1 FRAMDRIFTSPLAN FOR IMPLEMENTERING AV UTVIKLINGSVERKTØYET 10 FAKTOR OG GJENNOMFØRING AV MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2015 Innhold 1.0 Bakgrunn 2.0 10 FAKTOR som utviklingsverktøy 2.1 De ti faktorene som måles i 10 FAKTOR 2.2 10 FAKTOR som dialogverktøy 3.0 Administrative forhold 3.1 Organisering av forankring, gjennomføring og oppfølging 3.2 Kommunikasjon 4.0 Hovedmål og delmål 4.1 Hovedmål 4.2 Delmål 5.0 Hovedmilepæler og tiltak for delmål 1-3 5.1 Forankringsfasen 5.2 Gjennomføringsfasen 5.3 Oppfølgingsfasen 6.0 Tidsplan for delmål 1-3 1.0 Bakgrunn Satsningsområdene i HR-strategien til Skien kommune, for perioden 2012-2022, er ledelse, kompetanse og kultur & identitet. I HR-strategiens handlingsplan 2013-2017, utgave 3, 2015-2017 er ulike tiltak beskrevet under hvert satsningsområde. Verktøyet 10 FAKTOR sammenfaller godt med tiltakene beskrevet i kommunes HR-strategi. 10 FAKTOR er en ny medarbeiderundersøkelse (MAU) for kommunal sektor, utviklet av kommuneforlaget og KS i samarbeid med pilotkommuner (bl.a Skien) og professor Linda Lai/BI. Den er forskningsbasert og måler faktorer som er avgjørende for å oppnå gode resultater og som kan påvirkes gjennom målrettet utviklingsarbeid. Den er både medarbeiderskaps- og ledelsesorientert, samt utviklingsorientert hvor oppdraget står i fokus! 10 FAKTOR er ingen tilstandsrapport eller faktaundersøkelse men et dialogverktøy! Dialogverktøy hvor selve medarbeiderundersøkelsen består av påstander som det ikke er knyttet konkrete svar til. Oppfølgingsarbeidet i ettertid skjer i dialogen med dem som har svart på undersøkelsen (leder og medarbeidere). Forskning viser at god forankring i forkant og forpliktende oppfølging i etterkant av en medarbeiderundersøkelse (MAU), er avgjørende for medarbeiderengasjement.
2 I Skien kommune ønsker vi å stimulere medarbeiderengasjementet gjennom å kartlegge ti faktorer som organisasjonen opplever som relevante og som kan gjøres noe med. Det samsvarer godt med Skien kommunes definisjon av MAU, som er: MAU er primært et verktøy til bruk i en medvirkningsbasert prosess for utvikling av lokalt arbeidsmiljø(lokal organisasjonsutvikling). Et godt arbeidsmiljø og engasjerte medarbeidere er en viktig forutsetning for å løse organisasjonens oppdrag på en hensiktsmessig måte. Sekundært er det et verktøy i en overordnet organisasjonsutvikling(kommunenivå) med bidrag til styringsinformasjon, og til en organisasjonsanalyse. Det er viktig å se sammenhengen mellom arbeidsmiljø og måloppnåelse. Lederskap og medarbeiderskap er et felles ansvar krever dialog og samlet innsats. Organisasjonsutvikling er utvikling og styrking av medarbeiderskap, kultur for involvering og dialog samt lederskapsutvikling, ledergruppeutvikling og ledelsesutvikling. Det er et mål å skape en helhetlig HR-prosess der ulike verktøy og aktiviteter ses i sammenheng og støtter opp under hverandre. Arbeidet med implementering av verktøyet 10 FAKTOR OG iverksetting av tiltak knyttet til HR-strategien vil tidsmessig pågå i perioden 2015-2017, men er del av utviklingsarbeid som har et kontinuerlig perspektiv.
