FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: Referat fra møte i rådmannsgruppen, fredag Sted: Møterom «Toppen», Åfjord Helsesenter, Åfjord kommune Tid: Fredag 28. mars, kl 0900 Tilstede: Forfall: Andre: Møteleder: Roar Leirset, Osen, Kai Terje Dretvik, Leksvik, Tor Langvold, Bjugn, Roy Bjarne Hemmingsen, Roan, Per Johansen, Åfjord, Vigdis Bolås, Rissa, Gaute Krogfjord, Ørland, i tillegg deltok Vidar Daltveit fra sekretariatet. Snorre Glørstad, Ørland kommune Laila Refsnes og Sigrun Brødreskift deltok ved orientering om fagprogrammet Profil og Meldingsutveksling. Roar Leirset Saker til behandling: Sak 02/14 Møte i Rådmannsgruppa den 31. januar - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte. Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 31. januar godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Behandling i møtet: Rådmannsgruppas vedtak: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 31. januar godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. 1

2 Sak 03/14 Tilsyn med barn i fosterhjem Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Fosen Barneverntjeneste delegeres oppgaven «å føre tilsyn med barn i fosterhjem» på vegne av kommunene Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland, Leksvik og Rissa. 2. Fosen Barneverntjeneste gis det faglige ansvaret for gjennomføring av tilsyn og for rapportering til den enkelte kommune. 3. Eventuelle midler tilført den enkelte kommune for å styrke tilsynsførerordningen følger med oppgaven. Behandling i møtet: Det er enighet om å anbefale at kommunene delegerer oppgaven «å føre tilsyn med barn i fosterhjem» fra kommunene til Fosen Barneverntjeneste. Punkt 1 og 2 i forsalget til vedtak oversendes kommunene for politisk behandling med ovennevnte anbefaling fra rådmannsgruppen. Når det gjelder pkt 3 i ovennevnte forslag ønsker rådmannsgruppen at dette kommer tilbake til ny behandling i rådmannsgruppen etter drøfting med ledelsen for Fosen Barneverntjeneste. Rådmannsgruppens vedtak: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd vil anbefale at medlemskommunene i Fosen Barneverntjeneste fatter politisk vedtak om at: 1. Fosen Barneverntjeneste delegeres oppgaven «å føre tilsyn med barn i fosterhjem» på vegne av kommunene Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland, Leksvik og Rissa. 2. Fosen Barneverntjeneste gis det faglige ansvaret for gjennomføring av tilsyn og for rapportering til den enkelte kommune. Orienteringer/drøftinger: Fagprogrammet Profil oppgradering/ny funksjonalitet v/faggruppeleder Laila Refsnes Laila Refsnes, faggruppeleder Profil Fosen, orienterte om det «Nasjonale meldingsløftet». Det er mye arbeid som må gjøres for at elektronisk meldingsutveksling skal gå som planlagt. Her må den enkelte kommune sørge for at jobben blir gjort. Det har vært en del igangkjøringsproblemer for KommUT pga ulike «system» hos den enkelte leverandør av data. Det må være en tett dialog opp mot Fosen IKT. Elektronisk meldingsutveksling forutsetter en overvåkning 24/7. Dette betyr at Fosen kanskje må knytte seg til «større system» for å kunne gjennomføre overvåkningen. Rådmannsgruppen ønsker å drøfte dette sammen med Profilansvarlig og Fosen IKT. Presentasjonen til Laila oversendes rådmannsgruppen sammen med Sigrun Brødreskift, regional koordinator for Helse, deltok sammen med Laila og orienterte i tillegg om Folkehelseplan- Denne blir et godt verktøy for organisering av folkehelsearbeidet i kommunene. Orientering om prosjekt Digital Døgnåpen forvaltning! Videre prosess ang delprosjektene Arbeidsprosesser og kommunikasjonsstrategi. 2

