To typer inngående faktura: Innkjøpsfaktura Bestilling med forhåndsgodkjent rekvisisjon/innkjøpsordre Leverandørfaktura Bestilling på eget ansattnummer Viktig ved bestilling å gi beskjed om at det skal stå et nummer som referanse på fakturaen helst ordrenummer evt. ansattnummer. 1
Hovedregel er at det skal lages en rekvisisjon før bestilling. Dette er en forhåndsgodkjenning av anskaffelsen. Dersom beløp på faktura stemmer overens med bestilling gir dette en raskere flyt og de fleste bilag går direkte til bokføring. Innkjøpsfakturaer kommer på flyt bare når det er avvik mellom ordre- og fakturabeløpet. Avviket må være innenfor 5% og under 500,- kr. Alle faktura på over 50.000 går på flyt.
Leverandørfaktura brukes ved: Løpende avtaler Avisabonnement Husleie Leieavtaler Andre faste avtaler Hastesaker 3
4
Når en faktura er påført ansattnummer sendes det til behandling hos den ansatte, forutsatt at han/hun er bruker i Agresso. Alle ansatte er lagt inn med tilhørighet til en avdeling*. Alle avdelinger har en ansvarlig (kalles i dag fast mottaker). Dersom den ansatte ikke er bruker i Agresso vil bilaget sendes til den ansvarlige for avdelingen. Regnskapsavdelingen v/systemdrift kan legge vikarer inn etter behov. Dette gjelder uansett trinn i flyten (ansatt - fast mottaker innkjøpsattestant - budsjettdisponent). Budsjettdisponent krever fullmakt. Melding sendes agresso@orakel.uit.no * Viktig at avdelingstilhørighet oppdateres! 5
Mulighet som er under utredning: Det er mulig å lage «dummy» ansattnummer, for så å legge reelle ansattnummer som vikar for disse. Dette er mest aktuelt for faste abonnement og avtaler. Fordelen er at man slipper å be leverandør påføre nye nummer hver gang noen slutter eller organisasjonskartet endres. Vi kan selv endre hvem som ligger som vikar på nummeret. 6
Spm: Hvorfor kommer bilaget til meg flere ganger for godkjenning? Svar: I de fleste tilfellene er det fordi man står på flere trinn i flytkartet. Det kan også hende at vi må sende bilag på ny flyt, enten p.g.a. teknisk feil i systemet, eller at avviksbehandlingen ikke er behandlet korrekt. Spm: Hva kreves for at et refusjonsskjema skal gå greit gjennom systemet? Svar: Påfør riktig saksbehandler, avdeling og unikt fakturanummer. Feil medfører som regel at faktura sendes til ansvarlig på avdeling. 7
Spm: Hva skjer når et bilag avvises? Svar: Oppgaven flytter seg ett steg tilbake i flyten. Vi opplever at bilag avvises, men godkjennes på nytt av leddet over, og så går det i loop mellom de to leddene. Spm: Er det mulig å videresende et bilag? Svar: Ja, man har mulighet til å velge ny mottaker (navn) samt avdeling og bruke knappen videresend. Dette er standard prosedyre for det som kommer til feil mottaker. Det er også mulig å splitte bilaget/beløpet på flere avdelinger og videresende til andre for godkjenning. 8
Greit å vite (Agresso Self Service): Under Mine oppgaver - ansattnummer, vil ikke antall saker angis når den inneholder bare en sak. Det kan derfor være greit å klikke på dette menypunktet for å sjekke om det ligger noe der. Kommentarer som legges til skal fungere som informasjon bare under «flyten». De forsvinner når bilaget er ferdig bokført. På konteringslinja er det et tekstfelt. Tekst som legges inn her blir bokført med bilaget. OBS! Ikke bruk Enter eller Tab i dette feltet. Da forskyves teksten mellom bilag. 9
Vi har sendt en oversikt over brukerne ved Helse-fak. Vi har et ønske om at dere går gjennom listen og sjekker følgende: Er det noen der som ikke skal være brukere? Tilgangsrettigheter til de enkelte moduler/funksjoner i Agresso vurderes, regnskap kan være behjelpelig med å definere behov. Noen tilganger krever formell fullmakt (sak i ephorte) 10
Vi opplever i dag utfordringer i forhold til dårlig merkede fakturaer samt at bilag blir liggende ubehandlet hos brukere som sjelden jobber i Agresso. Vi har fått på plass en rapport som viser en oversikt over hvor forfalte bilag finnes slik at dere kan ta tak i dette. Rapporten sendes til faste mottakere/innkjøpsattestantene. Vi skal i gang med intern opplæring på bruk av rekvisisjoner nå i desember og planlegger opplæringskurs ute på fakultetene fra og med januar. Ved spørsmål, uklarheter og oppklaringer: send mail til agresso@orakel.uit.no 11