Sweco Norge AS for Longyearbyen lokalstyre Marius Larsen (Sweco) Håkan Eriksson (Longyearbyen lokalstyre) 17.01.2014 Anbudsinnbydelse 1 (15) S w e co Longyearbyen Næringsbygget Pb 367 NO-9170 Longyearbyen S we c o No r g e A S Org.nr: 967032271 Hovedkontor: Lysaker www.sweco.no M a r i u s Kr i s ti a n La r s en Prosjekt ingeniør Svalbard Mobil +47 47074942 marius.larsen@sweco.no
Innhold A - Prosjektinformasjon 4 A1 Dokumentliste (vedlegg) 4 A2 - Kunngjøring av konkurranse om bygge- og anleggsoppdrag 4 A2.1 - Generelt 4 A2.2 Befaring og spørsmål 5 A2.3 Levering av tilbudet 5 A2.6 Avlysning og utgifter i forbindelse med konkurransen 6 A2.7 Leverandørens ansvar for å avklare uklarheter 6 A2.8 Krav til dokumentasjon av kvalifikasjoner 6 A2.9 Oppdragsgivers signatur 6 A3 - Orientering i prosjektet 7 A3.1 Arbeidenes art og omfang 7 A3.2 Byggetid og tidsplan 7 A3.3 Forbehold om tillatelser, finansiering mv. 8 A3.4 Entrepriseform og kontraktstype 8 A3.5 Oppdragsgiverens organisasjon 9 A3.6 oppdragsgiver organisering av HMS-arbeidet 9 B - Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav 10 B1 Anbudsregler 10 B1.1 Kriterier 11 B2 - Krav til tilbyder 11 B3 - Krav til tilbud 11 B3.2 Vedlegg 12 B3.3 Språk, format, forsegling og merking 12 B 3.4 Vedståelsesfrist 12 2 (15)
B 3.5 Omfang 12 C - Kontrakts bestemmelser 13 C1 - Alminnelige kontrakts bestemmelser 13 C2 Spesielle kontraktsbestemmelser 13 C3 Betaling/oppgjør 13 D - Beskrivende del 13 D1 - Beskrivelse av byggeobjekt 13 D1.1 Detaljbeskrivelse 13 E - Svardokumenter 13 E1 - Dokumentasjon fra tilbyder 13 E2 - Utfylt beskrivelse (vedlegg 1) 14 E3 Tilbudsskjema (vedlegg 3) 14 E3.1 - Prissammendrag 14 E3.2 - Påslag og timepriser 14 E3.3 Underskrift 14 Vedlegg 15 3 (15)
A - Prosjektinformasjon A1 Dokumentliste (vedlegg) Dette dokument 15 sider Vedlegg 1: Beskrivelse 16 sider Vedlegg 2: Tegninger 5 stk Vedlegg 3: Tilbudsskjema 1 side Vedlegg 4: Fakturagrunnlag 1 side A2 - Kunngjøring av konkurranse om bygge- og anleggsoppdrag A2.1 - Generelt Longyearbyen lokalstyre (LL) ved Tekniske tjenester innbyr til tilbud på arbeid med å skifte ut rørbukker i Longyearbyen. Rørbukkene har som funksjon å bære primærledningen for fjernvarmenettet i Longyearbyen. Aktuelt rørstrekk går fra kraftstasjonen til Nybyen og er 3,3 km langt. Tilbudsinnbydelsen ble lagt ut på Doffin 20.01.2014 og vil bli liggende ute i 45 dager. Anskaffelsen er omfattet av LOV 1999-07-16-69: Lov om offentlige anskaffelser. Konkurransen gjennomføres i henhold til NS 8410 og vil bli holdt som en åpen anbudskonkurranse i henhold til pkt. 3.1 i nevnte standard. Leverandørene skal under ingen omstendigheter samarbeide i strid med bestemmelsene i NS 8410. Brudd på dette punkt vil føre til at aktuelle leverandører ekskluderes fra konkurransen. Tilbudet skal gis på komplett jobb i henhold til beskrivelser og dokumenter som framkommer i dette dokumentet (se anbudsregler). Følgende kvalifikasjonskrav gjelder for denne jobben: Bedriften må ha HMS erklæring underskrevet og datert. Personell som skal jobbe med varme arbeider, skal ha godkjent kurs. Øvrige bestemmelser som kommer fram i dette dokument. 4 (15)
