NÆRMERE BEGRUNNELSE FOR AVSLAG PÅ BEGJÆRING OM INNSYN. Bård Magnus Fauske sendte følgende henvendelse til Universitetet i Oslo (UiO):

Transkript

1 Universitetet i Oslo Unit Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning v/felles klagenemnd, Postboks 5883 Majorstuen 0308 Oslo Dato: Deres ref.: Vår ref.: 2018/7207 NÆRMERE BEGRUNNELSE FOR AVSLAG PÅ BEGJÆRING OM INNSYN 1. INNLEDNING Bård Magnus Fauske sendte følgende henvendelse til Universitetet i Oslo (UiO): «I medhald av offentleglova, ber om innsyn i tilsettingsbrev til eller underordna verksemder i etter 1. januar Ber om innsyn i postjournaler i saker som desse dokumenta er henta frå.» Fauske utdypet innsynsbegjæringen : «Innsynskravet gjeld to pkt. Utgåande brev med tilbod om engasjement. Innsynskravet blir avgrensa til tilbod der søker har takka positivt til stillinga. Post- eller arkivjournal for same tidsrom som desse utgåande breva har blitt arkiv- og journalført.» Forespørselen ble avslått i sin helhet av Avdeling for personalstøtte den : «Vi viser til din innsynsbegjæring av og utdyping av denne av Det følger av offentleglova 28 (2) at et innsynskrav må knyttes til en bestemt sak eller i rimelig utstrekning saker av en bestemt art. Det stilles et krav om identifikasjon av sak. Den som ber om innsyn må gi en tilstrekkelig presis beskrivelse av saken vedkommende ønsker innsyn i. Formålet med regelen er at organet kan finne frem til saken uten at det blir urimelig arbeidskrevende. Utgangspunktet er at vedkommende som ønsker innsyn ikke kan kreve innsyn i alle saker som omhandler et særskilt tema, så lenge vedkommende ikke kan identifisere hver enkelt sak. Avdeling for personalstøtte Postadresse: Postboks 1071 Blindern, 0316 Oslo Besøksadresse: Problemveien 7, Lucy Smiths hus, 0316 Oslo Telefon: (sentralbord) e-post: postmottak@admin.uio.no

2 2 Bestemmelsens andre ledd om at det «i rimelig utstrekning» må gjelde saker av en bestemt art senker kravet til identifikasjon noe. Begrepet er imidlertid forstått slik at organet må vurdere hvilken arbeidsbyrde dette utgjør når det skal finne frem de aktuelle sakene. Det vurderes slik at arbeidsbyrden UiO blir påført med foreliggende innsynskrav, ligger utenfor det som kan kreves etter Subsidiært vil det uansett kunne gjøres unntak fra innsyn i dokumentene etter offl. 25, da disse er dokumenter i tilsettingssak. 3. UiO vurderer det slik at de hensyn som ligger bak unntaksbestemmelsene gjør seg gjeldende, og at de veier tyngre enn de hensyn som ligger bak bestemmelsen om merinnsyn i offl Det gjøres oppmerksom på at avgjørelsen kan påklages, jfr. offentleglova 32. Fristen for å klage er 3 uker, jfr. offentleglova 32, 3. ledd, 2. pkt. jfr. forvaltningsloven 29.» Fauske klaget over avgjørelsen : «Avslått krav om innsyn blir påklaga med heimel i offentligloven 32. Til pkt. 1 Her viser eg til forarbeida til offentleglova 28 som har omtalt krav om identifikasjon. Nedanfor itererer eg utdrag frå Ot.prp.nr.102 ( ) side 151: «Andre ledd første punktum fastset i kva grad saka eller dokumentet det blir kravd innsyn i, må identifiserast i innsynskravet. Utgangspunktet er framleis at den som ønskjer innsyn, må vise til ei bestemt sak. Det vil òg vere tilstrekkeleg å vise til eit bestemt dokument. Den som krev innsyn, må ikkje identifisere saka ved å vise til saks- eller dokumentnummer, men må gi ein karakteristikk av saka eller dokumentet som gjer at forvaltninga kan klare å finne fram til dei. Føresegna mjukar opp identifikasjonskravet ved at det i rimeleg utstrekning kan krevjast innsyn i saker av ein bestemt art, til dømes alle saker om utsleppsløyve etter forureiningslova eller liknande. Dette kan vere nyttig for dei som ønskjer å setje seg inn i forvaltningspraksis på eit område. Skrankane som ligg i at slikt innsyn berre kan krevjast i rimeleg utstrekning, tek sikte på den arbeidsbyrda forvaltningsorganet blir påført når det skal behandle kravet. Dersom organet ikkje har teknologiske verktøy for å finne fram til sakene, men må gjere det manuelt, vil det ikkje vere høve til å krevje innsyn i saker av ein bestemt art hos vedkommande organ, fordi dette vil innebere at organet blir påført ei urimeleg arbeidsbyrde.» I denne forbindelse vises det også til utdrag fra Justisdepartementets «Rettleiar til offentleglova», pkt. 9.1: «Kravet om at innsynskravet må gjelde ei bestemt sak inneber at den som krev innsyn må gi ei tilstrekkeleg presis skildring av saka vedkomande ynskjer innsyn i til at organet kan finne frem til ho utan at det blir urimeleg arbeidskrevjande. Det krevst ikkje at ein identifiserer saka eller dokumentet med nummer, dato eller liknande, men ein må kunne gi ein karakteristikk av saka eller dokumentet som gjer at forvaltninga kan finne fram til materialet. Er saka fyrst

