FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: Referat fra møte i rådmannsgruppen, fredag Sted: Møterom LIV-bygget, Vanvikan, Leksvik kommune Tid: Fredag 01. juni kl 1200 Tilstede: Forfall: Andre: Møteleder: Erlend Myking, Leksvik, Michael Momyr, Roan, Vigdis Bolås, Rissa (frem til 1430, Kjell Inge Skaldebø, Åfjord (fra 1300), Gunn A. Røstad, Ørland, Tor Langvold, Bjugn, i tillegg deltok Harald S. Jensen og Vidar Daltveit fra sekretariatet. Roar Leirset, Osen kommune Ingen Erlend Myking Erlend Myking ønsket velkommen til møtet. Vidar Daltveit informerte om at han hadde mottatt en e-post fra Roar Leirset hvor han meldte forfall til dagens møte, samtidig som han signalisert sitt syn på de ulike sakene. Ingen spesielle innvendinger til sakene 13 16, sak 17, her signaliseres det at Osen ønsker å se på fordelingsnøkler og kommer tilbake til dette i forbindelse med budsjettbehandlingen. Øvrige innspill fra Roar ble referert under behandlingen. Saker til behandling: Sak 13/12 Møte i Rådmannsgruppa den 16. mars - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte. Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 16. mars 2012 godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 16. mars 2012 godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning.

2 Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Sak 14/12 Årsmelding Fosen Regionråd 2011 Sekretariatets forslag til vedtak: Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte årsmelding som Fosen Regionråds årsmelding for Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte årsmelding som Fosen Regionråds årsmelding for Sak 15/12 Fosen Regionråd regnskap 2011 Sekretariatets innstilling: 1. Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte regnskap som Fosen Regionråds regnskap for Regnskapsmessig mindreforbruk på prosjekter med til sammen kr ,97 avsettes slik: 3. Avsetninger til bundne driftsfond fond som det er redegjort for i saksframlegget og slik det fremkommer i regnskapet og NOTER til regnskapet godkjennes. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: 1. Regionrådets styre anbefaler årsmøtet å godkjenne framlagte regnskap som Fosen Regionråds regnskap for Regnskapsmessig mindreforbruk på prosjekter med til sammen kr ,97 avsettes slik: Prosjekt Prosjektnavn Prosjekt Prosjektnavn Mindreforbruk 2011 Avsettes på: 4900 Fosen Regionråd ,84 Disposisjonsfond Sekretariatet 4902 Fantastiske Fosen ,20 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4911 Fosenportalen ,80 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4927 Utviklingsprisen for Fosen 710,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4929 Ungt entreprenørskap ,40 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4950 Regionkonsulent oppvekst ,73 Disposisjonsfond Regionkonsulenten SUM ,97 Mindreforbruk 2011 Avsettes på:

3 4900 Fosen Regionråd ,84 Disposisjonsfond Sekretariatet 4902 Fantastiske Fosen ,20 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4911 Fosenportalen ,80 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4927 Utviklingsprisen for Fosen 710,00 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4929 Ungt entreprenørskap ,40 Disposisjonsfond Tiltaksmidler 4950 Regionkonsulent oppvekst ,73 Disposisjonsfond Regionkonsulenten SUM ,97 3. Avsetninger til bundne driftsfond fond som det er redegjort for i saksframlegget og slik det fremkommer i regnskapet og NOTER til regnskapet godkjennes. Sak 16/12 Regnskap og årsmeldinger 2011 for regionale samarbeidsordninger Sekretariatets innstilling: 1. Regnskapene og årsrapportene for samarbeidsordningene godkjennes. 2. Saken oversendes Styret og Rådet til orientering. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: 1. Regnskapene og årsrapportene for samarbeidsordningene godkjennes. 2. Saken oversendes Styret og Rådet til orientering. Sak 17/12 Budsjett / økonomiplan for 2013 og 2014 budsjetteringskriterier Sekretariatets forslag til vedtak: Forslaget til budsjettbrev vedr. budsjettet / økonomiplana for 2013 og 2014 vedtas. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: Budsjettbrev vedr. budsjettet / økonomiplana for 2013 og 2014 vedtas. Det tas sikte på at man i 2013 og 2014 skal budsjettere slik at kommuneandelene ikke økes nominelt sammenligna med nivået i Sak 18/12 Søknad om støtte til utgivelse av turbok for Fosen Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Styret i Fosen Regionråd vedtar å anbefale at kommunene går til anskaffelse av det antallet turbøker som signaliseres i søknaden fra Fosen Turlag/Trondhjems Turistforening. 2. Styret vil anbefale kommunene å benytte bøkene som årets julegave til ansatte og samarbeidspartnere. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: Rådmannsgruppen vil anbefale at hver kommune foretar en selvstendig vurdering av henvendelsen fra Fosen Turlag/Trondhjems Turistforening. Sak 19/12 Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen (drøftingssak) Behandling i rådmannsgruppens møte:

