RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2013 Risør - for gjestfrihet, nyskapning og mangfold Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling.
Virksomhetsplan 2013 side 2 INNHOLD 1) Risør kommunes visjon, hovedmålsetting og satsingsområder... 3 2) Risør kommunes verdier... 4 3) Enhetens ansvarsområde og organisering... 5 4) Enhetens tiltak ift. handlingsprogrammet... 6 4.1 Vedtakets punkt 9.1... 6 4.2 Vedtakets punkt 9.2... 6 4.3 Vedtakets punkt 9.3... 6 4.4 Vedtakets punkt 9.4... 6 5) Enhetens tiltak ift. Budsjettvedtaket... 8 6) Brukere / Innbyggere... 9 7) Økonomiske rammer og forutsetninger... 10 7.1 Status... 10 7.2 Vurdering... 10 7.3 Målsetting... 11 7.4 Tiltak... 11 8) Intern utvikling i enheten... 12 8.1 Status... 12 8.2 Vurdering... 12 8.3 Målsetting... 12 8.4 Tiltak... 12 9) Spesielle forhold knyttet til enheten... 13 9.1 Interkommunalt samarbeid og kjøp av tjenester fra Interkommunale selskaper... 13 10) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer... 14
Virksomhetsplan 2013 side 3 1) Risør kommunes visjon, hovedmålsetting og satsingsområder Risør kommune har følgende visjon og hovedmålsetting, vedtatt 28. august 2008: VISJON Risør for gjestfrihet, nyskapning og mangfold HOVEDMÅLSETTING Økt bosetting og livskvalitet gjennom forebygging, bevaring, vekst og utvikling. I tillegg har kommunen vedtatt følgende satsingsområder: Bo og levekår Infrastruktur Kunst og kultur Næringsutvikling Reiseliv Sentrumsutvikling Skole
Virksomhetsplan 2013 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vikommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke
Virksomhetsplan 2013 side 5 3) Enhetens ansvarsområde og organisering Enhet for støttefunksjoner har pt. 15 ansatte fordelt på 12,3 årsverk. I tillegg til dette kommer 1 prosjektansatt på Ny Giv prosjektet. Enheten leverer hovedsakelig interne tjenester til resten av kommunens organisasjon, både på enhets- og ansatt nivå. I tillegg har enheten noen tjenester som leveres direkte til kommunens innbyggere. Interne tjenester: Økonomi herunder ansvar for utarbeidelse av budsjett, hjelp til enhetene med budsjettering samt budsjettoppfølging gjennom året. Regnskap herunder regnskapsoppfølging, kommunal innkreving samt føring av regnskap for Kirkelig Fellesråd og diverse legater og stiftelser. Lønn Personal herunder overordnet arbeidsgiverpolitikk, personaladministrative oppgaver, rekruttering, lederstøtte/rådgivning, HMS. Arkiv og dokumentsenter- herunder postmottak og politisk sekretariat Eksterne tjenester (tjenester som leveres til kommunens innbyggere): Startlån Skranke og sentralbord Enhetsleder (Personalsjef) 1 årsverk Personal Personalsjef 1,5 årsverk Regnskap, budsjett, lønn Regnskapssjef Fagansvarlig lønn 4,8 årsverk Fellestjenesten Fagansvarlig arkiv 5 årsverk
Virksomhetsplan 2013 side 6 4) Enhetens tiltak ift. handlingsprogrammet Støttefunksjoner vil ha ansvar for å følge opp nedenstående utredninger og tiltak vedtatt i Handlingsprogrammet for perioden 2013 2016. 4.1 VEDTAKETS PUNKT 9.1 Ingen vedtak. 4.2 VEDTAKETS PUNKT 9.2 Ingen vedtak. 4.3 VEDTAKETS PUNKT 9.3 Pkt 23: Kompetanseplan (HP 7.8.8) Vedtak: 1. Kompetanseutvikling må være et prioritert område for Risør kommune. 2. Risør bystyre vedtar planen slik den foreligger som en utredning. Tiltak vurderes i sammenheng med handlingsprogram, budsjett, enhetenes virksomhetsplaner og den daglige personalledelse. 3. Rådmannen kommer tilbake til komité og bystyre med en strategisk kompetanseplan. Kommentar: Det er behov for kompetanseheving i enheten både i form av faglig påfyll via kurs, og ved etter- og videreutdanning. I enhet for støttefunksjoner er det spesielt viktig å holde seg oppdatert på de ulike datasystemene som brukes i det daglige arbeidet. 4.4 VEDTAKETS PUNKT 9.4 Plan for uønsket deltid (HP 7.8.4) Vedtak: Det utarbeides en plan for å avvikle uønsket deltid, i samarbeid med ansattes representanter. Kommentar: Det må opprettes en gruppe bestående av ledere fra de enhetene hvor det er en utfordring med uønsket deltid, de berørte fagforeningene og personal. Mange jobber deltid fordi de ønsker det, så det er viktig å få en oversikt over hvor stor den uønskede deltiden faktisk er før planarbeidet begynner.
Virksomhetsplan 2013 side 7 Evaluering av seniortiltak (HP 7.8.7) Vedtak: Risør kommune gir alle seniorer kr. 18.000,- for 100 % stilling, ansatte med lavere stilling får prosentvis mindre, som de kan benytte enten til økt lønn eller til å kjøpe seg fri i samråd med nærmeste leder. Ordningen evalueres i 2010. Kommentar: Det bør gjennomføres en undersøkelse blant seniorene om kommunens seniortiltak har bidratt til at de har stått lengre i jobb, siden dette var årsaken til at tiltakene ble opprettet. I det videre arbeidet er det viktig å se på seniorene i forhold til øvrige grupper ansatte og hvilke utfordringer kommunen har totalt sett som arbeidsgiver. Det må opprettes en gruppe bestående av ledere fra de største enhetene, fagforeningene og personal.
Virksomhetsplan 2013 side 8 5) Enhetens tiltak ift. Budsjettvedtaket Under gis en oversikt over enhetens ansvarsområder ift. budsjettvedtaket. Vedtakets punkt 1e: Betaling for kommunale båtplasser økes med 5 %, (i stedet for formannskapets flertallsinnstilling på 15 %) samt engangsgebyr for venteliste kr.500,- (uendret). Inndekning: Dekkes inn ved sparte finanskostnader ved utsettelse av utvidelsen av Fargeskrinet barnehage. Det resterende tas fra seniormidler. Kommentar: Enhet for eiendom og teknisk har hovedansvar for dette vedtaket. Enhet for støttefunksjoner vil være involvert i inndekning når det gjelder seniormidler. Vedtakets punkt 8: Det innføres løpende opptak i barnehagene i Risør fra 1.1.2013. Kommentar: Enhet for barnehage og barneskole har hovedansvar for vedtaket. Enhet for støttefunksjoner vil bistå ift. økonomiske virkemidler. Vedtakets punkt 25: Bystyret ber rådmannen utrede effekten av dagens seniortiltak og vurdere mer målrettede seniortiltak i Risør kommune. Kommentar: Enhet for støttefunksjoner vil fremme en sak til politisk behandling i løpet av vinteren.
Virksomhetsplan 2013 side 9 6) Brukere / Innbyggere Enhetens brukere er i all hovedsak ledere og ansatte i kommunen. Det er tett dialog med rådmann om hvilke tjenester enheten til enhver tid skal levere til enhetene. Enhet for støttefunksjoner skal være en støtte for lederne i deres arbeid innen økonomi og ledelse, samt utføre oppgaver som lønn, regnskap, innfordring, politisk sekretariat og dokumenthåndtering. Det er stadig endring av oppgaver innen de ulike fagfeltene, både i typer oppgaver, mengde og krav til utførelse. Dette stiller krav til endringsevne og til et kontinuerlig fokus på riktig bruk av ressursene. Enheten driver service overfor ansatte og innbyggere ved betjening av kommunens sentralbord og ekspedisjon på kommunehuset. Når denne tjenesten fungerer godt loses kunder raskt videre til rette vedkommende som kan hjelpe dem, og avlaster ledere og saksbehandlere på en god måte. Risør kommune har scoret svært høyt på service i en landsovergripende undersøkelse i flere år.
Virksomhetsplan 2013 side 10 7) Økonomiske rammer og forutsetninger 7.1 STATUS Enheten har i 2013 et netto budsjett på ca.10 millioner. Av dette utgjør lønnsutgiftene 94 %, og det dekker 12,3 årsverk. Tjenesteområde Budsjett 2013 Regnskap 2012 Revidert budsjett 2012 Opprinnelig Budsjett 2012 1200 Administrasjon 2 021 000 1 926 658 1 979 000 1 968 000 1209 Utgifter tillitsvalgte 914 000 995 499 1 044 000 1 003 000 1805 AMU 254 000 239 641 254 000 254 000 023 Støttefunksjoner - Personal 3 189 000 3 161 798 3 277 000 3 225 000 1200 Administrasjon 3 546 000 3 357 502 3 319 000 3 219 000 024 Støttefunksjoner - Fellestjenesten 3 546 000 3 357 502 3 319 000 3 219 000 1200 Administrasjon 3 402 000 2 897 659 3 406 000 3 340 000 2830 Bolig tilskudd (husbank) - -300 000 - - 025 Støttefunksjoner - Regnskap & lønn 3 402 000 2 597 659 3 406 000 3 340 000 2020 Grunnskoleundervisning 948 000 183 975 200 000 200 000 2138 Kompetansesenteret - 54 824 2 000-2139 Prosjekter - Voksenopplæring -1 000 000 843 068 8 000-027 Støttefunksjoner - Kompetansesenter -52 000 1 081 867 210 000 200 000 02 Støttefunksjoner 10 085 000 10 198 826 10 212 000 9 984 000 Det er en reduksjon av 1 årsverk ved Vitinn fra 2012 til 2013. Kostnadene ved ombygging/utbygging av Aust-Agder kulturhistoriske senter IKS belastes enheten, og det er en merkostnad på ca. 230.000,- kr. frem til 2021. 7.2 VURDERING Det er stort sett årsverk det knytter seg variable kostnader til. I og med at enheten er med i interkommunale samarbeid og også står for noen felles faste utgifter, er det lite annet innsparingspotensialet. Enheten ivaretar mange lovpålagte oppgaver. Bemanningen er i dag så lav at det stort sett kun er en person som ivaretar hver oppgave, noe som fører til svært stor sårbarhet og lite faglig støtte. Utover dette er utfordringene størst på personal. Oppgavene innen personal blir fler og større og det er 2,5 årsverk til å løse oppgavene. Det vil si at siden personalsjef også er enhetsleder er det ikke fullt 2,5 årsverk. Reduksjonen av årsverk ved Vitinn innebærer at noen oppgaver utført der nå må utføres av andre i enheten, og det er en stor utfordring.