3 2.0 10 FAKTOR som utviklingsverktøy Et utviklingsverktøy for ledere og medarbeidere hvor måling av opplevd arbeid og arbeidsmiljø danner utgangspunkt for dialog. Resultatene fra målingen av 10 FAKTOR er et godt utgangspunkt for dialog mellom medarbeidere og leder, på ulike nivåer i organisasjonen, hvor fokuset er utvikling av godt arbeidsmiljø og god tjenestekvalitet. Viser til figur 1. Figur 1 Utviklingsverktøy for ledere og medarbeidere 2.1 De ti faktorene som måles i 10 FAKTOR Faktorene i 10 FAKTOR Avgjørende kompetansemessige holdninger og oppfatninger som kan utvikles Primære innsatsfaktorer Litt mer om faktoren Mestringsledelse Ledelse med vekt på å gjøre medarbeiderne best mulig ut fra egne forutsetninger Mestringsklima Kultur for å samarbeide og gjøre hverandre gode Viktige mellomliggende drivere/faktorer Oppgavemotivasjon Motivasjon for selve oppgaven (fagbegrep: indre motivasjon) Mestringstro Tiltro til egen jobbkompetanse
4 Selvstendighet Rolleklarhet Nyttemotivasjon Relevant kompetanseutvikling Faktorer/avgjørende effekter Fleksibilitetsvilje Bruk av kompetanse Opplevd tillit og mulighet til å jobbe selvstendig (fagbegrep: autonomi) Tydelig kommuniserte forventninger Ønske om å bidra til andres måloppnåelse (fagbegrep: prososial motivasjon) Medarbeiderens opplevelse av egne muligheter til relevant kompetanseutvikling ut ra egen jobbrolle, oppgaver og behov Villighet til å være fleksibel på jobb Opplevd bruk av egen kompetanse (fagbegrep: kompetansemobilisering) NB! Kunnskap om de ti faktorene som måles, bør sees på som grunnleggende lederkompetanse. 2.2 10 FAKTOR som dialogverktøy Dialogverktøy som arbeidsmetode baseres på at det er i dialogen det skapes felles forståelse og tolkning av resultater hva som er bra og hva som er mindre bra hva det ønskes å arbeide videre med og følge opp (på ulike nivåer). Deltakere i undersøkelsen får og må ta en aktiv del i oppfølgingsarbeidet. Når medarbeiderundersøkelsen brukes som dialogverktøy, gis ansvar også til medarbeiderne, og ikke bare til leder. Hvordan lykkes med dialogverktøyet/lokalt utviklingsarbeid - gruppenivå: Forberedelser Gjennomføring av måling Felles tolkning og forståelse Felles handling og oppfølging Dialogmodellen metodisk rammeverk Dialogmodellen sier hvordan dialog kan brukes systematisk for arbeid i og med grupper. Todelt modell: omhandler arbeidsmiljøet ved å ta utgangspunkt i konkrete funn og resultater og den skal etablere og/eller videreføre en organisasjonskultur for deling og dialog. Består av fem ulike nivåer som må gjennomføres systematisk fra en til fem og hvor dialogen står sentralt på alle nivåene. Skal bidra til at gruppen får utarbeidet aktivitetsmål og konkrete oppfølgingstiltak for å bevare og forbedre arbeidsmiljøet, gjennom strukturerte og gode dialoger i gruppen. 3.0 Administrative forhold 3.1 Organisering av forankring, gjennomføring og oppfølging: Astrid Flothyl Semb er HR sin hovedansvarlig for implementeringen av 10FAKTOR/MAU i SK. I kommunalområdene er det følgende hovedansvarlige for 10FAKTOR/MAU: Kristian Ripegutu, Oppvekst Helga Karlsen, HV Mona Saga, BDK Tomas Petersen/Astrid Flothyl Semb, Sentraladministrasjonen Disse utgjør HR arbeidsgruppen, som det vises til i tidsplanen, hvor også Kent H. Bjørnsti og Carlos Rios Alomia
