FO S EN REGIO NRÅD N OTAT Dato: 24. januar 2014 Til: Rådmannsgruppen / styringsgruppen Skrevet av: Asle Brustad og Harald S. Jensen PROSJEKTET DIGITAL DØGNÅPEN FORVALTNING PÅ FOSEN ORIENTERING TIL RÅDMANNSGRUPPA A. Innledning I de fleste møtene i Rådmannsgruppa i 2013 er det b litt orientert om status og framdrift i prosjektet «Digital Døgnåpen forvaltning på Fosen», siste gang i møte den 18. oktober 2013. Det ble d a spesielt fokusert på dialogkonferansen med interesserte leve randører som ble gjennomført den 16. oktober 2013 og erfaringene derfra. Rådmannsgruppa var enig om at prosjektet må ha stor t fokus framover og at det er viktig å se på dette som er organisasjonsprosjekt. I den forbindelse ble det vedtatt at en representant for personalsjefene skulle tiltre prosjektgruppa (i utgangspunktet ble Arild Risvik valgt, men han ble i møte den 29.11.2013 erstattet av Ogne Undertun). Videre ble ass.rådmann Geir Are Nyeng valgt til å representere Rådmannsgruppa i prosjektgruppa. Øvrige konklusjone r som ble trukket av Rådmannsgruppa den 18. oktober 2013 var: Viktig at rådmennene sørger for å innarbeide dette i budsjett og presentere det for politikerne. Rådmannen må også sørge for å presentere dette i eg en organisasjon og sørge for at ansatte bidrar i prosessen. Punktene B, C og D nedenfor her utdrag fra blogg ti lhørende etrøndelag. B. Kort om NHO leverandørprosjektet KS (Kommunesektorens organisasjon) og NHO (Næringsl ivets hovedorganisasjon) har gått sammen om å etablere et 5-årig «Nasjonalt program for leverandø rutvikling». Programmet skal bidra til at offentlig e anskaffelser i større grad stimulerer til innovasjo n og verdiskaping. Regionalt Program for Leverandørutvikling bygger på det Nasjonale, og dri ves av NHOs Trøndelagsavdeling. Sør-Trøndelag fylkeskommune er en av fire partnere i det regional e programmet. NHO Trøndelag har gjort følgende vurdering av prosj ektet Digital døgnåpen forvaltning som pilotprosjekt: «Regionalt Program for Leverandørutvikling betrakte r Fosen Regionråds anskaffelse «FOSENPORTALEN» som et aktuelt pilotprosjekt fordi utviklingsmuligh eten er høy for kommunene, behovet for kunnskap om hva leverandører kan tilby, og mulige løsninger, er høyt (endringer skjer fort), viljen til å gjennomf øre en innovativ anskaffelse er tilstede og forankret i st rategi og ledelse, en engasjert prosjektleder/koord inator er på plass, anskaffelsen er interessant fordi det er flere kommuner som går sammen om èn anskaffelse, og målsettingene er høye som vil kunne stimulere le verandørene til utvikling. Målet er å implementere løsninger som på en innovativ måte leverer digitale kommunale tjenester til befolkningen, og som har bidratt til å modernisere og effektivisere kommunen e.» Dialogaktivitetene i forkant av anskaffelsen skal b idra til å utvikle en så god kravspesifikasjon som mulig. Framgangsmåten skal gjøre Fosen Regionråd bedre rus tet til å gjennomføre selve anskaffelsen og ta riktige beslutninger. Gjennom en god før-anskaffels esprosess vil kommunene også oppnå bedre forståelse for egne behov, og samarbeidet kommunene imellom rundt IKT vil også bli tydeligere. 1