Virksomhetsplan 2013 side 11 7.3 MÅLSETTING Enhetens hovedmål er å levere best mulig tjenester innenfor de rammer som er gitt, samt kontinuerlig søke bedre og mer kostnadseffektive måter å løse oppgavene på. For å oppnå dette vil vi i perioden 2012 2015 jobbe med å: Sørge for at alle ledere og saksbehandlere har tilstrekkelig kompetanse på våre administrative systemer. Automatisere oppgaver gjennom nye IT systemer og bedre rutiner. 7.4 TILTAK Tiltak for å oppnå målene 2013: Holde faste kurs i arkivsystemet ephorte, men også andre internkurs innen enhetens fagområder Fullføre innføringen av elektronisk turnussystem Videreutvikle kvalitetssystemet QM+ Innføre elektronisk behandling av fakturaer
Virksomhetsplan 2013 side 12 8) Intern utvikling i enheten 8.1 STATUS Ved inngangen til 2013 har enheten 15 ansatte fordelt på 12,3 årsverk. Dette er et minimum av nødvendige ressurser for å ivareta lovens krav til administrative oppgaver i kommunen. Ny analyses statistikk for byråkrati i kommunen viser også at Risør kommune har svært få ressurser til administrasjon noe som kan leses som at vi enhetene er svært effektive eller er underadministrert. 8.2 VURDERING Samarbeidet og forståelse for hverandres fagfelt har økt det siste året. Det at vi sitter samlet bidrar positivt til dette, men også de samlingene som er gjennomført i løpet av året hvor felles problemstillinger tas opp er viktige i forhold til dette. Den største utfordringen i enheten er sårbarhet ift. små fagmiljøer. De fleste av våre nabokommuner sliter med samme utfordringer og interkommunale fagfora er svært positive i så måte. Det gir økt trygghet, samtidig som det letter noe på sårbarheten. 8.3 MÅLSETTING Enhetens hovedmål er å være en enhet der medarbeiderne fungerer godt sammen, har nytte av hverandre og skaper gode arbeidsforhold og samhold. Ingen ufrivillig deltid Likestilling Medarbeidersamtaler gjennomføres med alle Alle ansatte har riktig kompetanse Alle ansatte har en kompetanseplan 8.4 TILTAK Gjennomføre medarbeidersamtale med alle ansatte Gjennomføre 2 samlinger med faglig innhold Delta på aktuelle kurs/ seminarer
Virksomhetsplan 2013 side 13 9) Spesielle forhold knyttet til enheten 9.1 INTERKOMMUNALT SAMARBEID OG KJØP AV TJENESTER FRA INTERKOMMUNALE SELSKAPER I enheten er det interkommunalt samarbeid om skatteoppkrever. I tillegg kjøpes det tjenester til utføring av arbeidsgiverkontroll og revisjon. Se forøvrig avsnittet om økonomi.
Virksomhetsplan 2013 side 14 10) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer Utfordringene innen enhet for støttefunksjoner likner på utfordringene i alle kommunens enheter; levere best mulig tjenester til lavest mulig kostnad. Utfordringen blir kanskje ennå større i denne enheten, i og med at tjenestene i all hovedsak leveres internt. Tjenestene er svært viktige for driften av kommunens organisasjon og de tjenestene som leveres. Dersom tjenestene blir dårligere, er det stort sett kun andre enheter og de kommunalt ansatte som påvirkes. Rammene i 2013 er fortsatt et minimum av hva som er forsvarlig for å opprettholde kvaliteten på tjenestene og å holde sykefraværet nede.