PROSJEKTPLAN FOR NY UNGDOMSSKOLE Dato 13.04.16 Godkjent av rådmannen den 18.04.16 Prosjektplan 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. MÅL OG RAMMER... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Prosjektmål... 4 1.3 Rammer... 4 2. OMFANG OG AVGRENSNING... 4 3. ORGANISERING... 5 3.1 Den interne organiseringen... 5 3.1.1 Reglement for investeringsprosjekter i Vegårshei kommune...5 3.1.2 Prosjekteier... 5 3.1.3 Styringsgruppe... 5 3.1.4 Prosjektledelse... 5 3.1.5 Prosjektgruppe og ressursgrupper... 5 3.2 Den eksterne organiseringen... 6 3.2.1 Arkitekt og rådgivende ingeniører... 7 3.2.2 Entreprenører og leverandører... 7 3.2.3 Andre... 7 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER...7 4.1 Beslutningspunkter... 7 4.2 Oppfølging... 8 4.3 Milepæler (fremdriftsplan)... 8 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING... 9 5.1 Kritiske suksessfaktorer... 9 5.2 Kvalitetssikring... 9 6. GJENNOMFØRING... 10 6.1 Hovedaktiviteter... 10 6.2 Tids- og ressursplaner... 11 7. ØKONOMI... 11 8. KONTRAKTER OG AVTALER... 11 Prosjektplan 2
1. MÅL OG RAMMER 1.1 Bakgrunn Innledning Kommunestyret fattet i sak 108/14 den 16.12.14 følgende enstemmige vedtak: 1. Det oppnevnes en arbeidsgruppe for å utrede alternative løsninger vedrørende utbygging av Vegårshei skule med følgende mandat: Analyse og vurdering av rombehov og arealbehov Vurdering av utbyggingsalternativer, herunder vurdering av gymsalbygget Vurdering av alternative konsept for utbygging Vurdering av utbyggingskostnader 2. Arbeidsgruppa bør minst bestå av følgende: Rektor Tillitsvalgt Representant fra FAU Representant fra elevrådet En politiker fra hvert parti i kommunestyret: Per Selås, H, Kjersti Fossing, AP, Nils Mjåvatn, FRP, Ragnar Ettestøl, SP og Kjetil Torp, KRF Sekretær og deltaker fra administrasjonen velges av rådmannen 3. Arbeidsgruppen legger frem sin innstilling til kommunestyret innen 31. mars 2015 Arbeidsgruppa (også kalt utvalget) hadde sitt konstituerende møte 10.02.15, og deretter to møter til samt befaring til Froland skole og Abel ungdomsskole. I mellomtiden har arbeidsgruppa fått utvidet sitt mandat til også å gjøre vurderinger rundt biblioteket (vedtatt i kommunestyret 17.03.15, men ikke protokollert). Arbeidsgruppas rapport er datert 10.02.15 (var ferdig senere på våren). Arbeidsgruppas / utvalgets konklusjoner er 1. Det er behov for utbygging av skolen for å dekke dagens og morgendagens rombehov 2. Dette behovet løses best ved utbygging av ny ungdomsskole lokalisert til dagens skoleområde 3. Gymsalbygget bør rives, slik at en står fritt til å sette opp et nybygg i dette området 4. Gruppa anbefaler at en tar utgangspunkt i skoleprosjektet i Froland når en går videre med planer for ny ungdomsskole 5. En må i forkant av vedtak om bygging avklare om det skal settes av egne undervisningsarealer for Voksenopplæring samt areal for Folkebibliotek 6. Det bør gjøres en totalvurdering for å sikre en best mulig arealdisponering for området. Arbeidsgruppas / utvalgets rapport ble lagt frem for kommunestyret den 16.06.15. Prosjektplan 3
Kommunestyret fattet i sak 57/15 den 16.06.15 følgende enstemmige vedtak: 1. Kommunestyret tar utvalgets rapport til etterretning 2. Rapporten legges til grunn for videre arbeid med utbyggingsplaner for Vegårshei skole 3. Rådmannen bes spesielt om å gjøre videre vurderinger rundt: Total arealdisponering for skoleområdet Lokalisering av voksenopplæringen Bibliotekformål 4. Rådmannen bes om å innarbeide kostnader til bygging av ny ungdomsskole i budsjett- og økonomiplan I kommunens investeringsbudsjett / økonomiplan for perioden 2016-2019, vedtatt i kommunestyret i sak 146/15 den 15.12.15 er det satt av følgende midler for utbygging av skole: 2016: kr 5.000.000,- 2017: kr 15.000.000,- 2018: kr 20.000.000,- Til sammen kr 40.000.000,- 1.2 Prosjektmål Prosjektets overordnede målsetting er å styrke undervisningstilbudet ved Vegårshei skole med tilstrekkelig og tidsriktige lokaler, dette ved å - rive gymsalbygget - bygge ny ungdomsskole - beholde spesialrom (naturfagrom, musikkrom, skolekjøkken, sløyd mm) i eksisterende lokaler - avklare voksenopplæring og bibliotek - avklare den samlede arealdisponeringen i skoleområdet 1.3 Rammer Det er i investeringsbudsjettet for 2016-2018 avsatt kr 40 millioner til prosjektet, fordelt på 5 millioner i 2016, 15 millioner i 2017 og 20 millioner i 2018. Det er innenfor disse rammene engasjert prosjektleder i full stilling for å ivareta dette prosjektet foruten en del andre investeringsprosjekter i kommunen. 