FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf:

Transkript

1 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppen i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: Referat fra møte i rådmannsgruppen, fredag Sted: Tid : Tilstede: Andre: Forfall: Møterom «Børsen», Næringstorget, Åfjord Sparebank, Åfjord kommune Fredag 27. novem ber 2015, kl 0900 Roar Leirset, Osen, Roy Bjarne Hemmingsen, Roan, Per Johansen, Åfjord, Snorre Glørstad, Ørland, Vigdis Bolås, Rissa, i tillegg deltok Vidar Daltveit fra sekretariatet. Eirin Folde DDF, O la Andreas Stavne, e - Fagrådet Kai Terje Dretvik, Leksvik og Emil Raaen, Bjugn Møteleder: Roar Leirset Saker til behandling: Sak 24 /1 5 M øte i Rådmannsgruppa den 23. oktober - godkjenning av referatet og oppfølging av sak er behandlet i møte Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 23. oktober godkjennes. Særutskrift av oppfçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av Rådmannsgruppas vedtak: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 23. oktober godkjennes. Særutskrift av oppfçlgingssaken blir en del av mçtereferat og settes inn i slutten av Sak 25 /1 5 Revidering av vedtektene for Fosen Regionråd Ut fra rådets vedtak vil s ekretariatets fremme følgende forslag til vedtak:

2 1. Styret i Fosen Regionråd foreslår at medlemskommunene fatter vedtak om revidering av vedtektene for Fosen Regionråd, sist endret slik det fremgår av saksfremlegget og vedlagte korrigerte forslag til vedtekter. 2. Saken oversendes medlemskommunene for kommunestyrebehandling og snarlig tilbakemelding om vedtak. Rådmannsgruppens enstemmige innstilling: 1. Styret i Fosen Regionråd foreslår at medlemskommunene fatter vedtak om revidering av vedtektene for Fosen Regionråd, sist endret slik det fremgår av saksfremlegget og vedlagte korrigerte forslag til vedtekter. 2. Saken oversendes medlemskommunene for kommunestyrebehandling og snarlig tilbakemelding om vedtak. Sak 26/15 Nytt administrasjonsprogram i kulturskolen Efagrådets innstilling: Efagrådet anbefaler at kommunene går til innkjøp av Speedadmin som administrasjonsprogram for kulturskolene på Fosen. Behandling i møtet: De ulike faggruppene må ta innover seg at saker skal drøftes i fellesskapet før innkjøp av nye systemer gjennomføres. Jf. «Mandat og instruks for faggrupper». Lisenskostnadene for 2016 dekkes av prosjektet DDF (kr ,- pr kommune) Rådmannsgruppens vedtak: 1. Rådmannsgruppen anbefaler at kommunene går til innkjøp av Speedadmin som administrasjonsprogram for kulturskolene på Fosen. 2. Lisenskostnadene for 2016 dekkes av prosjektet DDF (kr ,- pr kommune) Sak 27/15 Oppgradering av Kvalitetssystem 2015 Efagrådets innstilling: 1. At kommunene så snart som mulig gjennomfører oppdatering av kvalitetssystemet til Sharepoint 2013-plattform. 2. For å skape bedre forutsigbarhet med tanke på oppgraderinger og fremtidige kostnader må avtalen med Digital Kvalitet AS om levering av kvalitetssystem bli revidert. Rådmannsgruppens vedtak:

3 1. Kommunene gjennomfører, så snart som mulig, oppdatering av kvalitetssystemet til Sharepoint 2013-plattform. 2. For å skape bedre forutsigbarhet med tanke på oppgraderinger og fremtidige kostnader må avtalen med Digital Kvalitet AS om levering av kvalitetssystem bli revidert. Sak 28/15 Heldigitalisert og nettbasert løsning for rekruttering Efagrådets innstilling: Efagrådet anbefaler at det innledes forhandlinger med Webcruiter med mål om å inngå avtale om felles rekrutteringsløsning for alle sju kommunene på Fosen. Behandling i møtet: E-fagrådet endret sin innstilling i møtet til: 1. Efagrådet anbefaler at det innledes forhandlinger med Webcruiter om felles rekrutteringsløsning for alle sju kommunene på Fosen. 2. Før avtale inngås legges saken på nytt frem for rådmannsgruppen for endelig vedtak. Rådmannsgruppens vedtak: 1. Rådmannsgruppen anbefaler at det innledes forhandlinger med Webcruiter om felles rekrutteringsløsning for alle sju kommunene på Fosen. 2. Før avtale inngås legges saken på nytt frem for rådmannsgruppen for endelig vedtak. Orienteringer/drøftinger: Omvisning i de nye lokalene til Fosen Regionråd Orientering om prosjekt Digital Døgnåpen forvaltning! v/ Prosjektleder Eirin Folde (presentasjonen til Eirin sendes til gruppens medlemmer) o Vi har valt å ha en forholdvis tett dialog med rådmannsgruppen ang prosjekt DDF. Det forventes derfor at den informasjonen som gis i møtene blir tatt med inn i egen kommune. Det er utfordrende å få ut all informasjon til Leksvik kommune, hvordan kan vi løse dette? o Hvordan kan vi måle kvaliteten på den nye tjenesten, tilbakemelding fra brukere etc.? o Brukertesting av den nye løsningen starter i januar 2016 et samarbeid med leverandøren ACOS. o ACOS er ikke helt fornøyd med kommunikasjonene med Ørland IKT og Fosen IKT. o Rådmannen bør sørge for å få på plass en «dedikert» person i IKT-miljøene som har ansvar for DDF. o Flere kommuner opplever og er frustrert over lang responstid hos Fosen IKT. o Det har kommet signaler om at den nye løsningen er ustabil i de ulike «plattformene» (PC, I-pad og telefon), Det jobbes med dette o «Svar UT» er en viktig sak som bør drøftes og organiseres i tett dialog med «Sak-/arkiv-gruppen».

