy nr. 15 A fremmer sak om at barlindhekken mellom nr. 15 og 17 fjernes, da planten står oppført på Helsedirektoratets liste over giftige planter. De fremmer følgende forslag til Generalforsamlingen: Fjerne den giftige barlindhekken mellom nr. 15 og 17, og erstatte den med en annen type som ikke er giftig. Styrets vurdering av saken: Det vises til vurdering i sak 5. I tillegg bør det vektlegges at plantene på dette stedet står på det mest krevende området. De er plantet på en steinfylling med lite jord, de har lite sol, det er svært trekkfullt og gangveien må strøs med mye salt for å holdes snøfri. Det er stor fare for at andre arter ikke vil klare seg her. Styrets forslag til vedtak: Forslag om utskifting av barlindplantene mellom nr. 15 og 17 avvises og eksisterende beplanting beholdes. Styrets forslag godkjent med stort flertall F Sak 6 Etablering av vedlikeholdsfond Reklamasjonstiden for borettslagets bebyggelse er i ferd med å gå ut. Vi har til nå i stor grad fått utbedret feil og mangler for utbyggers og entrepenørs regning. Etter at reklamasjonstiden går ut, vil borettslaget komme i en driftssituasjon hvor det må etableres flere serviceavtaler og vedlikeholdsrutiner for nye områder. Etter hvert vil det ikke bare være tilstrekkelig med kontroll og service, det vil også bli behov for utskiftninger av tekniske installasjoner f.eks på VVS-området, forhold knyttet til HMS, heisene kan trenge nye komponenter osv. Alt dette er kostnader som ikke vil kunne dekkes av det ordinære driftsbudsjettet, men vil kunne være større engangskostnader. For å kunne ha økonomiske midler til slike ting og kunne begynne å forberede større vedlikehold på fasader og vinduer, ser styret det som en nødvendighet å opprette et vedlikeholdsfond. Fondet skal i hovedsak gå til større planlagte oppgaver som baseres på Generalforsamlingsvedtak. Det må allikevel være rom for at styret kan disponere midler fra dette fondet til større akutte vedlikeholdsoppgaver for eksempel knyttet til heiser, pumper for vann og avløp, elektromoter i vifteanlegget uten at det må innkalles til ekstraordinær Generalforsamling. Hvis slike forhold må lånefinansieres fordi det ikke foreligger Generalforsamlingsvedtak vil det bli ekstra kostbart. Styret er også av den oppfatning at det må utarbeides retningslinjer Side 6 av 7
for fondet og en egen Vedlikeholdsplan for større oppgaver og at dette godkjennes på Generalforsamlingen i 2010. Kostnader til dette arbeidet vil bli belastet vedlikeholdsmidlene. Større vedlikeholdsoppgaver vil måtte fordeles likt på andelseierne og kan ikke beregnes etter leilighetenes areal. Styrets forslag til vedtak; 1.Det etableres et vedlikeholdsfond som innebærer månedlige innbetalinger fra hver andel på kr. 50,- pr.mnd. 2. De månedlige innbetalingene settes inn på særskilt høyrentekonto i OBOS. 3. Det utarbeides retningslinjer for oppbygging av vedlikeholdsfondet og bruken av dette. 4. Det utarbeides vedlikeholdsplan for borettslaget for kommende 5-10 års periode. Styrets forslag godkjent 5 Valg av tillitsvalgte A Som styremedlemmer for 2 år ble det foreslått Rune Lian Biskop Jens Nilssøns gt 19 A Inga Holst Biskop Jens Nilssøns gt 17 A Valgt B Som varamedlemmer for 1 år ble foreslått Magne Thunestvedt Gorm Nøklebye Kristian Singstad Pålshaugen Randi Johannessen Valgt Biskop Jens Nilssøns gt 19 A Biskop Jens Nilssøns gt 19 A Biskop Jens Nilssøns gt 17 B Biskop Jens Nilssøns gt 15 A C Som valgkomité for 1 år ble foreslått Veronica K Brekk Styret får fullmakt sammen med Brekk til å utvide komiteen med 2 medlemmer Biskop Jens Nilssøns gt 17 A D Som delegert med varadelegert til generalforsamlingen i OBOS ble foreslått: Pål Giørtz Unni Teigen Svein Amdal (nytt forslag) nestleder (nytt forslag) Delegert Varadelegert Amdal valgt med akklamasjon Styrets nestleder blir borettslagets representant som varadelegert generalforsamlingen ble hevet kl 20.10 Protokollen godkjennes av undertegnede Fritz Huitfelt /s/ Møteleder Christoffer Berge /s/ Protokollvitne Anne-Lise J Johansen /s/ Referent Margrethe Store /s/ Protokollvitne Ved valgene på generalforsamlingen har styret fått følgende sammensetning: Navn Adresse Leder : Svein Amdal Biskop Jens Nilssøns gt 19 A Styremedlem : Rune Walczyk Biskop Jens Nilssøns gt 15 A Styremedlem : Bjørn Riise Biskop Jens Nilssøns gt 13 B Styremedlem : Rune Lian Biskop Jens Nilssøns gt 19 A Styremedlem : Inga Holst Biskop Jens Nilssøns gt 17 A Styret vil konstituere seg på neste styremøte. Side 7 av 7
Oslo 30.04.09 ALJJ Side 8 av 7