A2.2 Befaring og spørsmål Det vil bli avholdt en befaring 03.02.2014. Oppmøte blir i resepsjonen til Longyearbyen Næringsbygg 09:00 samme dag. Referat fra befaringen vil bli distribuert til alle tilbydere som melder sin interesse. Kostnader ved befaring dekkes ikke av oppdragsgiver. Oppdragsgiver oppfordrer tilbydere til å stille spørsmål vedrørende tilbudsunderlaget. Eventuelle spørsmål skal stilles på elektronisk mail til SWECO Norge AS ved Marius Larsen. Henvendelsen skal merkes "Spm. vdr. Rørbukker". Spørsmål med svar vil bli distribuert i anonymisert form til alle interessenter fortløpende. Spørsmål som kommer inn etter 26.02.2014 vil ikke bli besvart. Påmelding til befaring samt spørsmål i forbindelse med tilbudsgrunnlaget stilles på mail til Marius.Larsen@Sweco.no A2.3 Levering av tilbudet Det skal innleveres 1 ett komplett sett av anbudet. Anbudet skal leveres/sendes i forseglet konvolutt, uten firmanavn og være merket «Anbud rørbukker, 2014 2016». Anbudet skal leveres/sendes til: Longyearbyen lokalstyre Tekniske tjenester Postboks 350 9171 Longyearbyen Evt. elektronisk til: postmottak@lokalstyre.no merket med «Anbud Rørbukker, 2014 2016». Anbudsfrist: Onsdag 5. mars 2014, kl. 12:00. Anbudsåpningen vil være lukket og finner sted umiddelbart etter anbudsfrist hos Longyearbyen lokalstyre Tekniske tjenester. Det blir ført anbudsprotokoll, hvor kopi av protokollen sendes alle tilbyderne. Anbudet skal være bindende i 90 kalenderdager regnet fra anbudsåpningen. 5 (15)
A2.6 Avlysning og utgifter i forbindelse med konkurransen Dersom det foreligger en saklig grunn, står Oppdragsgiver fritt til å avlyse konkurransen. Deltagere i konkurransen har i så fall ikke rett på erstatning for kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud eller andre kostnader i forbindelse med deltagelse i konkurransen. Tilbydere må selv bekoste arbeid og eventuelle reiser i forbindelse med utarbeidelse av anbudet. A2.7 Leverandørens ansvar for å avklare uklarheter Dersom leverandøren ikke melder fra om uklarheter vedrørende tilbudet, eller dersom leverandøren ikke oppdager uklarheter som burde vært oppdaget ved en grundigere gjennomgang av konkurransegrunnlaget, har leverandøren risikoen for eventuelle tolkningstvil. A2.8 Krav til dokumentasjon av kvalifikasjoner Leverandørene skal dokumentere sine kvalifikasjoner og sin kapasitet i henhold til kapittel B2 i konkurransegrunnlaget. Tilbud som ikke inneholder etterspurt dokumentasjon kan bli avvist. Leverandørene kan om nødvendig få hjelp fra andre foretak for å tilfredsstille kravene til kapasitet og kompetanse. I slike tilfeller må de gjeldende selskapers kapasitet og kompetanse også dokumenteres i henhold til kapittel B2 i konkurransegrunnlaget. I tillegg må det dokumenteres at hovedleverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressursene hos selskaper som hentes inn for å avhjelpe/støtte. A2.9 Oppdragsgivers signatur Longyearbyen den /.2014 For Longyearbyen lokalstyre sign: 6 (15)