4 Rådmannsgruppen fikk i møtet forelagt et forslag ti l prosjektorganisering og mandat. Rådmannsgruppens konklusjon: Rådmannsgruppen anbefaler videre bearbeiding av utk ast til prosjektorganisering og mandat som så fremlegges i styremøtet den 22. juni. Drøftingssaker: Søknad fra LENSA Fosen Med bakgrunn i orientering gitt i konferansen for f ormannskapene (11. mai) har sekretariatet mottatt en søknad fra LENSA Fosen om støtte til pådriverressurs for skogbruket på Fosen. Rådmannsgruppen vil ikke, av økonomiske grunner, gå inn for at søknaden imøtekommes. Program for møte med tillitsvalgte, Rådmannsgruppen har fått utsendt forslag til agenda for for møte med tillitsvalgte, fastsatt til 4. september Rådmennene deltar på samlingen. Programmet distribu eres og den enkelt kommune gir tilbakemelding om antall deltakere. Regionalt planarbeid, planstrategier og regional or ganisering, status i kommunene Rissa kommune har startet prosess. Leksvik kommune avventer litt. Bjugn kommune har kommuneplan til behandling, fores lår samkommune i 8 år og deretter sammenslåing. Åfjord kommune har startet prosess. Ørland kommune er i gang med arbeidet med planstrat egi. Roan kommune starter opp arbeidet til høsten. Kvalitetssystemet Ny versjon av dokumentdel og op pgradering av avviksmodul Sekretariatet har mottatt en henvendelse fra ansvar lige for kvalitetssystemet med ønske om oppgradering. Henvendelsen ble referert. Rådmannsgruppen godkjenner oppgradering av systemet slik det er skissert i henvendelsen. Orienteringer: Henvendelse fra Radio P5 Fosen støtte til Sommerp rogram 2012 Søknaden er også sendt til aktuelle kommuner (lytte re).

5 Rådmannsgruppen anbefaler at det ikke gis tilskudd fra Fosen Regionråd, den enkelte kommune vil behandle henvendelsen fra Radio P5 Fose n. Profil mulig innkjøp av fagprogram sak og arkiv løsning Henvendelse fra Åfjord kommune (fagansvar for fagpr ogrammet Profil), med ønske om at det blir sett på mulig innkjøp av et program kalt V isma Arkiv. Rådmannsgruppen ønsker ikke at det foretas noen inv estering i ny programvare nå, dette må drøftes nærmere. Det er svært viktig at arkivan svarlig i kommunene (representanter fra Sak/arkiv-gruppen) involveres. (jf. instruksen for faggruppene). Fremtidsfestivalen invitasjon til kick-off semina r Sekretariatet deltar på Kick-off-samlin gen. Henvendelse fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag - Inns pill til skjønnsmiddelsøknader Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har bedt om innpill ti l prioritering av skjønnsmidler for Forslag til saker ble drøftet i møtet. Sekretariatet utformer en liste over tiltak som bør prioriteres, denne sendes til rådmannsgruppen for kommentarer/innspill før den le gges frem for drøfting i Arbeidsutvalget. Fosen Barnevernstjeneste rapportering Leder av Fosen Barnevernstjeneste, Therese Guddings mo, deltar i neste møte i rådmannsgruppen og orienterer om tjenesten. Møtet slutt kl 1600 Vidar Daltveit Ref.