2. OMFANG OG AVGRENSNING Prosjektets omfang og avgrensning vil bli avklart i forprosjektet som kommunestyret må vedta. Prosjektplan 4
3. ORGANISERING 3.1 Den interne organiseringen Den interne organiseringen omfatter kommunens egen organisering av prosjektet. 3.1.1 Reglement for investeringsprosjekter i Vegårshei kommune Prosjektet skal gjennomføres i tråd med reglement for investeringsprosjekter i Vegårshei kommune. 3.1.2 Prosjekteier Kommunestyret er prosjekteier. 3.1.3 Styringsgruppe I henhold til reglement for investeringsprosjekter i Vegårshei kommune er rådmannen / rådmannsteamet styringsgruppe for denne type investeringsprosjekter. Rådmannen ønsker at det også oppnevnes en politisk byggekomite med medlemmer (politikere) som velges av kommunestyret (jfr. Reglement for investeringsprosjekter der det fremgår at dette kan oppnevnes ved behov). 3.1.4 Prosjektledelse Prosjektleder er Anders Pedersen. 3.1.5 Prosjektgruppe og ressursgrupper Prosjektgruppe Det skal i flg. reglement for investeringsprosjekter opprettes prosjektgruppe som består av representanter fra den enheten som er involvert, samt en representant fra brukerne av den tjenesten som prosjektet vedkommer. Prosjektplan 5
Følgende prosjektgruppe opprettes: Odd Arne Eliassen, rektor / enhetsleder skole Inger H. Sines, skolefaglig rådgiver Tova Sama, biblioteksjef Tore Smeland, enhetsleder teknisk drift og eiendom Ole Ingvald Smeland, vaktmester skole to representanter fra tillitsvalgte verneombud ved skolen en representant fra FAU en representant fra elevrådet (har ungdomsskolen eget elevråd?) en representant fra DDØ (som møter ved behov) Anders Pedersen, prosjektleder (sekretær for prosjektgruppa) 3.2 Den eksterne organiseringen Den eksterne organiseringen omfatter de aktørene kommunen må engasjere eksternt, og etter anskaffelsesprosedyrer i tråd med det offentlige anskaffelsesregelverket. Det er i denne anledning gjort strategiske valg av entrepriseform der følgende entrepriseformer er vurdert: Delt entreprise, evt. med koordineringsansvar Ved denne entrepriseformen har byggherren (kommunen) separat kontrakt med arkitekt og rådgivende ingeniører, samt separate entreprisekontrakter med hvert fag (hver entreprenør). Koordineringsansvaret for fremdrift kan i dette tilfellet kontraktfestes til en entreprise, dette gjøres til byggentreprenøren. Hovedentreprise Ved denne entrepriseformen har også byggherren (kommunen) separat kontrakt med arkitekt og rådgivende ingeniører, samt separat kontrakt med én hovedentreprenør som har ansvar for et definert antall fag, videre har byggherren i tillegg entreprisekontrakter med de resterende fag (entreprenører), evt. her også med koordineringsansvar kontraktfestet til hovedentreprenøren. Generalentreprise Også ved denne entrepriseformen har byggherren (kommunen) separat kontrakt med arkitekt og rådgivende ingeniører, samt separat kontrakt med generalentreprenøren som har ansvar for alle fag. Totalentreprise Ved denne entrepriseformen har byggherren (kommunen) kontrakt med én entreprenør som omfatter både prosjektering og utførelse. Valg av entrepriseform Dette kan være et prosjekt som egner seg for totalentreprise. Prosjektplan 6