A3 - Orientering i prosjektet Rørbukkene i Longyearbyen er trase for fjernvarmerør og strekker seg fra energiverket i nord til Fyrhus 6 i Nybyen i sør. Rørtraséen er ca. 3,3 km lang og innbefatter 10 små bygg som har som funksjon å huse utvidelsessløyfer, det er også 11 fastpunkt langs traséen. Longyearbyen lokalstyre har fått utarbeidet en rapport av Cowi hvor tilstanden på rørbukkene i Longyearbyen framkommer. Det er i denne rapporten konkludert med at tilstanden til flere av rørbukkene er i en slik forfatning at utskifting er nødvendig. Alle rørbukker og fundament under hus for utvidelsessløyfer skal i løpet av angitt tidsperiode skiftes ut. Fjernvarmenettet skal være i drift under hele byggeperioden. A3.1 Arbeidenes art og omfang Arbeidenes art er maskinarbeid for pelingen, grovt tømrerarbeid for rørbukkene, stålmontasje og sveising for braketter. Fagområder som kreves til dette tiltaket er følgende: Tømrer: For oppbyggingen av nye rørbukker. Hjelpearbeider: Til diverse arbeid. Anleggsmaskinfører: For kjøring av diverse maskiner, samt pelerigg. Krankjører: Ved eventuelt arbeid med kran. Stillasmontør: For montering av godkjent stillas. Sveiser: For sveisearbeid. Det henvises til beskrivende del for arbeidets art og omfang (D1.1). A3.2 Byggetid og tidsplan Det er lagt opp til arbeid over flere år, men dette kan avklares ved oppstart av jobb. Det ses på som hensiktsmessig å utføre deler av jobben mens det er «frossen snødekt mark» i Longyearbyen for å minske skader på fauna. Utskiftingen er tenkt som følger: 1. 2014 rørbukk nr 6 til 104 byttes 2. 2015 rørbukk nr 104 til 252 byttes 3. 2016 rørbukk nr 252 til 389 byttes Det vil være anledning for entreprenør til å bytte flere rørbukker en det som er oppgitt inneværende år, men ikke færre. Dette med eneste konsekvens at arbeidet blir tidligere ferdig en det som er satt opp over. 7 (15)
Uavhengig av prioritert liste vil entreprenør måtte sørge for at alle rørbukker beholder sin funksjon gjennom hele byggetiden. Utskiftingen gjøres med bakgrunn i vedlagte tegninger og beskrivelse. Tidsplan for hele jobben: Når Hva Hvor 20.01.2014 Tilbudsgrunnlag legges ut på Doffin Doffin 04.02.2014 Befaring Svalbard 26.02.2014 Frist for å stille spørsmål vedrørende tilbudsunderlaget Fortløpende Svar på spørsmål som er kommet inn 05.03.2014 Frist for innlevering av tilbud 05.03.2014 Tilbud åpnes Næringsbygget (lukket) 12.03.2014 Endelig valg av entreprenør 01.04.2014 Arbeidet starter opp 31.12.2016 Arbeidet ferdigstilles Alle datoer etter frist for innlevering av tilbud er kun veiledende og ikke endelige. A3.3 Forbehold om tillatelser, finansiering mv. Forhold som kan medføre at konkurranse avlyses, eller at prosjektet ikke kommer til utførelse: Manglede eller mangelfulle tilbud. Forbehold om godkjent byggesak for gjennomføring av tiltaket. Lokalstyrets godkjenning av valgt entreprenør. Finansiering. A3.4 Entrepriseform og kontraktstype Entrepriseform for tiltaket er hovedentreprise. 8 (15)
A3.5 Oppdragsgiverens organisasjon Tiltakshaver: Longyearbyen lokalstyre - Tekniske tjenester Næringsbygget Postboks 350 9171 Longyearbyen Telefonnr.: 79 02 21 50 Epost: postmottak@lokalstyre.no Prosjektansvarlig: Håkan Eriksson Epost: hakan.eriksson@lokalstyre.no Telefonnr.: 79 02 23 22 Prosjektkoordinator: Saksbehandler: Sweco Norge AS Næringsbygget Postboks 367 9171 Longyearbyen Telefonnr.: 470 74 942 Epost: marius.larsen@sweco.no Marius Larsen (Sweco) Telefonnr.: 47 07 49 42 Epost: marius.larsen@sweco.no Byggeleder: Avklares før oppstart av arbeid. Sweco vil holde