FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: Referat fra møte i rådmannsgruppen, fredag Sted: Møterom Balsnes, Ørland kultursenter, Ørland kommune Tid: Fredag 14. september kl 0930 Tilstede: Forfall: Andre: Møteleder: Erlend Myking, Leksvik, Roar Leirset, Osen, Michael Momyr, Roan, Vigdis Bolås, Rissa, Kjell Inge Skaldebø, Åfjord, Snorre Glørstad, Ørland, Kjetil By Rise, Bjugn, i tillegg deltok Harald S. Jensen og Vidar Daltveit fra sekretariatet. Tor Langvold, Bjugn kommune Lederne av de ulike tjenestesentrene deltok med presentasjon av budsjettforslag for Regionale samarbeidsordninger, sak 22/12: Elisabeth Brødreskift, Fosen Inkasso, Therese Guddingsmo, Fosen Barneverntjeneste, Robert Karlsen, Fosen IKT, Ingjerd Harøy, Fosen Regnskap, Per Johansen, Fosen Lønn og Roy Kjeøy, Kemnerkontoret for Fosen Erlend Myking Erlend Myking ønsket velkommen til møtet, spesielt velkommen til ny rådmann i Ørland kommune, Snorre Glørstad. Innledningsvis i møtet orienterte Therese Guddingsmo om Fosen Barneverntjeneste: Tjenesten er godt i gang og organiseringen begynner å sette seg, kulturbygging i organisasjonen vil ha fokus fremover. Ansatte utfyller hverandre og deler på arbeidsoppgaver. Utfordringer: Rapporteringsrutiner; mye tid går med til rapportering til den enkelte kommune. Hvem skal orienteres om tjenesten etc? Konklusjon: Økonomisjefene må sammen med leder for Fosen Barneverntjeneste komme frem til felles rutiner (felles dato, standardisert skjema), for rapportering til kommunene. Dette koordineres via økonomisjef i Rissa og bringes inn i Faggruppe Økonomi/Regnskap. Fosen Barnevernstjeneste kan orientere om tjenesten i de oppsatte samlingene for Formannskapene. Videre bør Lederforum for Helse og Oppvekstforum orienteres. Etter dette fikk lederne av tjenestesentrene presentere sine budsjettforslag slik det bla fremkommer i sak 22/12. Rådmannsgruppen fikk anledning til å stille spørsmål i forbindelse med presentasjonene. 1

2 Daglig leder Fosen Barneverntjeneste ønsket tilbakemelding på spørsmålet om felles barnevernsvakt. Spørsmålet oversendes rådmannsgruppen for videre behandling. Daglig leder Fosen Regnskap, Ingjerd Harøy opplyste at det er ønskelig å gå til innkjøp av et E-læringsverktøy. Leder av Fosen Lønn, Per Johansen orienterte om prosessen rund innkjøp av personalstyringssystem. Vurdering av ulike tilbydere, derfor vanskelig å gå ut med detaljerte opplysninger i denne fasen. Inger kommuner signaliserte at de ikke skal være med videre. Det er avsatt en del fondsmidler som kan brukes til innkjøp av personalstyringssystem. Daglig leder av Kemnerkontoret for Fosen, Roy Kjeøy ønsket en avklaring ang praksis med avsetning og bruk av fondsmidler. (se sak 22/12, Rådmannsgruppens behandling). Daglig leder av Fosen IKT, Robert Karlsen tok bla opp problemet med lisensiering i kommunene. Viktig at kommunene er riktig lisensiert i forhold det virkelig bruk. Antall lisenser for de ulike program danner grunnlaget for kostnader hos Fosen IKT. Det fremkom et ønske om at IKT-gruppen ser på muligheter for å overføre all lisensiering til Fosen IKT. Leder av Fosen Inkasso, Elisabeth Brødreskift, orienterte om at det vil bli innført nytt datasystem i 2013, dette integreres med Agresso. Lederne av tjenestesentrene deltok ikke i rådmannsgruppens drøfting av sak 22/12. Saker til behandling: Sak 20/12 Møte i Rådmannsgruppa den 01. juni - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte. 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 1. juni 2012 godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 1. juni 2012 godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. 2