3.2.1 Arkitekt og rådgivende ingeniører Kommunen engasjerer arkitekt og et rådgivende ingeniørfirma innenfor prosjektstyring til å utarbeide plan-, snitt- og fasadetegninger, situasjonsplan/utomhusplan for hele skoleområdet, samt beskrivelse og kalkyle (forprosjektet) utarbeide konkurransegrunnlag for totalentreprise (inkl. riving av gymsalbygget) (hovedprosjektet) bistå ved kontrahering av entreprenør samt byggeledelse/oppfølging i byggeperioden (hovedprosjektet) Dette gjøres i hht Forskrifter om offentlige anskaffelser del 1 og 2, og kunngjøres på Doffin, og der avtale inngås etter NS 8402 (Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid). 3.2.2 Entreprenører og leverandører Det må engasjeres entreprenør for gjennomføring av prosjektet. Dette gjøres som totalentreprise etter konkurranse (forskrift om offentlige anskaffelser del 1 og del 2, terskelverdi 44 millioner kroner ekskl. mva.), som kunngjøres på Doffin. Avtale inngås etter NS 8407 (Alminnelige kontraktsbestemmelser for totalentrepriser). 3.2.3 Andre Prosjektet må også under arbeidets gang forholde seg til andre myndigheter / parter: Det nevnes bl.a. (listen er ikke uttømmende): - rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne - eldrerådet - ungdomsrådet - arbeidstilsynet - mattilsynet - brannvesenet - bygningsmyndighetene - bedriftshelsetjenesten 4. BESLUTNINGSPUNKTER, OPPFØLGING OG MILEPÆLER 4.1 Beslutningspunkter Før oppstart av prosjektet: Rådmannen godkjenner prosjektplanen Kommunestyret orienteres om prosjektplanen Kommunestyret oppnevner byggekomite Valg av arkitekt og rådgivende ingeniørfirma gjøres av rådmannen Prosjektplan 7
I forprosjektet: Når forhold omkring voksenopplæring og bibliotek er avklart, forelegges dette kommunestyret for godkjenning Endelig forprosjekt behandles av kommunestyret Hovedprosjekt: Endelig konkurransegrunnlag godkjennes av rådmannen Valg av totalentreprenør gjøres av rådmannen så sant prosjektet er innenfor budsjettets rammer, i motsatt fall legges saken frem for kommunestyret Avslutning: Prosjektet avsluttes ved at prosjektleder gjennomfører overtakelsesforretning med entreprenør og ved at det overleveres til driftsfasen Sluttregnskap for prosjektet forelegges kommunestyret. 4.2 Oppfølging Styringsgruppa (rådmannen) rapporterer til prosjekteier (kommunestyret). Styringsgruppa (rådmannen) følger opp prosjektleder etter behov. Viktige saker forelegges den politiske byggekomiteen. Prosjektleder lager referat fra møtene i prosjektgruppa og evt. med andre, herunder byggekomiteen. Prosjektleder følger opp prosjektet i byggeperioden sammen med arkitekt/rådgivende ingeniør, og det lages referater fra byggemøtene. 4.3 Milepæler (fremdriftsplan) Under listes opp milepæler for prosjektfasen. (Andre milepæler i påfølgende faser vil evt. komme senere). 1. Oppstart av prosjektet april 2016 2. Rådmannen godkjenner prosjektplanen april 2016 3. Rådmannens skrivefrist vedr prosjektplan og byggekomite 20. april 2016 4. Formannskapet vedr prosjektplan og byggekomite 3. mai 2016 5. Kommunestyret orienteres om prosjektplan og oppnevner politisk byggekomité 24. mai 2016 (31. mai?) 6. Lyse ut konkurranse for arkitekt- og rådgivende ingeniørtjenester med forbehold om kommunestyrets godkjenning av prosjektplan 10. mai 2016 7. Rådmannen inngår kontrakt med arkitekt og rådgivende ingeniørfirma 1. juni 2016 8. Oppstart av arbeidet med forprosjekt juni 2016 9. Rådmannens skrivefrist vedr voksenopplæring og bibliotek 10. august 2016 Prosjektplan 8
10. Formannskapet vedr voksenopplæring og bibliotek 23. august 2016 11. Kommunestyret vedtar hva som gjøres med voksenopplæring og bibliotek 6. september 2016 12. Rådmannens skrivefrist politisk behandling forprosjekt 13. oktober 2016 13. Formannskapet behandler forprosjektet 25. oktober 2016 14. Kommunestyret vedtar forprosjektet 8. november 15. Oppstart arbeidet med hovedprosjekt november 2016 16. Lyse ut konkurranse totalentreprise januar/februar 2017 17. Anbudsfrist mars/april 2017 18. Kontrakt med totalentreprenør mai 2017 19. Byggestart mai/juni 2017 20. Ferdigstillelse juni 2018 21. Sluttregnskap forelegges kommunestyret høsten 2018 5. RISIKOANALYSE OG KVALITETSSIKRING 5.1 Kritiske suksessfaktorer At prosessene utføres i hht gjeldende regelverk, det pekes her spesielt på o lov og