3 Ogne Undertun, representant for prosjektgruppa, deltok i presentasjonen av dette temaet. Det ble opplyst at prosjektledelsen, sammen med representanter fra prosjektgruppa har valgt leverandør av de to delprosjektene. Pwc er valgt som leverandør for Arbeidsprosesser og TIBE T er valgt som leverandør for Kommunikasjonsstrategi. Begge disse delprosjektene skal være med å danne grunnlag for den endelige kravspesifikasjonen for hovedprosjektet. Prosjektledelsen ser frem til å ferdigstille «presentasjonsrunden» i kommunene. Det er viktig at den enkelte kommune «setter på» personellressurser som kan bistå i arbeidet som nå ligger foran oss. Det vil bli en hektisk og arbeidskrevende prosess. Rådmannsgruppen er spent på økonomien i «totalprosjektet», det mangler vel fortsatt noen midler (grunnet ikke innvilget søknad om skjønnsmidler). Dette er et prosjekt som det har vært etterspørsel lenge, alle vet at den løsning som vi i dag har for «Fosenportalen» lever på overtid. Vi må få på plass en løsning som gjør at kommunene er tilfreds med regionen sin «portalløsning» og at vi slipper at enkeltkommuner lager sine egne løsninger. Har vi råd til å la være? Det er en forventning til at den nye løsningen skal gjøre det mulig for kommunene å «bistå hverandre» i vanskelige bemanningssituasjoner, eks. ferieavvikling og sykdom. Det forventes at saken kommer tilbake til rådmannsgruppen før igangsetting av hovedprosjektet. Det må forsøkes å finne løsning for delfinansiering fra andre aktører, eks. KMD. Spørsmålet om lokal prosjektleder har vært luftet for rådmennene tidligere. Sekretariatet har fått tilbakemelding om noen aktuelle kandidater. Det må foretas en «intervjurunde» med de foreslåtte kandidater. Sekretariatet setter sammen en intervjugruppe som kommer med sin innstilling til rådmannsgruppen. Dersom prosjektet finner det nødvendig er rådmannsgruppen innstilt på å få til et ekstraordinært møte i gruppen for å ta beslutninger! Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, til kommunene, ang Svar UT IKTstrategi og digitalisering (se vedlegg 1 (egen pdf)) Det ble referert til ovennevnte brev, vil det valg som nå tas i forbindelse med «Svar UT» ha noen betydning for vårt prosjekt med Digital Døgnåpen forvaltning? Det ble opplyst at dette er en «standard» som vil ligge inne i KommUT sine kravspesifikasjoner til potensielle leverandører av «vår løsning. Det er imidlertid viktig at «vi» er representert på samlingen til FM. Fosen IKT og regionansvarlig for «Sak/akivgruppen» bør delta. Orientering om barnevernsledelse. Det ble opplyst at Vigdis har vært i kontakt med Stein Jonny Valstad, han kommer gjerne til Fosen for å snakke om barnevernsledelse. Dette er et tema som rådmannsgruppen ser at det er behov for. Rådmannsgruppen konklusjon: Rådmannen i Rissa, Vigdis Bolås, sammen med sekretariatet forøker å finne frem til en aktuell møtedato før ferien. Målgruppe for samlingen bør være: Rådmannsgruppen, Fosen Barneverntjeneste, Lederforum for Helse og oppvekstforum Fosen. 3

4 Struktur ang rapporteringslinjer for barnevernsleder (se vedlegg 2, særutskrift av RM-sak 17/11) Denne saken tas opp etter at ovennevnte orientering om «barnevernsledelse er gjennomført. Personalstyringssystem Statusrapport v/per Johansen Det ble opplyst at arbeidet med innføring av nytt system stort sett går greit. De fleste kommuner begynner nå «å komme etter»! Lønnssystemet behov for oppgradering v/per Johansen Det ble orientert om at det kommer nye krav til innrapportering til bla Skatt og NAV. Det viser seg at det må foretas betydelige endringer i programvare for å oppfylle de nye kravene til innrapportering. Kostnadene som er forespeilet, fra vår programvareleverandør, for oppgradering av eksisterende system synes å være svært høye. Rådmannsgruppen vil anbefale at Geir Aune, Fosen Regnskap, Per Johansen, Fosen Lønn og Kai Terje Dretvik, rådmannsgruppen utpekes som komité for å finne frem til mest mulig kostnadsbesparende løsning for å imøtekomme de krav som kommer til innrapportering via lønnssystemet. Kommunesamarbeid, kommunereform og struktur (viser til vedlagte (3) brev KS. AU har satt dette som tema i konferansen for formannskapene 4. juni) Legger også ved oversikt over kommunestyrevedtakene som vi har fått tilsendt ang «kommunestruktursaken». (vedlegg 4) Som det fremgår av svarene fra kommunenes politiske behandling av «kommunestruktursaken» er det til dels store variasjoner. Saken er for viktig til at debatten avsluttes nå. Det bør avventes en videre prosess til etter at konklusjonen fra «Ekspertutvalget» foreligger og til vi ser hva Regjeringen kommer med av forslag. Rådmannsgruppen vil anbefale at prosessen om kommunestruktur fortsetter! Fosen IKT henvendelse fra kommuner utenom Fosen ang kjøp av tjenester Rissa kommune v/vigdis Bolås, orienterte om at Fosen IKT har fått henvendelse fra flere kommuner som ønsker å kjøpe IKT-tjenester hos Fosen IKT. Dette er et spørsmål som det er helt naturlig for Rissa å drøfte med rådmannsgruppen. Momenter som fremkom i drøftingen: - Vi må være sikker på at Fosen IKT er i stand til å levere tjenester slik at kommunene på Fosen ikke blir «skadelidende» pga av eventuelle nye kunder. - Er positiv til dette dersom det kan føre til styrket/utvidet kapasitet/kompetanse hos Fosen IKT. - Det må være en forutsetning at nye kunder benytter den programvare som «Fosensamarbeidet» har installert hos Fosen IKT. - Det anbefales at Fosen IKT går i forhandlinger med de aktuelle kommuner og klargjør deres ønsker og behov. I forbindelse med denne orienteringen refererte rådmann Tor Langvold Bjugn kommunes brev til Ørland kommune ang ønske om å overføre sine IKT-tjenester fra Ørland kommune til Fosen IKT. 4