3 Sak 21/12 Fosen Regionråd budsjett 2013 og budsjettrammer Forslag til budsjett for 2013 vedtas. 2. Styret anmoder deltakerkommunene om å bevilge sine andeler slik det framgår av saksutredningen. 3. De foreslåtte budsjettrammer legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for Rådmannsgruppens behandling i møte den : Det ble pekt på viktigheten av at det skjer en avklaring i forhold til om det skal jobbes med nye samarbeidsområder og tema, eller om det ikke forventes noen nye initiativ og tiltak. Videre er det enighet om at tida er moden for å gjennomføre en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Rådmannsgruppens vedtak den : 1. Sekretariatet utarbeider forslag til kutt i den foreslåtte budsjettramma i størrelsesorden kr før budsjettet legges fram til endelig behandling, enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 2. Det bes også om at det utarbeides et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. Sak 22/12 Regionale samarbeidsordninger driftsbudsjett 2013 og rammer for 2014 (Orienteringssak, styret ) Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Budsjett for 2013 for følgende samarbeidsordninger vedtas: a) Fosen Regnskap b) Fosen Lønn c) Kemnerkontoret for Fosen d) Fosen IKT e) Fosen Barneverntjeneste f) Fosen Inkasso g) Fosen Låneadministrasjon h) Fosen GIS (geografiske informasjonssystemer) i) Fosen Sak/arkiv (Ephorte) j) Helse og omsorgsprogram (Profil Fosen) 2. De foreslåtte rammer i 2014 legges til grunn for utarbeidelse av budsjett for Saken legges fram for styret i Fosen Regionråd til orientering. Rådmannsgruppas behandling den : Følgende ledere av tjenestesenter deltok i møte: o Ingjerd Harøy, Fosen Regnskap 3

4 o Per Johansen, Fosen Lønn o Roy Kjeøy, Kemnerkontoret for Fosen o Robert Karlsen, Fosen IKT o Therese Guddingsmo, Fosen Barneverntjeneste o Elizabeth Brødreskift, Fosen Inkasso Lederne av tjenestesentrene gjennomgikk og redegjorde for budsjettforslagene. Det ble foreslått at eventuelt regnskapsmessig mindreforbruk kan i forbindelse med regnskapsavslutningen avsettes til bundet fond drift. Maksimal beholdning avsatt til bundet fond drift skal ikke overstige kr Unntatt fra bestemmelsen om maksimal fondsbeholdning er Fosen IKT, som det er vedtatt egne bestemmelser for vedr. avsetning til bundne fond drift og investering. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak i møte den : 3. Før budsjettene legges fram til endelig behandling utarbeider vertskommunene forslag til kutt som medfører reduksjon i kommuneandelene til drift i størrelsesorden 3 %. Dette kan skje enten ved bruk av oppsparte midler eller ved å ta bort tjenester / oppgaver. Foreslås det å ta bort oppgaver / tjenester må det redegjøres for konsekvensene av det. 4. Det forutsettes at sekretariatet i regionrådet utarbeider et beslutningsgrunnlag for en evaluering av samarbeidsordningene og sekretariatet i regionrådet. Dette kan alternativt skje i form av en forvaltningsrevisjon. Sak 23/12 Kvalitetssystemet Risk Manager behov for regional faggruppe - Oppnevning Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Rådmannsgruppen oppnevner regional faggruppe for Kvalitetssystemet. 2. Instruks for Regionale faggrupper gjøres også gjeldende for faggruppe Kvalitetssystem Rådmannsgruppens vedtak: 1. Rådmannsgruppen oppnevner regional faggruppe for Kvalitetssystemet. 2. Instruks for Regionale faggrupper gjøres også gjeldende for faggruppe Kvalitetssystem Regionansvarlig Stedfortreder Fosen Regionråd Leksvik kommune Rissa kommune Ørland kommune Bjugn kommune Åfjord kommune Roan kommune Osen kommune Kvalitetssystemet Nils Richard Hassel Tove Penna Steen Tove Penna Steen Tore Tetliaune Deltar ikke Arild Risvik / Ketil Bye Riise Hilde Oldertrøen Iren Viken Hanne Skjeggestad 4

