FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: Referat fra ekstraordinært møte i rådmannsgruppen, fredag Sted: Møterom «Toppen», Åfjord helsesenter, Åfjord kommune Tid : Fredag 21. august 2015, kl 0900 Tilstede: Andre: Forfall: Roar Leirset, Osen, Roy Bjarne Hemmingsen, Roan, Per Johansen, Åfjord, Snorre Glørstad, Ørland, Vigdis Bolås, (deler av møtet) og Kristoffer Fjeldvær, (resten av møtet), Rissa, Bjørn St å le Aa lberg, Leksvik, i tillegg deltok Harald S. Jensen og Vidar Daltveit fra sekretariatet. Therese Guddingsmo, Fosen barneverntjene ste (orientering om barnevern), Eirin Folde, prosjektleder, DDF, (orientering om DDF), Kristoffer Fjeldvær og Robert Karlsen, Fosen IKT (orientering om IKT). Tor Langvold, Bjugn, Kai Terje Dretvik, Leksvik, Møteleder: Roar Leirset Saker til behandling: Sak 12 /15 Møte i Rådmannsgruppa den 22. mai - g odkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 22. mai godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av opp fçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av referatet. Behandling i møtet: Under orientering/drøftings punktet ang Fosen IKT ble det opplyst at det har vært kontakt mellom Ørland kommune og Fosen IKT. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 22. mai godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning.

2 Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Sak 13/15 Høring - Sammenslåing av Fosen tingrett og Sør-Trøndelag tingrett Sekretariatets forslag til vedtak: Fosen Regionråd er et samarbeidsorgan for 7 kommuner på Fosen. Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland og Rissa i Sør-Trøndelag og Leksvik i Nord-Trøndelag. Høringen om «Sammenslåing av Fosen tingrett og Sør-Trøndelag tingrett» er behandlet i rådmannsgruppen. Fosen Regionråd vil med dette slutte seg til de uttalelsene som er innsendt fra kommunene; Ørland, Bjugn,..,.., Rådmannsgruppens enstemmige vedtak: Fosen Regionråd er et samarbeidsorgan for 7 kommuner på Fosen: Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland og Rissa i Sør-Trøndelag og Leksvik i Nord-Trøndelag. Høringen om «Sammenslåing av Fosen tingrett og Sør-Trøndelag tingrett» er behandlet av rådmannsgruppen i møte den 21. august Fosen Regionråd vil med dette slutte seg til de uttalelsene som er innsendt fra kommunene Ørland, Bjugn og Åfjord. Orienteringer/drøftinger: Fosen Barneverntjeneste forvaltningsrevisjon Innspill (notat) fra FM-ST v/jostein Krutvik o Ansvar kommune? o Ansvar Fosen Barneverntjeneste? Orientering v/therese Guddingsmo og Vigdis Bolås - Innholdet i notatet fra fylkesmannen ble drøftet. - Det er et ønske om å få til en ordning som gjør kommunene i stand til å «bestille» fra Fosen barneverntjeneste. - Flere kommuner opplever at det må være en bedre dialog mellom kommunale aktører og barnevernet. - Mer tilstedeværelse i kommunene. - Kan det utarbeides en generell avtale mellom Fosen barneverntjeneste og kommunene og et mer «spesielt» dokument spesifikt for hver kommune (som revideres hyppigere)? - Det bør opprettes en gruppe som får i oppdrag å utforme et forslag til samarbeidsavtale mellom barneverntjenesten og kommunene. Rådmannsgruppen konkluderte med at det oppnevnes en arbeidsgruppe som skal utarbeide utkast til avtaleverk mellom Fosen barneverntjeneste (vertskommunen) og samarbeidskommunene.

