Velkommen til Samarbeidsforum

Transkript

1 Velkommen til Samarbeidsforum Foto: Berthold Werner, CC 3. Nov 2011

2 Agenda Velkommen til samarbeidsforumet Innledning av Siri Gedde Dahl Erfaringer med OEP siste driftsår Innmeldte saker Endringer i tjenesteavtalen Beredskapsvakt drøfting av tjenestereduksjon Andre endringer i tjenesteavtalen drøfting av Difi sitt forslag Eventuelle forslag fra virksomhetene til endringer Spørsmål fra virksomhetene Innlegg av Riksarkivet ved Øivind Kruse Aktiviteter i 2011/2012 Hovedprioriteter ved videreutvikling av OEP Risiko- og sårbarhetsanalyse Brukerundersøkelse Produksjonssetting av nye OEP versjoner 3. Nov 2011

3 Fra mandatet OEP skal være en dynamisk tjeneste som er forankret i offentlighetsforskriften og offentlighetens behov for en effektiv og enkel tilgang til postjournaler fra statlige virksomheter Samarbeidsforumet skal resultere i at forvalter og innholdsleverandører utvikler en felles forståelse for prioriteringene i utviklingsplanene for OEP I samarbeidsforumet gjennomgår en behovet for endringer i løsningen, prioriteringer, resultater og satsninger 3. Nov 2011

4 I dag handler samarbeidsforumet om Etter halvannet år med erfaringer: Hvordan samhandler vi best med dere som bruker tjenesten? Hva er de store utfordringene som OEP stiller oss som forvaltning overfor? Hvordan lager vi OEP til en bedre tjeneste enn den er i dag? 3. Nov 2011

5 Innlegg Norsk presseforbund sitt offentlighetsutvalg Siri Gedde Dahl

6 Sak 2. Erfaringer med OEP siste driftsår Samarbeidsforum Høstmøtet 2011 Jon Håkon Odd, fagansvarlig OEP, Difi

7 Dette skal jeg snakke om Utvikling i antall innsynskrav Driftssituasjonen Hendelser i perioden Særlige utfordringer Framtidige behov

8 Antall innsynskrav Innsynskrav totalt Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

9 2010 vs 2011, departementene år 2010 år Mai Juni Juli Aug Sep Okt. Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

10 Brukere Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

11 Når bruker man OEP? Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

12 Kjennskap til OEP 1/1500 Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

13 Drift OEP er driftstabil med tanke på tilgjengelighet Utfordringer med: Å laste opp journalene, timeout problemene Volum, enkelte journaler inneholder mer enn anbefalt tall journalposter Visningsfelt for kvalitetsikring Tiltak Se på behov for justering av kapasitet Endre visningsbildet, evt. legge til supplerende funksjonalitet som for eksempel sidemannsjekk etc. Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

14 Hendelser Feil i datagrunnlag Hendelsen i vår der flere virksomheter sine postjournaler ikke samsvarte med kravene til markering av personnavn Enkelthendelser der taushetbelagt informasjon er publisert til Internett Utfordringer med skrivemåte og ulike format fra de ulike saks- og arkivleverandørene for saks- og dokumentnummer Uforutsett nedetid To tilfeller der dette har skjedd pga svikt hos driftsleverandøren Samarbeidsportalen Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

15 Litt fra brukerundersøkelsen Blant arkivmedarbeidere svarer hittil: 79 % at de ikke har kjennskap til funksjonalitet for å publisere lenker til publiserte dokumenter 42 % at de ikke kjenner til veilederen for innholdsleverandører til OEP 47 % har ikke kjennskap til Difi sin håndbok for innholdsleverandørene Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

16 HUSK! eiledninger_og_brosjyrer/2010/oepveiledning.html?id= Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

17 Utfordringer Relativt høy bruk av OEP Medfører flere innsynskrav enn normalt Større oppmerksomhet knytt til publisering av journalene Enda viktigere med gode rutiner for kvalitetssikring Nye brukergrupper Flere klagesaker overforbruk av innsynsretten? Større veiledningsbehov for uerfarne brukere Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

18 Framtidige behov Effektivisere håndteringen av innsynskrav Vurdere alternativer for fulltekstpublisering av dokumenter Noark 5 Hva skal dette bety for OEP? Endringer i visning for avdelinger/underliggende virksomheter Enkelte virksomheter ønsker å tilby separate søkemuligheter for egne enheter Innsynskrav Drift Hendelser Utfordringer Framtidige behov

19 Sak 3. Innmeldte saker Samarbeidsforum Høstmøtet 2011 Jon Håkon Odd, fagansvarlig OEP, Difi

20 Ingen innmeldte saker i forkant av samarbeidsforumet

21 Sak 4. Endringer i tjenesteavtalen Samarbeidsforum Høstmøtet 2011

22 Sak 4 Endringer i tjenesteavtalen Beredskapsvakt drøfting av tjenestereduksjon Andre endringer i tjenesteavtalen drøfting av Difi sitt forslag Eventuelle forslag fra virksomhetene til endringer Innledning Beredskapsvakt Tjenesteavtalen Innspill

23 4.a. Beredskapsvakt I dag: Tilgjengelig virkedager mellom klokken og Skal bistå innholdsleverandørene i håndtering av kritiske hendelser Tilgjengelig på telefon Koster om lag kroner årlig Formål: Hindre spredning av taushetsbelagt informasjon etter feilpublisering Reduserer konsekvens ved rettstridig publisering Innledning Beredskapsvakt Tjenesteavtalen Innspill

24 Behov for beredskapsvakten? Lite brukt Om lag 20 henvendelser siden 18. mai hendelser definert som kritisk, og innenfor virkeområdet for vakten Ingen hendelser har krevd stenging av tjenesten Alle hendelser er løst av innholdsleverandør selv etter veiledning fra beredskapsvakten Ingen henvendelser etter klokken Innledning Beredskapsvakt Tjenesteavtalen Innspill

25 Ulike alternativer Fortsette dagens løsning Kostnadsdrivende Svært god tilgjengelighet Risikoreduserende Redusert åpningstid Høye kostnader God tilgjengelighet Tilfredsstillende risikoreduserende Periodevis bemannet (f.eks i innfasingsperioder) Lavere kostnader Relativ tilgjengelighet Noe risikoreduserende Beredskapsvakten legges ned Svært kostnadseffektivt Ingen tilgjengelighet Ikke risikoreduserende Innledning Beredskapsvakt Tjenesteavtalen Innspill

26 Tilrådning Beredskapsvakten reduseres til å være tilgjengelig fra klokken til Evalueres før vårmøtet Difi mener at beredskapsvakten er moden til å fases ut Erstattes av opplæring, veiledning og gode rutiner hos innholdsleverandørene Enkle tekniske tiltak kan innføres for å redusere behov: Sperre for søk i egen journal via web og SMS Innledning Beredskapsvakt Tjenesteavtalen Innspill

27 4.b. Revisjon av tjenesteavtalen Behov for revisjon på tre sentrale punkter: Difi ønsker et sterkere virkemiddel for å kunne godkjenne format på overføringsfiler Difi ønsker større myndighet i avvikshåndtering når det gjelder personnavnmerking i databasen Revisjon av beredskapsvaktordningen Innledning Beredskapsvakt Tjenesteavtalen Innspill Leikanger

28 Endringer vi har gjort Nummererte punkt Beredskapsvakt Halvårlige informasjonsplaner utgår Format på overføringsfiler må godkjennes av Difi Første gang en innholdsleverandør skal bruke OEP Ved større endringer i eget saks- og arkivsystem Ved implementering av nye saks- og arkivssystemer Innledning Beredskapsvakt Tjenesteavtalen Innspill

29 4.C Innspill fra innholdsleverandørene Mulig å komme med innspill fram til og med 18. november Innspillene blir drøftet med arbeidsgruppen for OEP Ny, revidert, tjenesteavtale sendes ut til signering i løpet av desember Innledning Beredskapsvakt Tjenesteavtalen Innspill

30 Sak 5. Spørsmål fra virksomhetene Samarbeidsforum Høstmøtet 2011

31 Sak 6. Innlegg fra Riksarkivet ved Øivind Kruse Samarbeidsforum Høstmøtet 2011

32 Sak 7. Aktiviteter i 2011/2012 Samarbeidsforum Høstmøtet 2011

33 Sak 7 a. Vidareutvikling (OEP 1.2) (I) Behovskravspesifikasjon er utarbeida Prioriterte endringsønskje frå innhaldsleverandørar og sluttbrukarar Revidert ROS-analyse

34 OEP 1.2 (II) Tiltak: Grafisk brukargrensesnitt - søk Betre gruppering av IHL i søkegrensesnittet Prediktive søk Vidareutvikling av tilgangskontrollen Roller med ulik tilgang til funksjonar i OEP Betre funksjonalitet for publisering av lenker Ny rolle Saksbehandlar med rettar knytt til lenkepublisering Statistikk/ rapportar Fleire rapportar tilgjengeleg Krav til rask responstid

35 OEP 1.2 (III) Tiltak: Tryggleik Innhaldsleverandør avgjer sjølv kor lenge passord skal vere gyldig innanfor gitte rammer Kryptering av passord i databasen Gjennomgang av kjeldekode Legge til rette for at kodebasen for versjon 1.2. av OEP kan delast som open kjeldekode. API for OEP Programmeringsgrensesnitt som gjer det mogleg for verksemdene å tilby søk i OEP direkte på eigne nettsider

36 Sak 7 b. Risiko og sårbarhetsanalyse

37 Risiko- og sårbarhetsanalyse

38

39 Hovedfunn i oppdatert ROSanalyse Risikoområder: Dumping av databaser Rettstridig publisering av taushetbelagt informasjon Markering av personnavn

40 Tiltak hos Difi Kodedeponi Kodegjennomgang Sikkerhetstester Sikkerhetsøvelser

41 Tiltak hos virksomhetene Opplæring Opprette brukere på personnivå Rutiner for avvikshåndtering Oslo 16/06/10

42 Sak 7.c Brukerundersøkelse Gjennomføres nå, svarfrist 8. november Viktig at denne besvares både fra arkivmedarbeidere og administrasjon/ledelse Respondentene er anonyme Tre deler Sluttbrukere Arkivmedarbeidere Administrasjon/ledelse

43 Mål med undersøkelsen Hvem bruker OEP, og i hvilken egenskap? Hvilke holdninger har man til bruken av OEP? Hvilke konsekvenser har innføringen av OEP hatt? Hvordan kan vi forbedre tjenesten? Hvilke områder er det viktigst å forbedre først? Hvordan skjøtter Difi ansvaret som forvalter av tjenesten?

44 Resultat av brukerundersøkelsen Gir ikke endelige svar, men forhåpentligvis noen indikasjoner Endelig rapport rundt årsskiftet, blir distribuert til alle innholdsleverandører Aktuelle oppfølging kan være Årlige brukerundersøkelser for å måle endringer Kvalitative undersøkelser, slik som intervju av arkivledere etc.

45 Sak 7 d. Rutine for produksjonssetting av nye versjonar Utrulling av OEP versjon 1.1 har synt behov for en klar struktur når nye versjonar skal rullast ut. Difi utarbeider derfor ein rutine for produksjonssetting av nye versjonar

46 Rutine for produksjonssetting av nye versjonar Sentrale punkt i rutinen: Tilgjengeleg i test 14 dagar før planlagt produksjonssetting Informasjon ut til alle IHL om planlagt utrulling Informasjon på samarbeidsportalen Utrullingsplan Forklaring av nye funksjonar

47 Avslutning Samarbeidsforum Høstmøtet 2011 Jon Håkon Odd, fagansvarlig OEP, Difi

48 Oppsummert Referat og presentasjoner sendes ut etter møtet, og blir gjort tilgjengelig på samarbeidsportalen Neste møte blir trolig i mai 2012 Spørsmål og kommentarer kan sendes til kontakt@oep.no Takk for oss og vel hjem!

49