5 fra HR-avdelingen deltar. Hovedansvarlige i kommunalområdene har som hovedansvar å være oppdatert på alt om 10FAKTOR/MAU i SK, samt følge opp at enheter/seksjoner gjennomfører de tiltakene som er beskrevet i fremdriftsplanen. HR legger til rette for at dette kan gjøres på en mest mulig hensiktsmessig måte. 3.2 Kommunikasjon All kommunikasjon skal gå per e-post fra HR til kommunalområdenes hovedansvarlige og deretter distribueres og følges opp i linja. Spørsmål fra organisasjonen knyttet til alle faser i gjennomføring av MAU rettes til hovedansvarlige i kommunalområdene, evt. videre via dem til HR. Hensikten er å legge til rette for et godt eierskap til 10FAKTOR/MAU i kommunalområdene. 4.0 Hovedmål og delmål i implementeringsarbeidet Følgende beskrives hovedmål og delmål for implementering av utviklingsverktøyet 10 FAKTOR knyttet opp mot iverksetting av tiltak i HR-strategiens handlingsplan for 2015-2017 4.1 Hovedmål: Innen utgangen av 2017 er organisasjonen godt kjent med både innhold og sammenhenger mellom de ulike faktorene i utviklingsverktøyet 10 FAKTOR. Alle faser i MAU er gjennomført og implementeringsprosessen er evaluert. 4.2 Delmål: 1. Utviklingsverktøyet 10 FAKTOR er kjent i organisasjonen, i forhold til både innhold og sammenhenger mellom de ulike faktorene, og hvordan verktøyet kan benyttes (være utgangspunkt for) i dialog/utviklingsarbeid på ulike nivåer i organisasjonen. 2. MAU 2015 er gjennomført i Skien kommune hvor 10 FAKTOR er benyttet som måleverktøy. 3. Resultatene fra MAU/målingen av 10 FAKTOR er fulgt opp på gruppenivå som del av lokalt utviklingsarbeid på enhet/seksjonsnivå. a. Alle ledere, vernetjenesten og medarbeidere i stab/støttefunksjoner på overordna nivå har fått opplæring i hvordan gjennomføre tiltaksmøter/følge opp utviklingsprosesser b. Status for oppfølgingen av MAU-arbeidet i de enkelte seksjoner/enheter settes på dagsorden i LAMU i de enkelte kommunalområdene. c. Sluttrapport for MAU 2015 for Skien kommune som helhet legges fram for HAMU før sommeren 2016, hvor bl.a mulige områder (bevaring/forbedring) å jobbe videre med for hele organisasjonen trekkes frem. d. Prosessen med implementering av verktøyet 10 FAKTOR evalueres som del av sluttrapporten for MAU 2015. I det følgende vil arbeidet knyttet til delmål 1-3 bli nærmere beskrevet. Her vil milepæler og tidsplan for gjennomføring av tiltak bli nærmere konkretisert. Sammenhenger mellom tiltakene i handlingsplanen og utviklingsverktøyet 10 FAKTOR vil tydelig framkomme.