C. Innovativ offentlig anskaffelse i Fosenregionen D ialogkonferansen Et hovedmål med dagen var å gi leverandørene best mulig informasjon om de muligheter og utfordringer Fosenregionen står overfor, og hvordan man ser for seg at en portalløsning skal bidra til å utnytte muligheter og løse utfordringer. I alt var det 13 leverandører som hadde meldt seg på og var til stede i salen, n oe vi opplever som et svært positivt antall, og i overkant av hva vi hadd e turt å håpe på. I alt møtte det 18 personer fra leverandørsiden. Fra egne rekker stilte prosjektkom munene med 22 deltaker, bredt representert med rådmenn (som representerer styringsgruppen), prosje ktleder, prosjektrådgivere og prosjektgruppe som representanter for de fleste tjenesteområder. Fra Sintef avdeling for nettbaserte systemer og t jenester hadde vi invitert seniorforsker Asbjørn Følstad for å snakke om om «Brukervennlig digitalis ering av offentlig sektor». Interessant og tankevekkende for både kommuner og leverandører. Mantra: Gjør det enkelt! Det er en av de viktigste suksessfaktorene for å få brukerne til å ta tjenest ene i bruk. Kun den siste halve timen var satt av til spørsmål og kommentarer fra leverandørene. Dette var et bevisst valg siden det som siste ledd i dialogprose ssen er lagt opp til 1-til-1-møter med de leverandørene som ønsker det. Opplegget her er at d e i fortrolighet får anledning til å presentere sin e tanker og løsninger uten konkurrenter til stede. Noe av intensjonen med dialogkonferansen var også at leverandørene skulle få kjennskap til hverandre for evt. å knytte videre kontakt med tanke på mulig samarbeid. Denne leveransen kommer til å favne bredt fra avanserte teknologiske løsninger til arbe idsprosess- og organisasjonsutvikling. Det burde derfor være potensial for samarbeid mellom flere ty per leverandører. For Fosenregionen har hele dialogprosessen til hens ikt å gi en best mulig oversikt over hva som finnes av muligheter i markedet, for på denne måten heve k valitet og treffsikkerhet i kravspesifikasjonen som er under utvikling. I en blogg skriver etrøndelag ved Asle Brustad: vi vil berømme både Fosenregionen for å gå nye veier, NHO Midt-Norge for å bruke portalprosjektet som et konkret pilotprosjekt og leverandørene for at de se r potensialet i denne typen prosesser og setter av ti d og ressurser til å delta. D. Innovativ offentlig anskaffelse i Fosenregionen: En-til-en-møter og erfaringer så langt Etter gjennomført dialogkonferanse 16. oktober var det nå opp til leverandørene om de ville gå i nærmere dialog med prosjektledelsen i prosjektet Digital Døgnåpen Forvaltning Fosen (DDF). Til vår glede var det i alt 13 leverandører som meldte sin interesse. Vi gjennomførte 2-timers møte med hver enkelt av dem, 11 i uke 50 og de siste 2 i uke 51 2013. Det ble mao. et tett løp inn mot jul! Hvilke erfaringer har vi så gjort i løpet av dialogperioden? Vi møtte godt forberedte leverandører med god kompe tanse innenfor sine satsningsområdet. Etter endt løp utkrystalliserte det seg noe som kan se ut til å bli en 3-deling av prosjektet: a) Kommunikasjonsstrategi b) Arbeidsprosessanalyse c) Portalløsning. Den første erkjennelsen vi gjorde var at det er avg jørende nødvendig å ha en kommunikasjonsstrategi på plass så tidlig som mulig, helst før vi foretar den endelige utformingen av kravspesifikasjonen. En del av leverandørene viste at de har god kunnskap om ko mmunal tjenesteproduksjon, og har gode metoder for å velge ut tjenester som det kan være hensiktsm essig å digitalisere, mens en del leverandører hadd e liten eller ingen konkret erfaring fra kommunal sek tor. For å kunne forbedre en tjenesteleverans er d et også viktig å jobbe med arbeidsprosesser: 1. kartlegge arbeidsprosessen slik tjenesten leveres p r. i dag 2. utforme en prosess slik man kunne ønske at den skule leveres 2