oppstartsmøte og sørge for evt. oppfølging av jobben. Longyearbyen lokalstyre v/ Håkan Eriksson vil delta på møtene og fungere som stedfortreder for Sweco ved behov. A3.6 oppdragsgiver organisering av HMS-arbeidet Byggherre påser at det utarbeides en skriftlig plan for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø som beskriver hvordan risikoforholdene i prosjektet skal håndteres. Planen for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal være lett tilgjengelig og gjøres kjent på arbeidsplassen. Avfallsplan skal utarbeides av entreprenør og godkjennes av oppdragsgiver. 9 (15)
A3.7 Spesielle forhold ved byggeplassen Rørtraséen er ca. 3,3 km lang og strekker seg fra energiverket til nybyen. Dette medfører at det vil være kontinuerlig flytting av anleggsplass. Forhold som må avklares: Lagring av materiell Behov for brakkerigg Avfallshåndtering B - Konkurranseregler og kvalifikasjonskrav B1 Anbudsregler Gjeldende standard er: NS8410 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved konkurranse med forhandlede prosedyre. Generelle bestemmelser: Firmaer med nødvendig autorisasjon kan gi tilbud. Det forutsettes at anbyderen setter seg inn i forhold som kan ha betydning for anlegget og den måte arbeidet kan tenkes gjennomført på. Han kan senere ikke påberope seg tillegg på grunn av spesielle forhold han burde blitt oppmerksom på. Dersom en anbyder i anbudsgrunnlaget oppdager mangler eller uklarheter som har betydning for prissettingen eller ferdigstillelesesdato, plikter han umiddelbart å varsle tiltakshaver om disse forhold. Mangler/uklarheter må meldes inn senest 1 uker før frist for innlevering går ut. Besvarelse av alle spørsmål og svar vil bli skriftlig formidlet anonymisert til samtlige tilbydere fortløpende. Alle spørsmål må være innkommet senest en uke før fristen for innlevering av tilbud er satt, alle spørsmål etter dette må påregnes og ikke bli besvart. Forpliktende anbud gis iht kravene satt i B3. Eventuelle forbehold skal være angitt der, eller i medfølgende brev. Hvis det gis pris på alternative utførelser, skal alle kostnader som påvirker tiltakets totalkostnad medregnes, inkludert eventuell omprosjektering. 10 (15)
Bare anbud som foreligger på innleveringsstedet før anbudsfristens utløp godkjennes som rettidig levert. Med anbud menes utfylt - tilbudsskjema, beskrivelse og eventuelle endringer iht. tilhørende dokumenter. Anbudet kan leveres inn på angitt sted, sendes inn som post eller som epost. Forbehold fra entreprenør vil bli kostnadsmessig vurdert. Ved anbudsvurdering vil det bli lagt vekt på pris, byggetid/leveringstidspunkt, finansiell styrke og styringssytem. Innsendte anbud vil ikke bli returnert. B1.1 Kriterier Det forutsettes at tilbyder tilfredsstiller de krav som settes til kompetanse, erfaring og utførelse av arbeidene som beskrevet i dette anbudsdokumentet. Tildelingen vil bli gitt etter følgende tildelingskriterier: Prioritet/ vekt Kriterier Dokumentasjon 50 Pris Anbudsskjema 20 Finansiell styrke Samlet levering 20 Erfaring Referanseprosjekt - Skriftlig redegjørelse 10 HMS/kvalitetssikring Dokumentasjon - Skriftlig redegjørelse B2 - Krav til tilbyder Firmaattest fra Brønnøysundregisteret som viser relevant juridisk og organisatorisk