5 Videre ble det tatt opp tema som Risk Manager og samarbeidet med Fosen IKT. Det er viktig at det er en god kontakt mellom Fosen IKT og kommunene. I utgangspunktet er rådmannsgruppen positiv til salg av tjenester til kunder utenfor regionen. Det er viktig at Fosen IKT v/daglig leder, med bakgrunn i forhandlinger/drøftinger med de aktuelle kommuner, kommer og orienterer rådmannsgruppen mer om denne saken og andre tema som er nevnt over her. (se også orienteringssak om Fagprogrammet Profil). Henvendelse fra KS ang felles stilling for bistand til Administrativt samarbeidsutvalg (ASU) Tor Langvold refererte til en henvendelse fra KS til kommunene om å bidra med kr 3,- pr innbygger til opprettelse av en stilling som kan «serve» ASU i forhold til samhandlingsreformen. En viktig stilling som vil være positiv i vårt arbeid med samhandlingsreformen. Møtet slutt 1400 Vidar Daltveit, ref 5

6 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: Særutskrift av sak 02/14[ TIL: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: SAK 02/14 Møte i Rådmannsgruppa den 31. januar - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte. Referat fra møte i Rådmannsgruppa (utsendt 04. februar 2014) Saksframstilling: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 01/14 Møte i Rådmannsgruppa den 29. november - godkjenning av referat og oppfølging av Referatet godkjent. Orientering om oppfølging av saker er tatt til etterretning. saker behandlet i møtene. Ogne Undertun, Åfjord kommune, er i mail av underrettet om at han går inn i prosjektgruppen for «Digital Døgnåpen forvaltning». Orienteringer /Drøftinger Regionalt næringssamarbeid på Fosen STRATEGIDUMENT 2013 Det ble bla orientert om søknad sendt til KMD ang «Utviklingsprogrammet for små og mellomstore byer som regional vekstkraft». Søknaden ble oversendt til rådmennene pr mail med følgende forslag til tilleggspunkt til den kommunale behandlingen: kommune støtter søknaden innsendt av Bjugn kommune med prosjektnavnet: «Regional vekstkraft på Fosen som følge av kampflybaseutbygginga på Ørland og nye vindkraftanlegg». Vår kommune vil være aktiv deltaker og medspiller i gjennomføringa av prosjektet. 6

7 Orientering om prosjekt Digital Døgnåpen forvaltning! - Harald orienterer om tanker om videre fremdrift Henvendelse fra Rissa kommune ang ny modul til personalstyringssystemet Med bakgrunn i rådmannsgruppens (Ørland tok forbehold) tilbakemelding på spørsmålene ang anbudsinnhenting for prosjektene Kommunikasjonsstrategi og Arbeidsprosesstrategi er det nå gjennomført anbudsrunde. Rådmannsgruppen vil bli orientert om dette i dagen møte Vi regner med at Rådmannsgruppens konklusjon er kommunisert internt i kommunene. Andre orienteringer Politisk behandling av diverse oversendelser fra Fosen Regionråd Debattheftet fra KS ang hovedtariffoppgjøret Krisesenteret for Orkdal og omegn Kurs i styringsdata 19. og 20. mai 2014 Frist for tilbakemelding var satt til 28. februar. Mangler fortsatt svar fra noen kommuner på enkelte saker. Viser til fylkesmøtet i KS sin behandling. Sekretariatet har ikke oversikt over om kommunene har takket ja til invitasjonen fra krisesenteret. Viser til tidligere invitasjon/informasjon, sist utdelt i styremøtet og utsendt pr mail Kurs i styringsdata avholdes 20. mai. Sekretariatets innstilling: 3. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 31. januar godkjennes. 4. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Behandling i møtet: Rådmannsgruppas vedtak: 3. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 31. januar godkjennes. 4. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. 7