forskrift om offentlig anskaffelse o plan- og bygningsloven o brann- og eksplosjonsvernloven o arbeidsmiljøloven At prosjektet er forankret politisk i kommunestyret, ikke minst hva angår de økonomiske rammer At prosjektet er bearbeidet med medvirkning fra alle involverte (politikere, administrasjon, tillitsvalgte, ansatte, IKT-avdelingen mv) At det engasjeres arkitekter og rådgivende ingeniører som er samarbeidsvillige, effektive og kompetente innenfor sine fagområder, og at disse også engasjeres i nødvendig grad til oppfølging i byggeperioden At det utarbeides et konkurransegrunnlag som er dekkende for hva kommunen ønsker å bygge både i forhold de behov en har, du funksjoner som skal ivaretas, de kvaliteter en ønsker å ha i bygningen, og at det er greit å drifte og vedlikeholde At arbeidene videre settes bort til en totalentreprenør som er samarbeidsvillige, effektive og kompetente, samt som er økonomisk ryggrad til å gjennomføre prosjektet At prosjektet gjennomføres etter en realistisk tidsplan 5.2 Kvalitetssikring Fokus fra styringsgruppe, byggekomité og prosjektleder på suksessfaktorene Forberede og fremme sak for kommunestyret i hht milepæler Prosjektplan 9
6. GJENNOMFØRING 6.1 Hovedaktiviteter Prosjektet kan deles i følgende faser: Forprosjekt Forprosjektfasen deles igjen i to 1) Avklaringsrunde: Avklare hva som gjøres i forhold til voksenopplæring, dvs. hvorvidt det skal medtas lokaler for dette, eller om denne tjenesten fortsatt skal kjøpes utenfor kommunen Avklare hva som gjøres i forhold til bibliotek, dvs. hvorvidt det skal medtas lokaler for dette eller om dette skal løses i andre lokaler, samt evt. midlertidige lokaler i byggeperioden 2) Endelig forprosjekt: Utarbeide plan-, snitt- og fasadetegninger av ny ungdomsskole, herunder vurdering av om det skal bygges i én eller to etasjer, takform etc. Utarbeide situasjonsplan inkludert utomhusplan som viser atkomst, trafikk, parkering, uteoppholdsarealer, grøntarealer etc. for hele skoleområdet Utarbeide beskrivelse og kalkyle Endelig forprosjekt behandles i kommunestyret. Hovedprosjekt Når forprosjektet er vedtatt startes arbeidet med hovedprosjektet Det utarbeides konkurransegrunnlag for anbudskonkurranse om utførelse av prosjektet. Av konkurransegrunnlaget (kravspekken) må fremgå kommunens krav til funksjonalitet, kvalitet på bygningsmessige konstruksjoner og tekniske installasjoner, samt at bygget skal være greit å drifte og vedlikeholde. Ansvar i forhold til Byggherreforskriften innarbeides i kontrakt med totalentreprenør. Det innhentes anbud fra totalentreprenører, og byggefasen gjennomføres. Totalentreprenøren innhenter tillatelse til tiltak (byggetillatelse), samt andre nødvendige tillatelser (herunder Arbeidstilsynets samtykke etter Arbeidsmiljøloven mm). Arkitekt og rådgivende ingeniør bistår kommunen i byggeperioden etter behov. Avslutning Når arbeidene er avsluttet, all dokumentasjon er levert og ferdigattest er utstedt, overtas bygget for drift. Ved overlevering til driftsfasen skal komplett FDV dokumentasjon samt komplett oppgradert branndokumentasjon for bygget være utarbeidet. Det utarbeides sluttregnskap for prosjektet. Prosjektplan 10
6.2 Tids- og ressursplaner Tidsplan, se pkt. 4.3 Ressursplan: Prosjektleder i full stilling (i kombinasjon med diverse andre prosjekter), innleide arkitekter og rådgivende ingeniører samt totalentreprenør, og en investeringsramme på samlet 40 millioner kroner. 7. ØKONOMI Prosjektet forholder seg til de økonomiske rammer som er skissert under punkt 1.3. 8. KONTRAKTER OG AVTALER Det inngås følgende kontrakter / avtaler i prosjektet: Kontrakt med arkitekt og rådgivende ingeniører for utarbeidelse av forprosjekt, utarbeidelse av konkurransegrunnlag for totalentreprise, samt bistand med kontrahering av totalentreprenør og oppfølging i byggeperioden Kontrakt med totalentreprenør for utførelse Evt. kontrakter med andre leverandører for levering av spesielle ting utenom totalentreprisen (f.eks. inventar og utstyr o.l.) Prosjektplan 11