informasjon om firmaet. Årsregnskap for de tre siste år. Skatteattest. For selskap som ikke er lokalisert på Svalbard skal det også leveres MVAattest fra myndighetene som viser at selskapet ikke har utestående krav. Dokumentasjon på sentral godkjenning og relevant fagkompetanse. Dokumentasjon for kvalitetssikringssystemer og HMS rutiner. Godkjent personell med tilhørende kurs. B3 - Krav til tilbud Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som er undertegnet av en person med fullmakt fra tilbyderen. Tilbudsbrevet skal inneholde: 11 (15)
Oversikt over vedlegg Kort beskrivelse av tilbud Eventuelle forbehold Totalpris for å utføre oppdraget i samsvar med tilbudsgrunnlaget og de opplysninger og forbehold som er gitt i Tilbudsbrevet. Tilbudet skal være fullstendig. Poster som ikke er priset, skal anses som innkalkulert i andre poster, med mindre er angitt i tilbudsbrevet, eller prisen ikke er priset på grunn av åpenbar feil. Avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet. B3.2 Vedlegg Følgende dokumenter skal vedlegges tilbudsbrevet: Tilbudsskjema Skjema med vedlegg for opplysninger om tilbyder i henhold til B2 Dokumentasjon for produkter som tilbys Beskrivelse med utfylte priser B3.3 Språk, format, forsegling og merking Tilbudet skal være skriftlig og utformes på Norsk. Forsegling og merking av tilbudet gjøres iht punkt A2.3 i dette dokumentet. B 3.4 Vedståelsesfrist Tilbud kan tilbakekalles eller endres innen tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse eller endring skal skje skriftlig. Vedståelsesfristen for tilbud er 90 dager fra utløpet av tilbudsfristen. Dersom tilbyder velger å trekke tilbake et bindende tilbud, har Oppdragsgiver rett til å kreve erstattet sitt økonomiske tap som følge av dette. B 3.5 Omfang Tilbudet skal være fullstendig. Poster som ikke er priset, skal anses som innkalkulert i andre poster, med mindre dette er angitt i tilbudsbrevet, eller prisen ikke er priset på grunn av åpenbar feil. Avvik fra konkurransegrunnlaget skal klart fremgå av tilbudsbrevet. 12 (15)
C - Kontrakts bestemmelser C1 - Alminnelige kontrakts bestemmelser Bestemmelser som er gjeldene for avtale om utførelse av oppdraget er: NS 8405 Norsk bygge- og anleggskontrakt. Svalbardloven og Svalbardmiljøloven gjelder før NS 8405 og dette dokumentet dersom uoverensstemmelser mellom disse oppdages. C2 Spesielle kontraktsbestemmelser Tilbudet skal omfatte deltagelse i byggemøter. Entreprenøren skal stille betryggende/tilfredsstillende sikkerhet for 10 % av kontraktssummen. Oppdragsgiver stiller ikke sikkerhet. Kontraktssummen indeksreguleres i henhold til NS 3405. C3 Betaling/oppgjør Avregnes etter utført mengde. Faktureres en gang pr. måned. Sluttoppgjør etter NS 8405 pkt. 33. Tilbyder oppfordres til å legge ved betalingsplan. D - Beskrivende del D1 - Beskrivelse av byggeobjekt D1.1 Detaljbeskrivelse E - Svardokumenter E1 - Dokumentasjon fra tilbyder Vedlagt etterspurt dokumentasjon. Se B2. 13 (15)
E2 - Utfylt beskrivelse (vedlegg 1) E3 Tilbudsskjema (vedlegg 3) E3.1 - Prissammendrag E3.2 - Påslag og timepriser E3.3 Underskrift 14 (15)
Vedlegg Vedleggs nummer Tekst Antall sider 1 Beskrivelse 15 2 Tegninger og detaljer 6 (A3) 3 Tilbudsskjema 1 4 Faktura 1 15 (15)