3 Forslag til avtaleverk og fremdriftsplan oversendes til sekretariatet som vil legge det frem i rådmannsgruppens møte den 23. oktober Denne gruppen skal bestå av: Osen kommune: Sigrid Angen, leder av gruppen Ørland kommune: Odd-Erik Røstad Åfjord kommune: Eli Braseth Fosen barneverntjeneste: Therese Guddingsmo Fosen IKT Ny «tjenestekatalog» og organisering oppfølging av orientering i siste møte. Orientering ved Kristoffer Fjeldvær og Robert Karlsen Følgende tema ble gjennomgått: - Ny tjenestekatalog - Ny organisering Fosen IKT - Lisensrevisjon Fosen Kommunene - Avklaringer Ørland For øvrig vises det til vedlagte presentasjon som sendes til rådmannsgruppens medlemmer! Den nye tjenestekatalogen baserer seg bla på at alle «kunder» er riktig lisensiert, riktig innmeldt antall brukere og PC er. Det er viktig at hver enkelt kommune «rydder opp» i forhold til «sine brukere», det er utrolig mange personer som fortsatt er registrert i systemet men som for lengst har sluttet i organisasjonene. Ny tjenestekatalog legges til grunn ved budsjetteringen for Når det gjelder alle «småselskap» er det enighet i rådmannsgruppen om at det legges inn en fastkostnad på kr pr år. Ørland kommune varslet om at det har vært samtaler mellom kommunen/ørland IKT og Rissa kommune/fosen IKT. I Ørland kommune er det politiske signaler om at de vil trekke seg ut av alt IKT samarbeid. Det vil sannsynligvis bli tatt en beslutning om dette i løpet av september. Rådmannen presiserer at de da må finne like gode «systemer» som i dag for å kommunisere med de andre kommunene og fellestjenestene som er etablert. Ørland kommune vil forholde seg til alle inngåtte avtaler. Digital Døgnåpen forvaltning (DDF) Status og videre fremdrift (orientering ved prosjektleder Eirin Folde) Eirin gav en grundig presentasjon av arbeidet, det var en svært hektisk periode i forkant av lanseringen. Det er mange positive tilbakemeldinger på resultatet av den nye portalen, men det gjenstår fortsatt mye arbeid i den enkelte kommune. Følgende tema ble gjennomgått: o Status prosjektet ACOS jobber med diverse småjusteringer. Noen detaljer gjenstår i forhold til sak, Evry og ACOS jobber med dette

4 Visma barnehage Noen utfordringer med å få skjemaet til å «snakke sammen» med både Visma og ephorte o Videre digitaliseringer vedtak Etter ny gjennomgang i faggruppene er det forslag på følgende rekkefølge for videre digitalisering: Skole: SFOsøknad og to andre søknadsprosesser: permisjon over tre dager innskriving av elev Forenklede prosesser helse og omsorg, foreslått å begynne med tre søknadsprosesser: Førstekontakt institusjonsopphold (før fysisk møte med aktuell institusjon) Søknad på kommunal bolig/omsorgsbolig Søknad på støttekontakt Søknad på ledig stilling samt dialog knyttet til arbeidsavtaler innkjøp av Webcruiter? Søknad på kulturskoleplass, avhenger av at leverandør bruker NOARKstandard dette må være et krav Søknad og rapportering på motorferdsel utmark Søknad på skjenkeløyve Søknad på norskkurs Det er enighet i rådmannsgruppen om at det arbeides videre med ovenstående liste ang videre digitaliseringer. Prosjektleder Eirin bør inviteres/invitere seg til alle kommunenes ledergrupper for å orientere om det videre digitaliseringsarbeidet. o Vedtak om midler fra KS o Forskningsprosjekt Sintef o Budsjettinnspill Fosen IKT o efagråd/regionkoordinator Kombinasjonen mellom å være prosjektleder for DDF og inneha rollen som regionkoordinator for efagrådet bør diskuteres nærmere. Sekretariatet tar initiativ til en drøfting av dette sammen med Eirin Folde og Kristoffer Fjeldvær. o Profil annonsemal Flere ulike annonsemaler benyttes i dag. Det blir ikke utarbeidet noen ny annonsemal før vi ser hvordan det går i forhold til kommunereformarbeidet. Presentasjonen til Eirin vedlegges utsendelsen av referatet til rådmannsgruppen. Fosen Brann og Redningstjeneste IKS (FBRT) Høring ny brannordning FBRT har sendt ut ovennevnte til høring, bla til Fosen Regionråd.

