Dokumentasjonskrav, sporbarhet Oktober 2013 - UNINETT AS, v/alice Sporstøl
Noen sentrale lover Arkivloven Offentlighetsloven Lov om offentlig anskaffelse Økonomireglementet 26. oktober 2013 SLIDE 2
Arkivloven 1. Føremål.: Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida. 26. oktober 2013 SLIDE 3
Offentlighetsloven 1. Formål: Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon. 26. oktober 2013 SLIDE 4
Lov om offentlig anskaffelse 1. Formål: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. 26. oktober 2013 SLIDE 5
KD Systemlandskap Rapportering Administrative systemer Studieadministrative systemer Lærings/forskningsfaglige systemer Forskn. adm (Cristin) E-faktura Agresso SAP Regnskapssystem Lønns- og personalsystem Prosjektadm. BtB Artemis Basware Studentadm (FS) LMS ecampus ephorte /Public 360 Sak- og arkivsystem Visma/ Amesto Samordna opptak Ephorus Notur NorStore Samarbeidsverktøyet Agora Integrasjonsplattform (Mule) Administrativt fokus Undervisnings- /forskningsfokus
Administrative systemer Agresso (30 virksomheter) (1997 - ) Basware PM (23 virksomheter) (28.06.10 27.06.18) Basware Invoice (29 virksomheter) Visma Anbud & Kontrakt (32 virksomheter)/nytt: fra 2014 Amesto (3 år) SAP HR (31 virksomheter) (2006? - Artemis 7 (4 virksomheter) ephorte (30 virksomheter)/nytt: fra 2014 Public 360 Ephorus (10 virksomheter) FS drift (51 virksomheter) FS-konnektor (8 virksomheter) FAS Portal/Agora (ca.? brukere)
Anskaffelsesdokumentasjon - Hva sier Riksrevisjonen? Anskaffelsesdokumentasjon - Minst 10 år - Til revisjonen er avsluttet og Stortinget har behandlet Riksrevisjonens rapportering i Dok.1 - Det må hensyntas hvor lenge det fortsatt utføres transaksjoner på bakgrunn av en avtale eller gjennomført anskaffelse. Avtaler/kontrakter skal oppbevares i minst 10 år etter regnskapsårets slutt, dvs så lenge det påløper utgifter knyttet til denne og minst 10 år etter dette. Rammeavtaler må oppbevares så lenge det påløper utgifter, og minst 10 år. 26. oktober 2013 SLIDE 8
Anskaffelsesdokumentasjon All arkivverdig informasjon knyttet til anskaffelsen skal kunne gjenfinnes i arkivet inntil saken som sådan kan kasseres. Alt fra notater om behovsvurdering og valg av anskaffelsesprosess mv. til konkurransegrunnlag, utlysning, tilbud fra lev., referater, evalueringer, beslutningsnotater, tildelingsbrev, div. korrespondanse rundt kontraktsinngåelse/- tolkning, kontrakter og anskaffelsesprotokoll. Anskaffelsessaken må kunne ses samlet. 26. oktober 2013 SLIDE 9
Praktisk eksempel nytt KGV «Umulig» å skrive ut all dokumentasjon fra dagens system Fortsatt oppslagsmulighet i min. 10 år? Nytt system 3 års varighet ingen integrasjon mot sak/arkiv mulig i dag. (Dette er et ønske) Hva skal tas vare på og hvordan? 26. oktober 2013 SLIDE 10
Basware.Invoice Faktura ligger i Basware.Invoice. Hva med sikkerhetskopi? I kontrakten er det henvist til at tjenesten blant annet må tilfredsstille kravene i "Reglement for økonomistyring i staten" I reglementets pkt. 4.4.4.7 Sikkerhetskopi, står det: Det skal foreligge en sikkerhetskopi av de opplysninger og det regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk. Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen. 26. oktober 2013 SLIDE 11
Agresso Regnskap Dokumentarkiv: - Lagring av utgående e-faktura - Lagring av rapporter? - Lagring av kontrakter? 26. oktober 2013 SLIDE 12
Rekruttering Benyttes av noen ikke alle Integrasjoner (ingen) - Ønske om å kunne overføre dokumenter automatisk til SAP HR. 26. oktober 2013 SLIDE 13
SAP HR - lønn Forvaltes av DFØ Autorativt system for noen (ikke alle). Noen benyttes lønnsmelding som grunnlag andre benytter kontrakt. Lønnsfiler kan importeres manuelt fra DFØ til Agresso. Noen ønskede integrasjoner: - Data bør registreres kun ett sted; i lønnssystem eller sak/arkiv. Fra sak/arkiv ønskes ansattdata. «Hurtigtast» mlm SAP og personalmapper i arkivsystemet - Fra FS (Eks. HiST reg. ansatte i FS) - Varsel ved oppfølging av kontrakter (- Komplett CV-historikk, ett bilde som viser all data, maler på norsk og engelsk, e-postvarsel for viktige ansattdatoer mv) 26. oktober 2013 SLIDE 14
SAP HR - reiseregning Benytter ESS til reiseregning selvbetjeningssystem Reiseregning godkjennes kvittering sendes lønnskontor og arkiveres der? Skriver ut reiseregning og vedlegg - sendes deretter til godkjenner Alle kvitteringer sendes tilbake Kontroll på at alle kvitteringer kommer inn? - Regnskapskontoret tar stikkprøver på om reise er godkjent i forhold til regelverk, og at alt er kommet inn. 26. oktober 2013 SLIDE 15
Public 360 Kontrakts- og saksbehandlingsverktøy Modul for Ansettelse og Personal Integrasjoner: - Manuell rutine for overføring av ansattdata til lønnssystem - Overføring fra Amesto (anskaffelse og kontrakt) ønskelig (sannsynlig). 26. oktober 2013 SLIDE 16
Public 360 SAK (ansettelse): Eks. jobbsøknad Innkalling intervju Møterapport Tilbud/avslag M.m.. PERSONAL: Eks. Signert avtale (+ SAP HR?) Startdato Avtalt lønn (+ SAP HR) Oppsigelse M.m. 26. oktober 2013 SLIDE 17
26. oktober 2013 SLIDE 18
Hva skal ligge hvor? Viktig å ha rutiner utenfor systemene! - Beskrives og lagres i arkivplanen 26. oktober 2013 SLIDE 19