3. tilpasse ønsket prosess til realiteter som lover og forskrifter (gjerne beskrive hvilke hindringer disse legger for en rasjonell arbeidsprosess), orga nisatoriske muligheter, teknologiske muligheter mm. Gevinstrealisering: gjennom arbeidsprosessarbeidet vil man avdekke gevi nstmuligheter og potensial. Disse må innarbeides i en gevinstrealiseringsplan s om beskriver gevinsten, hvor den skal tas ut, hvem som er ansvarlig for gevinstuttak og når den skal r ealiseres. Her regner vi med å bruke metodikken som KommIT har utviklet i sin «Gevinstkokebok» med tilhørende maler. Vårt generelle inntrykk etter de innledende rundene er at det er få om n oen som har tilstrekkelig spennvidde til å levere alle nødvendige tjenester. Dette er erfaringer vi vil ta med oss videre i prosjektutformingen. E. Oppfølging av prosjektgruppa veien videre Prosjektgruppa hadde arbeidsmøte den 9. januar 2014 hvor hovedoppgaven var gjennomgang og oppdatering av forprosjektbeskrivelsen og anbudsdok umentasjonen (konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen). Hovedkonklusjonene i møte ble : Vi vil foreslå at anbudsinnhentingen deles opp i tr e (evt. fire) separate deler: 1. Anbud utarbeidelse av Kommunikasjonsstrategi: 1. Kommunikasjonsplattform 2. Medie- / kanalstrategi 3. Profil- / designhåndbok 2. Anbud utarbeidelse av Arbeidsprosesstrategi: 1. Finne prosesser 2. Analyse prosesser 3. Digitaliseringsprosesser 4. Gevinstrealiseringsplan 3. Anbud ny portalløsning 4. Evaluering av oppnådd resultat (2 3 år etter iver ksetting)? Pkt. 4 må det tas standpunkt til hvordan det skal g jennomføres på et senere tidspunkt. Framdriftsplan: Med utgangspunkt i forslaget om å splitte anbudsinn hentingen i tre separate anbud fikk prosjektledelsen i oppgave å utarbeide en ny / revi dert framdriftsplan. Denne må bygge på forutsetningene om at innholdet i A. Kommunikasjon sstrategi og B. Arbeidsprosesstrategi vil være premissleverandører til kravspesifikasjonen til sel ve Portalløsningen. Oppgave: Ansvarlig: Ferdig: Kommentarer: Kommunikasjonsstrategi Eistein / Harald Anbudsbeskrivelse: Kommunikasjonsplattform Medie- / kanalstrategi Profil- / designhåndbok Valg av mulige anbydere Eistein Kunngjøring: 15.2.2014 Tilbudsfrist: 28.2.2014 10.5.2014 Må være ferdig i god tid før tilbudsfrist ens utløp (portalløsningen) 15.2.2014 Anskaffelsen følger regler for of fentlig anskaffelse etter forskriftens del 1 (anskaffelser under kr. 500.000) 15.2.2014 Minimum 3 mulige leverandører 3