6 5.0 Hovedmilepæler og tiltak for delmål 1-3; 1. Alle ledere, vernetjenesten og medarbeidere i stab/støttefunksjoner (på overordna nivå) skal (og må delta på) få innføring i de ulike faktorene og sammenhengen mellom disse. 2. Det er lagt til rette for at alle enheter og seksjoner får kartlagt forhold knyttet til arbeidsmiljø og medarbeiderengasjement. 3. Det er lagt til rette for at alle medarbeidere i SK besvarer 10 FAKTOR (MAU) innen 4.november 2015. 4. Alle ledere, vernetjenesten og medarbeidere i stab/støttefunksjoner (på overordna nivå) skal få opplæring i hvordan resultatene av målingen følges opp og danner utgangspunkt for en dialog mellom medarbeidere og ledere i lokalt utviklingsarbeid (gjennomføring av tiltaksmøter/prosessveiledning). 5. Alle enheter/seksjoner skal ha gjennomført et Arbeidsmiljømøte og et personalmøte for å presentere og følge opp resultatene av 10 FAKTOR/MAU innen 15. februar 2016. I Arbeidsmiljømøte i enheten/seksjonen presenterer leder resultatene fra MAU og legger i samarbeid med verneombud og tillitsvalg til rette for en prosess hvor resultatene danner utgangspunkt for dialog i det lokale utviklingsarbeidet i enheten/seksjonen. I Personalmøte/tiltaksmøte presenterer leder resultatet av MAU hvor dialogmodellen benyttes som verktøy og sammen med medarbeiderne kommer fram til prioriterte områder (bevaring/forbedring) å jobbe videre med i enheten/seksjonen, som del av arbeidet i lokalt utviklingsarbeid for 2016-2017. 6. Rapportering av resultater fra MAU 2015 (for hvem og hvordan) er utarbeidet og godt kjent i organisasjonen. 5.1 Forankringsfasen(1) - milepæl: - Alle enheter og seksjoner har informert om/kjennskap til 10 FAKTOR/MAU innen 1. oktober 2015. 5.2 Gjennomføringsfasen(2) - milepæl: - Alle enheter og seksjoner har lagt til rette for at alle medarbeidere kan besvare 10 FAKTOR/ MAU innen 4. november 2015. 5.3 Oppfølgingsfasen(3) - milepæl: - Alle enheter og seksjoner har presentert resultatene fra 10 FAKTOR/ MAU i sine arbeidsmiljømøter og personalmøte og definert områder å jobbe videre med i lokalt utviklingsarbeid 2016-2017 innen 15.februar 2016.
7 6.0 Tidsplan for delmål 1-3; forankring (1)og innføring i verktøyet 10 FAKTOR, gjennomføring (2) av 10 FAKTOR-måling/MAU og oppfølging (3) av resultater fra 10 FAKTOR i lokalt utviklingsarbeid. Fase () Tiltak/aktivitet Når (uke/dato) Gjennomføring/ansvarlig Kobling til tiltak i HR-strategien Ok Delmål 1; Innføring i verktøyet 10 FAKTOR 1 Informasjon om verktøyet 10 FAKTOR og hvordan dette er tenkt brukt i Skien kommune. Juniseptember 2015 HR utarbeider en informasjonspakke i samarbeid med HR arbeidsgruppe. Kommunalområdene distribuerer og følger opp gjennomføring. Satsningsområdet ledelse/tiltak; Satsningsområdet kultur og identitet/tiltak; 1 Møte med HRarbeidsgruppe; utkast til framdriftsplan som legges fram for HVO/HTV og til behandling i Rådmannens ledergruppe. Uke 33 HR innkaller og leder møtet. 1 Orientering om forslag til framdriftsplan for hovedverneombudet og hovedsammenslutningenes kontaktpersoner HR arbeidsgruppe deltar på møtet. Innen utgangen av august 2015 HR innkaller og leder møtet. 1 Framdriftsplanen behandles og forankres i Rådmannens ledergruppe. Innen utgangen av august 2015 HR forbereder og gjennomfører.