5 Rådmannsgruppen konkluderer med at eierkommunene i FBRT tar seg av høringsuttalelsene og at det ikke sendes noen felles uttalelse fra Fosen Regionråd. Høring - Eiendomsbeskatning av arbeidsmaskiner mv. i verk og bruk Per Johansen orienterte om at Finansdepartementet har send ut et høringsnotat, datert 18. juni 2015, med forslag om endringer i regelverket for eiendomsskatt som innebærer å fjerne reglene om eiendomsskatt på produksjonsutstyr i verk og bruk. Høringsfristen er Rådmannsgruppen konkluderte med at Per Johansen og Roy Bjarne Hemmingsen lager et utkast til høringsuttalelse som sendes rundt til de andre kommunene for bruk i egen saksbehandling. Høring mandat for ferjeanbud 2019 Det vises til høringsnotat utsendt fra Sør-Trøndelag fylkeskommune den 20. august., og til work-shop arrangert 18. august. Rådmannsgruppen konkluderer med at høringsfristen den 4. september er alt for kort for å få til en tilfredsstillende politisk behandling i alle kommuner. Sekretariatet i Fosen Regionråd vil utarbeide et forslag til uttalelse fra Fosen Regionråd, basert på oppsummering av det som fremkom i workshopen. Dette forslaget sendes ut til rådmenn og ordførere, så får den enkelte kommune vurdere hvordan dette skal behandles. Det gis tilbakemelding til sekretariatet ang kommunenes syn. Ørland kommune signaliserer at de vil i alle fall behandle dette politisk. Høring Regional Planstrategi for Trøndelag Fylkeskommunene i Trøndelag har sendt ut et høringsutkast ang ovennevnte. Høringsfrist er satt til 15. desember Rådmannsgruppen konkluderte med at det ikke utarbeides noen felles uttalelse fra Fosen Regionråd. Fosen Låneadministrasjon Rissa kommune luftet tanken om å inkludere Fosen Låneadministrasjon i økonomiavdelingen til Rissa kommune. Rådmannsgruppen har ingen innvendinger mot dette. Møtet slutt 1315 Vidar Daltveit, ref

6 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd FRA: Sekre tariatet/ VD Møtedato: SAK 12/15 Møte i Rådmannsgruppa den 22. mai - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Referat fra møte i Rådmannsgruppa (utsendt 11. juni 2015) Saksframstilling: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 06/15 Møte i Rådmannsgruppa den 6. februar - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Referatet godkjent. Orientering om oppfølging av saker er tatt til etterretning. Sak 07/15 Fosen Regionråd Årsmelding 2014 Rådmannsgruppens innstilling er videresendtil behandling i AU og styre. Sak 08/15 Fosen Regionråd Regnskap 2014 Rådmannsgruppens innstilling er videresendtil behandling i AU og styre. Sak 09/15 Regnskap og årsmeldinger 2014 for regiona le samarbeidsordninger Rådmannsgruppens vedtak er oversendtil orientering til AU og styre. Sak 10/15 Fjerndrift Agresso fra Evry Rådmannsgruppens vedtak er i brev av 10. juni oversendtil Faggruppe økonomi v/kristoffer Fjeldvær Sak 11/15 Buds jett / økonomiplan for Rådmannsgruppens vedtak er i 2016 og 2017 brev av 11. juni oversendtil budsjetteringskriterier Faggruppe økonomi v/kristoffer Fjeldvær. Mail fra økonomigruppa med endringsforslag ble utsendt til rådmannsgruppen 23. juni med anmo dning om «Svar forventes» - liten respons. Dette er da tolket slik at det er enighet med økonomigruppens forslag.

7 Orienteringer /Drøftinger Digital Døgnåpen forvaltning (DDF) Status og videre fremdrift Fosen Barneverntjeneste Fosen IKT Ny «tjenestekatalog» og organisering Kartdataforvaltning og planregister orientering ved representanter fra faggruppe Kart/Gab Kommunereformen status i kommunene Orienteringen ble tatt til etterretning. Presentasjonen til Eirin ble utsendt sammen med referatet fra møtet. Oppfølging av DDF settes på sakskartet til det ekstraordinære rådmannsmøtet den 21. august. Orienteringene til Therese Guddingsmo og Jostein Magne Krutvik tatt til etterretning. Presentasjonen til Jostein ble utsendt sammen med referatet fra møtet. Det blir en statusoppdatering i det ekstraordinære rådmannsmøtet den 21. august Orienteringen tatt til etterretning. Presentasjonen til Jostein ble utsendt sammen med referatet fra møtet. Saken drøftes videre i det ekstraordinære rådmannsmøtet den 21. august. Status fra møtet mellom Ørland IKT og Fosen IKT som rådmannen i Ørland skulle ta initiativ til er ukjent. Orienteringen tatt til etterretning. Presentasjonen til Siri og Trude ble utsendt sammen med referatet fra møtet. Kartgruppen vil frem mot budsjett for 2016 jobbe videre med mulige løsninger for å forbedre dagens kartsystem. Orienteringen fra den enkelte kommune tatt til orientering. Andre orienteringer Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 22. mai godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning.

8 Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet. Behandling i møtet: Under orientering/drøftings punktet ang Fosen IKT ble det opplyst at det har vært kontakt mellom Ørland kommune og Fosen IKT. Rådmannsgruppas enstemmige vedtak: 1. Referat fra møter i rådmannsgruppa den 22. mai godkjennes. 2. Orientering om oppfølging av saker behandlet i rådmannsgruppa tas til etterretning. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av referatet.