3 3 tilstrekkeleg identifisert kan innsynskravet gjelde alle dokumenta i saka, eller berre eit eller fleire bestemte dokument. Det er heller ikkje noko i vegen for at det i same innsynskrav blir bede om innsyn i fleire saker, med den føresetnaden at den enkelte saka er tilstrekkeleg identifisert. Dersom den som ber om innsyn har problem med å oppfylle kravet til identifikasjon, har organet ei viss rettleiingsplikt, i samsvar med kva som følgjer av god forvaltningsskikk og forvaltningslova 11.»» Til pkt. 2 Offentleglova 25 kan ikkje nyttast på krav om innsyn i tilsettingsbrev fordi den gjeld "sak om tilsetjing", altså ikkje avgjerda som ligg nedfelt i tilsettingsbreva. Desse inneheld berre namn på den tilsette, stilling, eventuelt avdeling eller prosjekt samt i dette tilfellet start og sluttdato på engasjement samt bruttoløn. Desse opplysningane kan om naudsynt lett stillast opp i ei liste som også inneheld saks- og dokumentnummer samt dato for tilsetting / svar på tilsetting. Til pkt. 3 Universitetet i Oslo har ikkje heimel til å nekte innsyn i det forespurte kravet. Følgelig har offentleglova 11 ingen relevans i avgjerda. Regelen er også feil brukt, det er "omsynet til offentleg innsyn" som skal vurderast, ikkje behovet for å nekte innsyn. Det konkrete innsynskravet kan om det er enklare presenteresat i ein tabell med opplysningane peika på i klagens pkt. 2 i kolonner bortover og kvart tilsettingsforhold i linjer nedover. Komplett historie for min innsynshenvendelse og all korrespondanse er tilgjengelig via Internett fra denne adressen: UiO ba Fauske om en nærmere utdypning av klagen : «Det vises til din klage av 13. april 2018 over avslag på innsynsbegjæring. Klagen kan i noen punkter anses som en ny innsynsbegjæring. Universitetet i Oslo vil derfor opplyse om disse punktene og gi deg mulighet for å utdype disse. Til din kommentar under pkt. 2: Du har tidligere bedt om innsyn i bestemte dokumenter. Innsyn er avslått fordi kravet går utover det som er rimelig å kunne kreve innsyn i. Det vil medføre et omfattende manuelt arbeid å finne frem alle dokumentene som er av den art du ber om. I din kommentar ber du nå om en sammenstilling av de opplysninger du ønsker å få innsyn i. Slikt innsyn reguleres av offl. 9 og medfører at det må produseres et nytt dokument. En slik sammenstilling vil være ytterlig tidkrevende å lage, slik at denne avslås. En slik sammenstilling vil også kreve tidkrevende manuelle operasjoner, der saksbehandler selv må gå inn og vurdere hvilke opplysninger som skal sammenstilles, og da vil ikke vilkåret om at dokumentet skal kunne produseres med enkle fremgangsmåter være oppfylt. Til din kommentar under pkt. 3:

4 4 Som for pkt 2 ber du også her om en sammenstilling. Det vises til vår vurdering for pkt. 2 og kravet om innsyn ved sammenstilling avslås. På denne bakgrunn ønsker vi å gi deg mulighet til å utdype din klage/ny innsynsbegjæring for disse punktene og bekrefte at klagen/utdypet klage opprettholdes før oversendelse til Felles klagenemnd som er rett klageorgan.» Fauske sendte svar til UiO : «Innsynskravet er på ingen måte urimeleg i omfang og fell inn under fleire formål med offentleglova, nemleg "leggje til rette for at offentleg verksemd er open og gjennomsiktig, for slik å styrkje informasjons- og ytringsfridommen, den demokratiske deltakinga, rettstryggleiken for den enkelte, tilliten til det offentlege og kontrollen frå ålmenta". Kravet om innsyn er det same som tidlegare, men eg har gitt moglege svaralternativ gjennom oppstilling i eit nytt dokument. Heimelen i 25 kan ikkje nyttast fordi den ikkje omfattar konklusjonane om kven som blir tilsett. Det er eit offentleg anliggende at Universitet kan opplyse om desse, blant anna for at utanforståande skal kunne danne seg eit bilde som her av korleis universitetet bruker engasjement knyta til stipendiat og forskarstillingar Avslått innsyn vil uansett bli påklaga så lenge grunngivinga ikkje står seg mot reglane i offentleglova.» 2. DOKUMENTER Avdeling for Personalstøtte har valgt å dele opp innsynsbegjæringen i følgende punkter: 1. Innsyn i utgående brev sendt søker til engasjement som forskar eller stipendiat ved Universitetet i Oslo etter , hvor vedkommende takket ja til stillingen. 2. Innsyn i post- eller arkivjournal for samme tidsrom hvor disse brevene har blitt arkiv- og journalført. 3. Innsyn i tilsettingsbrev gjennom sammenstilling etter offl Innsyn i utgående brev sendt søker til engasjement som forskar eller stipendiat ved Universitetet i Oslo etter , hvor vedkommende takket ja til stillingen. UiO mener det fortsatt er grunnlag for å unnta dokumentene det bes om etter offentleglova 25, da dokumentene er del av tilsettingssak.