Oppgave: Ansvarlig: Ferdig: Kommentarer: Valg av leverandør inkl. leverandørenes presentasjon av oppdragsforståelsen (1 time på hver, gjennomføres i uke 10) Klagefrist: 21.3.2014 Signering av kontrakt: 24.3.2014 Iverksetting av prosjekt: 24.3.2014 Prosjekt ferdigstilt overleveres hovedprosjektet (portal) 07.3.2014 (Valget foretas av: Asle, Eistein, Bjørn Henrik, Harald) 10.5.2014 Kommunikasjonsstrategien leverer premi sser til portalløsningens kravspesifikasjon Oppgave: Ansvarlig: Ferdig: Kommentarer: Arbeidsprosesstrategi Asle / Harald Spørreundersøkelse (internt og eksternt digitalisering av tjenester) Eistein 10.5.2014 Må være ferdig før anbudsutlysing (portalløsningen) 25.2.2014 Må være ferdig før anbudsfristens utløp (28.2.2014) Anbudsbeskrivelse: Finne prosesser Analysere prosesser Asle 15.2.2014 Anskaffelsen følger regler for offen tlig anskaffelse etter forskriftens del 1 (anskaffelser under kr. 500.000) Bistand til iverksetting av digitalisering av valgte tjenester Valg av mulige anbydere 15.2.2014 Minimum 3 mulige leverandører Kunngjøring: 15.2.2014 Tilbudsfrist: 28.2.2014 Valg av leverandør inkl. leverandørenes presentasjon av oppdragsforståelsen (1 time på hver, gjennomføres i uke 10) Klagefrist: 21.3.2014 Signering av kontrakt: 24.3.2014 Iverksetting av prosjekt: 24.3.2014 Prosjekt ferdigstilt overleveres hovedprosjektet (portal) 07.3.2014 (Valget foretas av: Asle, Eistein, Bjørn Henrik, Harald) 10.5.2014 Arbeidsprosesstrategien leverer premis ser til portalløsningens kravspesifikasjon Oppgave: Ansvarlig: Ferdig (justert 16.1.2014) Fosenportalen ny portalløsning Harald Markedsengasjement: Dialogkonferanse (16.10.2013) En til en møter (uke 50 og 51) Håndtere info internt All dokumentasjon klar: TIDSPLAN IKKE BUNDET Forprosjektbeskrivelse Konkurransegrunnlag AV LOV OG Kravspesifikasjon FORSKRIFT Prisskjema Harald, Asle, Eistein, Bjørn Henrik Prosjektgruppa, Harald, Asle, Eistein, Bjørn Henrik 15.08 til 15.12 2013 20. 06.2014 Budsjettbehandling (kommunene) avklare økonomiske rammer Rådmennene 31.12.2013 4
Oppgave: Ansvarlig: Ferdig (justert 16.1.2014) Kunngjøring: Harald, Bjørn Henrik 30.06.2014 Tilbudsutforming Konferanse TIDSPLAN Spørsmål / svar - Tilbudsfrist 5.09.2014 BUNDET I Evaluering Prosjektgruppa, Harald, 05.09 FORHOLD Asle, Eistein, Bjørn 19.09.2014 TIL LOV OG Valg av vinner Rådmannsgruppa 26.09.2014 FORSKRIFT Klagefrist 10.10.2014 Kontraktsignering 13.10.2014 Tilbudets vedståelsesfrist 13.10.2014 Oppstart hovedprosjektet 15.10.2014 F. Kostnadsoverslag og finansieringsplan status Prosjektkostnad: 2014 2015 2016 Totalt Kjøp av varer og tjenester (eks. mva) 4 000 000 1 500000 500000 6 000 000 Prosjektledelse 600 000 750 000 750 000 2 100 000 Interne lønnskostnader (6000 timer à kr. 500) 500 000 1 250 000 1 250 000 3 000 000 Sum prosjektkostnad 4 800 000 3 500 000 2 500 000 11 100 000 Planlagt finansiering: Skjønnstilskudd FMST og FM N T Deltakerkommunene (Interne lønnskostnader) Deltakerkommunene (Investeringsbudsjettet) Annen finansiering STFK Sum Budsjett Kommentarer: 3 000 000 Søkt om, men ikke innvilget 3 000 000 Nødvendig prosjekttid må frigjøres i kommunene 4 800000 Budsjettert av kommunene? 300000 Deltakelse i prosjektrådgiving finansiert av STFK Prosjektet mangler sannsynligvis p.t. kr. 3,0 mill 11 100000 for å være fullfinansiert Fordeling av investeringskostnader kommuner (60 % fast og 40 % etter folketall pr. 1.1.2013) Kommune Innbyggertall pr. 1.1.2013 Fast 60 % Innbyggerfordeling 40 % Totalt 2014 Ørland 5 155 411429 392046 803475 Rissa 6 652 411429 505896 917324 Bjugn 4 665 411429 354781 766210 Åfjord 3 237 411429 246179 657608 Roan 996 411 429 75 747 487 176 Osen 1 010 411429 76 812 488241 Leksvik 3 531 411429 268538 679967 I alt 25 246 2 880000 1 920000 4 800000 5