4 Gjennomgang av Sintef-rapport «Digitalisering av offentlige tjenester hvordan måle effektene?» Vi viser til utsendt rapport og til presentasjonen som ble gitt i møtet. E-Fagråd orientering om arbeidet og fremleggelse av saken o E-Fagrådet begynner etter hvert å fungere etter intensjonen. o Det bør foretas en gjennomgang av representanter til e-fagrådet. (pga bytte av roller og ansvarsområder hos enkelte representanter) o Det bør opprettes en faggruppe for «plan og kommunalteknikk». Kan denne sees i sammenheng med Faggruppe «Kart/GAB»? o Rådmannsgruppen ber om at faggruppene blir minnet på sin instruks og at de må forholde seg til e-fagrådet. o Ang sakene så er de omtalt i Web-redaktør for Fosenportalen Det er inngått avtale mellom Roan kommune og Fosen Regionråd om en 20% stilling til denne jobben. Talent Lab o Det ble referert til at oppstart av Talent Lab blir utsatt til 1. halvår Sekretariatet har fått henvendelse om det er mulig å forskyve på midlene som var avsatt fra Fosen Regionråd som kommunenes andel for 2. halvår 2015 kan overføres til Sekretariatet har svart positivt på denne henvendelsen og har da tatt det som en selvfølge at kommunenes andel for 2016 får halvårsvirkning. Alle kommuner har jo fattet vedtak om at dette skal inn i de kommunale budsjett fra o Kulturskolerektor i Åfjord, Tormod Gjersvold inviteres til styremøtet i Osen den 18. desember for å gjøre rede for status for prosjektet. Møtet slutt 1315 Vidar Daltveit, ref

5 FOSEN REGIONRÅD 7170 Åfjord - Tlf: TIL: Rådmannsgruppa i Fosen Regionråd FRA: Sekretariatet/ VD Møtedato: SAK 24 /15 M øte i Rådmannsgruppa den 23. oktober - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i møte Ref erat fra møte i Rådmannsgruppa (utsendt 11. novem ber 2015 ) Saksframstilling: SAK NR. SAKSNAVN TILTAK UTFØRT Sak 18 /15 M øte i Rådmannsgruppa den 18. september - godkjenning av referatet og oppfølging av saker behandlet i mø te Referat et godkjent. Orientering om oppfølging av saker er tatt til etterretning. Sak 1 9 /15 Fosen Regionråd budsjett 2016 videresendtil behandling i AU og styre. Sak 20 /15 Oppnevning av styremedlem til Fosen Folkehøgskole for videresendtil behandling i AU og valgperioden styre. Sak 21 /15 Sak 22/15 Sak 23/15 Oppnevning av representanter og vararepresentanter til felles skoleutvalg Møteplan 2016 for rådmannsgruppe, arbeidsutvalg og styre Søknad om støtte til videre arbeid med prosjektet «Trondheimsfjordbrua» videresend t til behandling i AU og styre. videresendtil behandling i AU og styre. Ingen endringer fremkom ved styrets behandling av møteplan, vi betrakter derf or møteplanen for Rådmannsgruppen som vedtatt. Kalenderoppføring er utsendt til alle rådmenn. videresendtil behandling i AU og styre.

6 Orienteringer /Drøftinger Henvendelse fra Fosen Helse IKS v/styreleder Tor Langvold ang avtaler med St Olavs hospital og regionene og mellom St Olavs hospital og Fosen Helse IKS Orienteringen ble tatt til etterretning. Fosen barneverntjeneste avtaleverk mellom vertskommunen og samarbeidskommunene tilbakemelding (oversendes før møtet) fra oppnevnt arbeidsgruppe v/therese Guddingsmo Orienteringen ble tatt til etterretning. Arbeidsgruppen fortsetter sitt arbeid og kommer tilbake til rådmannsgruppen ved en senere anledning Andre orienteringer Web-redaktør for Fosenportalen Vi er i samtaler med Roan kommune og regner med å finne en løsning i nær fremtid. Sekretariatets innstilling: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 23. oktober godkjennes. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av Rådmannsgruppas vedtak: 1. Referat fra møte i rådmannsgruppa den 23. oktober godkjennes. Særutskrift av oppfølgingssaken blir en del av møtereferat og settes inn i slutten av