5 5 Vedtak om tilsetting og endelig arbeidsavtale vil ikke kunne unntas etter offl. 25, men utkast til tilsettingsvedtak og utkast til arbeidsavtaler vil det kunne nektes innsyn i, jfr. rettleiar til offentleglova side 149. Det vil omfatte tilbudsbrev til søkere som er funnet best kvalifisert av tilsettingsorganet, hvorpå administrasjonen i etterkant oversender tilbud om stilling. Hvorvidt den som tilbys stillingen takker ja eller nei, vil ikke ha betydning for vurderingen. Det vil likevel senere kunne bes om innsyn i arbeidsavtale som blir inngått med en søker. Subsidiært mener UiO at innsynskravet må avslås da det vil bli urimelig arbeidskrevende for UiO å finne frem dokumentene som etterspørres, jfr. offl. 28 (2). Det finnes ikke noe eget register for tilsettingssaker og det vil kreve et omfattende manuelt arbeid å ettersøke dokumentene. Arbeidet vil omfatte et vidt søk i UiOs arkivsystem etter tilsettingssaker for forskere/stipendiater ved alle UiOs enheter og et påfølgende krevende sorteringsarbeid for å finne frem til de dokumenter som etterspørres. Tilsettingssaker kan lagres av saksbehandlere med forskjellige dokumenttittel og det vil være vanskelig å vite om man vil ende opp med et komplett resultat i forhold til hva det bes om. For å finne ut om det er takket ja til tilbudsbrevet, vil man også måtte kryssjekke med personalmapper om hvorvidt tilbudet ble akseptert. UiO utlyser omtrent 1000 stillinger i året, hvorav 80% er vitenskapelige. PhD- og forskerstillinger utgjør en betydelig de vitenskapelige stillingene. Etter UiOs vurdering vil arbeidsinnsatsen ligge betydelig over det som måtte kunne kreves utført Innsyn i post- eller arkivjournal for samme tidsrom hvor disse brevene har blitt arkiv- og journalført. Den subsidiære vurderingen om urimelig arbeidskrevende byrde i punkt 2.1. vil også gjøre seg gjeldende her, da arbeidet vil være tilsvarende for å finne frem til disse opplysningene/dokumentene. Innsyn i tilsettingsbrev gjennom sammenstilling etter offl Innsyn i tilsettingsbrev gjennom sammenstilling etter offl. 9 Den subsidiære vurderingen om urimelig arbeidskrevende byrde i punkt 2.1. vil på samme måte gjøre seg gjeldende her. En sammenstilling av opplysningene vil være ytterlig tidkrevende å lage, og vilkåret om at dokumentet skal kunne produseres med enkle fremgangsmåter vil ikke være oppfylt. 3. MERINNSYN UiOs vurdering er at hensynet bak unntaksbestemmelsen i offl. 25 og manglende oppfylt vilkår for innsyn i dokumenter i rimelig utstrekning etter offl. 9 og 28 i dette tilfellet gjør seg sterkt gjeldende og merinnsyn etter offentleglova 11 gis derfor ikke. Det vil heller ikke være mulig å gi delvis innsyn da arbeidsbyrden som er avgjørende for vurderingen uansett vil være den samme som ved helt innsyn.

6 6 6. KONKLUSJON UiO opprettholder avgjørelsen om å ikke gi innsyn i utgående brev sendt søker til engasjement som forskar eller stipendiat ved Universitetet i Oslo etter , hvor vedkommende takket ja til stillingen. Det samme gjelder innsyn i post- eller arkivjournal for slike brev. Det vil være tilsvarende, om ikke mer, arbeidskrevende å lage en sammenstilling av opplysningene/dokumentene og følgelig avslås også innsyn etter offl. 9. Herved oversendes saken til Felles klagenemnd for avgjørelse. Med hilsen Irene Sandlie personaldirektør Roger Markgraf-Bye seniorrådgiver Saksbehandler: Roger Markgraf-Bye roger.markgraf-bye@admin.uio.no