5 Sak 24/12 Fagråd ekommune og regional ekoordinator organisering og mandat Sekretariatets forslag til vedtak: 1. Utredningen som omhandler etablering, organisering og mandat av regionalt efagråd samt Regional koordinator / Bestillerfunksjonen vedtas, foreløpig som et 3-årig prosjekt. 2. Tiltaket iverksettes ikke før mulighetene for hel eller delvis finansiering av prosjektet ved hjelp av eksterne tilskudd er avklart. Rådmannsgruppens enstemmige vedtak den : Saken utsettes inntil Ørland og Bjugn kommuner har behandlet ekommunestrategi for Fosen. Saken behandles i møte den 19. oktober Sak 25/12 Søknader om tildeling av skjønnsmidler for Styret vedtar å oversende de framlagte forslag til søknader om skjønnsmidler til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. 2. Søknadene prioriteres slik: Prioritet nr. 1: Regionale tilretteleggingstiltak i forbindelse med etablering av kampflybase på Ørland Prioritet nr. 2: Prioritet nr. 3: Prioritet nr. 4: Prioritet nr. 5: Oppfølging av ekommunestrategi for Fosen organisering (bestiller- /kunderollen) Regionalt samarbeid om kompetanse-utvikling innen skoler og Barnehager Prosjekt Døgnåpen forvaltning elæringsverktøy 3. Det forutsettes at fylkesgrepet som ble tatt i perioden 2010 til 2012 i 2010 for å styrke utviklings- og utredningskapasitet i regionrådene, og som skulle bidra til etablering av forpliktende samarbeid for å oppnå gevinster i form av bredere kompetanse og bedre kvalitet på tjenestene blir videreført. Vi legger til grunn at midler tildeles uten at det legges fram en konkret søknad. 4. Det forutsettes at Leksvik kommune sender tilsvarende søknader om tildeling av skjønnsmidler til Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Rådmannsgruppas enstemmige innstilling: 1. Styret vedtar å oversende de framlagte forslag til søknader om skjønnsmidler til Fylkesmannen i Sør-Trøndelag. 2. Søknadene prioriteres slik: Prioritet nr. 1: Regionale tilretteleggingstiltak i forbindelse med etablering av 5

6 Prioritet nr. 2: Prioritet nr. 3: Prioritet nr. 4: Prioritet nr. 5: kampflybase på Ørland Oppfølging av ekommunestrategi for Fosen organis ering (bestiller- /kunderollen) Regionalt samarbeid om kompetanse-utvikling innen skoler og Barnehager Prosjekt Døgnåpen forvaltning elæringsverktøy 3. Det forutsettes at fylkesgrepet som ble tatt i peri oden 2010 til 2012 i 2010 for å styrke utviklings- og utredningskapasitet i regionrådene, og som skulle bidra til etablering av forpliktende samarbeid for å oppnå gevinster i form av bredere kompetanse og bedre kvalitet på tjenestene blir videreført. Vi legger til grunn at midler tildeles uten at det legges fram en konkret søknad. 4. Det forutsettes at Leksvik kommune sender tilsvaren de søknader om tildeling av skjønnsmidler til Fylkesmannen i Nord-Trøndelag. Sak 26/12 Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen PROSJEKTBESKRIVELSE Saken var opprinnelig satt opp som Orienteringssak på utsendt saksliste. Saken ble for øvrig utsendt til rådmannsgruppen i forkant av møtet og f oreslått satt på sakskartet som sak 26/12. Styret godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelse n for prosjektet Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen. Rådmannsgruppas enstemmige innstilling: Styret godkjenner den framlagte prosjektbeskrivelse n for prosjektet Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen. Drøftingssaker: Annonsekampanje i regi av Fosna-Folket Kampflybas e (henvendelse til kommunene). Konklusjon: Kommunene synes at denne kampanjen kommer i tidli gste laget! Med hensyn til det prosjektet som er i ferd med å k omme på plass (se sak 26/12) i samarbeid mellom Sør-Trøndelag fylkeskommune, Fylke smannen i Sør-Trøndelag, Kysten er Klar og Fosen Regionråd, så ønsker rådma nsgruppen at vi må ha på plass en informasjonsstrategi før vi går ut med samle t informasjon fra kommunene. Dette betyr at kommunene ikke er klar for en anno nsering i den omtalte brosjyren som Fosna-Folket har presentert for kommunene. 6

