Offentlig elektronisk postjournal

Transkript

1 Offentlig elektronisk postjournal Offentlig Elektronisk Postjournal (OEP) är en e-tjänst som möjliggör sökning i samtliga statliga myndigheters diarier i Norge. Vad krävs av myndigheterna i Norge för att använda tjänsten? Jakob A. Sandal, Seniorrådgiver, Direktoratet for forvaltning og IKT Stockholm,

2 Direktoratet for forvaltning og IKT (DIFI) Etablert 1. januar 2008 Skal bidra til å utvikle og fornye offentlig sektor Ca. 250 ansatte i Oslo og Leikanger Oslo 11/12/08 Direktoratet for forvaltning og IKT

3 Difis innsatsområder i perioden Dagens forelesing 1. Om OEP Bakgrunn Teknisk løysing 2. OEP i eit demokrati- og openheitsperspektiv Mål for OEP Nøkkeltal Utfordringar Kunnskapsbasert forvaltningsutvikling 3. Korleis forvaltar Difi OEP-løysinga? Digitale tjenester Still gjerne spørsmål undervegs. Gode innkjøp Direktoratet for forvaltning og IKT

4 Bakgrunn for OEP Mål 1 å fremje openheit og styrkje demokratiet ved å gi folk flest betre kunnskap om og innsyn i offentlege aktivitetar, ressursbruk og resultat Direktoratet for forvaltning og IKT

5 MÅL 2 Å effektivisere gjennomføringa av offentlegprinsippet i forvaltninga og gjere det enklare for allmenta å få tilgang til journalane til alle verksemdene som tenesta omfattar Direktoratet for forvaltning og IKT

6 Lovhjemmel for OEP Foto: Peaceplusone/Flickr.com Formålet med lova er å leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta. Lova skal òg leggje til rette for vidarebruk av offentleg informasjon Direktoratet for forvaltning og IKT

7 Hvordan fungerer OEP? Innhold Virksomheten oppretter/mottar et dokument i arkivsystemet Dokumentet blir ført i journal Virksomheten genererer fil med offentlig journal som inneholder metadata om dokumentene. Filen blir overført til OEP. OEP Bruker kan søke etter dokument fra statsforvaltningen samlet på et sted via søkefunksjonene på oep.no Bruker kan gratis kreve innsyn i de dokumentene han ønsker Innsyn Innsynskrav fra bruker går elektronisk til virksomheten som er ansvarlig for dokumentet Virksomheten vurdere om det kan gi innsyn i dokumentet Brukeren får dokumentene tilsendt elektronisk Direktoratet for forvaltning og IKT

8 OEP-systemet Difi OEP.db Søke indeks Virksomhet A Virksomhet B. Virksomhet C etc Direktoratet for forvaltning og IKT

9 Direktoratet for forvaltning og IKT

10 Status for OEP Høy bruk God måloppnåelse for å gjøre offentlige dokumenter lettere tilgjengelig for allmennheten Svakere måloppnåelse for å effektivisere gjennomføringen av offentlighetsprinsippet Oslo 16/06/10 Direktoratet for forvaltning og IKT

11 Norsk arkivstandard Direktoratet for forvaltning og IKT

12 Veileder for virksomhetene Veiledning i forståelsen av overordnet regelverk. Arkivloven Offentleglova Forvaltningsloven Personopplysningsloven Direktoratet for forvaltning og IKT

13 Tjenesteavtale for OEP Sikre felles forståelse av omfang og innhold for tjenesten, og roller og ansvar for partene Direktoratet for forvaltning og IKT

14 Direktoratet for forvaltning og IKT

15 Hva synes brukerne? Innbyggerne Det går for lang tid å få dokumentene tilsendt Difis brukerundersøkelse 2011 Arkivmedarbeidere Mer effektiv håndtering av innsynskrav Virksomhetsledelse Trenger et system for å publisere dokumenter Direktoratet for forvaltning og IKT

16 Innbyggerne Bruk OEP er brukervennlig 63% mener at brukervennligheten er god 75% mener det er lett å bestille dokument 66% mener det er gode søkemuligheter Formål Enklere tilgang til off. info 76% vurderer oppfølgingen fra virksomhetene som god 86% sier at OEP gjør det enklere å få tilgang til offentlige dokumenter Direktoratet for forvaltning og IKT

17 Arkivmedarbeidere Har samfunnsmessig nytteverdi 91 % Gjør det mer effektivt å behandle innsynskrav 45% Godt verktøy for å publisere journal 81% Direktoratet for forvaltning og IKT

18 Virksomhetsledelse Har fått flere innsynskrav 92% Er blitt mer synlig 77,5% Bidrar positivt til åpnere forvaltning og demokratisk samfunn 94% Direktoratet for forvaltning og IKT

19 Tidstyv Aktiviteter som forvaltningen bruker for mye tid på i forhold til hva som er hensiktsmessig for å nå målene for virksomheten Oslo 16/06/10 Direktoratet for forvaltning og IKT

20 Utfordringer 38% av virksomhetene som er med i OEP har økt ressursbruken 16% planlegger å øke ressursbruken 28% vet ikke endå om de må øke ressursbruken Behandling av klagesaker 33% Opplæring av ansatte 67% Behandling av innsynskrav 89% Produksjon og kvalitetssikring av journal 61% Direktoratet for forvaltning og IKT

21 Direktoratet for forvaltning og IKT

22