6 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: SAK 13/12 Møte i Rådmannsgruppa den 16. mars - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte. Referat fra møte i Rådmannsgruppa (utsendt 02. april 2012) Saksframstilling: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 28/11 Felles løsning vedr. arkivtjenesten på Fosen Sak 05/12 Sak 06/12 Sak 07/12 Sak 08/12 Sak 09/12 Møte i Rådmannsgruppa den 20. januar godkjenning av referat og oppfølging av saker behandlet i møtet. ekommunestrategi for Fosen - perioden 2012 til 2020 ekommunestrategi for Fosen handlingsplan for perioden 2012 til 2013 Døgnåpen forvaltning på Fosen - forprosjekt Anskaffelse av ressurs- og personalstyringssystem på Fosen Gunn Røstad og Oddbjørn Ressem, utarbeider en henvendelse til Ergo hvor det innhentes en kort uforpliktende tilbakemelding på hva som kreves for å etablere en felles arkivbase og drifting av Ephorte på Fosen. Referatet godkjent. Orientering om oppfølging av saker er tatt til etterretning. Rådmannsgruppens forslag til vedtak er videresendt til behandling i AU og styre Rådmannsgruppens forslag til vedtak er videresendt til behandling i AU og styre Rådmannsgruppens forslag til vedtak er videresendt til behandling i AU og styre Prosjektgruppen er i brev av 2. april bedt om å iverksette rådmannsgruppens vedtak. Se kulepkt 2 under eventuelt. Sak 10/12 Sak 11/12 Fordeling av oppgaver mellom Folkehelse Fosen og Kommuneoverlegene i Fosenkommunene Instruks for Faggruppe Kultur Kommunene v/lederforum for Helse er i brev av 2. april 2012 orientert om rådmannsgruppens vedtak. Det er også i brevet en henstilling til å vurdere eventuell videre behandling i den enkelte kommune. Faggruppe kultur er i brev av 2. april 2012 orientert om rådmannsgruppens vedtak

7 Sak 12/12 Høring - Regional plan for kulturminner utkast til planprogram Rådmannsgruppens vedtak er i brev av oversendtil Sør- Trøndelag fylkeskommune Eventuelt Officeversjoner/ Lisensiering Fosen IKT bør sikre at det kommer på plass en ordning med felles versjon av office og at kommunene til en hver tid er riktig lisensiert. (jf punkt i årsmeldingen ang Fosen IKT, utfordringer 2012 ) Oppgradering av saksbehandlingssystemetil ephorte5 Orienteringer Personvernombud og bruk av kvalitetssystem Faggruppe Sak/arkiv er i brev av 2. april 2012 orientert om rådmannsgruppens vedtak. Arbeidsgruppe er opprettet og 1. møte er avholdt. Rissa kommune tilbyr et opplegg for kommunene, som ønsker det, innføring og opplæring i bruk av kvalitetssystemet. Orientering om regnskapet for Fosen Regionråd 2011 Regnskapet legges frem for behandling i juni 2012 Drøftingssaker Samordning av avtaler rundt leasing av tjenestebiler Rådmannsgruppens konklusjon er i brev av oversendtil faggruppe økonomi. Tillitsvalgte oppnevning av faste representanter ang regionale saker Rådmannsgruppens konklusjon er i brev av oversendtil faggruppe personal. Et møte med tillitsvalgte forberedes til 4. september (se drøftingssak i møtet den 1. juni) Rapportering fra Fosen Barnevernstjeneste Leder av Fosen barnevernstjeneste er pr telefon orientert om at rådmannsgruppen ønsker en skriftlig orientering fra tjenesten hvert kvartal det 1. året. Etter dette vurderes hyppigheten på rapporteringen. Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 16. mars 2012 godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådm annsgruppa tas til etterretning.

8 Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 16. mars 2012 godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet.