einnsyn Referansegruppe sluttbrukarar, presse og media Oslo, 1. juni 2016

Transkript

1 einnsyn Referansegruppe sluttbrukarar, presse og media Oslo, 1. juni 2016

2 Agenda Velkomen og status i prosjektet Innspel og diskusjon Vegen vidare i referansegruppa Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

3 einnsyn - Offentlig elektronisk postjournal Nasjonal innsynstjeneste i brev og dokument fra statlig sektor for innbyggere

4 Status innsynstenesta leverer dokument millionar dokument årlige innsynskrav 3 mill. nye dok. årlig

5 Oppbygging av innsynstenesta Effektiviserer forvaltninga sitt arbeid med innsyn og dokumentoffentlighet. Saksbehandler ekspederer journal Behandler innsynskrav Krav om innsyn Innbygger / media

6 Metode Lean startup Etabler ny «minimums» plattform raskast mogleg (beta) Legg til ny funksjonalitet basert på B-L-T konseptet Prioritering Re-etablere dagens funksjonalitet «rapid prototyping» av nye funksjonar Praktisk prøve først, juridisk utgreiing etterpå Feile fort I samarbeid med leverandørar Som aktive deltakarar inn i pilotar Gjennom open utvikling der dei kan bidra

7

8 Status Kravsetja behov og funksjonalitet v.h.a. brukarhistorier Etablering og oppstart av referansegrupper Rapport «Publisering av postlister kommunar og fylkeskommunar» Idenotat Bouvet «Beriking av journaldata i OEP» Rapport «Evaluering av sikkerhet i einnsyn» Beta einnsyn PoC Pilot med Riksantikvaren og Bouvet Etablera grunnleggjande sentral infrastruktur Utviklingsløp med smidig utvikling sprintar Nettside: einnsyn.difi.no

9 Innspill og diskusjon Mål: einnsyn får økt forståelsen for behov og ønsker hos pressen Referansegruppen samler seg rundt sine innspill Gjennomgang av brukerhistoriene & innspill Innspill fra tidligere møter Innspill fra dokument i google docs Strukturert opp i henhold til brukerreisen (steg for steg) Åpne spørsmål for å bedre forstå pressen som sluttbrukere

10 Før man går inn i OEP?? Går inn i OEP? Hvilke andre steder leter man før man går inn i OEP? Som sluttbruker ønsker vi mulighet til å nyttiggjøre hele tjenesten uten at det er noe krav om innlogging. Hensikt: Slippe å identifisere seg og unngå sporing/logging. Som sluttbruker ønsker vi at løsningen har et åpent API. Hensikt: dette gjør at man kan benytte egne systemer mot OEP. Det er ønskelig med automatisk innlogging på Min side (Single sign on?). Hensikt: Færre klikk.

11 Søk i data Inne i OEP Hvor mange av søkeparameterne kjenner man til når man begynner å søke? Vet man hva man leter etter?

12 Søk i data - Søkeparametre 2-7. i Forskrift om offentlege arkiv a) Journalføringsdato b) Saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journalar) c) sendar og/eller mottakar d) opplysningar om sak, innhald eller emne e) dateringa på dokumentet I tillegg skal journalen innehalde arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte I arkivsystemet kan ein i tillegg registrere opplysningar som skal nyttast i den interne saksoppfølginga, t.d. om saksbehandlar, behandlingsfristar o.l. Andre opplysningar enn dei obligatoriske journalopplysningane, jf. første og andre ledd, treng ikkje takast med i den kopien eller utskrifta av journalen som allmenta kan krevje innsyn i. Dokument som høyrer til same saka, skal i journalen knytast i hop med felles saksnummer eller anna tilvising. einnsyn 3.1 Som innhaldsleverandør/ sluttbrukar ønsker vi som eit minimum at det kan søkast på alle felt som er heimla i arkivforskrifta 2-7 slik at kravet i forskrifta til offentleglova 6 er oppfylt Ønsker filtrering og søk etter at søkeresultat er vist. Ytterligere søkeparametere kan være tidsrom, avsender/mottager, gruppering på saksnummer eller journal. Hensikt: Lettere å finne det man søker etter, og få oversikt. Kunne ha vært nyttig med kontekst-søk, der man får opp all info som er knyttet til en rolle eller hendelse. Hensikt: Finne relevant informasjon.

13 Søk i data - Søkeparametre einnsyn 3.3 Som sluttbrukar ønsker eg å kunne søke i data både med enkle og avanserte søk slik at eg kan tilpasse søket etter kva opplysningar eg er ute etter einnsyn 3.4 Som sluttbrukar ønsker eg å bli varsla dersom eg er i ferd med å sette i gong eit svært tidkrevjande søk slik at eg kan endre søkekriteriene og dermed få kortare søketid einnsyn 3.12 Som sluttbrukar ønskjer vi at det skal vere mogleg å søke i underliggande einingar (td. regionar) slik at vi kan avgrense søket til den delen av verksemda som er relevant for oss Det er ønskelig å selv velge hvor mange treff/journalposter som vises per side. Hensikt: Navigering kan tilpasses bruksmønster. Det må lages fritekstsøk på tvers av alle postlister, inkludert søkeord som er verb, stedsnavn, etternavn mm. Hensikt: Få et bedre søkeresultat. Ref. 3.4; Mulighet for å slippe advarsler. Hensikt: Unngå irritasjon for sluttbrukere. Søket skal gjelde både journalposter og fulltekstdokumenter. Dersom innholdet er PDF-A bør det OCR-scannes og gjøres søkbart. Hensikt: Få et bedre søkeresultat. [Med bakgrunn i dette behovet bør 1.7 utvides med:..som er søkbare.] Mulighet for å søke på boolske uttrykk. Hensikt: Gir mer presise søkeresultater. Også metadata bør være søkbar. Hensikt: Bedre søkeresultat.

14 Søk i data Visning av søkeresultater einnsyn 3.2 Som innhaldsleverandør ønsker eg at detaljert visningsbilde av journalpostar viser kontaktpunkt for verksemda slik at kravet til kontaktpunkt i offentlegforskrifta 6 er oppfylt einnsyn 3.5 Som sluttbrukar ønsker eg å kunne lagre søkeresultata på andre format eller ta ei utskrift slik at eg kan ta vare på eit søkeresultat 3.2: Også sluttbruker skal ha tilgang til kontaktpunkt. Informasjon om saksbehandler og avdeling for saksbehandling. Info på virksomhetsnivå oppfyller ikke 6. Hensikt: Informasjon om type sak og mulighet for innsikt i hvem som kjenner saken best. Ref brukerhistorie 2.4 om logging av endring av data: Det er ønskelig også for pressen å se hva som ble endret og hvordan. Hensikt: Se om det er gjort forsøk på å skjule informasjon. Det er ønskelig å se et lite utdrag av fulltekstdokumentet. Hensikt: Rask se om treffet er relevant. Ønsker tydelig merking av hvor i jounlaposten det er gjort sladding, og merking med unntakshjemmel. Hensikt: Informasjon om sladdingen, unngå usikkerhet knyttet til årsak til mangler. [Dette behovet er også lenket til 5.4 om fjerning av personnavn eller søkbarhet på personnavn.]

15 Søk i data Visning av søkeresultater einnsyn 3.6 Som sluttbrukar ønsker eg å kunne bestille innsyn direkte frå søkeresultatet slik at eg slepp unødvendig mange klikk einnsyn 3.7 Som sluttbrukar ønsker eg at søkeresultata visast på ein slik måte at det er enkelt å få oversikt slik at eg finn det eg treng så raskt som mogleg Som sluttbruker ønsker jeg meg en en liten knapp knyttet til hver enkelt institusjon, som jeg kan klikke på og få opp informasjon om databasene etaten eier, og som jeg kan be om datauttrekk fra etter 9. Det kan knyttes til en liten rettledning til hvordan dette gjøres uten å komme i konflikt med bestemmelsen om at datautttrekket ikke må være for ressurskrevende for etaten. «Som sluttbrukar ønsker eg å lett kunne forstå kva for sak eit dokumenter tilhøyrer, og ved få klikk få ein oversikt over saksgangen i forvaltninga.» Hensikt: Få god oversikt og finne det man trenger så raskt som mulig. Som sluttbrukere øsnekr vi at dokumenter kan leses med en gang, lastes ned, eller eksportert til epost og sosiale medier.

16 Søk i data Visning av søkeresultater einnsyn 3.8 Som sluttbrukar ønsker eg å kunne lagre eit søk og bli varsla dersom det kjem ny informasjon innafor dette søket slik at eg ikkje treng å gå igjennom dei same stega fleire gonger einnsyn 3.9 Som innhaldsleverandør/ forvaltar ønsker vi at det skal vere mogleg å sperre for søk i dei einskilte innhaldsleverandørane sine data slik at vi kan avgrense spreiing mens feilretting føregår dersom sensitive data vert feilpublisert einnsyn 3.11 Som sluttbrukar ønsker eg oppslag direkte mot Lovdata når journalpostar i søkeresultatet har unntaksheimel slik at eg slepp å finne fram forklaring på heimel manuelt Som sluttbruker ønsker vi å kunne følge en sak (saksnummer) gjennom hele prosessen, og motta melding hver gang det skjer en utvikling. Som sluttbruker ønsker jeg hjelpetekst som oppfordrer meg til å søke om innsyn, selv om dokumentet står som unntatt i Journalen. Det er ønskelig at RSS brukes som varslingssystem. Hensikt: Det er en standard som gjør det mulig å integrere mot andre systemer. Ved sperring for søk bør det publiseres statusmelding om nedetid i tjenesten, og en melding om årsak. Hensikt: Unngå villfarelse om at det ikke finnes treff og info.

17 Finne og vurdere dokumenter og informasjon Hvor mye endrer målet seg underveis i søkingen? Hvilke faktorer er utløsende for at man bestiller innsyn?

18 Søke om innsyn einnsyn 4.1 Som sluttbrukar ønsker eg å kunne sende innsynskrav i journalpostar slik at eg kan be om innsyn i dokument som ikkje er tilgjengelege i fulltekst einnsyn 4.2 Som sluttbrukar ønsker eg å kunne sende innsynskrav i fleire journalpostar samtidig uavhengig av ansvarleg verksemd slik at eg ikkje treng registrere kontaktinformasjon for kvart innsynskrav separat einnsyn 4.3 Som innhaldsleverandør ønsker eg å kunne sette ei grense for maks tal innsynskrav som kan sendast i same bestilling slik at vi kan motverke eventuelle forsøk på å lamme verksemda med mange samtidige innsynskrav Som sluttbruker ønsker vi også å kunne be om oversikt over journalposter som mangler. Eks: På en sak ser vi at det finnes dokumentnr 1 og 3, men 2 er ikke der. Hensikt: Få tilgang til alle relevante dokumenter, selv om de ikke er journalført/publisert. Nr 4.3 må tenkes nøye igjennom, slik at det ikke får en begrensende effekt for sluttbrukere.

19 Saksgang og motta dokumenter Som sluttbrukere ønsker vi å kunne organisere oversikten (listen), f.eks. med egne notater/kommentarer. Hensikt: Oversikt over egne innsynskrav og sitt eget arbeid. Som sluttbrukere ønsker vi å kunne dele oversikten (listen) eller deler av den med andre brukere, eller danne grupper som samarbeider i løsningen. Hensikt: Tilrettelegging for samarbeid i journalistisk arbeid. Som sluttbrukere ønsker vi at dokumenter ikke sendes til mediers postmottak. Ønskjer å kunne motta dokument som lenkjer, heller enn fulle dokument på e-post. Hensikt: Unngå problematikk med begrensning i e-post. Ønsker at dokumenter sendes direkte til webadresse/ tekstdataabase som jeg råder over. Hensikt: Unngå problematikk med begrensning i e-post, og tilrettelegging for API. einnsyn 4.4 Som sluttbrukar ønsker eg å kunne finne ei oversikt over mine innsynskrav slik at eg kan følgje med på status og gjere endringar i mine innsynskrav, inkludert avbestilling av innsynskrav einnsyn 4.6 Som innhaldsleverandør/ sluttbrukar ønsker vi å kunne sende/ motta svar på innsynskrav i digital postkasse Som sluttbrukar ønskjer eg at det på Min side skal vere enkelt å følgje med på kor mange dagar det er gått sidan innsynskravet vart sendt inn. Hensikt: Oversikt over eigne innsynskrav og prosessen. Sakstittel og dokumenttittel bør vere med når vi får svar på innsynsforespørslar på e-post, ikkje berre journal- og dok.nummer. Hensikt: enklare å følgje med på kva dokument svaret faktisk omhandlar. Som sluttbrukere ønsker vi å kunne reservere oss mot å måtte bruke digital postkasse. Hensikt: Slippe å opprette bruker?

20 Motta og lese dokumenter Hvor stor andel av de bestilte dokumentene viser seg å være relevante? Hvilke eksempler han man på egne systemer utenfor OEP? (Ble nevnt forrige møte)

21 Bruk av statistikk Hvordan brukes statstikkinformasjon i dag?

22 Statistikk i OEP einnsyn 6.1 Som forvaltar/ innhaldsleverandør/ sluttbrukar ønsker eg å kunne ta ut statistikk som viser korleis einnsyn vert brukt slik at vi kan følge utviklinga over tid einnsyn 6.2 Som forvaltar/ innhaldsleverandør/ sluttbrukar ønsker eg å kunne ta ut statistikk som viser korleis innhaldsleverandørane bruker fulltekstpublisering slik at vi kan følgje utviklinga over tid einnsyn 6.3 Som innhaldsleverandør ønsker eg å kunne ta ut statistikk som viser korleis sluttbrukarar har brukt mine dokument publisert i fulltekst slik at vi kan følgje med på bruken Ønskelig med statistikk over antall innsynskrav som innvilges og avslås, og unntakshjemler brukt ved avslag. Hensikt: Viser bruksmønster og om lovens hensikt etterleves. Ønskelig at det legges vekt på utviklingstall også, slik at forvaltning kan se på utviklingen i antall krav som må behandles manuelt opp mot mengden de publiserer som fulltekst. Statistikk om innsyn bør offentliggjøres rett på OEP.

23 Statistikk i OEP einnsyn 6.4 Som forvaltar/ innhaldsleverandør ønsker vi å kunne tilpasse uttrekket slik at rapporten berre inneheld informasjon som oppfattast som relevant for oss einnsyn 6.5 Som forvaltar/ innhaldsleverandør / sluttbrukar ønsker vi å kunne ta ut rapport på status for levering av data for dei ulike innhaldsleverandørane slik at vi kan følgje med på status for levering av data for dei enkelte innhaldsleverandørane einnsyn 6.6 Som forvaltar/ innhaldsleverandør/ sluttbrukar ønsker vi statistikk over tal leverte journalpostar slik at vi kan følge med på bruken av systemet einnsyn 6.7 Som forvaltar ønsker eg å kunne begrense enkelte uttrekk av statistikk for sluttbrukarar og innhaldsleverandørar slik at denne informasjonen ikkje kan misbrukast Som sluttbruker er det ønskelig med en mulighet for å ta ut detaljert statistikk over hvilke enheter i hvilke etater som overholder fristen for å behandle innsynsbegjæringer innen lovens frister, og hvilke som bruker for mye tid.

24 Annet Bokmål Nynorsk einnsyn 3.10 Som sluttbrukar ønsker eg å kunne bruke systemet uavhengig av plattform slik at eg kan bruke einnsyn uavhengig av verktøy einnsyn 7.5 Som forvaltar ønsker vi at innhald på nettstaden kan gjerast tilgjengeleg på fleire målformer/ språk slik at sluttbrukar kan velje blant implementerte språk einnsyn 7.6 Som forvaltar/ innhaldsleverandør ønsker vi at språkvalet til sluttbrukar vert formidla som ein del av innsynskravet slik at svar på innsynskrav kan utformast i tråd med sluttbrukar sitt val av målføre/ språk, jf. mållova 6 Bra! Men hvordan skal dette gjøres i praksis? Skal man bare ha grensesnitt på flere målformer og sprøk, eller også en form for oversettelse av titler? Det kan evt bli meget tidskrevende.

25 Andre innspill I dag finnes det ikke plass for datastrømmer og API-løsninger som "dokumenter" i OEP, selv om det omfattes av Offentlighetsloven. Oep.no bør brukes for å presentere en oversikt over tilgjengelige strukturerte data med og uten APIløsninger i det offentlige. Frontend og sorteringsverktøy er utdaterte og ikke tilpasset brukerne. Pressen ønsker ikke bruk av forhåndsklassifisering, da dette ofte er til hinder for innsyn på et senere tidspunkt. Eksempler på løsninger som bør være til inspirasjon for einnsyn: ay Trenger avklaring: Overføre data; einnsyn 1.6 Som forvaltar/ innhaldsleverandør ønsker vi logging av dataoverføring til einnsyn slik at vi kan spore aktivitet

26 Metode Lean startup Etabler ny «minimums» plattform raskast mogleg (beta) Legg til ny funksjonalitet basert på B-L-T konseptet Prioritering Re-etablere dagens funksjonalitet «rapid prototyping» av nye funksjonar Praktisk prøve først, juridisk utgreiing etterpå Feile fort I samarbeid med leverandørar Som aktive deltakarar inn i pilotar Gjennom open utvikling der dei kan bidra

27 Fase Fase 1 -> sommar 16 Fase 2 -> desember 16 Fase 3 -> sommer 17 Løsnings arkitektur for ny kjerneløsnin g (beta einnsyn) Etablere første versjon kjerneløsning (kjørende beta) Første versjon av ny tjeneste (parallelt til dagens OEP) Pilotering av innhøsting av data Pilotering av nye funksjoner

28 Veien videre Måling/testing Videreutvikling av løsninger Innsikt og analyse Læring Konseptutvikling og nye ideer Ønsker å gjennomføre intervjuer og observasjoner. Kan være journalister som ikke sitter i referansegruppen. Referansegruppen vil ha en rolle som kvalitetssikrer. Neste møte vil holdes når konseptutviklingen er på et slikt stadie at man kan legge fram visuelle eksempler av løsningen, eller dersom det blir behov for avklaringer av viktige problemstillinger Bygging

29 Vegen vidare To andre referansegruppemøter neste veke Oppsummering av innspela Brukarreiser Møte i referansegruppa September Brukaropplevingar Brukartesting og pilotering Front-end Møte i referansegruppa November fokus på nye tenester

30