8 1 «KICK OFF» 10 FAKTOR seminar med Linda Lai for alle ledere, vernetjenesten og medarbeidere i stab/støttefunksjoner overordna nivå kommunalområdene/ kommunen som helhet. Uke 37 / 08.09.15 HR i samarbeid med HR arbeidsgruppe ansvarlig for å invitere og tilrettelegge for gjennomføring av seminaret. Satsningsområde ledelse; tiltak 4.3.1/ 4 og 5 Gjennomføre og videreutvikle lederopplæring og andre lederutviklingstiltak Satsningsområde kultur og identitet; tiltak 4.3.3/1 Implementere et system for forankring, gjennomføring og oppfølging av MAU i SK. 1/2 Organisering og teknisk oppbygning/gjennomføring av selve undersøkelsen. HR følger opp dette og tar kontakt med kommunalområdene ved behov. 1/2 Orientering om status og framdrift i HAMU. Uke 40/ 30.09.15 HR utarbeider saksframlegg og gjennomfører. Delmål 2; Gjennomføring av MAU 2015 hvor 10 FAKTOR benyttes som måleverktøy 2 Legge til rette for teknisk gjennomføring av MAU 2015 / 10 FAKTOR Innen uke 42 / 14.10.15 HR og kommunalområdene
9 2 Gjennomføring av MAU 2015-10 FAKTOR besvares av alle medarbeidere i SK. 2/3 Møte med HR arbeidsgruppe; Status MAU 2015/ 10 FAKTOR Delmål 3 og 3a; 14.10.15 04.11.15 Uke 44 HR utarbeider informasjonsmateriell til ledere og medarbeidere. HR ansvar for teknisk gjennomføring og oppfølging. Kommunalområder følger opp og legger til rette for at flest mulig svarer. HR innkaller og leder møtet. Oppfølging av resultatene fra MAU 2015/ 10 FAKTOR og lokalt utviklingsarbeid på seksjons/enhetsnivå 3a Opplæring til alle ledere, vernetjenesten og medarbeidere i stab/støttefunksjoner i hvordan følge opp resultatene av målingen / utgangspunkt for dialog mellom medarbeidere og ledere i lokalt utviklingsarbeid (gjennomføring av tiltaksmøte / prosessveiledning). Uke 43-46 HR i samarbeid med HR arbeidsgruppe utarbeider forslag til undervisningsopplegg. Samarbeid med forfatter av boka «Medarbeiderundersøkelsen gjennomført hva nå?» Marianne H. Molstad. Undervisningen vil i hovedsak foregå på allerede etablerte arenaer eks. ledermøter på kommunalområdenivå. Satsningsområde ledelse; tiltak 4.3.1/ 4 og 5 Gjennomføre og videreutvikle lederopplæring og andre lederutviklingstiltak Satsningsområde kultur og identitet; tiltak 4.3.3/1 Implementere et system for forankring, gjennomføring og oppfølging av MAU i SK. Tiltak 4.3.3/2 Utarbeide og implementere et
10 strategisk system for gjennomføring og oppfølging av lokalt utviklingsarbeid 3a Resultat/rapport fra MAU 2015 / 10 FAKTOR tilgjengelig for alle ledere i kommunen. Uke 46 3a Gjennomføring av Arbeidsmiljømøter Innen uke 49 Leder presenterer resultatene fra MAU og legger i samarbeid med verneombud og tillitsvalg til rette for en prosess hvor resultatene danner utgangspunkt for dialog i det lokale utviklingsarbeidet i enheten/seksjonen 3a Gjennomføring av personalmøter/tiltaksmøter Innen uke 6/2016 Leder presenterer resultatet av MAU ved å benytte dialogmodellen som verktøy og sammen med medarbeiderne kommer fram til prioriterte områder (bevaring/forbedring) å jobbe videre med i enheten/seksjonen, som del av lokalt utviklingsarbeid i 2016-2017. 3a Orientering om status og framdrift i HAMU Uke 49 / 02.12.15 HR i samarbeid med HR arbeidsgruppen følger opp dette.
11 Delmål 3b, 3c og 3dc; Rapportering for hvem/behandles hvor eks. arbeidsmiljøutvalgene LAMU og HAMU 3b Det enkelte kommunalområdet etterspør status i de enkelte seksjoner/enheter i forhold til oppfølgingsarbeidet og meddeler dette til eget LAMU og HR arbeidsgruppen. Innen uke 10/2016 Hovedansvarlig for MAU i det enkelte kommunalområdet har ansvaret for å følge opp dette. 3c og 3d En sluttrapport for MAU 2015 på kommunenivå utarbeides, hvor evaluering av implementeringsprosessen av verktøyet 10 FAKTOR inngår. Innen skrivefristen for 2.møte i HAMU 2016. HR i samarbeid med HR arbeidsgruppen utarbeider rapporten og denne behandles i HAMU vår 2016. Rapporten utarbeides etter gjennomførte tiltaksmøter på de enkelte seksjoner/enheter.