G. Informasjonsformidling gjennomføring av kommunemø ter I tillegg aktivitetene som er beskrevet ovenfor planlegger pr osjektledelsen å gjennomføre møter i hver av deltakerkommunene med tanke på å spre kunnskap o m prosjektet og forankre det i kommuneorganisasjonene. Det forutsettes avsatt to t imer i hver kommune. Møtene forutsettes gjennomført i løpet av første halvdel av februar må ned. PROGRAM KOMMUNEMØTER: Om prosjektet DDF Fosen mål mandat og rammer (Har ald S. Jensen) NHO leverandørprosjektet hva vil Fosen kunne oppn å med å delta som pilot? (Hilde Sætertrø) Behov for en felles kommunikasjonsstrategi som omfa tter: (Eistein Gulseth) o Kommunikasjonsplattform o Medie- /kanalstrategi o Profil- /designhåndbok Arbeidsprosessstrategi: (Asle Brustad) o Identifisere / finne prosesser (herunder gjennomfør ing av spørreundersøkelse) o Analysere prosesser o Digitaliseringsprosesser o Gevinstrealisering Ny portalløsning viktige elementer i kravspesifik asjonen (Harald S. Jensen) Framdriftsplan (Harald S. Jensen) Spørsmål og diskusjon MØTEDELTAKERE FRA KOMMUNENE (forslag): Rådmann og rådmannens ledergruppe Avdelingsledere Næringsmedarbeider Kommunens medlemmer av de regionale faggruppene og fagforum Tillitsvalgte Ordfører og evt andre sentrale politikere H. Oppsummering og spørsmål til Rådmannsgruppa /styrin gsgruppa Planlagte aktiviteter i prosjektet er gjennomført s om planlagt fram til årsskifte 2013/2014. Gjennomførte dialogaktiviteter med potensielle leve randører har bidratt til at prosjektgruppa foreslår å dele opp anbudsprosessen i tre separate anbud: a) Kommunikasjonsstrategi b) Arbeidsprosessanalyse c) Portalløsning a) og b) må være gjennomført før anbudsutlysing av c) da de er premissleverandører til selve portalløsningen Det er utarbeidet en revidert framdriftsplan som iv aretar tidsbehov for utlysing av tre separate anbud. Det er satt opp stramme tidsfrister, og selv e iverksettingen av hovedprosjektet utsettes fra 1. oktober 2014 til 15. oktober 2014. Fylkesmannen har ikke bevilget skjønnsmidler til pr osjektet i 2014. Prosjektet mangler derved sannsynligvis ca. NOK 3,0 mill. for å være fullfina nsiert. Prosjektgruppa kjenner ikke til om kommunene har be vilget investeringsmidler til prosjektet i hht oppsatt finansieringsplan. prosjektledelsen vil gjennomføre møter i hver av de ltakerkommunene med tanke på å spre kunnskap om prosjektet og forankre det i kommuneorg anisasjonene. 6
Spørsmål til Rådmannsgruppa / styringsgruppa: 1) Har kommunene budsjetter med investeringsmidler i 2014 til gjennomføring av prosjektet til sammen kr. 4.800.000? 2) Forslag fra Rådmannsgruppa til finansiering av kr. 3.000.000 som var budsjettert finansiert av skjønnsmidler? 3) Kan prosjektledelsen iverksette anbudsinnhenting fo r prosjektene Kommunikasjonsstrategi og Arbeidsprosesstrategi og iverksette gjennomføring av dem? Prosjekt finansieres av midler som kommunene har bu dsjettert til prosjektet i 2014. Antatt kostnadsramme samlet for de to prosjektene inntil k r. 1.000.000. 4) Er opplegget for kommunemøter OK? 5) Har Rådmannsgruppa / styringsgruppa tanker om hvord an vi skal organisere hovedprosjektet, herunder rekruttering av prosjektledelse? 7