7 Orienteringer: Fosen Barneverntjeneste: Se først i referatet Møte med tillitsvalgte: Leder av rådmannsgruppen orienterte om møtet med ti llitsvalgte som ble avholdt på Ørland kultursenter 4. september. Konklusjon: Rådmannsgruppens innspill bringes inn i møtet mello m representanter for de fire hovedsammenslutningene og Arbeidsutvalget i Fosen R egionråd, tirsdag 18. september. Møtet slutt kl 1530 Vidar Daltveit Ref. 7

8 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: SAK 20/12 Møte i Rådmannsgruppa den 01. juni - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte. Referat fra møte i Rådmannsgruppa (utsendt 28. juni 2012) Saksframstilling: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 13/12 Møte i Rådmannsgruppa den Referatet godkjent. 16. mars godkjenning Orientering om oppfølging av av referat og oppfølging av saker er tatt til etterretning. saker behandlet i møtet. Sak 14/12 Sak 15/12 Sak 16/12 Sak 17/12 Sak 18/12 Sak 19/12 Eventuelt Årsmelding Fosen Regionråd 2011 Fosen Regionråd regnskap 2011 Regnskap og årsmeldinger 2011 for regionale samarbeidsordninger Budsjett / økonomiplan for 2013 og 2014 budsjetteringskriterier Søknad om støtte til utgivelse av turbok for Fosen Samarbeidstiltak knytta til forventninger om store utbygginger og aktiviteter i regionen (drøftingssak) Rådmannsgruppens forslag til vedtak er videresendt til behandling i AU og styre Rådmannsgruppens forslag til vedtak er videresendt til behandling i AU og styre Rådmannsgruppens forslag til vedtak er videresendt til behandling i AU og styre Budsjettbrev med rådmannsgruppens anbefalinger er oversendt til lederne av tjenestesenter og regionansvarlige for samarbeidsordningene, Rådmannsgruppens innstilling er oversendt for behandling i Arbeidsutvalg og styret. Trondhjems Turistforening er i mail av 4. juni orientert om rådmannsgruppens innstilling. Sekretariatet jobber videre med forslag til prosjektorganisering og mandat. Saken oversendes deretter til Arbeidsutvalg og styre for videre behandling 8

9 Drøftingssaker Søknad fra LENSA Fosen Rådmannsgruppens konklusjon meddeles Arbeidsutvalg og styre Program for møte med tillitsvalgte, Det fremlagte forslag til program distribueres til kommunene. Kvalitetssystemet Ny versjon av dokumentdel og oppgradering av avviksmodul Systemansvarlig er i mail av 6. juni orientert om rådmannsgruppens beslutning Orienteringer Henvendelse fra Radio P5 Fosen støtte til Sommerprogram 2012 Henvendelsen drøftes i Arbeidsutvalg og styre Profil mulig innkjøp av fagprogram sak og arkivløsning Åfjord kommune, som fagansvarlig er i mail av 29. juni orientert om rådmannsgruppens konklusjon Henvendelse fra Fylkesmannen i Sør- Trøndelag - Innspill til skjønnsmiddelsøkna der Sekretariatet har utformet en liste over tiltak som bør prioriteres, denne ble oversendtil rådmannsgruppen for kommentarer/innspill før den ble lagt frem for drøfting i Arbeidsutvalget. Fosen Barnevernstjeneste rapportering Leder av Fosen Barnevernstjeneste er i mail av 28. juni bedt om å møte i rådmannsgruppens møte den 14. september 3. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 1. juni 2012 godkjennes. 4. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådm annsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av mø tereferat og settes inn i slutten av referatet. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 3. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 1. juni 2012 godkjennes. 4. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådm annsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av mø tereferat og settes inn i slutten av referatet. 9